7. Kết cấu đề tài
2.2. Tổ chức quản lý ứng dụng CNTT vào công tác trưng bày, triển
lãm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc Gia III
2.2.1 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về trưng bày triển lãm TLLT
Trung tâm đã áp dụng một số văn bản có liên quan đến trưng bày, triển lãm TLLT như Luật Lưu trữ 2011, Quy định về việc tổ chức hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ quốc gia,... Nhưng chưa có văn nào đi vào cụ thể về việc ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT. Vì thế, trong q trình thực hiện, việc khơng có văn bản nào hướng dẫn, chỉ đạo gây khó khăn cho cơng tác tổ chức trưng bày, triển lãm TLLT. Chính vì thế, Trung tâm cần đề xuất với cơ quan cấp trên ban hành văn bản hướng dẫn, chỉ đạo việc ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ để trong quá trình thực hiện được thống nhất, nhanh chóng và đạt hiệu quả tối đa.
2.2.2 Tổ chức bộ máy và nhân sự
Thực hiện trưng bày, triển lãm TLLT tại Trung tâm là các công chức, viên chức, nhân viên ở Phòng phát huy giá trị tài liệu là phịng thực hiện chính. Ngồi ra, cịn có các bộ phận hỗ trợ gián tiếp như phịng Bảo quản hỗ trợ bảo quản tài liệu, lấy tài liệu mỗi khi cần để phục vụ triển lãm; phòng tin học giúp cho việc scan tài liệu; một số bộ phận khác lo thủ tục để thực hiện trưng bày, triển lãm TLLT.
Quyết định của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III về quy định chức năng, nhiệm vụ và Phòng Phát huy giá trị tài liệu [ Phụ lục ảnh 5].
Bảng 2.1 Bảng thống kê nhân sự của Phòng phát huy giá trị tài liệu của TTLTQG III Tên phịng Số lượng cán bộ Trình độ chuyên môn Chuyên ngành lưu trữ Đại học Thạc sỹ Phòng phát huy giá trị tài liệu
12 5 7 5
Qua khảo sát thực tế tại Trung tâm cho thấy nguồn nhân lực tại Phịng Phát huy giá trị tài liệu đều có trình độ đại học trở lên nhưng chỉ có 5 người làm đúng chuyên ngành lưu trữ, những người học không đúng chuyên ngành đều đã được học thêm chứng chỉ bồi dưỡng về văn thư lưu trữ. Vì thế, nhân lực tại phịng phát huy ln thực hiện tốt, đúng chức trách và nhiệm vụ của mình.
Tuy nhiên, khả năng về ứng dụng CNTT của các cán bộ, công chức, nhân viên tại Trung tâm còn hạn chế. Thực hiện làm phim, làm video hoặc một số thiết kế triển lãm vẫn cịn cần sự hỗ trợ từ đơn vị bên ngồi Trung tâm. Về bộ phận thuyết minh triển lãm TLLT thì chỉ có người kiêm nhiệm thuyết minh chứ chưa có ai chun về thuyết minh, vì thế Trung tâm cần một thuyết minh riêng có trình độ chun nghiệp để khi thuyết minh, giới thiệu triển lãm TLLT để đạt hiệu quả cao hơn.
2.2.3 Cơ sở vật chất phục vụ trưng bày, triển lãm TLLT
Một cuộc trưng bày, triển lãm TLLT bao gồm nhiều yếu tố như nhân sự, không gian trưng bày, vật trưng bày, kỹ thuật dàn dựng, thuyết minh, quảng cáo,.. và khơng thể thiếu đó là cơ sở vật chất đảm bảo cho công tác tổ chức trưng bày, triển lãm TLLT được hoàn thiện hơn.
Để trưng bày, triển lãm TLLT được thực hiện tốt, duy trì được lâu dài thì cơng tác bảo quản tài liệu là vô cùng cần thiết. Trung tâm đã thực hiện rất
tốt vấn đề này, Trung tâm đã trang bị các thiết bị hiện đại để bảo quản có hiệu quả nhất như hệ thống điều hòa trung tâm, máy hút ẩm, máy làm sạch khơng khí nhằm đảm bảo nhiệt độ, hệ thống di động...
Khu vực trưng bày, triển lãm TLLT tại Trung tâm có khơng gian thoáng mát, rộng rãi được bố trí tại các tầng 2, 3, 5, 7 của tòa nhà A2. Tại tầng 3 và tầng 5 của Trung tâm có trưng bày các pano triển lãm nhằm thu hút sự chú ý của khách tham quan.
Hình ảnh 1. Pano triển lãm “ Bộ Nội vụ với phong trào yêu nước” tại tầng 5 toàn nhà A2 - TTLTQG III
( Nguồn: tác giả tự chụp) Qua khảo sát thực tế tại Trung tâm, cơ quan đã có sự quan tâm, đầu tư về cơ sở vật chất phục vụ trưng bày, triển lãm TLLT. Trang thiết bị tốt, hệ thống máy tính hiện đại đảm bảo phục vụ cho cán bộ, công chức, viên chức trong Trung tâm hay độc giả muốn khai thác, sử dụng tài liệu có thể tìm kiếm chính xác, rút ngắn thời gian nghiên cứu, tăng năng suất làm việc. Tuy nhiên, khi khách tham gia triển lãm với số lượng đông, khách tham quan không thể
nghe rõ từng ý mà người thuyết minh triển lãm nói, ảnh hưởng đến chất lượng khi thuyết minh về TLLT. Ngoài trang bị hệ thống máy tính hiện đại, máy trình chiếu, màn hình ti vi, Trung tâm cần thêm những công nghệ hiện đại khác như đầu tư thêm các thiết bị nghe riêng cho từng người khi đến tham quan triển lãm để người thuyết minh có thể nói cho tất cả mọi người cùng nghe, khách đến tham quan có cái nhìn cụ thể hơn, hiểu rõ hơn về giá trị quý báu của tài liệu khi được đưa ra trưng bày.
2.2.4 Các cuộc trưng bày, triển lãm TLLT tại TTLTQG III từ năm 2015-2021 2015-2021
Trưng bày, triển lãm TLLT đã và đang được TTLTQG III quan tâm và đẩy mạnh thực hiện tổ chức nhiều cuộc triển lãm với nội dung khác nhau, đa dạng, phong phú và mang lại dấu ấn trong lòng độc giả. Dưới đây là tên các cuộc trưng bày, triển lãm TLLT mà TTLTQG III đã tổ chức thực hiện hoặc phối hợp thực hiện cùng với các nước, bộ, ngành, cơ quan liên quan khác từ năm 2015 – 2021:
Bảng 2.2 Tên các cuộc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III từ năm 2015 - 2021
STT Tên trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ Năm
1 Kỷ niệm 70 năm cách mạng Tháng Tám và Quốc Khánh 02/9
2015
2 Kỷ niệm 70 năm ngày Toàn quốc kháng chiến 2016
3 70 năm ngày Thương binh liệt sĩ 2017
4 Hội nghị Paris – Đường đến hồ bình 2018
5 Hồ sơ, kỷ vật cán bộ B – Quảng Trị ngày trở về 2018 6 Địa giới hành chính Việt Nam qua Di sản tư liệu Thế
giới và tài liệu lưu trữ quốc gia tiêu biểu
2018
7 Bảo vật quốc qia – Tập Sắc lệnh của Chủ tịch Chính phủ Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa năm 1945-1946
8 Điện Biên Phủ - Một thiên sử vàng 2019
9 Hồ Chí Minh – Danh nhân văn hóa 2019
10 Hồ Chí Minh – Cuộc đời và sự nghiệp từ tài liệu lưu trữ Việt nam và quốc tế
2019
11 Việt Nam – Điểm đến 2019
12 Tập kết tại Cao Lãnh – Ra đi để trở về 2019 13 Quốc kỳ, Quốc ca, Quốc huy –biểu tượng tự hào của
dân tộc Việt Nam
2020
14 Phối hợp thực hiện triển lãm “ Ln có Bác trong tim” với Bảo tàng Lịch sử Quân sự
2020
15 Bộ Nội vụ với phong trào thi đua yêu nước 2020 16 “ Báo chí Cách mạng Việt Nam” với Cục Báo chí,
Bộ Thơng tin Truyền thơng
2020
17 “Ba Đình: Lịch sử, đổi mới và phát triển” Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, III, IV, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phối hợp thực hiện
2021
18 “Những dấu ấn của Kỳ họp thứ nhất các nhiệm kỳ Quốc hội” Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ đã phối hợp tổ chức triển lãm
2021
19 Bản Hùng ca quyết tử 2021
20 Triển lãm “Đại tướng Võ Nguyên Giáp - Chân dung một huyền thoại”
2021
Qua bảng 2.2 cho thấy Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã và đang rất tích cực thực hiện tổ chức các cuộc trưng bày, triển lãm TLLT để cung cấp những thơng tin nổi bật, chính xác, đáp ứng nhu cầu của xã hội. Cịn hơn thế nữa, Trung tâm đã phối hợp với đơn vị nước ngoài để tổ chức triển lãm như triển lãm “ Hiệp định Paris – Đường đến hịa bình” Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phối hợp với Lưu trữ Hoa Kỳ nhân dịp kỷ niệm 45 năm ngày Hiệp định Paris được ký kết ( 1973-2018) và 23 năm bình thường hóa quan hệ
ngoại giao ( 12/7/1995 – 12/7/2018); Triển lãm “Hồ Chí Minh: cuộc đời và sự nghiệp từ tài liệu lưu trữ Việt Nam và quốc tế” đã khai mạc sáng nay, ngày 28/8/2019, tại Khu Di tích Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Phủ Chủ tịch. Triển lãm do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Bộ Nội vụ phối hợp với Khu Di tích Chủ tịch Hồ Chí Minh cùng ba cơ quan Lưu trữ Liên bang Nga, Cộng hòa Pháp và Hoa Kỳ tổ chức, TTLTQG III là đơn vị thực hiện... Tuy nhiên, Trung tâm mới chỉ áp dụng trưng bày, triển lãm TLLT trực tiếp chưa có triển lãm trực tuyến nhưng Trung tâm đang cố gắng từng bước để xây dựng triển lãm trực tuyến và dự định trong năm nay (năm 2022) Trung tâm sẽ công bố, giới thiệu một số cuộc triển lãm trực tuyến.