CHƯƠNG 01 : CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ
3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả phát huy giá trị TLLT tại Trung tâm
3.2.2 Tăng cường kiểm tra, đánh giá chất lượng công tác phát huy giá trị tà
lưu trữ.
Đây là một nhiệm vụ cần thiết, quan trọng và cấp bách đối với trung tâm. Việc ban hành các văn bản liên quan đến tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu là cơ sở pháp lý quan trọng giúp Trung tâm thực hiện công tác phát huy giá trị TLLT được hiệu quả, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho mọi đối tượng độc giả được tiếp cận, khai thác sử dụng TLLT phục vụ nhu cầu chính đáng của mình.Một số văn bản mà Trung tâm cần phải hồn thiện và ban hành đó là:
- Văn bản về đề án xây dựng các hình thức phát huy giá trị TLLT áp dụng
các biện pháp Khoa học- kỹ thuật.
- Kế hoạch phát huy giá trị TLLT qua từng năm cụ thể.
3.2.2 Tăng cường kiểm tra, đánh giá chất lượng công tác phát huy giá trịtài liệu. tài liệu.
Việc kiểm tra đánh giá thường xuyên các hình thức phát huy giá trị tài liệu hiện có tại trung tâm là một việc làm hết sức cần thiết, giúp cho lãnh đạo Trung tâm có thể nắm được tình hình thực tiễn của cơng tác này.Từ đó có những chính sách phù hợp để giúp hồn thiện hơn trong q trình thực hiện cơng tác phát huy giá trị tài liệu. Việc kiểm tra, đánh giá chất lượng cơng tác này có thể tiến hành thơng qua những hình thức như sau:
Báo cáo thường xuyên theo từng quý, 6 tháng và cuối năm gửi về Chi cục Văn thư- Lưu trữ và Sở Nội vụ về lượt người đến khai thác tài liệu, số lượng TLLT đưa ra khai thác, các TLLT thường xuyên được độc giả khai thác để có chiến lược thích hợp đẩy mạnh chất lượng phục vụ cho độc giả.
Thường xuyên tổ chức các đợt kiểm tra đột xuất về tình hình thực hiện cơng tác phát huy tài liệu tại Trung tâm để có các phương án nhằm cải thiện và nâng
cao chất lượng công tác phát huy giá trị TLLT, xứng tầm với giá trị của tài liệu đang được bảo quản tại Trung tâm.
Các ý kiến góp ý của độc giả qua hịm thư góp ý, qua phiếu thăm dị ý kiến độc giả cũng là một hình thức kiểm tra, đánh giá kết quả đạt được tại Phòng đọc.
Khen thưởng kịp thời cho cán bộ khi hồn thành xuất sắc cơng việc được giao và có nhiều thành tích cao trong cơng việc nhằm khích lệ, động viên và tạo sự hứng thú trong công việc. Đồng thời cần xử lý nghiêm minh những trường hợp khơng có tinh thần trách nhiệm trong cơng việc, coi thường hoặc khơng hồn thành nhiệm vụ mà cấp trên giao phó. Các mức xử phạt tùy thuộc vào mức độ và tính chất của vi phạm của từng trường hợp, phù hợp với quy định của Pháp luật.
3.2.3 Hoàn thiện tổ chức nhân sự làm công tác lưu trữ
Việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực làm công tác lưu trữ là vấn đề được ưu tiên hàng đầu.Chất lượng của công tác phát huy giá trị của tài liệu đạt được hiệu quả cao khi có những cán bộ với kĩ năng, chun mơn nghiệp vụ tốt. Khi đó mới có thể có được những phương án phát huy giá trị tài liệu một cách hợp lí và đem lại hiệu quả cao cho trung tâm.
Thứ nhất, tổ chức tuyển dụng thêm nhân sự chuyên phụ trách công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm: Trung tâm nên tuyển dụng các
nhân sự được đào tạo bài bản về chuyên ngành lưu trữ để công tác lưu trữ tài liệu ở Trung tâm được tiến hành một cách khoa học và thuận lợi. Trung tâm nên phối hợp với các cơ sở đào tạo về chuyên ngành văn thư- lưu trữ trên địa bàn cả nước để tuyển dụng những nhân sự phù hợp với công việc tại Trung tâm.
Thứ hai, Bồi dưỡng kiến thức về lưu trữ cho các cán bộ chuyên môn làm việc trực tiếp với công tác phát huy giá trị tài liệu: Tính chất cơng việc ở Trung tâm
địi hỏi các chun viên phải có kiến thức chuyên sâu về lưu trữ nên việc bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ là hết sức cần thiết. Việc bổi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ sẽ giúp cán bộ nhân viên hiểu rõ được thay đổi trong chính sách, quy định của nhà nước từ đó cơng tác lưu trữ sẽ được cải thiện. Ban lãnh đạo nên chú trọng
trong việc lựa chọn các cán bộ để tổ chức các kế hoạch, mở lớp bồi dưỡng nâng cao năng lực, trình độ chun mơn cho phù hợp với chun mơn nghiệp vụ của từng chun viên. Bên cạnh đó Trung tâm nên tổ chức bổi dưỡng kỹ năng tin học văn phòng cho tất cả các chuyên viên nhằm đáp ứng với sự phát triển của khoa học công nghệ hiện nay.
Trung tâm có thể mời các giảng viên thuộc các trường đại học chuyên giảng dạy về lưu trữ như Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn và Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hoặc phối hợp với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV, Viện Nghiên cứu Hán Nôm tổ chức các khóa bồi dưỡng, các lớp ngắn hạn. Tổ chức các đợt tham quan quy trình cũng như các hình thức phát huy giá trị tài liệu tại các trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp Trung ương và cấp tỉnh để học hỏi kinh nghiệm và áp dụng vào tình hình thực tế của Trung tâm.
3.2.4 Đầu tư trang thiết bị, vật chất.
Nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu của độc giả ngày càng cao. Tuy nhiên, cơ sở vật chất tại Trung tâm lại chưa đáp ứng tốt nhu cầu của độc giả, vì thế Trung tâm nên tích cực đẩy mạnh trong việc đầu tư trang thiết bị.
Tích cực đẩy nhanh tiến độ xin vốn đầu tư đề án xây dựng trụ sở mới, tạo điều kiện để bảo quản tài liệu tốt hơn, xây dựng không gian mở để tổ chức triển lãm, từ đó nâng cao chất lượng các cơng tác nghiệp vụ Lưu trữ tại Trung tâm.
Xây dựng dự trù kinh phí mua sắm trang thiết bị vào Dự tốn kinh phí hàng năm của Trung tâm nhằm đáp ứng yêu cầu của công tác phát huy giá trị TLLT như: bàn, ghế, tủ phục vụ phịng Đọc; máy tính phục vụ cho viết bài, tuyên truyền, công tác Marketing về TLLT hiện đang bảo quản tại trung tâm.
3.2.5 Đa dạng hóa các hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
Thứ nhất, Đổi mới hình thức phục vụ tại Phịng đọc:
Hiện nay, hình thức phục vụ tại Phịng đọc củaTrung tâm vẫn là hình thức truyền thống, nghĩa là độc giả có nhu cầu khai thác tài liệu thì phải đến trực tiếp
Phịng đọc mới có thể tiếp cận được với tài liệu. Điều này sẽ là khó khăn đối với những người ở xa, già yếu, khơng bố trí được thời gian…Vì vậy, giải pháp áp dụng một số hình thức khai thác sử dụng mới như: khai thác TLLT qua mạng nội bộ (mạng LAN) và mạng toàn cầu (Internet), xây dựng mơ hình “Phịng đọc trực tuyến”. Nó sẽ giúp giảm bớt các chi phí đầu tư cho cơ sở vật chất; tinh giảm các thủ tục khai thác sử dụng TLLT và chi phí cho độc giả. Là hình thức khơng cần phải mở rộng diện tích phịng đọc mà cũng có thể dễ dàng quảng bá hình ảnh, tuyên truyền, phổ biến, giới thiệu về giá trị TLLT, nội dung, thành phần tài liệu đang được bảo quản tại đây. Như vậy, sẽ giúp cho việc quản lý TLLT được tốt hơn, tránh được tình trạng xuống cấp, hư hỏng đối với tài liệu do tiếp xúc trực tiếp quá nhiều và đồng thời trung tâm có thể công khai, minh bạch về thủ tục, giấy tờ trong quá trình khai thác và sử dụng tài liệu.
Thứ hai, giới thiệu TLLT qua phương tiện truyền thông đại chúng và mạng xã hội:
Đa dạng hóa các hình thức cung cấp TLLT là không chỉ dừng lại ở việc cung cấp trực tiếp các bản sao, bản chứng thực tài liệu mà trung tâm nên mở rộng các hình thức sản phẩm dịch vụ đáp ứng theo nhu cầu của độc giả. Khi xã hội phát triển thì nhu cầu của con người càng lúc càng nâng cao đòi hỏi trung tâm cần phải mở rộng các loại hình về sản phẩm đặc biệt là các dịch vụ lưu trữ, như: Triển khai xây dựng các bộ phim ngắn, các ấn phẩm văn hóa có giá trị từ các TLLT nhằm đẩy mạnh công tác tuyên truyền về số lượng, thành phần, nội dung, giá trị của của những TLLT được bảo quản tại Kho LTLS trên các phương tiện thơng tin đại chúng như các Đài truyền hình, Đài phát thanh, các báo, tạp chí… để con đường mà TLLT đến với người dân là ngắn nhất có thể. Tham khảo cách làm của các LTQG, LTLS các tỉnh như: Tổ chức các hình thức trưng bày, triển lãm hay ứng dựng quảng bá tài liệu trên trang thông tin điện tử, …, để lựa chọn cách làm phù hợp với TLLT tại Trung tâm.
Bên cạnh các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu hiện có,Trung tâm cần xây dựng một hệ thống Website, trang Facebook và Youtube của Trung tâm. Đây là các trang mạng xã hội phổ biến và có lượng người dùng lớn.. tạo điều kiện cho các độc giả có nhu cầu tìm hiểu tài liệu nhưng gặp khó khăn về khoảng cách địa lý, thời gian khơng thể trực tiếp đến khai thác tại phịng đọc có thể khai thác đầy đủ về các tài liệu thơng qua hình thức trực tuyến. Đây cũng là một hình thức quảng bá, tuyên truyền, phổ biến về giá trị, nội dung và thành phần tài liệu đang được bảo quản tại Trung tâm, Trung tâm có thể tiến hành thu phí sử dụng tài liệu qua các hình thức này để tạo ra nguồn lợi cho Trung tâm.
Thứ ba, Xuất bản ấn phẩm, bài viết.
Trung tâm cần tiếp tục phối hợp với các cơ quan có liên quan xuất bản các ấn phẩm nhằm phát huy giá trị tài liệu, giới thiệu, quảng bá nguồn tài liệu đang được bảo quản tại Trung tâm đến đông đảo quần chúng, đặc biệt là những đối tượng có nhu cầu tìm hiểu, khai thác các thông tin từ các tài liệu của Trung tâm. Việc xuất bản ấn phẩm cịn tạo ra nguồn lợi nhuận khơng nhỏ cho trung tâm, là nguồn động viên khích lệ tinh thần cho chính các cán bộ, nhân viên của Trung tâm.
Thứ tư, giải pháp đối với công tác tổ chức triển lãm
Trong thời gian xây dựng trụ sở làm việc mới, Trung tâm nên có các biện pháp để có thể chủ động tổ chức các triển lãm phù hợp: như thuê, mượn các địa điểm để tổ chức triển lãm như các trung tâm hội nghị, bảo tàng, các di tích lịch sử trên địa bàn,…
Thứ năm, tăng cường xây dựng các phim tư liệu, phóng sự liên quan đến nội dung của TLLT đang được bảo quản tại trung tâm:
Bên cạnh những hình thức phát huy giá trị TLLT truyền thống, trung tâm nên xây dựng các hình thức giới thiệu TLLT hiện đại, phù hợp với sự phát triển của công nghệ thông tin hiện nay. Trung tâm cần tiếp tục phối hợp với Đài Phát thanh và Truyền hình Thừa Thiên Huế, Đài Truyền hình Việt Nam khu vực miền
Trung (TRT, VTV8) và một số hãng phim xây dựng những bộ phim tư liệu, phóng sự về TLLT có liên quan đến các chủ đề phù hợp, có liên quan đến nội dung của để phát vào những dịp kỷ niệm các ngày lễ lớn, các sự kiện quan trọng của thành phố, của đất nước (ngày giải phóng quê hươngThừa Thiên Huế, ngày nhà giáo Việt Nam, ngày Thầy thuốc Việt Nam, ngày thương binh liệt sĩ…).
Ngoài ra, trung tâm cần tiến hành hợp tác với các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và các Trung tâm Lưu trữ lịch sử của các tỉnh để học hỏi, trao đổi kinh nghiệm trong công tác phát huy giá trị TLLT nhằm nâng cao hiệu quả công tác này.
Tiểu kết chương 3:
TLLT đang được bảo quản tại trung tâm LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế có nội dung, thành phần khá phong phú, đa dạng. Đây sẽ vừa là thách thức, đồng thời mở ra nhiều cơ hội phát triển cho ngành lưu trữ của tỉnh Thừa Thiên Huế nói riêng. Tuy nhiên, từ trước tới nay, việc phát huy giá trị TLLT bảo quản tại trung tâm còn chưa tương xứng với tiềm năng vốn có của TLLT. Trước sức ép này của xã hội, đòi hỏi Trung tâm LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế bắt buộc phải một sự thay đổi mang tính tồn diện trong hoạt động PHGT LTLT nói riêng và các hoạt động lưu trữ khác nói chung. Trong đề tài, em đã đề xuất một số giải pháp giúp cải thiện và nâng cao chất lượng công tác phát huy giá trị tài liệu tại trung tâm.
KẾT LUẬN
Có thể khắng định rằng: Tài liệu lưu trữ là một di sản có giá trị quan trọng đối với đất nước, cung cấp thông tin trên nhiều lĩnh vực, phục vụ cho nhu cầu chính đáng của nhân dân. Các thơng tin chứa đựng trong TLLT có mức độ tin cậy cao. Vì thế ngồi u cầu phải bảo quản an toàn tài liệu theo đúng quy định của nhà nước thì việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ngày càng được đòi hỏi cao hơn nhằm phù hợp với xu thế phát triển chung của thời đại.
Phát huy giá trị TLLT là một cơng tác có tính khoa học cao, địi hỏi nắm rõ khái niệm, cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn của công tác này tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế. Để thực hiện tốt công tác này cần phối hợp giữa lý luận và thực tiễn về công tác phát huy giá trị tài liệucũng như sự quan tâm, học hỏi và trau dồi nhưng kinh nghiệm quý báu từ các trung tâm lưu trữ trong nước và thế giới.
Công tác phát huy giá trị tài liệu tại trung tâm thời gian qua đã được quan tâm chú trọng.Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác phát huy giá trị tài liệu tại trung tâm vẫn còn nhiều hạn chế cần được quan tâm khắc phục. Do đó trung tâm cần có những biện pháp đồng bộ nhằm khắc phục và hồn thiện hơn cơng tác này. Trong đó, việc phối hợp thực hiện giữa các biện pháp của các hình thức truyền thống và các biện pháp áp dụng công nghệ thông tin hiện đại là yêu cầu cấp bách mà trung tâm phải thực hiện. Đây chính là yếu tố cơ bản để thu hút độc giả từ đó cơng tác phát huy giá trị tài lưu trữ mới có thể đạt được hiệu quả cao.
Để tổ chức thực hiện tốt công tác này cần có sự chỉ đạo của các cấp ban, ngành và các cán bộ có kinh nghiệm trong cơng tác phát huy giá trị tài liệu. Mặc dù, những giải pháp mà em đưa ra chưa đầy đủ và toàn diện để giải quyết hết các vấn đề đang đặt ra tại trung tâm, tuy nhiên em tin rằng với những kiến nghị mang tính gợi mở sẽ là cơ sở có thể giúp lãnh đạo và cán bộ có thể tham khảo nhằm thực hiện công tác phát huy giá trị tài liệu tại trung tâm có được các kết quả cao hơn trong thời gian tới.
Với thời gian cũng như giới hạn về trình độ nên đề tài khóa luận này chắc chắn sẽ khơng tránh khỏi những sai sót. Do vậy, em rất mong nhận được những nhận xét, đánh giá từ Thầy, Cơ. Ngồi ra, để tiếp tục hồn thiện cơng tác phát huy giá trị tài liệu nói chung và tại trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế nói riêng, vấn đề này cần có thêm nhiều hơn nữa các cơng trình nghiên cứu của các học giả khác ở quy mô lớn hơn./.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Quốc hội (2011) Luật số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011
Luật lưu trữ.
2. Quốc hội (2012) Luật số: 19/2012/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2012 Luật Xuất bản.
3. TS. Chu Thị Hậu (2016), Giáo trình “Lý luận và phương pháp cơng
tác lưu trữ” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao động, Hà Nội.