7. Kết cấu đề tài
1.2 Cơ sở pháp lý của việc ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển
lãm tài liệu lưu trữ
Để thực hiện tốt việc ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã áp dụng những văn bản quy định có liên quan đến ứng dụng CNTT trưng bày, triển lãm TLLT. Những văn bản này sẽ là căn cứ, hướng dẫn cho cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan thực hiện tốt và đạt hiệu quả cao. TTLTQG III đã áp dụng các văn bản quy định về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm TLLT sau đây:
- Luật Lưu trữ 2011 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội về Luật Lưu trữ;
- Văn bản hợp nhất số 10/VBHN-VPQH ngày 12 tháng 12 năm 2017 của Văn phòng Quốc hội về công nghệ thông tin;
- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
- Nghị định 23/2019/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2019 của Chính phủ về hoạt động triển lãm;
- Quyết định số 310/QĐ-VTLT ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về ban hành quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
- Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 1 năm 2019 của Bộ Nội vụ về quy định dữ liệu tiêu chuẩn của thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
Tiểu kết :
Để làm rõ cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ thì tại chương 1, tơi đã đưa ra các khái niệm liên quan như tài liệu lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin, ứng dụng thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ, các yêu cầu, quy trình và vai trị khi ứng dụng công nghệ thông tin vào đó; các văn bản quy định về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm mà Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã áp dụng. Từ đó, tơi lấy làm cơ sở để làm rõ thực trạng ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ của TTLTQG III tại chương 2.
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TRƯNG BÀY, TRIỂN LÃM TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 2.1 Khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
2.1.1 Lịch sử hình thành
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ quốc gia được thành lập theo Quyết định số 118/TCCP-TC ngày 10/6/1995 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) là đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, tư liệu có ý nghĩa quốc gia hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Trung ương; các cá nhân, gia đình, dịng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn lãnh thổ từ Quảng Bình trở ra phía Bắc và các cơ quan, tổ chức cấp kỳ, liên khu, khu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa từ năm 1945 đến nay.
Hiện tại, Trung tâm có 5 phịng chức năng và nghiệp vụ, hơn 100 viên chức, đang quản lý trên 15km giá tài liệu gồm 4 loại hình cơ bản: Tài liệu hành chính; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu nghe nhìn; tài liệu có nguồn gốc cá nhân. Bên cạnh đó, Trung tâm cịn lưu giữ hơn 7 vạn hồ sơ cá nhân cùng một số kỷ vật của các cán bộ đi B trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ.
Trong quá trình hình thành hoạt động và phát triển, Trung tâm đã được Đảng, Nhà nước quan tâm, tạo điều kiện đầu tư hệ thống kho tàng, trang thiết bị hiện đại. Điều này chứng tỏ tầm quan trọng của công tác lưu trữ và sự nhận thức đánh giá cao của toàn xã hội đối với vai trò của tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
Bên cạnh đó, với những bàn tay, khối óc, trái tim yêu nghề, được đào tạo chuyên nghiệp, các cán bộ lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III vẫn đang hàng ngày cần mẫn bên những trang tài liệu, những thước phim đã thu
thập, chỉnh lý, sắp xếp một cách khoa học để đưa vào bảo quản, tu bổ, bảo hiểm. Đồng thời đưa ra tổ chức sử dụng, phát huy giá trị của những tài liệu, những kỷ vật vô giá, làm cho nó có một sức sống lâu bền, trường tồn cùng thời gian. Qua đó, cung cấp cho các nhà khoa học, những độc giả, học giả trong và ngoài nước nguồn tri thức đồ sộ, nguồn tài liệu, tư liệu vô giá, để chắt lọc thành những cơng trình nghiên cứu khoa học có ích cho đời.
2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
Theo quyết định số 06/QĐ-BNV ngày 02/01/2020 của Bộ Nội vụ về quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III [1]. Điều 1, Điều 2 của quyết định có nêu rõ như sau:
Điều 1. Vị trí, chức năng
1. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, có chức nhăng trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ và thực hiện hoạt động lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
2. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và có trụ sở làm việc đặt rại thành phố Hà Nội.
Điều 2. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Đề xuất, trình Cục trưởng để trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ xem xét, phê duyệt hoặc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt các đề án, dự án về bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và kinh phí thực hiện các nhiệm vụ không thường xuyên đối với tài liệu được giao quản lý.
2. Đề xuất, trinh Cục trưởng phê duyệt, ban hành kế hoạch thực hiện các hoạt động lưu trữ đối với tài liệu được quản lý.
3. Thực hiện các nhiệm vụ theo phân cấp của Cục trưởng:
a) Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân:
cấp liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa.
- Tài liệu của cơ quan, tổ chức Trung ương của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Bình trở ra phía Bắc.
- Hồ sơ địa giới hành chính các cấp.
- Tài liệu được sưu tầm, hiến tặng, ký gửi từ các tổ chức, cá nhân, gia đình dịng họ tiêu biểu.
- Các tài liệu khác được giao quản lý;
b) Thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ được giao trực tiếp quản lý:
- Thu thâp, sưu tầm, bổ sung tài liệu đối với các phông, sưu tập thuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức chuẩn bị tài liệu nộp lưu; tổ chức kiểm tra, đánh giá chất lựogn hồ sơ, tài liệu trước khi thu thập vào lưu trữ lịch sử.
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức giải mật tài liệu và xác định tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Sắp xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu và các biện pháp khác.
- Xây dựng và quản lý an toàn, bảo mật toàn bộ cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức khai thác, sử dụng và phát huy tài liệu lưu trữ.
c) Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ và thực tiễn công tác của Trung tâm.
d) Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất lỹ thuật, vật tư tài sản và kinh phí của Trung tâm theo quy định của pháp luật, Bộ Nội vụ và phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
khác theo quy định của pháp luật và quy định của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, bao gồm:
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ: Thực hiện chỉnh lý tài liệu thông thường và tham gia giải mật, chỉnh lý tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật tại các cơ quan, tổ chức.
- Số hóa tài liệu: Thực hiện số hóa tất cả các loại tài liệu, kể cả tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước và chịu trách nhiệm bảo mật và bàn giao toàn bộ cơ sở sữ liệu theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước; cung cấp phần mềm chuyên dụng về quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ.
- Bảo quản tài liệu: cung cấp dịch vụ thuê kho tàng bảo quản, liên doanh, liên kết.
- Tư vấn trực tiếp hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ.
e) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước giao.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của TTLTQG III được thể hiện qua qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Ban Giám đốc Phòng Thu thập và Chỉnh lý Phòng Bảo quản Phòng Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Phòng Tài liệu nghe nhìn Phịng Hành chính – Tổng hợp
Việc thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức thuộc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định trên cơ sở đề xuất của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị thuộc Trung tâm.
2.2. Tổ chức quản lý ứng dụng CNTT vào công tác trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc Gia III lãm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc Gia III
2.2.1 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về trưng bày triển lãm TLLT
Trung tâm đã áp dụng một số văn bản có liên quan đến trưng bày, triển lãm TLLT như Luật Lưu trữ 2011, Quy định về việc tổ chức hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ quốc gia,... Nhưng chưa có văn nào đi vào cụ thể về việc ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT. Vì thế, trong quá trình thực hiện, việc khơng có văn bản nào hướng dẫn, chỉ đạo gây khó khăn cho cơng tác tổ chức trưng bày, triển lãm TLLT. Chính vì thế, Trung tâm cần đề xuất với cơ quan cấp trên ban hành văn bản hướng dẫn, chỉ đạo việc ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ để trong quá trình thực hiện được thống nhất, nhanh chóng và đạt hiệu quả tối đa.
2.2.2 Tổ chức bộ máy và nhân sự
Thực hiện trưng bày, triển lãm TLLT tại Trung tâm là các công chức, viên chức, nhân viên ở Phòng phát huy giá trị tài liệu là phòng thực hiện chính. Ngồi ra, cịn có các bộ phận hỗ trợ gián tiếp như phịng Bảo quản hỗ trợ bảo quản tài liệu, lấy tài liệu mỗi khi cần để phục vụ triển lãm; phòng tin học giúp cho việc scan tài liệu; một số bộ phận khác lo thủ tục để thực hiện trưng bày, triển lãm TLLT.
Quyết định của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III về quy định chức năng, nhiệm vụ và Phòng Phát huy giá trị tài liệu [ Phụ lục ảnh 5].
Bảng 2.1 Bảng thống kê nhân sự của Phòng phát huy giá trị tài liệu của TTLTQG III Tên phòng Số lượng cán bộ Trình độ chun mơn Chun ngành lưu trữ Đại học Thạc sỹ Phòng phát huy giá trị tài liệu
12 5 7 5
Qua khảo sát thực tế tại Trung tâm cho thấy nguồn nhân lực tại Phòng Phát huy giá trị tài liệu đều có trình độ đại học trở lên nhưng chỉ có 5 người làm đúng chuyên ngành lưu trữ, những người học không đúng chuyên ngành đều đã được học thêm chứng chỉ bồi dưỡng về văn thư lưu trữ. Vì thế, nhân lực tại phịng phát huy luôn thực hiện tốt, đúng chức trách và nhiệm vụ của mình.
Tuy nhiên, khả năng về ứng dụng CNTT của các cán bộ, công chức, nhân viên tại Trung tâm còn hạn chế. Thực hiện làm phim, làm video hoặc một số thiết kế triển lãm vẫn còn cần sự hỗ trợ từ đơn vị bên ngoài Trung tâm. Về bộ phận thuyết minh triển lãm TLLT thì chỉ có người kiêm nhiệm thuyết minh chứ chưa có ai chuyên về thuyết minh, vì thế Trung tâm cần một thuyết minh riêng có trình độ chun nghiệp để khi thuyết minh, giới thiệu triển lãm TLLT để đạt hiệu quả cao hơn.
2.2.3 Cơ sở vật chất phục vụ trưng bày, triển lãm TLLT
Một cuộc trưng bày, triển lãm TLLT bao gồm nhiều yếu tố như nhân sự, không gian trưng bày, vật trưng bày, kỹ thuật dàn dựng, thuyết minh, quảng cáo,.. và không thể thiếu đó là cơ sở vật chất đảm bảo cho công tác tổ chức trưng bày, triển lãm TLLT được hoàn thiện hơn.
Để trưng bày, triển lãm TLLT được thực hiện tốt, duy trì được lâu dài thì cơng tác bảo quản tài liệu là vô cùng cần thiết. Trung tâm đã thực hiện rất
tốt vấn đề này, Trung tâm đã trang bị các thiết bị hiện đại để bảo quản có hiệu quả nhất như hệ thống điều hòa trung tâm, máy hút ẩm, máy làm sạch khơng khí nhằm đảm bảo nhiệt độ, hệ thống di động...
Khu vực trưng bày, triển lãm TLLT tại Trung tâm có khơng gian thống mát, rộng rãi được bố trí tại các tầng 2, 3, 5, 7 của tòa nhà A2. Tại tầng 3 và tầng 5 của Trung tâm có trưng bày các pano triển lãm nhằm thu hút sự chú ý của khách tham quan.
Hình ảnh 1. Pano triển lãm “ Bộ Nội vụ với phong trào yêu nước” tại tầng 5 toàn nhà A2 - TTLTQG III
( Nguồn: tác giả tự chụp) Qua khảo sát thực tế tại Trung tâm, cơ quan đã có sự quan tâm, đầu tư về cơ sở vật chất phục vụ trưng bày, triển lãm TLLT. Trang thiết bị tốt, hệ thống máy tính hiện đại đảm bảo phục vụ cho cán bộ, công chức, viên chức trong Trung tâm hay độc giả muốn khai thác, sử dụng tài liệu có thể tìm kiếm chính xác, rút ngắn thời gian nghiên cứu, tăng năng suất làm việc. Tuy nhiên, khi khách tham gia triển lãm với số lượng đông, khách tham quan không thể
nghe rõ từng ý mà người thuyết minh triển lãm nói, ảnh hưởng đến chất lượng khi thuyết minh về TLLT. Ngồi trang bị hệ thống máy tính hiện đại, máy trình chiếu, màn hình ti vi, Trung tâm cần thêm những công nghệ hiện đại khác như đầu tư thêm các thiết bị nghe riêng cho từng người khi đến tham quan triển lãm để người thuyết minh có thể nói cho tất cả mọi người cùng nghe, khách đến tham quan có cái nhìn cụ thể hơn, hiểu rõ hơn về giá trị quý báu của tài liệu khi được đưa ra trưng bày.
2.2.4 Các cuộc trưng bày, triển lãm TLLT tại TTLTQG III từ năm 2015-2021 2015-2021
Trưng bày, triển lãm TLLT đã và đang được TTLTQG III quan tâm và đẩy mạnh thực hiện tổ chức nhiều cuộc triển lãm với nội dung khác nhau, đa dạng, phong phú và mang lại dấu ấn trong lòng độc giả. Dưới đây là tên các cuộc trưng bày, triển lãm TLLT mà TTLTQG III đã tổ chức thực hiện hoặc