8. Kết cấu của đề tài
2.2.2. Lập kế hoạch chương trình đào tạo
Bước 1: Xác định mục tiêu đào tạo nhân lực.
Với những mục tiêu ngắn hạn đề ra, Công ty TNHH Thương mại Điện tử Aki đã đưa ra:
- Đào tạo một cá nhân phải đảm đương được ít nhất 2 vị trí cơng việc khác nhau nhằm thay thế, đáp ứng được yêu cầu công ty khi thiếu hụt nhân lực.
- Đào tạo được cho những cán bộ chủ chốt tại các tập đoàn sản xuất và kinh doanh máy đọc sách lớn trên thế giới để đưa ra những định hướng, tầm nhìn, kế hoạch dài hạn cho tổ chức.
- Nâng cao chất lượng đào tạo và đánh giá học viên sau đào tạo nhằm cải thiện chất lượng đào tạo.
- Đảm bảo tỷ lệ người lao động mới tuyển dụng vượt qua buổi đào tạo cho người lao động mới 100%.
- Nâng cao kiến thức, kỹ năng cho người lao động hiện tại để có thể đáp ứng được yêu cầu của công việc.
- Đào tạo nhân lực kế cận để thay thế những người lao động có mong muốn rời bỏ tổ chức.
Bước 2: Sàng lọc và lựa chọn đối tượng đào tạo.
Phịng Hành Chính - Nhân Sự sẽ phối hợp với các trưởng phòng khác để lọc ra những cá nhân phù hợp để tham gia các khóa đào tạo phù hợp với những kế hoạch, chương trình và những định hướng phát triển của cơng ty. Có thể thấy trong bảng 2.3 số lượng những người lao động có trình độ học vấn có bằng THPT chiếm đa số. Việc này khơng phải Công ty tuyển dụng những bạn khơng cịn đi học đại học hay cao đẳng, trung cấp hay trường nghề mà những người lao động này thuộc nhóm đang đi học. Việc gắn bó với một tổ chức lâu dài của của những nhân viên đang đi học dựa trên những phân tích của thị trường chỉ ra là rất ít và tỷ lệ thay mới những nhân viên này là rất nhanh và cao. Vì vậy, cơng ty chú trọng hơn vào việc đào tạo những người lao động đã ra trường, có bằng cấp và có mong muốn gắn bó lâu dài với cơng ty. Tuy nhiên không phải tất cả người lao động đang đi học và có bằng THPT khơng được xét để đào tạo. Ưu tiên thứ hai của công ty trong việc sàng lọc và lựa chọn đối tượng đào tạo thường nằm ở Phòng Kinh Doanh và Phòng Marketing, do đặc thù cơng việc của hai phịng này có sự thay đổi liên tục theo thị trường nên cần được đào tạo để đáp ứng được nhu cầu cơng việc song Phịng Kế Tốn cũng được đào tạo 2 - 3 lượt/1 người/1 năm vì có nhiều sự thay đổi trong thơng tư, nghị định của Bộ Tài Chính nên cần được học hỏi và cập nhật nhanh để không làm sai đến số liệu của công ty.
Bảng 2.9: Bảng số lượt đào tạo với từng loại đối tượng tham gia đào tạo từ năm 2019 - 2021
Đối tượng đào tạo Đối tượng có bằng Trung cấp, Cao đẳng, Đại học trở lên Đối tượng có bằng tốt nghiệp THPT Tổng (Nguồn: Phịng Hành Chính - Nhân Sự )
Có thể thấy số lượt đào tạo đối tượng có bằng cấp từ Trung cấp trở lên nhiều hơn rõ rệt so với những đối tượng có bằng tốt nghiệp THPT. Hầu hết lượt đào tạo của đối tượng có bằng tốt nghiệp đến từ Phịng Kinh Doanh vì rất nhiều nhân viên kinh doanh của Cơng ty TNHH Thương mại Điện tử Aki là sinh viên đang đi học và việc thay đổi trong cơ chế bán hàng là liên tục nên rất nhiều khóa đào tạo được tạo ra để Phòng Kinh Doanh đáp ứng được sự thay đổi trong cách thức bán hàng.
Bước 3: Xây dựng nội dung đào tạo
Sau khi sàng lọc, tiếp nhận những người tham gia đào tạo, Công ty TNHH Thương mại Điện tử Aki sẽ bắt đầu xây dựng nội dung cho các khóa đào tạo của cơng ty. Thường thì việc này sẽ do trưởng phòng kết hợp với phòng nhân sự và giảng viên để có thể tạo được chương trình đào tạo bài bản và chất lượng. Thường thì nội dung đào tạo của nhân viên Công ty TNHH Thương mại Điện tử Aki sẽ được chia làm hai phần là lý thuyết và thực hành.
- Đào tạo về kiến thức và kỹ năng bán hàng. Trong năm 2021 đã có 3 lần đào tạo về mảng nội dung kiến thức và kỹ năng bán hàng cho nhân viên Phòng Kinh Doanh – tổng số lượt đào tạo cho kỹ năng này là 11.
- Đào tạo và hướng dẫn về làm báo cáo tài chính và báo cáo thuế. - Đào tạo về kiến thức về sàn thương mại điện tử.
- Đào tạo về chiến lược Marketing.
Bước 4: Lựa chọn phương pháp đào tạo
Bảng 2.10: Các thức lựa chọn phương thức đào tạo với từng loại đối tượng tại Công ty TNHH Thương mại Điện tử Aki
Đối tượng tham gia
Ban Giám Đốc hoặc các thành viên chủ chốt các phòng/ban
Thành viên mới của công ty
Thành viên cần bồi dưỡng kỹ năng, kiến thức và thành viên có nhu cầu tham gia chương trình đào tạo
(Nguồn: Tổng hợp)
Công ty TNHH Thương mại Điện tử Aki đã làm tốt được điều này khi phân loại các trường hợp để xây dựng phương pháp đào tạo riêng sao cho phù hợp với các trường hợp đó, sau đây là cách Công ty TNHH Thương mại Điện tử Aki phân chia các trường hợp với những phương pháp đào tạo riêng:
Trường hợp 1: Đối với đào tạo Ban Giám Đốc hoặc các thành viên chủ chốt sau khi được sàng lọc để học những kỹ năng, kiến thức định hướng về các sản phẩm tương lai và đường hướng phát triển của ngành cơng nghệ này thì phương pháp đào tạo được đặt ra là cử đi đào tạo tại doanh nghiệp khác. Năm 2020 và 2021 đã đạt được những thành công nhất định khi Công ty TNHH Thương mại Điện tử Aki đã có thể liên hệ được với hai doanh nghiệp lớn trong ngành sản xuất máy đọc sách là Kindle và Onyx
giới E-Ink. Điều này giúp cho việc cử cán bộ chủ chốt của Công ty TNHH Thương mại Điện tử Aki đi đào tạo ở các tổ chức này thuận tiện hơn. Khơng chỉ biết được thêm những cơng nghệ, tính năng mới của các dòng máy đọc sách hay về màn hình điện tử sắp tới, các cán bộ chủ chốt của cơng ty cịn được đào tạo thêm về dây chuyền sản xuất máy, những linh kiện trong máy, những nhà cung ứng các linh kiện,... rất phù hợp với định hướng tương lai mở thương hiệu máy đọc sách riêng mang tên Aki của công ty. Những chuyến đào tạo của các doanh nghiệp lớn là những kho báu vô giá đối với Công ty TNHH Thương mại Điện tử Aki khi quen biết thêm các doanh nghiệp liên quan đến sản xuất máy đọc sách, hiểu thêm về dây chuyền sản xuất máy đọc sách và thêm những kiến thức về các tính năng máy đọc sách mới trong tương lai từ đó Cơng ty TNHH Thương mại Điện tử Aki có thể đưa ra các chiến lược chuẩn bị trước nhằm mở rộng kinh doanh, thu hút khách hàng và tối ưu hóa lợi nhuận doanh nghiệp
Trường hợp 2: Đối với đào tạo về kiến thức và kỹ năng cơ bản cho nhân viên mới, Công ty TNHH Thương mại Điện tử Aki thống nhất sử dụng phương pháp chỉ bảo và kèm cặp để đào tạo và hướng dẫn. Công ty TNHH Thương mại Điện tử Aki thấy rằng phương pháp này giúp nhân viên mới và những người lao động cũ của tổ chức sẽ có sự gắn kết, gắn bó với nhau giúp cho người mới khơng chỉ học được những kiến thức và kỹ năng mà còn tăng kỹ năng làm việc và phối hợp nhóm trong các phịng của cơng ty.
Ví dụ về một số kiến thức và kỹ năng về máy đọc sách mà nhân viên kinh doanh cần học:
- Lịch sử của dịng máy.
- Thơng tin về máy: tên gọi; chip; RAM; giá tiền; điểm mạnh, điểm yếu của máy;...
- Kỹ năng nhận diện khách hàng. - Kỹ năng tư vấn, thuyết phục. - V.v
Có thể thấy các kiến thức và kỹ năng của một nhân viên mới học là rất nhiều song cũng có nhiều kiến thức và kỹ năng có thể học thuộc, một số ít thì không. Điều
này dẫn đến việc Công ty TNHH Thương mại Điện tử Aki đã từng phân vân lựa chọn giữa phương pháp thuê giảng viên online đào tạo và phương pháp chỉ bảo và kèm cặp vì phương pháp th giảng viên đào tạo sẽ có những đánh giá về những kiến thức và kỹ năng trực tiếp ln sau khóa đào tạo. Song sau khi phân tích, phương pháp chỉ bảo và kèm cặp sẽ giúp tăng sự gắn bó giữa người cũ và người mới của tổ chức, tăng tốc độ làm quen văn hóa của doanh nghiệp với nhân viên mới và gắn luôn với công việc thường trực sẽ giúp người được đào tạo học nhanh hơn những kiến thức và kỹ năng. Điều này cũng dẫn đến công tác đánh giá sau đào tạo của Công ty TNHH Thương mại Điện tử Aki phải chi tiết và chặt chẽ hơn để khắc phục và sửa đổi phương pháp nếu cần thiết cũng như thấy được hiệu quả của phương pháp.
Trường hợp 3: Đối với những vị trí/chức danh cần được bồi dưỡng và những cá nhân mong muốn tham gia đào tạo, Công ty TNHH Thương mại Điện tử Aki lựa chọn phương pháp thuê chuyên gia đào tạo online trên nền tảng Webinar. Có thể thấy trong thời kỳ công nghệ 4.0 hiện nay đi cùng đó là đại bệnh Covid 19 trên tồn thế giới lan rộng thì việc tổ chức đào tạo online bởi chuyên gia sẽ tiện hơn, tiếp cận được nhiều nhân viên hơn, giảm chi phí thuê địa điểm và linh động hơn về thời gian cho các bên. Đặc biệt, chuyên gia đào tạo mà Công ty TNHH Thương mại Điện tử Aki thuê từng là trưởng phịng kinh doanh và kế tốn trưởng của tổ chức. Chính vì vậy nên chi phí th cũng giảm được phần nhỏ so với th chun gia bên ngồi - mang tính rủi ro hơn do khơng biết nhiều thơng tin, mơ hình, cơ cấu, đường hướng phát triển của Công ty TNHH Thương mại Điện tử Aki.
Việc thuê chuyên gia là người cũ của tổ chức đào tạo trên nền tảng online không chỉ giúp Công ty TNHH Thương mại Điện tử Aki tiết kiệm nhiều chi phí, tiếp cận được nhiều nhân sự trong doanh nghiệp mà cịn tăng tính bảo mật và có thêm sự giám sát của các trưởng phịng nhằm đảm bảo độ an tồn, chất lượng, nghiêm túc và hiệu quả của buổi đào tạo. Trong 2 năm 2020 và 2021, Aki đã tổ chức 6 buổi đào tạo được thực hiện bởi chuyên gia trên nền tảng online này. Đây là minh chứng phương pháp này rất phù hợp với mơ hình đào tạo của cơng ty.
Từ đầu năm 2020, Công ty TNHH Thương mại Điện tử Aki dành ra xấp xỉ 5% lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp để làm kinh phí cho các hoạt động đào tạo. Nếu so với mặt bằng chung thì tỷ lệ phần trăm quỹ đào tạo của Công ty TNHH Thương mại Điện tử Aki trích ra từ lợi nhuận là cao song với một cơng ty thương mại có quy mơ nhỏ thì đây là khoản đầu tư thích đáng thể hiện được sự coi trọng nhân sự và tầm quan trọng của công tác đào tạo trong mắt ban lãnh đạo Công ty TNHH Thương mại Điện tử Aki. Trong tương lai, quỹ đào tạo vẫn sẽ giữ nguyên phần trích xấp xỉ 5% lợi nhuận sau thuê, quỹ thừa sẽ được thêm vào quỹ đào tạo của năm sau.
Bảng 2.11: Bảng tiền quỹ đào tạo của Công ty TNHH Thương mại Điện tử Aki trong 2 năm 2020 - 2021
Lợi nhuận sau thuế của
Tiền quỹ đào tạo trích ra
Thực chi đào tạo
Thực dư quỹ đào tạo sau
(Nguồn: Phịng Kế Tốn)
Theo như Phịng Kế Tốn và Phịng Hành Chính - Nhân Sự, quỹ đào tạo được tạo ra để trả 100% chi phí đào tạo của cơng ty. Tức là người lao động, nhân viên của Công ty TNHH Thương mại Điện tử Aki sẽ khơng phải trả bất cứ chi phí nào của các hoạt động đào tạo.
Theo như bảng 2.8 có thể thấy Cơng ty TNHH Thương mại Điện tử Aki dành ra xấp xỉ trên 5% lợi nhuận sau thuế của công ty để làm quỹ tiền chi cho cơng tác đào tạo của doanh nghiệp. Có một sự khác biệt lớn giữa tiền chi cho công tác đào giữa 2 năm
2020 và 2021. Chi phí đào tạo của năm 2021 cao hơn năm 2020 là 114 triệu đồng, cao hơn 2,38 lần so với năm trước. Giải thích cho việc kinh phí đào tạo đắt đỏ vượt mức này là việc tổ chức đào tạo cho 2 cán bộ chủ chốt là Giám đốc chi nhánh Hà Nội và Trưởng phịng Kinh Doanh của Cơng ty TNHH Thương mại Điện tử Aki tại tập đồn Amazon, Mỹ. Lấy dự kiến chi phí chuyến đào tạo Kiến thức về Tương lai máy đọc sách của tập đoàn Amazon và Chuyến thăm nhà máy sản xuất màn hình máy đọc sách tập đồn E-Ink tại Washington, Mỹ trong năm 2021 để làm ví dụ
Bảng 2.12: Dự kiến chi phí khóa đào tạo cán bộ chủ chốt của Công ty TNHH Thương mại Điện tử Aki
Nội dung Vé máy bay khứ hồi Hà Nội - Washington Chi phí di chuyển, khách sạn
Chi phí suất tham gia khóa đào tạo
Amazon
Chi phí chuyến thăm nhà máy E-
Ink
Bảng 2.9 trên là dự trù chi phí đào tạo của Giám đốc chi nhánh Hà Nội va Trưởng phòng Kinh Doanh của Công ty TNHH Thương mại Điện tử Aki trong chuyến đào tạo tại Washington và chuyến thăm nhà máy E-Ink. Chi phí được dựa trên giá hiện tại thị trường. Giá vé máy bay được nhân sự của cơng ty tìm kiếm online hoặc hỏi các nhà cung ứng vé máy bay qua điện thoại; Chi phí đào tạo tại tập đồn Amazon và chuyến thăm nhà máy E-Ink được lãnh đạo bàn bạc và liên hệ với các tập đoàn từ trước; Chi phí khách sạn đã được nhân sự của cơng ty tìm hiểu thơng qua các khách hạn ở xung quanh địa điểm đào tạo của Amazon về mức giá, dịch vụ… Chi phí về di chuyển, ăn uống được nhân sự của công ty tham khảo qua các kênh mạng xã hội và internet. Điều này thể hiện được nhân sự và tổ chức đã phối hợp để cùng nhau đưa ra bảng chi phí dự tính cho đào tạo. Trong 5 yếu tố dự trù kinh phí đào tạo thì Cơng ty TNHH Thương mại Điện tử Aki đã nắm bắt được chính xác chi phí của 4 loại chi phí, chỉ cịn chi phí ăn uống và di chuyển là tham khảo qua các kênh internet. Điều này giúp cho bảng dự kiến của Công ty TNHH Thương mại Điện tử Aki về chuyến đào tạo trở nên thiết thực và sát với thực tế.
Ngoài ra, vẫn có một số điểm yếu trong khâu dự kiến kinh phí khi khơng có mục chi phí ngồi ý muốn như chi phí khẩu trang, bệnh viện,.. Việc sự cố xảy ra ngồi ý muốn và dự định là điều bình thường trong những chuyến đi xa nhất là trong đại dịch Covid - 19 đang mở rộng tại Mỹ thời gian đó, 1 chiếc khẩu trang tại mỹ có thể lên tới hàng nghìn đơ. Vì vậy nhân sự Cơng ty TNHH Thương mại Điện tử Aki nên dự tính thêm khoản chi phí ngồi ý muốn; Chi phí có thể tính theo giá cả của đất nước sở tại và ràng buộc với những người được cử đi đào tạo khoản phí đó chỉ được sử dụng trong trường hợp cấp thiết và có những chính sách như chia sẻ rủi ro: Người đào tạo sẽ trả 50% khoản chi phí ngồi ý muốn của cơng ty. Việc có khoản dự trù chi tiết này khiến người được cử đi đào tạo sẽ cảm thấy an tâm hơn khi công tác xa, công ty khẳng định