2019 – 2021
3.2. Đề xuất giải pháp đổi mới hoạt động đào tạo nhân viên kinh doanh
3.2.1. Xây dựng văn hóa học tập cho nhân viên kinh doanh trong công ty
Xây dựng cho nhân viên văn hóa mà ở đó người nhân viên liên tục tìm kiếm, chia sẻ và áp dụng những kiến thức, kỹ năng mới nhằm cải thiện kết quả của cá nhân họ và hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Khi áp dụng vào học tập trong doanh nghiệp, văn hóa đề cập đến các giá trị, quy trình và hành vi tổ chức nhằm khuyến khích nhân viên khơng ngừng nâng cao kiến thức và cải thiện hiệu suất của họ.
Văn hóa học tập (learning culture) được đặc trưng bởi sự học hỏi, cởi mở và sáng tạo, là mơi trường ln có sẵn cơ hội khơi dậy ý tưởng mới và khám phá sự thay thế hiệu quả.
Trong thời buổi kinh tế số, môi trường thay đổi với tốc độ nhanh chóng đã kéo theo nhiều quan điểm, góc nhìn cũ khơng cịn phù hợp giống như quyền sở hữu của con người đối với mọi thứ đang dần thay đổi. Ngày trước, khi muốn có một tài liệu ta phải mang đi photo ra, nhưng ngày nay có thể thay thế bằng tài liệu điện tử dạng file mềm.
Đặc trưng của nền kinh tế số là dựa trên dữ liệu. Nếu như ngày trước, các doanh nghiệp muốn ra một quyết định kinh doanh cần thu thập và phân tích dữ liệu về khách hàng, nhà cung cấp, hoạt động vận hành... Thì nay, các doanh nghiệp có thể lấy “dữ liệu đầu vào” thơng qua q trình một khách hàng sử dụng, nó khong chỉ phục vụ cải thiện chất lượng dịch vụ hiện tại mà còn làm tiền đề phát triển những dịch vụ mới hướng đến khách hàng.
Trong văn hóa học tập mới địi hỏi mọi người cần thay đổi tư duy, nhận thức và để làm được điều đó cần đến đào tạo. Đào tạo cho nhân viên cách thức thay đổi sao cho phù hợp với những thay đổi của tình hình chung.
Đề xuất văn hóa học tập tại Cơng ty
Gắn vào thực tế tại VNPACO, hiện nay cơng ty vẫn tìm kiếm nhu cầu khách hàng thơng qua mạng xã hội, hội nhóm, thơng tin trên Google kiến mất nhiều thời gian và hiệu quả đạt được chưa ở mức tối ưu. Có những ngày, những nhân viên kinh doanh tìm kiếm nhu cầu khách hàng trên các trang về thẩm mĩ nhưng kết quả thu về là thơng tin chưa chính xác. Để khắc phục tình trạng đó, cơng ty cần phải chuyển đổi phương thức tìm kiếm thụ động sang cơng nghệ mới hiện nay và lấy khách hàng là trung tâm, thông qua dữ liệu nhu cầu của khách hàng tại các nền tảng số nơi khách hàng hiện diện cùng với thiết bị kết nối của mình. Muốn làm được điều đó bản thân lãnh đạo cơng ty
65
cần có sự thay đổi lối tư duy cũ, để trang bị cho mình những nhận thức cập nhật mới có giá trị. Bởi với văn hóa này sẽ hỗ trợ cho hoạt động của Công ty nắm được nhu cầu của khách hàng dễ hơn.
Để có được văn hóa đó, Cơng ty cần đẩy mạnh hoạt động đào tạo cho NVKD thường xuyên thông qua việc áp dụng những cách thức làm việc mới để tạo nên một văn hóa học tập. Với cách thức thay đổi cách thức làm việc truyền thống tìm kiếm khách hàng qua các kênh báo, hội nhóm, Facebook... để tìm kiếm nhu cầu của khách hàng qua việc thu thập nhu cầu khách hàng qua nền tảng dữ liệu số thì cần đào tạo cho NVKD có kiến thức chun sâu. Đào tạo thơng qua mời giảng viên có chuyên môn hay cử đi học tại các trường, trung tâm.
Bên cạnh đó, văn hóa học tập được thể hiện ở cách thay đổi tư duy của lãnh đạo trước tình hình dịch bệnh khi chuyển hình thức đào tạo trực tiếp sang đào tạo trực tuyến. Chuyển từ hình thức làm việc tập trung sang làm việc sang làm việc từ xa. Hình thức cho phép mọi người làm việc ngay tại nhà mà khơng phải đến văn phịng. Để thực hiện được, cần có sự trợ giúp từ các thiết bị thơng minh và kỹ năng làm việc từ xa của nhân viên cần phải sẵn sàng thích ứng. Từ việc sử dụng các ứng dụng hội họp, giao việc, tới quản lý thời gian, tương tác và giao tiếp qua kênh trực tuyến, tới ni dưỡng tâm trí trong khơng gian nhà riêng... chỉ có thể trang bị thơng qua q trình học hỏi.
Cơng ty muốn tồn tại trong bối cảnh công nghệ số phát triển như hiện nay bắt buộc phía có chiến lược đưa văn hóa học tập trở thành một phần của mình, dẫn cho quá trình chuyển đổi nhận thức, bồi đắp năng lực cho nhân viên của mình. Văn hóa học tập được đặt ưu tiên vừa thúc đẩy hoạt động đào tạo, vừa đặt cho đào tạo bài toán chứng minh giá trị mang lại cho cơng ty. Các chương trình đào tạo về kiến thức, kỹ năng, thái độ cho NVKD vẫn cần được ưu tiên đầu tư. Hơn thế nữa, phải tạo dựng văn hóa học tập cho cơng ty để làm lợi thế cạnh tranh.
3.2.2. Ứng dụng công nghệ vào hoạt động đào tạo
Hiện nay có nhiều ứng dụng nhằm bổ trợ cho cơng tác quản trị nói chung, hoạt động đào tạo nói riêng. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp có sự phát triển khác nhau, nguồn lực cũng khác nhau do đó, cần lựa chọn những ứng dụng phù hợp mới đem lại hiệu quả cho công ty. Các ứng dụng công nghệ được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
Nhận thấy rằng, công ty thường xuyên đào tạo nhân viên kinh doanh thông qua
66
các slide bài giảng, hay video quay bằng điện thoại để nhân viên hình dung được cách thức làm việc, xem thực tế các sản phẩm của công ty đã sử dụng rất là nhiều.
Một trong những ứng dụng có thể kể đến như trí tuệ nhân tạo (AI). Ứng dụng của AI trong đào tạo tại doanh nghiệp: Trí tuệ nhân tạo hoạt động dựa trên nền tảng là sử dụng các thuật tốn với thơng tin đầu vào là dữ liệu lớn có thể thay thế hành vi của con người và đưa ra quyết định. Hiện nay, doanh nghiệp vẫn sử dụng các thực hiện công việc một cách thủ công, như việc gợi ý nội dung học tập phù hợp cho từng nhóm nhân viên. Nó địi hỏi, người phụ trách phải phân tích cơng việc, u cầu cơng việc, đánh giá kiến thúc, kỹ năng và thái độ so với yêu cầu...Sau đó, họ phải lựa chọn những những nội dung đào tạo sẵn lập kế hoạch. Điều này khiến mất nhiều thời gian, tốn cơng sức. AI có khả năng giải quyết một cách tự động, nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian cơng sức của người làm đào tạo. Trí tuệ nhân tạo có khả năng học hỏi hay “tiến hóa” và “học hỏi” liên tục. Khi con người phải thu nạp một lúc nhiều kiến thức dẫn đến q tải thì AI giúp lọc những thơng tin thực tiễn và có thể cập nhật kiến thức từ nhiều nguồn trên Internet một cách chọn lọc. Trí tuệ nhân tạo thay thế nhiều tác vụ cần nhiều thời gian, mang tính chất lặp lại như tổng hợp nhu cầu đào tạo, sắp xếp lịch học..Ngồi ra, nó cịn cho phép dịch thuật tự động nội dung bài giảng trên một số trang học trực tuyến.
Bên cạnh đó VR cũng đang là trong những ứng dụng được sử dụng rộng rãi. VR mang đến tương tác thời gian thực, cảm giác đắm chìm, sức tưởng tượng cho người xem. Nếu sử dụng sẽ mang lại hiệu quả trong việc hỗ trợ hình ảnh, video trong các chương trình đào tạo.
Đề xuất ứng dụng công nghệ vào công ty
(1) Công nghệ AI
Hiện nay, VNPACO vẫn đang sử dụng phương thức truyền thông trong việc phân tích cơng việc, xem xét khả năng, ký năng, thái độ để lựa chọn đối tượng đào tạo điều này khiến mất nhiều thời gian và hiệu suất cho cao. Do đó, để hiệu suất được cải thiện Cơng ty cần đa dạng phương thức với sự trợ giúp của trí tuệ nhân tạo AI để trợ giúp quá trình đào tạo được nhanh hơn. Đồng thời với lượng kiến thức đào tạo cũng khá nhiều, để NVKD tham gia được tiếp thu nhanh, có chọn lọc những kiến thức thực tiễn hiệu quả. Ngồi ra, việc khảo sát sau đào tạo là bước phức tạp đòi hỏi người đánh giá phải khách quan, dân chủ và mất thời gian thu thập, xử lí số liệu. Do đó, khi sử
67
dụng AI mọi khó khăn này đều được giải quyết. (2) Công nghệ VR
Trong đào tạo công ty hiện tại đang sử dụng tài liệu giấy, kết hợp với bài giảng thông qua slide và video để cho NVKD khi tham gia đào tạo được hiểu hơn về kiến thức đào tạo, mang đến những hình ảnh thiết thức. Tuy nhiên, những tình huống trong cơng việc lại khơng được lồng ghép vào trong bài giảng để họ có thể dễ dàng hình dung ra cách giải quyết khi gặp vấn đền. Do đó, cơng nghệ VR là trợ thủ mang đến những hình ảnh trực quan, sinh động, những tình huống như trong thực tế để người nhân viên có thể quan sát, học hỏi theo.
(3) App đào tạo
Để hoạt động đào tạo được diễn ra thường xuyên, linh hoạt công ty nên chi cho khoản xây dựng app đào tạo. App đào tạo là những ứng dụng cho phép nhân viên kinh doanh của cơng ty nói riêng và tồn bộ người lao động của cơng ty nói chung được phép tham gia đào tạo khi có mã đăng nhập. Trong ứng dụng xây dựng sẵn các video về đào tạo, mọi người có thể học tập bất kể nơi đâu, cho phép người dùng làm bài kiểm tra khi mình hồn thành bài. Thay vì làm video đăng tải lên youtobe thì các video được đăng tải trên app sẽ có tính bảo mật cao hơn, tạo độc quyền của công ty, hiệu suất truy cập sẽ tốt hơn. App đào tạo riêng của cơng ty sẽ mang tính hiệu quả lâu dài thay vì mang đến hiệu quả trước mắt nhưng lại khơng tạo ra tính độc quyền, hay mở rộng đào tạo. Do đó, đề xuất này nên được thực hiện và áp dụng trong công ty để tăng hiệu suất trong hoạt động đào tạo của công ty.
(4) Ngồi ra, đề xuất một số hình thức đào tạo từ xa thông qua các phần mềm: Công nghệ càng ngày càng phát triển do đó để đáp ứng nhu cầu của xã hội và tình hình thực tế về dịch bệnh trong những năm qua thì đào tạo trực tuyến, học tập điện tử là phương pháp được xem là tối ưu. Đào tạo trực tuyến, học tập điện tử là hình thức thay thế cho đào tạo trực tiếp trong thời buổi dịch bệnh căng thẳng. Do đó Cơng ty nên mở rộng, tìm hiểu áp dụng thêm những phương pháp mới như đào tạo trực tuyến nhiều hơn thông qua các ứng dụng hầu hết mọi người đều có sẵn như Meet hay những phần mềm ứng dụng như Zooms, TranS để thay thế cho hình thức đào tạo trực tiếp khiến người học cảm thấy nhàm, mất thời gian, chi phí.
Việc đào tạo cho phép lập lịch trình thuận tiện, do nhân viên lựa chọn và cũng có nghĩa là nội dung đào tạo có thể được chọn riêng cho từng thành viên trong lớp và
68
nhân viên có thể di chuyển theo tốc độ của riêng mình.
Đào tạo trực tuyến của cơng ty đã có tuy nhiên các ứng dụng để người học tham gia cịn hạn chế do đó cơng ty có thể kết hợp những ứng như: Zoom, Trans để tham đào tạo trực tuyến. Với những ứng dụng mới cho phép số người tham gia đào tạo nhiều hơn, được chia sẻ các tài liệu trực tiếp khi giảng dạy chiếu lên màn hình và tương tác giữa giảng viên và người học, người học và người học dễ dàng hơn. Thơng qua đó người học có thể trao đổi trực tiếp với mọi người. Ngồi ra người dạy có thể kiểm sốt người học thơng qua hình ảnh, thời gian vào lớp thơng qua tính năng phê duyệt. Người học hồn tồn có thể vừa đào tạo tại nhà hay bất kỳ đâu với một thiết bị thơng minh có kết nối mạng mà khơng bị bó buộc tại các lớp học. Thậm trí họ có thể vừa nghe giảng vừa kết hợp một số công việc nhà để tiết kiệm thời gian.Việc đào tạo trực tuyến kiến mọi người càng chủ động, tạo không gian thoải mái.
Khi đào tạo trực tuyến người học vẫn có thể được chia sẻ những bài tập tình huống được lồng ghép vào trong bài giảng, hay những đoạn video, clip về cách làm việc hoạt động, giới thiệu về cơng ty, văn hóa, con người cơng ty thơng qua mạng internt một cách sinh động, dễ hình dung. Việc áp dụng trình chiếu những hình ảnh, video clip, tình huống giả định trực tuyến giúp những NVKD có thể tiếp thu, nhớ lâu hơn việc giảng dạy trực tiếp trên lớp. Đồng thời, nó giúp người học cảm thấy thú vị hăng say theo dõi hơn, đỡ buồn ngủ hơn.