8. Cấu trúc của đề tài
2.1. Các yếu tố ảnh hưởng vào quá trình thông tin và tác động tớ
2.1.5. Sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Trung tâm
2.1.5.1. Sản phẩm thông tin
Hiện nay, các sản phẩm thông tin được Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội triển khai phục vụ gồm:
36
a. Mục lục chữ cái
Mục lục chữ cái là sản phẩm thông tin – thư viện được tổ chức sắp xếp theo thứ tự chữ cái tên tác giả hoặc tên tài liệu theo nguyên tắc Alpha B19. Việt sắp xếp theo trật tự chữ cái giúp cho người dùng tin dễ dàng, thuận lợi trong quá trình tra cứu tài liệu.
Hiện nay, Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ triển khai tổ chức mục lục chữ cái sắp xếp theo trật tự chữ cái đầu tiên của tên tài liệu.
Về ưu điểm, mục lục chữ cái giúp cho người dùng tin thuận tiện tra cứu, họ chỉ cần dựa vào trật tự vần chữ cái là có thể tìm kiếm được tài liệu mà mình đang cần.
Về hạn chế, việc tra cứu tài liệu thông qua mục lục chữ cái chỉ hiệu quả khi người dùng tin nắm được một số thông tin tài liệu: tên tác giả, tên tài liệu, … việc tìm kiếm tài liệu theo chủ đề khó có thể tìm kiếm thơng qua sản phẩm thông tin này.
b. Mục lục tra cứu trực tuyến OPAC
Mục lục tra cứu trực tuyến OPAC là sản phẩm thông tin không thể thiếu đối với bất kỳ một cơ quan thông tin – thư viện nào trong giai đoạn hiện nay. Nhờ có mục lục tra cứu trực tuyến, người dùng tin có thể tra cứu nguồn lực thơng tin tại Trung tâm một cách nhanh chóng khi chỉ cần sử dụng máy tinh, điện thoại có kết nối mạng Internet, khắc phục được những hạn chế về không gian, thời gian.
Hiện nay, để đáp ứng kịp thời xu hướng phát triển của xã hội nói chung và phục vụ cho cơng tác đào tạo của nhà trường nói riêng, Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội triển khai phục vụ bạn đọc sử dụng
19 Ngô Thị Thu Huyền (2020), Bài giảng “Marketing sản phẩm và dịch vụ thông tin”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
37
mục lục tra cứu trực tuyến OPAC để tiến hành tìm kiếm, tra cứu, khai thác thơng tin mà khắc phục được những trở ngại về không gian và thời gian.
Hình 2.1: Giao diện mục lục tra cứu trực tuyến
c. Thư mục
Thư mục là một sản phẩm thông tin, thư viện mà phần chính là tập hợp các biểu ghi thư mục (có hoặc khơng có tóm tắt, chú giải) được sắp xếp theo một trật tự xác định phản ánh các tài liệu có chung một hoặc một số dấu hiệu về nội dung hoặc hình thức20.
Hiện nay, tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội triển khai phục vụ một số loại thư mục sau:
Thư mục thông báo sách mới
Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội triển khai thư mục thông báo sách mới vào thời điểm sau mỗi đợt bổ sung các tài liệu mới về Trung tâm. Việc triển khai phục vụ sản phẩm thông tin thư mục thơng báo sách mới với mục đích chính là giới thiệu cho người dùng tin những tài liệu mới được bổ sung một cách nhanh chóng, đầy đủ.
20 Ngơ Thị Thu Huyền (2020), Bài giảng “Marketing sản phẩm và dịch vụ thông tin”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
38
Thư mục thông báo sách mới được tổ chức tuyên truyền tại các phòng đọc của Trung tâm, tài liệu trong thư mục được sắp xếp theo từng lĩnh vực, chuyên ngành. Các thông tin của tài liệu được mô tả theo quy tắc ISBD và tóm tắt tổng quan nội dung tài liệu,…
Thư mục chuyên đề
Thư mục chuyên đề là sản phẩm thư mục bao gồm các tài liệu phản ánh chung về một chủ đề, một vấn đề nhất định.
Tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thư mục được xuất bản dưới dạng in (đặt tại các phòng đọc của Trung tâm) và dạng điện tử (cập nhật trên trang web của Trung tâm). Người dùng tin khi đến Trung tâm muốn tìm hiểu về một chuyên đề nào đó sẽ tiến hành tra cứu trong thư mục chuyên đề. Tuy nhiên do các thư mục chuyên đề này được triển khai dưới dạng truyền thống gây khó khăn cho cán bộ thư viện trong việc cập nhật, bổ sung các tài liệu mới vào thư mục.
d. Bộ sưu tập các tài liệu số hóa tồn văn trên phần mềm DSpace
Để đáp ứng hơn nữa nhu cầu của mọi đối tượng người dùng tin cũng như phục vụ cho việc học tập online, Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sử dụng phần mềm Dspace để tiến hành đăng tải các bộ sưu tập tài liệu số hóa. Việc triển khai phục vụ các bộ sưu tập số toàn văn này tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng tin khắc phục được những trở ngại về không gian, thời gian đặc biệt trong bối cảnh dịch bệnh hiện nay, khi người dùng tin không thể trực tiếp đến Trung tâm để khai thác sử dụng nguồn lực thông tin tại Trung tâm, người dùng tin có thể truy cập tham khảo các tài liệu số hóa tồn văn phục vụ cho quá trình học tập, nghiên cứu của bản thân.
Việc triển khai phục vụ bộ sưu tập các tài liệu số hóa kết hợp với phương thức phục vụ truyền thống sẽ giúp cho Trung tâm phục vụ người dùng tin hiệu quả hơn, giúp cho hoạt động học tập, nghiên cứu của người dùng tin đạt hiệu quả cao nhất, nhanh chóng, kịp thời khắc phục được những trở ngại về thời gian
39
và không tin, tạo điều kiện thuận lợi cho người học chủ động nghiên cứu mà không cần phải trực tiếp đến Trung tâm để nghiên cứu.
2.1.5.2. Dịch vụ thông tin:
Để đáp ứng cũng như phục vụ được đông đảo đối tượng người dùng tin tại thư viện, Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có một số các dịch vụ thông tin sau:
a. Dịch vụ thuê và bán tài liệu giáo trình:
Dịch vụ thuê và bán tài liệu giáo trình được Trung tâm tổ chức triển khai phục vụ tại Phòng Bổ sung và xử lý nghiệp vụ được bố trí cạnh kho giáo trình. Nhiệm vụ chính của dịch vụ này là cung cấp tài liệu giáo trình cho người dùng tin là giảng viên, sinh viên tại nhà trường.
Giáo trình do các cán bộ, giảng viên tham gia giảng dạy trong trường viết. Những tài liệu giáo trình này sau khi được xuất bản sẽ được giao về Trung tâm với mục đích phục vụ đọc tại chỗ, đáp ứng nhu cầu mua hoặc th giáo trình.
Để có thể tiến hành mượn giáo trình, các lớp có nhu cầu mượn giáo trình cần lên danh sách số lượng mượn, tên giáo trình cần mượn, thời hạn mượn giáo trình là 01 học kỳ. Ngồi ra, người dùng tin có nhu cầu mua giáo trình cũng có thể tiến hành mua giáo trình.
b. Dịch vụ cung cấp tài liệu đọc tại chỗ:
Dịch vụ đọc Báo – Tạp chí – Tài liệu nội sinh tại chỗ:
Đối với báo, tạp chí Trung tâm Thơng tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội triển khai phục vụ theo hình thức kho mở. Báo tạp chí được trưng bày trên các ô tủ gần các dãy bàn của bạn đọc. Để có thể đọc báo, tạp chí, người dùng tin cần xuất trình thẻ cho cán bộ thư viện sau đó có thể tự do lựa chọn báo, tạp chí phù hợp với nhu cầu tin của mình.
Đối với tài liệu nội sinh, Trung tâm triển khai tổ chức phục vụ theo hình thức kho đóng. Quy trình đọc tài liệu nội sinh tại Trung tâm:
40
- Bước 1: Bạn đọc xuất trình thẻ cho cán bộ thư viện
- Bước 2: Bạn đọc ghi đầy đủ các thông tin cá nhân, thông tin về tài liệu vào phiếu yêu cầu.
- Bước 3: Nhận tài liệu cần mượn
- Bước 4: Bạn đọc đọc xong trả tài liệu tại quầy thủ thư và nhận lại thẻ.
Dịch vụ đọc sách tham khảo và ngoại văn tại chỗ: Dịch vụ tại phòng
đọc tài liệu tại chỗ ở tầng 4 nhà H. Phục vụ chủ yếu sách tham khảo và ngoại văn.
Phương thức phục vụ: Kho đóng Quy trình phục vụ kho đóng: 5 bước:
- Ghi phiếu yêu cầu.
- Bạn đọc xuất trình thẻ sinh viên hoặc chứng minh thư và phiếu yêu cầu cho cán bộ thư viện
- Kiểm tra tài liệu đã được nhận từ cán bộ
- Sử dụng đọc tại chỗ
- Trả lại tài liệu cho cán bộ trước khi nhận thẻ đi về
c. Dịch vụ truy cập thông tin qua mạng Internet:
Dịch vụ truy cập thông tin qua mạng Internet được Trung tâm tổ chức triển khai phục vụ tại Phòng Máy – Tin học được bố trí tại tầng 3 với tổng diện tích khoảng 56m2. Phịng Máy – Tin học được trang bị khoảng 40 máy tính có kết nối mạng Internet giúp cho người dùng tin có thể dễ dàng sử dụng tra cứu, khai thác nguồn lực thơng tin hiện có tại Trung tâm cũng như tìm kiếm thơng tin trên mạng.
Tuy nhiên, hiện nay Phịng Máy – Tin học chưa được đưa vào phục vụ đông đảo người dùng tin mà chỉ dừng lại ở việc phục vụ cho các lớp chuyên ngành Thông tin – Thư viện mượn cơ sở vật chất để sinh viên có thể thực hành, giảng dạy.
41
d. Dịch vụ mượn tài liệu về nhà:
Hình thức dịch vụ này được thực hiện tại Phòng đọc của Trung tâm. Người dùng tin có nhu cầu mượn tài liệu về nhà, phải tiến hành thủ tục mượn tại quầy thủ thư. Dịch vụ này phục vụ đối với bạn đọc đã có tài khoản thư viện số (do Trung tâm cung cấp). Tài liệu được mượn về nhà là tài liệu có kí hiệu: M/…Số lượng được mượn/Lần quy định như sau:
Đối với bạn đọc là sinh viên:
- Số lượng tài liệu: 02 cuốn.
- Thời hạn mượn: 02 tuần.
Đối với bạn đọc là cán bộ, giảng viên, viên chức Nhà trường:
- Số lượng tài liệu: 05 cuốn.
- Thời hạn mượn: 01 tháng.
Bạn đọc khơng được mang tài liệu ra khỏi phịng khi chưa làm thủ tục mượn tài liệu.
e. Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc:
Đối với những loại hình tài liệu khơng được mượn về nhà, Trung tâm đã triển khai dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc cho người dùng tin. Tùy thuộc vào mỗi loại hình tài liệu khác nhau mà Trung tâm sẽ giới hạn số lượng trang được sao chụp.
Dịch vụ này đem lại nhiều lợi ích cho Trung tâm và người dùng tin. Đối với người dùng tin khi họ khơng có thời gian để đến Trung tâm nghiên cứu, sử dụng, khai thác tài liệu đó họ có thể sử dụng dịch vụ này để
f. Dịch vụ tra cứu thông tin thư mục:
Là dịch vụ nhằm cung cấp cho người dùng tin những thông tin phù hợp với yêu cầu của họ theo các dấu hiệu đã có thơng qua các bản thư mục: thư mục chuyên đề, mục lục chữ cái, mục lục tra cứu trực tuyến OPAC,…
42
Hiện nay, việc tra cứu thông tin thư mục tại Trung tâm chủ yếu do người dùng tin thực hiện theo hai hình thức: Tra cứu tin truyền thống và tra cứu tự động hóa.
g. Dịch vụ cung cấp thơng tin theo yêu cầu:
Cán bộ thư viện là người trực tiếp cung cấp thông tin, giúp người dùng tin tại Trung tâm tìm kiếm những thơng tin liên quan đến nhu cầu và yêu cầu của họ.
Ngồi ra Trung tâm Thơng tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cịn có các dịch vụ khác như: dịch vụ cung cấp tài khoản thư viện số,…
2.2. Công tác đào tạo người dùng tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.1. Chương trình đào tạo người dùng tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Công tác đào tạo người dùng tin thường được Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ triển khai thực hiện vào đầu mỗi năm học kết hợp với tuần sinh hoạt cơng dân đầu khóa của nhà trường. Chương trình đào tạo người dùng tin bao gồm:
- Giới thiệu, hướng dẫn sử dụng thư viện: + Nội quy của Thư viện
+ Khai thác các sản phẩm và dịch vụ của thư viện
- Cấp tài khoản thư viện số cho sinh viên
- Hướng dẫn sử dụng và quản lý tài khoản dịch vụ thư viện số
- Hướng dẫn sử dụng, khai thác hiệu quả thông tin trên Internet, mạng xã hội, nâng cao khả năng tự đề kháng trước các thông tin xấu, độc hại, tác động tiêu cực của môi trường mạng.
Thời gian đào tạo người dùng tin là 2 tiết (100 phút), vào tháng 10 – tháng 11, đây là hoạt động miễn phí đối với sinh viên.
43
- Năm học 2020 – 2021: Diễn ra vào 19/10/2020 đến ngày 15/11/2020
- Năm học 2021 – 2022: Diễn ra vào 07/10/2021 đến ngày 15/10/2021. Đối tượng đào tạo: Sinh viên mới nhập học tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội gồm 03 cán bộ tham gia giảng dạy cho sinh viên mới nhập học tại trường.
Sau mỗi khóa đào tạo, sinh viên sẽ tiến hành viết báo cáo, bài thu hoạch sau tuần sinh hoạt cơng dân nói chung và sau chương trình đào tạo người dùng tin nói riêng.
2.2.2. Hình thức đào tạo người dùng tin sử dụng Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.2.1. Hướng dẫn người dùng tin về nội quy sử dụng Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trong công tác đào tạo người dùng tin, nội dung không thể thiếu đối với bất kỳ một cơ quan, trung tâm thơng tin – thư viện nào đó là hướng dẫn cho người dùng tin về nội quy sử dụng thư viện . Cán bộ thư viện sẽ thông báo cho người dùng tin biết về giờ mở cửa phục vụ, về trách nhiệm của người sử dụng thư viện. Cụ thể như sau:
Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mở cửa từ:
- 7h30’ đến 19h00’ từ thứ 2 đến thứ 5 (nghỉ trưa từ 11h30’ đến 13h15’).
- Sáng thứ 6: Từ 7h30’ đến 11h30. Chiều Thư viện nghỉ để hoạt động chuyên môn.
- Thứ 7: Từ 8h00’ đến 16h30’ (nghỉ trưa từ 11h30’ đến 13h15’).
Nội quy thư viện bao gồm các quy định khi vào các phòng phục vụ, các sản phẩm và dịch vụ hiện đang có, các quy định về xử lý vi phạm. Quyền sử dụng Trung tâm Thông tin – Thư viện được thực hiện cụ thể theo chính sách
44
mượn, trả, chính sách về quyền truy cập thơng tin, chính sách xử lý vi phạm. Khi đến sử dụng Thư viện, người dùng tin cần xuất trình thẻ thư viện (thẻ sinh viên) và gửi túi đồ cá nhân đúng nơi quy định. Người dùng tin có quyền sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện theo quy định của Trung tâm và không được gây trở ngại cho những người sử dụng khác hoặc làm hư hại các tài nguyên thư viện. Đồng thời, người dùng tin phải có trách nhiệm bảo quản tài liệu và trang thiết bị. không được gây hư hỏng cho các tài liệu và trang thiết bị, ví dụ như ghi tên, viết, gạch xóa lên tài liệu, làm mất tài liệu, làm hư hỏng, mất mát các tài sản khác của thư viện. Bạn đọc đến thư viện phải có trang phục nghiêm túc, giữ gìn vệ sinh, khơng mang theo đồ ăn, giữ trật tự và tuyệt đối không hút thuốc, không sử dụng các vật dễ cháy nổ trong khu vực thư viện.