7. Kết cấu đề tài
1.1 Cơ sở lý luận của việc ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển
1.1.4 Trách nhiệm của các đơn vị khi thực hiện trưng bày, triển lãm
TLLT
1.1.4.1 Trách nhiệm của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia
- Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia chịu trách nhiệm trước Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về nội dung và việc tổ chức triển lãm;
- Thực hiện triển lãm theo kế hoạch, nội dung đã được phê duyệt. Trường hợp có phát sinh, thay đổi kịp thời báo cáo Cục để điều chỉnh cho phù hợp;
- Xây dựng nội dung thông tin tuyên truyền liên quan đến triển lãm; - Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ triển lãm; quà tặng (nếu cần), sổ ghi cảm tưởng;
- Quản lý tài liệu, hiện vật trong quá trình diễn ra triển lãm;
- Báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về kết quả tổ chức triển lãm.
1.1.4.2 Trách nhiệm của Phòng Phát huy giá trị tài liệu
Phòng Phát huy giá trị tài liệu chịu trách nhiệm:
- Xây dựng, trình Ban lãnh đạo cơ quan ban hành Kế hoạch tổng thể hàng năm về các hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ.
- Tham mưu giúp Ban lãnh đạo cơ quan xem xét, thẩm định Kế hoạch chi tiết; Danh mục tài liệu dự kiến đưa ra trưng bày; phương án thiết kế, tờ rơi, giấy mời của triển lãm và các nội dung khác có liên quan.
- Làm các thủ tục xin ý kiến của các cơ quan có thẩm quyền về chủ trương, nội dung đề cương, danh mục tài liệu và tài liệu dự kiến đưa ra triển lãm
- Là đầu mối theo dõi quá trình thực hiện triển lãm, báo cáo Ban lãnh đạo và các cơ quan có thẩm quyền về tiến độ hoặc các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức triển lãm.
1.1.4.2 Trách nhiệm của Phịng Hợp tác quốc tế
- Là đầu mối liên hệ, trao đổi, tiếp nhận thông tin, tài liệu từ các đối tác phối hợp tổ chức triển lãm đối với các triển lãm có yếu tố nước ngồi và báo cáo Lãnh đạo Cục, phối với các đơn vị liên quan để xử lý.
- Góp ý bản dịch tờ rơi, giấy mời triển lãm và các nội dung khác có liên quan đối với các triển lãm có yếu tố nước ngồi nếu cần.
1.1.5 Vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ chỉ phát huy được giá trị của mình khi được đưa ra khai thác, sử dụng và một trong những cách phát huy đó là thơng qua trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ. Với tình hình hiện nay do cuộc cách mạng thông tin bùng nổ với đại dịch Covid-19 diễn ra ngày càng phức tạp thì ứng dụng cơng tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ là cần thiết và đóng vai trị quan trọng trong việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Thứ nhất, ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ giúp cho cơ quan, tổ chức tiết kiệm nhân lực, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí, gia tăng số lượng độc giả. Khi tổ chức một cuộc trưng bày, triển lãm phải trải qua nhiều cơng đoạn, vì thế khi ứng dụng cơng nghệ thông tin vào sẽ giảm nhiều bước thủ cơng, thay vào đó là các phần mềm cơng nghệ, giúp cho người thực hiện được nhanh hơn, dễ dàng hơn, nâng cao được chất lượng, hiệu quả công việc. Đảm bảo khi độc giả khai thác, sử dụng TLLT được chăm sóc liên tục và phục vụ kịp thời mọi lúc, mọi nơi ngay cả ngoài giờ làm việc. Ví dụ, khi soạn thảo kế hoạch trưng bày, triển lãm TLLT thay vì soạn thảo bằng tay ta có thể sử dụng phần mềm Microsoft Word sẽ tiết kiệm thời gian, chi phí.
Thứ hai, ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ giúp cho việc tra cứu thông tin tài liệu theo nhiều chiều, đối với nhiều loại hình, nhiều phơng tài liệu khác nhau, không giới hạn về số lượng tài liệu cần khai thác, không mất thời gian như tra cứu thủ công. Tạo sự tương tác, phản hồi nhanh giữa các đơn vị cung cấp tài liệu và người sử dụng tài liệu. Giúp cho việc sưu tầm tài liệu phục vụ trưng bày, triển lãm được nhanh chóng, chính xác và thực hiện dễ dàng. Ví dụ, tra cứu tài liệu bằng phần mềm tra cứu hồ sơ, tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác.
Thứ ba, giúp cho việc xây dựng kế hoạch, khảo sát tài liệu, lập danh mục tài liệu trong triển lãm được chặt chẽ, dễ dàng, thuận lợi; việc báo cáo, thống kê về công tác trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ nhờ các phần mềm, ứng dụng phân tích được nhanh chóng; số liệu báo cáo, thống kê có độ chính xác cao. Ví dụ: sử dụng phần mềm Execl để thống kê số lượng tổ chức trưng bày, triển lãm TLLT trong một năm một cách chính xác, nhanh chóng,
Thứ tư, trong thiết kế, thi công triển lãm, ứng dụng CNTT rất quan trọng vì nó tạo ra một không gian đầy đủ hình khối, màu sắc chất liệu, ánh sáng, các market triển lãm hấp dẫn về nội dung lẫn hình thức thì sẽ tạo cảm hứng, lơi cuốn nhiều người xem.
Thứ năm, giúp tăng khả năng tiếp cận của người cần khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Trưng bày, triển lãm TLLT đang dần đổi mới từng ngày theo sự phát triển của công nghệ thông tin hiện nay. Bên cạnh những cuộc trưng bày, triển lãm tài liệu trực tiếp thì nhiều cơ quan, trung tâm đã và đang xây dựng các sự kiện triển lãm trực tuyến, các hình thức cơng bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các trang mạng xã hội, website,... giúp cho người sử dụng tài liệu lưu trữ có thể tiếp cận với tài liệu mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có Internet thì có thể truy cập vào được. Ví dụ: Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã xây dựng hình thức triển lãm TLLT giúp số lượng độcc giả khai thác TLLT tăng lên, hiệu quả phát huy giá trị TLLT được nâng cao.
Thứ sáu, ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLTL giúp cho việc quản lý đội nhóm, làm việc tại trung tâm khoa học, hiệu quả. Giúp ban lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đưa ra được quyết định nhanh và đúng đắn.
Thứ bảy, nguồn tài liệu được cập nhật đa dạng, thường xuyên. Nếu như trước đây, việc tìm kiếm tài liệu được cung cấp trực tiếp từ các cán bộ chuyên viên thì hiện nay, nguồn tài liệu đa dạng này được cung cấp trực tuyến qua kết nối Internet. Việc truyền tải, cung cấp thơng tin tư liệu được nhanh chóng do được ứng dụng các phần mềm chuyển văn bản, hệ thống quản lý văn bản.
Khi việc ứng dụng CNTT ngày càng phát triển và tiên tiến, nó đã tác động lên nhu cầu của người sử dụng tài liệu lưu trữ, phát huy hiệu quả tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ nói riêng và cơng tác lưu trữ nói chung.
1.2 Cơ sở pháp lý của việc ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ lãm tài liệu lưu trữ
Để thực hiện tốt việc ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã áp dụng những văn bản quy định có liên quan đến ứng dụng CNTT trưng bày, triển lãm TLLT. Những văn bản này sẽ là căn cứ, hướng dẫn cho cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan thực hiện tốt và đạt hiệu quả cao. TTLTQG III đã áp dụng các văn bản quy định về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm TLLT sau đây:
- Luật Lưu trữ 2011 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội về Luật Lưu trữ;
- Văn bản hợp nhất số 10/VBHN-VPQH ngày 12 tháng 12 năm 2017 của Văn phòng Quốc hội về công nghệ thông tin;
- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
- Nghị định 23/2019/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2019 của Chính phủ về hoạt động triển lãm;
- Quyết định số 310/QĐ-VTLT ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về ban hành quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
- Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 1 năm 2019 của Bộ Nội vụ về quy định dữ liệu tiêu chuẩn của thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
Tiểu kết :
Để làm rõ cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ thì tại chương 1, tôi đã đưa ra các khái niệm liên quan như tài liệu lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin, ứng dụng thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ, các yêu cầu, quy trình và vai trị khi ứng dụng công nghệ thơng tin vào đó; các văn bản quy định về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm mà Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã áp dụng. Từ đó, tơi lấy làm cơ sở để làm rõ thực trạng ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ của TTLTQG III tại chương 2.
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TRƯNG BÀY, TRIỂN LÃM TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 2.1 Khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
2.1.1 Lịch sử hình thành
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ quốc gia được thành lập theo Quyết định số 118/TCCP-TC ngày 10/6/1995 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) là đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, tư liệu có ý nghĩa quốc gia hình thành trong q trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Trung ương; các cá nhân, gia đình, dịng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn lãnh thổ từ Quảng Bình trở ra phía Bắc và các cơ quan, tổ chức cấp kỳ, liên khu, khu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa từ năm 1945 đến nay.
Hiện tại, Trung tâm có 5 phịng chức năng và nghiệp vụ, hơn 100 viên chức, đang quản lý trên 15km giá tài liệu gồm 4 loại hình cơ bản: Tài liệu hành chính; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu nghe nhìn; tài liệu có nguồn gốc cá nhân. Bên cạnh đó, Trung tâm cịn lưu giữ hơn 7 vạn hồ sơ cá nhân cùng một số kỷ vật của các cán bộ đi B trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ.
Trong quá trình hình thành hoạt động và phát triển, Trung tâm đã được Đảng, Nhà nước quan tâm, tạo điều kiện đầu tư hệ thống kho tàng, trang thiết bị hiện đại. Điều này chứng tỏ tầm quan trọng của công tác lưu trữ và sự nhận thức đánh giá cao của tồn xã hội đối với vai trị của tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
Bên cạnh đó, với những bàn tay, khối óc, trái tim yêu nghề, được đào tạo chuyên nghiệp, các cán bộ lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III vẫn đang hàng ngày cần mẫn bên những trang tài liệu, những thước phim đã thu
thập, chỉnh lý, sắp xếp một cách khoa học để đưa vào bảo quản, tu bổ, bảo hiểm. Đồng thời đưa ra tổ chức sử dụng, phát huy giá trị của những tài liệu, những kỷ vật vô giá, làm cho nó có một sức sống lâu bền, trường tồn cùng thời gian. Qua đó, cung cấp cho các nhà khoa học, những độc giả, học giả trong và ngoài nước nguồn tri thức đồ sộ, nguồn tài liệu, tư liệu vô giá, để chắt lọc thành những cơng trình nghiên cứu khoa học có ích cho đời.
2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
Theo quyết định số 06/QĐ-BNV ngày 02/01/2020 của Bộ Nội vụ về quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III [1]. Điều 1, Điều 2 của quyết định có nêu rõ như sau:
Điều 1. Vị trí, chức năng
1. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, có chức nhăng trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ và thực hiện hoạt động lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
2. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và có trụ sở làm việc đặt rại thành phố Hà Nội.
Điều 2. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Đề xuất, trình Cục trưởng để trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ xem xét, phê duyệt hoặc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt các đề án, dự án về bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và kinh phí thực hiện các nhiệm vụ khơng thường xuyên đối với tài liệu được giao quản lý.
2. Đề xuất, trinh Cục trưởng phê duyệt, ban hành kế hoạch thực hiện các hoạt động lưu trữ đối với tài liệu được quản lý.
3. Thực hiện các nhiệm vụ theo phân cấp của Cục trưởng:
a) Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân:
cấp liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa.
- Tài liệu của cơ quan, tổ chức Trung ương của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Bình trở ra phía Bắc.
- Hồ sơ địa giới hành chính các cấp.
- Tài liệu được sưu tầm, hiến tặng, ký gửi từ các tổ chức, cá nhân, gia đình dịng họ tiêu biểu.
- Các tài liệu khác được giao quản lý;
b) Thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ được giao trực tiếp quản lý:
- Thu thâp, sưu tầm, bổ sung tài liệu đối với các phông, sưu tập thuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức chuẩn bị tài liệu nộp lưu; tổ chức kiểm tra, đánh giá chất lựogn hồ sơ, tài liệu trước khi thu thập vào lưu trữ lịch sử.
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức giải mật tài liệu và xác định tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Sắp xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu và các biện pháp khác.
- Xây dựng và quản lý an toàn, bảo mật toàn bộ cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức khai thác, sử dụng và phát huy tài liệu lưu trữ.
c) Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ và thực tiễn công tác của Trung tâm.
d) Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất lỹ thuật, vật tư tài sản và kinh phí của Trung tâm theo quy định của pháp luật, Bộ Nội vụ và phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
khác theo quy định của pháp luật và quy định của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, bao gồm:
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ: Thực hiện chỉnh lý tài liệu thông thường và tham gia giải mật, chỉnh lý tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật tại các cơ quan, tổ chức.
- Số hóa tài liệu: Thực hiện số hóa tất cả các loại tài liệu, kể cả tài liệu