CHƯƠNG 01 : CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ
2.3 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ phục vụ công tác phát huy giá trị tài liệu
2.3.1 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ:
Trung tâm đã dựa vào cơ sở lý luận của Lưu trữ học và sử dụng các bảng quy định về thời hạn bảo quản tài liệu để làm căn cứ trong công tác xác định giá trị tài liệu. Các bảng thời hạn bảo quản thường được Trung tâm sử dụng như: Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan tổ chức và các bảng thời hạn bảo quản của các cơ quan, tổ chức chuyên ngành.
Sau khi tiếp nhận TLLT từ các LTCQ giao nộp, cán bộ tiến hành lựa chọn và kiểm tra lại các tài liệu hồ sơ, tiến hành loại ra các tài liệu trùng lặp thông tin giữa các phông nhằm tối ưu hóa thành phần tài liệu trong kho. Kiểm tra công tác chỉnh lý tài liệu của hồ sơ và công cụ thống kê tài liệu nếu phát hiện sai sót, nhầm lẫn tiến hành chỉnh sửa cho hồn thiện trước khi đưa vào bảo quản trong kho.
Các tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị sẽ được tiến hành tiêu hủy theo quy định hiện hành và lập, lưu hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu. Sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền các tài liệu hết giá trị sẽ được đóng gói và tiêu hủy bằng phương pháp cắt nhỏ tại Trung tâm. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm yêu cầu hủy hết các thông tin chứa đựng trong tài liệu và phải được lập thành biên bản. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị, gồm có: Quyết định thành lập Hội đồng; Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng
thẩm tra xác định giá trị tài liệu; Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị; Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền; Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị; Biên bản bàn giao tài liệu hủy; Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.
2.3.2 Phân loại, Chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Bộ phận Nghiệp vụ lưu trữ của Trung tâm có trách nhiệm tổ chức chỉnh lý hồ sơ, tài liệu để bảo quản trong kho. Đối với Trung tâm, trong cơng tác chỉnh lý tài liệu thì việc Phân loại tài liệu là công việc đặc biệt quan trọng bởi nếu phân loại tài liệu một cách khoa học sẽ giúp cho việc chỉnh lý đạt được hiệu quả.
Đối với tài liệu của cơ quan, vì số lượng tài liệu của Trung tâm hằng năm cịn ít nên tài liệu sẽ được phân loại theo từng bộ phận. Trong mỗi bộ phận, tài liệu được phân loại theo chức năng của bộ phận, từ chức chức năng tiếp tục phân thành từng nhiệm vụ và kết quả cuối cùng là từng hồ sơ công việc.
Nguyên tắc chỉnh lý của Trung tâm bao gồm: Thứ nhất, không phân tán phông.
Thứ hai, khi phân loại, lập hồ sơ phải tơn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết cơng việc (khơng phá vỡ trình tự hồ sơ đã lập).
Thứ ba, tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu: Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh, xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ.
2.3.3 Xây dựng công cụ tra cứu, thống kê:
Công tác thông kê trong lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế được thực hiện theo các quy định của Pháp luật về công tác Lưu trữ và báo cáo theo Thông tư số: 03/2018/TT-BNV quy định chế độ báo cáo thông kê trong ngành nội vụ.
Hiện nay, Trung tâm sử dựng 02 loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ:
Mục lục hồ sơ: 164 quyển
Phần mềm ứng dụng: Phần mềm lưu trữ và Phần mềm Thi đua- Khen thưởng.
2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh ThừaThiên Huế