7. Kết cấu đề tài
2.3. Thực trạng ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT
tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Các sự kiện trưng bày, triển lãm TLLT tại TTLTQG III được thực hiện theo đúng quy trình của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Mỗi một cuộc triển lãm đều được ứng dụng CNTT ở những mức độ khác nhau, giúp cho q trình thực hiện được thuận lợi, chính xác và đạt hiệu quả cao. Trung tâm ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm qua từng bước cụ thể sau đây:
2.3.1. Xây dựng kế hoạch tổng thể và dự tốn kinh phí
Xây dựng kế hoạch triển lãm nhằm chỉ đạo và hướng dẫn công tác trưng bày, triển lãm tài liệu. Mỗi cuộc triển lãm là một chủ đề khác nhau, đặc điểm và nội dung khác nhau, nên cần có mỗi bản kế hoạch tổ chức khác nhau. Trung tâm sẽ xây dựng kế hoạch về tổ chức triển lãm theo kế hoạch năm đã đề ra hoặc cách mấy năm hoặc đột xuất và thực hiện theo đúng nội dung ghi trong kế hoạch.
Xây dựng kế hoạch sẽ do lãnh đạo phòng hoặc là người được giao nhiệm vụ chính sẽ được lập. Tại bước này, trung tâm đã ứng dụng CNTT trong việc xây dựng một bản kế hoạch là sử dụng phần mềm Microsoft Word giúp thực hiện tiết kiệm thời gian và đạt hiệu quả cao.
2.3.2. Khảo sát tài liệu, xây dựng đề cương và ban hành kế hoạch chi tiết tổ chức triễn lãm tiết tổ chức triễn lãm
Khảo sát tài liệu triển lãm, Trung tâm sử dụng chủ yếu đó là phần mềm tra cứu hồ sơ, tài liệu trên máy tính giúp cho q trình khảo sát được nhanh chóng, tiện lợi. Tuy nhiên, khi khảo sát có những phơng chưa được đưa lên phần mềm tra cứu thì người khảo sát tài liệu bằng mục lục văn bản có sẵn làm cho q trình tìm kiếm, sử dụng tài liệu cịn mất nhiều thời gian.
Hình ảnh 2. Phần mềm tra cứu hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
( Nguồn : tác giả tự chụp)
Phòng Phát huy giá trị tài liệu luôn đảm nhận vai trò và trách nhiệm chính trong thực hiện trưng bày, triển lãm TLLT. Vì thế, Lãnh đạo phịng hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ sẽ xây dựng đề cương chi tiết, sắp xếp các công việc cần thực hiện và phân chia cụ thể cho mỗi người đúng với chun mơn của mình.
Kế hoạch chi tiết tổ chức một cuộc triển lãm gồm những nội dung sau: - Tên chính thức của triển lãm;
- Cơ quan chủ trì, phối hợp và cơ quan tổ chức thực hiện; - Mục đích, ý nghĩa;
- Thời gian, địa điểm;
- Quy mơ, diện tích trưng bày, dự kiến số lượng, loại hình tài liệu trưng bày; Phân công thực hiện và dự kiến tiến độ thực hiện cơng việc;
- Nguồn kinh phí, dự tốn kinh phí;
- Dự kiến thành phần khách mời tham dự;
- Đề cương chi tiết triển lãm: bố cục triển lãm, nội dung chi tiết của từng phần và dự kiến số lượng tài liệu của từng phần.
Hình ảnh 3. Đề cương, kế hoạch triển lãm
“ Quốc kỳ, Quốc ca, Quốc huy – Biểu tượng tự hào dân tộc Việt Nam” tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, tháng 8/2020
( Nguồn : Cán bộ làm triển lãm cung cấp)
Ứng dụng CNTT ở bước này cũng là dùng máy tính xây dựng kế hoạch chi tiết và photo ra nhiều bản gửi cho các đơn vị, cá nhân có liên quan biết và thực hiện.
2.3.3. Sưu tầm, lựa chọn và lập danh mục tài liệu dự kiến đưa ra triển lãm triển lãm
Tại Trung tâm, danh mục tài liệu được lựa chọn theo đề cương của triển lãm đã lập ra. Khi sưu tầm, lựa chọn tài liệu cần đảm bảo các nội dung như số lượng và loại hình tài liệu ( tài liệu giấy, ảnh, phim, hiện vật), nội dung tài liệu, bản scan tài liệu, xuất xứ của tài liệu, bản dịch chú thích (nếu cần). Ngoài sưu tầm tài liệu đang được bảo quản tại Trung tâm thì Trung tâm cịn sưu tầm tài liệu từ các cơ quản, tổ chức, cá nhân, gia đình dịng họ,... có tài liệu liên quan đến chủ đề triển lãm.
2.3.4 Thẩm định nội dung và tài liệu dự kiến đưa ra triển lãm
Thẩm định nội dung là thẩm định tất cả nội dung liên quan đến triển lãm như kế hoạch chi tiết tổ chức triển lãm, danh mục tài liệu, phương án thiết kế và market triển lãm, thẩm định nội dung tài liệu xem có phù hợp khơng, đảm bảo u cầu chưa để khi đưa ra trưng bày không gặp về vấn đề như bản quyền, nội dung tài liệu đúng với cuộc trưng bày, triển lãm đó. Người có trách nhiệm thẩm định nội dung sẽ duyệt nội dung trực tiếp trên văn bản hoặc qua phần mềm hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
Hình ảnh 4. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành được sử dụng tại TTLTQG III
Hiện tại, phần mềm hệ thống văn bản quản lý và điều hành được đưa vào vận hành khá tốt, chuyển phát văn bản nhanh, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như là dễ dàng quản lý được văn bản. Nhưng đơi vấn cịn gặp một số vấn đề về đường truyền mạng nên khi chờ duyệt và chữ ký số trên hệ thống còn hơi lâu.
2.3.5. Thiết kế, thi cơng triển lãm
Khi đã có kế hoạch, phương án và tài liệu đúng với chủ đề triển lãm thì Trung tâm sẽ phối hợp với bộ phận thiết kế, thi công để thực hiện. Phương án trưng bày và maket triển lãm phải được thiết kế đảm bảo tính thẩm mỹ, phù hợp với mục đích, nội dung và đối tượng hướng tới của triển lãm. Hình thức thể hiện phải phù hợp với chủ đề, ý nghĩa, không gian và chất liệu của tài liệu.
Hình ảnh 5. Một số hình ảnh thiết kế của Triển lãm “ Đại tướng Võ Nguyên Giáp – Chân dug một huyền thoại”
Thiết kế triển lãm là một phần không thể thiếu trong công tác tổ chức trưng bày, triển lãm. Thiết kế đẹp, độc đáo, sáng tạo sẽ thu hút được nhiều khách tham quan và tạo dấu ấn cho người xem. Tuy nhiên, Trung tâm chưa có bộ phận thiết kế riêng vì thế cịn phải phối hợp với bộ phận bên ngoài để thi công thực hiện.
2.3.6. Tổ chức Lễ Khai mạc
Sau khi thực hiện tất cả công việc trên thì Trung tâm sẽ tổ chức lễ Khai mạc theo thời gian đã dự kiến. Lễ Khai mạc cần phải trang trọng vì thế phải chuẩn bị đầy đủ trước khi thực hiện khai mạc như kế hoạch chi tiết thực hiện buổi lễ khai mạc, diễn văn chào mừng, phát biểu khai mạc, phát biểu chỉ đạo,... để buổi lễ diễn ra thành công tốt đẹp.
Hình ảnh 6. Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
Đặng Thanh Tùng, Chủ tịch Hội Cựu chiến binh Bộ Nội vụ phát biểu tại Lễ khai mạc
2.3.7. Tổng kết
Sau khi triển lãm kết thúc, Trung tâm thực hiện thu hồi, bàn giao, nộp lưu tài liệu đầy đủ an tồn. Bên cạnh đó, Trung tâm tổ chức họp tổng kết và rút kinh nghiệm, đề xuất giải pháp cải tiến để các cuộc trưng bày, triển lãm sau được thành công hơn.
Sau khi hết thời gian trưng bày tại các địa điểm cố định, Trung tâm còn giới thiệu tài liệu triển lãm trên website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và trên Fanpage Facebook của Trung tâm để nhiều nhiều người biết hơn, người không xem trực tiếp được có thể khai thác, sử dụng tài liệu trên đó. Điều đó, đã giúp Trung tâm tăng lên số lượng người theo dõi và tài liệu đến với độc giả ngày càng nhiều.
Hình ảnh 7. Giới thiệu tài liệu triển lãm trên Website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
Hình ảnh 8. Giới thiệu tài liệu triển lãm “ Bản hùng ca quyết tử” trên fanpage Facebook của TTLTQG III
( Nguồn: Fanpage Facebook Trung tâm Lưu trữ quốc gia III)
Tiểu kết:
Qua quá trình khảo sát tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, tôi nhận thấy: Về cơ bản, Trung tâm đã có sự quan tâm và thực hiện khá tốt việc ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT nhưng chưa đáp ứng đủ, cần phải tăng cường ứng dụng hơn nữa để tài liệu lưu trữ được phát huy giá trị của mình. Các cán bộ, công chức, viên chức thực hiện trưng bày, triển lãm TLLT đều có trình độ chun mơn tốt nhưng khả năng ứng dụng cơng nghệ thơng tin cịn hạn chế. Cơ sở vật chất, trang thiết bị khá đầy đủ và ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT khá tốt nhưng chưa được sâu. Từ thực trạng trên, Trung tâm vẫn còn những hạn chế tồn tại, gây ra một số ảnh hưởng nhất định đến chất lượng cơng việc. Vì thế, tơi xin đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT tại TTLTQG III ở chương 3.
CHƯƠNG 3
NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CNTT TRONG TRƯNG BÀY, TRIỂN LÃM
TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 3.1 Nhận xét
Qua khảo sát thực tế, tôi nhận thấy việc ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT tại TTLTQG III có những ưu điểm và hạn chế sau đây:
3.1.1 Ưu điểm
Ban lãnh đạo Trung tâm đã có nhận thức về vai trị và tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT, vì thế Trung tâm đã chú trọng, mở rộng và đầu tư nhiều, phát triển về quy mô, hồn thiện hơn về cách tổ chức, có sức lan tỏa lớn thu hút được nhiều đoàn khách trong và ngồi nước đến tham quan.
Đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức, nhân viên của Trung tâm ngày càng được bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ, luôn cố gắng trong việc tìm tịi, sáng tạo, ứng dụng các phần mềm kỹ thuật, cách dàn dựng, thiết kế làm cho mỗi cuộc triển lãm mang một màu sắc riêng, tạo cảm hứng cho khách đến tham quan và để lại cho họ dấu ấn về một văn bản, tài liệu lưu trữ khơng khơ khan, dài dịng mà là hấp dẫn, thú vị.
Trung tâm đã phối hợp với các cơ, quan, đơn vị có liên quan để cùng hợp tác, trao đổi và chia sẻ kinh nghiệm, phối hợp với nhau để tổ chức các buổi triển lãm có quy mơ lớn, nâng cao nhận thức và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ đối với xã hội. Các cuộc trưng bày, triển lãm đã ngày một tăng lên và tổ chức theo kế hoạch hằng năm. Đặc biệt, Trung tâm đã hợp tác với đơn vị nước ngoài để cùng tổ chức triển lãm như triển lãm “ Hiệp định Paris – Đường đến hịa bình” Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phối hợp với Lưu trữ Hoa Kỳ do TTLTQG III thực hiện; triển lãm “Hồ Chí Minh: cuộc đời và sự nghiệp từ tài liệu lưu trữ Việt Nam và quốc tế”, Triển lãm do Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước Bộ Nội vụ phối hợp với Khu Di tích Chủ tịch Hồ Chí Minh cùng ba cơ quan Lưu trữ Liên bang Nga, Cộng hòa Pháp và Hoa Kỳ tổ chức, TTLTQG III thực hiện và một số cuộc triển lãm khác.
Về cơ sở vật chất, Trung tâm đã trang bị khá đầy đủ, hiện đại và đảm bảo chất lượng phục vụ cho cơng tác phát huy giá trị tài liệu nói riêng và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ nói chung. Trung tâm có sự đầu tư về trang thiết bị như hệ thống máy tính, hệ thống điều hòa, máy chiếu, ti vi, hệ thống di động,... nhằm bảo quản tài liệu một cách tốt nhất để phục vụ cho các hoạt động lưu trữ.
Về quy trình tổ chức trưng bày, triển lãm TLLT Trung tâm căn cứ vào quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước mà thực hiện tổ chức một cách thống nhất, khoa học. Mỗi cuộc trưng bày, triển lãm TLLT là một chủ đề riêng, màu sắc riêng nên đều được Trung tâm chuẩn bị rất kỹ lưỡng từ khâu chọn chủ đề cho đến lễ Khai mạc triển lãm, các cá nhân, đơn vị đều được phân công rõ ràng để thực hiện tổ chức một cách tốt nhất.
Trung tâm đã ứng dụng CNTT tương đối tốt vào các bước của quy trình tổ chức trưng bày, triển lãm TLLT nói riêng và hoạt động nghiệp vụ lưu trữ nói chung như sử dụng phần mềm tra cứu hồ sơ, tài liệu; hệ thống quản lý văn bản và điều hành giúp cho quá trình thực hiện được thuận tiện, tiết kiệm thời gian đảm bảo cơng việc được giải quyết nhanh chóng, năng suất làm việc và trình độ kỹ thuật được nâng cao.
3.1.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm của công tác phát huy giá trị tài liệu mà Trung tâm đã đạt được thì Trung tâm Lưu trữ quốc gia III vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau đây:
Trung tâm đã áp dụng các văn bản quy định về trưng bày triển lãm TLLT nhưng hiện tại chưa có văn bản nào hướng dẫn cụ thể và chi tiết về việc ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT. Vì thế, đơi khi thực
hiện chưa được thống nhất gây nên một số khó khăn nhất định trong q trình thực hiện tổ chức triển lãm.
Nhân sự làm cơng tác phát huy giá trị có trình độ chun mơn và giàu kinh nghiệm. Tuy nhiên, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin chưa được cao, đơi khi cịn gặp khó khăn trong quá trình giải quyết cơng việc trên hệ thống, gây mất thời gian và làm gián đoạn công việc. Bộ phận thiết kế, thi cơng triển lãm chưa có ai đào tạo chuyên về mảng này vì thế đơi khi thực hiện thiết kế, thi cơng cịn phải th đơn vị bên ngoài thực hiện. Về thuyết minh triển lãm thì Trung tâm chưa có ai được đào tạo chuyên về vấn đề này, người thuyết minh là người kiêm nhiệm làm công tác phát huy giá trị tài liệu tại Trung tâm. Có thể nói lời thuyết minh là linh hồn của triển lãm, có tác dụng truyền cảm hứng mạnh mẽ tới người nghe. Vì thế, người thuyết minh cũng rất quan trọng đối với triển lãm, người thuyết minh hay sẽ tạo cảm hứng cho người nghe và hiệu quả tuyên truyền được nâng cao.
Trung tâm đã tổ chức ngày càng nhiều các cuộc trưng bày, triển lãm với nhiều chủ đề, nội dung đa dạng nhưng chủ yếu là triển lãm trực tiếp và Trung tâm hiện chưa áp dụng hình thức triển lãm trực tuyến. Triển lãm trực tiếp bị giới hạn về không gian và thời gian cũng như là tốn chi phí hơn là triển lãm trực tuyến. Ngồi ra, khả năng tiếp cận tài liệu đối với người muốn khai thác sử dụng cũng có hạn, phải đến xem trực tiếp mới có thể cảm nhận được. Cịn triển lãm trực tuyến người dùng có thể khai thác tài liệu ở mọi lúc, mọi nơi, không bị giới hạn về khơng gian và thời gian, đảm bảo an tồn tình trạng vật lý của tài liệu.
Các bài viết về triển lãm của Trung tâm trên fanpage Facebook, trên website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước chưa được tuyên truyền rộng rãi, ít được biết đến và quan tâm, ít lượt xem và tương tác. Nhiều cuộc trưng bày, triển lãm TLLT trực tiếp chưa đưa lên website của Cục vì thế gây khó khăn cho độc giả muốn khai thác, sử dụng tài liệu đó. TTLTQG III chưa có
website chính thức, gây khó khăn cho người muốn khai thác, sử dụng tài liệu trên mạng khi khơng có thời gian đến tham quan buổi triển lãm trực tiếp.
Khi Trung tâm hợp tác với các cơ quan, đơn vị khác để thực hiện tổ chức trưng bày, triển lãm đơi khi cịn chưa thống nhất, nhiều chiều và nhiều ý kiến gây khó khăn cho người thực hiện triển lãm.
3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trưng bày, triển lãm tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Bên cạnh những kết quả đạt được, việc thực hiện ứng dụng công nghệ thơng tin trong trưng bày, triển lãm TLLT nói riêng và cơng tác phát huy giá trị tài liệu nói chung đã bộc lộ một số hạn chế cần được quan tâm và khắc phục. Do đó, tơi xin đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục và nâng cáo