CHƯƠNG 1 : tổng quan về Dự TOáN NGÂN SáCH
3.4 Các giải pháp hỗ trợ khác để hoμn thiện cơng tác dự tốn tại Cơng ty Phân
3.4.1 Tổ chức lại bộ máy kế tốn
Để dự tốn ngân sách chính xác vμ phản ánh đúng tiềm năng thực tế thì Cơng ty cần cĩ Bộ phận Kế tốn quản trị hoạt động hiệu quả nhằm cung cấp những thơng tin nội bộ trung thực lμm cơ sở cho việc dự tốn ngân sách.
Hiện tại, cơng tác Kế tốn quản trị tại Cơng ty ch−a đ−ợc quan tâm đầu t− đúng mức. Các cơng việc thiên về cơng tác kế tốn quản trị đều do các nhân viên Phịng Kế Tốn – Thống Kê kiêm nhiệm. Để cĩ những thơng tin nội bộ cĩ chất l−ợng cũng nhằm tránh sức ép quá tải lên Phịng Kế Tốn – Thống Kê, Cơng ty cần tuyển thêm nhân sự vμ tiến hμnh tổ chức lại Phịng Kế Tốn – Thống Kê.
Qua nghiên cứu thực tế tại Cơng ty, tác giả nhận thấy nên tổ chức lại Phịng Kế Tốn- Thống Kê thμnh hai bộ phận: Bộ phận Kế tốn quản trị vμ Bộ phận Kế tốn tμi chính. Hai bộ phận sẽ tách biệt với nhau vẫn trực thuộc Phịng Kế Tốn - Thống Kê. Dựa trên việc phân chia nμy, Phịng Kế Tốn - Thống Kê sẽ tổ chức, sắp xếp lại cơng việc vμ cĩ sự phân cơng phân nhiệm một cách rõ rμng giữa các
nhân viên trong phịng. Với mục đích đĩ, sơ đồ bộ máy kế tốn của Cơng ty sẽ thay đổi nh− sau:
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn Cơng ty Phân Bĩn Miền Nam
Trong đĩ:
Kế tốn tr−ởng: phụ trách chung về cơng tác kế tốn tμi chính vμ kế tốn
quản trị, chịu trách nhiệm quản lý điều hμnh nhân viên phịng kế tốn, thẩm tra các báo cáo tμi chính vμ báo cáo kế tốn quản trị đ−ợc lập bởi các bộ phận kế tốn.
* Bộ phận kế tốn tμi chính: cĩ nhiệm vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh trong bộ phận bao gồm các vấn đề về: tμi sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí vμ kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty, lập các báo cáo theo quy định của Bộ tμi chính, Cục thuế, Cục thống kê
* Bộ phận Kế tốn quản trị: cĩ nhiệm vụ thu thập, xử lý thơng tin theo
phạm vi, nội dung kế tốn quản trị đã đ−ợc xác định cụ thể nh− sau:
+ Bộ phận dự tốn ngân sách
Nhân viên tại bộ phận nμy thực hiện các cơng việc sau:
Kế Tốn Tổng Hợp Kế tốn tr−ởng Kế tốn NVL, CCDC Kế tốn tμi sản cố định, thống kê Kế tốn tiền Kế tốn thuế, doanh thu, cơng nợ, tiền l−ơng Thủ Quỹ Phụ trách kế tốn các đơn vị trực thuộc
Kế tốn nghiệp vụ, thủ quỹ các đơn vị trực thuộc Bộ phận kế tốn tμi chính Bộ phận kế tốn quản trị Bộ phận lập & Phân tích Báo cáo Kế tốn Quản Trị Bộ phận quản lý chi phí & Xác định giá thμnh SP & KQKD Bộ Phận Dự tốn ngân sách
o Lập các bảng biểu chi tiết cần thiết cho việc thu thập dữ liệu ở các đơn vị trực thuộc vμ các bộ phận cĩ liên quan phục vụ cho cơng tác lập dự tốn ngân sách.
o Đơn đốc, h−ớng dẫn các đơn vị trực thuộc vμ các bộ phận chức năng lập đầy đủ, chính xác, kịp thời các bảng biểu dữ liệu phục vụ cho cơng tác lập dự tốn
o Thu thập các thơng tin, dữ liệu cần thiết từ các đơn vị trực thuộc, các phịng ban chức năng trong Cơng ty cũng nh− các thơng tin từ mơi tr−ờng bên ngoμi phục vụ cho cơng tác dự tốn ngân sách.
o Lập dự tốn ngân sách cho Cơng ty hμng quý, năm dựa trên những thơng tin thu thập đ−ợc từ các đơn vị trực thuộc vμ các bộ phận chức năng cĩ liên quan.
o Th−ờng xuyên cập nhật các thơng tin, dữ liệu thay đổi để kịp thời điều chỉnh các báo cáo dự tốn ngân sách nhằm giúp dự tốn ngân sách chính xác hơn.
o Th−ờng xuyên cung cấp thơng tin cho Phịng Sản Xuất vμ Phịng Kinh Doanh giúp các phịng ban nμy điều hμnh hoạt động của bộ phận mình theo đúng mục tiêu đã xây dựng. Cung cấp các báo cáo dự tốn ngân sách cho Bộ phận lập vμ phân tích Báo cáo kế tốn quản trị lμm cơ sở đánh giá hiệu quả hoạt động của các trung tâm trách nhiệm.
o Hμng năm lập Kế hoạch, bảng biểu theo yêu cầu của Tổng Cơng ty Hố Chất Việt Nam
+ Bộ phận quản lý chi phí, xác định giá thμnh sản phẩm vμ kết quả kinh doanh.
Nhân viên tại bộ phận nμy cần thực hiện tốt việc quản lý chi phí phát sinh theo từng yếu tố, từng bộ phận, từng đối t−ợng chi phí cụ thể thơng qua dữ liệu báo cáo từ bộ phận kế tốn tμi chính. Từ đĩ, cung cấp cho Ban giám đốc vμ Bộ phận điều hμnh sản xuất thơng tin về chi phí giá thμnh để cĩ những biện pháp xử lý kịp thời.
Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên nhân viên bộ phận nμy cần:
o Thiết lập các bảng biểu, chứng từ chi tiết cần thiết cho việc thu thập dữ liệu tại các đơn vị trực thuộc vμ các bộ phận chức năng cĩ liên quan phục vụ cho cơng tác tính tốn chi phí, giá thμnh.
o Đơn đốc, h−ớng dẫn các bộ phận cĩ liên quan thực hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời các bảng biểu nhằm cung cấp dữ liệu cần thiết cho cơng tác tập hợp chi phí, tính tốn giá thμnh sản phẩm.
o Th−ờng xuyên kiểm tra, h−ớng dẫn bộ phận kế tốn tμi chính cập nhật dữ liệu chính xác, phù hợp với từng trung tâm chi phí để cơng tác tính giá thμnh đ−ợc chính xác hơn.
o Tính tốn giá thμnh kế hoạch cho từng loại sản phẩm trong từng quý. o So sánh, điều chỉnh phần chênh lệch giữa giá thμnh kế hoạch với chi phí thực tế phát sinh.
o Tính tốn, lựa chọn các tiêu thức phân bổ thích hợp để phân bổ chi phí ở các bộ phận chức năng vμo từng sản phẩm đ−ợc tiêu thụ trong kỳ.
+ Bộ phận lập vμ phân tích báo cáo Kế tốn quản trị.
Nhân viên tại phần hμnh nμy cĩ nhiệm vụ lập:
o Dựa vμo kết quả kinh doanh trong kỳ, lập các báo cáo kế tốn quản trị vμ các báo cáo thống kê theo yêu cầu của Ban Giám Đốc vμ Tổng Cơng ty Hố Chất Việt Nam.
o Phân tích, so sánh kết quả thực tế phát sinh với số liệu dự tốn để tìm ra nguyên nhân sai biệt, đĩng gĩp ý kiến về cơng tác lập dự tốn, phản ánh đến các bộ phận liên quan về chi phí thực tế phát sinh
o Phân tích kết quả kinh doanh của một kỳ, giữa các kỳ với nhau để tìm nguyên nhân chênh lệch từ đĩ đĩng gĩp ý kiến cho các cấp lãnh đạo trong cơng tác quản trị.