7. Kết cấu đề tài
3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong trưng
3.2.1 Giải pháp về công tác quản lý
3.2.1.1 Xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về ứng dụng CNTT trong trưng bày triển lãm TLLT
Để thực hiện tốt việc tổ chức trưng bày, triển lãm TLLT ngoài việc áp dụng các văn bản của cơ quan nhà nước thì Trung tâm cần xây dựng và văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể về việc ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT. Mục đích của việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể là để tạo sự thống nhất trong quá trình thực hiện, dễ dàng quản lý và thấy được cái thiếu sót để kịp thời khắc phục. Từ đó, nâng cao được chất lượng trong công tác tổ chức trưng bày, triển lãm TLLT.
3.2.1.2 Chú trọng bồi dưỡng, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Để tạo nên một cuộc trưng bày, triển lãm TLLT cần rất nhiều yếu tố, đặc biệt là yếu tố con người. Người làm trưng bày, triển lãm ln có trong mình tinh thần học hỏi, sáng tạo, tìm tịi những những cái mới để cho những sản phẩm triển lãm mới mẻ, khác với những triển lãm trước đó. So với các
hình thức tổ chức sử dụng tài liệu thì hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ cần đầu tư chất xám cao hơn vì thế Trung tâm cần chú trọng, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
Trung tâm tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên thực hiện tổ chức trưng bày, triển lãm nói riêng và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ khác nói chung để nâng cao trình độ cả về chun mơn nghiệp vụ và công nghệ thông tin. Khi cán bộ, công chức sử dụng, vận hành thành thạo các trang thiết bị, phần mềm cơng nghệ thơng tin thì việc quản lý tài liệu được chặt chẽ, phục vụ độc giả sử dụng phần mềm tra cứu tài liệu một cách kịp thời và hiệu quả. Từ đó, chất lượng công việc được nâng cao, hạn chế được những sai sót khi làm việc.
Trung tâm cần đào tạo hoặc tuyển dụng thêm nhân sự có trình độ về công nghệ thông tin và chuyên mơn về thuyết minh triển lãm. Người có trình độ cơng nghệ thơng tin nên là những người trẻ vì họ tiếp được tiếp cận thơng tin và có thể bắt kịp sự phát triển nhanh chóng của cơng nghệ thơng tin, cập nhật những cái mới để ứng dụng vào trong các nghiệp vụ lưu trữ một cách nhanh nhất, hiện đại nhất giúp cho quá trình thực hiện được nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả được nâng cao. Người thuyết minh cần là người có trình độ chun mơn, có kiến thức và biết sử dụng kiến thức phù hợp đối với đối tượng khách tham quan, biết điều chỉnh lượng thông tin và biết cách tạo sự thu hút khi thuyết minh triển lãm cho người tham quan để có thể làm cầu nối giữa nối giữa nội dung trưng bày, triển lãm với khách tham quan đưa giá trị của tài liệu lưu trữ đến với mọi người.
3.2.1.3 Đầu tư kinh phí, trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại
Cần chú trọng đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại phục vụ trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ để phát huy giá trị tài liệu được thực hiện tốt. Các trang thiết bị cần thiết như máy tính, máy trình chiếu, ti vi,... cần được bảo quản và thường xuyên kiểm tra, cập nhật nhữung tính năng
mới để phục vụ tra cứu, tìm hồ sơ tài liệu cũng như phục vụ các mục đích khác được dễ dàng, thuận lợi. Ngoài ra, cần trang bị thêm một số thiết bị nghe cho khách tham quan triển lãm, các kệ trưng bày, màn chiếu, màn hình góp phần nâng cao hiệu quả cơng tác phát huy giá trị tài liệu.
3.2.1.4 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện hoạt động trưng bày, triển lãm TLLT
Một giải pháp cần thiết nâng cao việc ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT đó là tường xuyên kiểm tra, đánh giá tình tình thực hiện hoạt động trưng bày, triển lãm TLLT tại Trung tâm. Khi kiểm tra, đánh giá giúp Ban lãnh đạo nắm bắt được tình hình thực tế của các phòng trực tiếp cũng như gián tiếp thực hiện trưng bày, triển lãm. Từ đó, đánh giá được những ưu điểm cần phát huy và những hạn chế cịn tồn tại để tìm cách khắc phục, giúp cho hoạt dộng trưng bày, triển lãm ngày càng hoàn thiện hơn.
Bên cạnh đó, Trung tâm cần đưa ra chính sách, chế độ ưu đãi, xử lý vi phạm đối với hoạt động trưng bày, triển lãm TLLT để cán bộ, cơng chức, viên chức, nhân viên có thêm động lực, có tinh thần làm việc và có trách nhiệm với công việc được giao.