2.3.1. Quy trình hoạt động KTSTQ tại Việt Nam :
Kể từ khi lực lượng KTSTQ của ngành Hải quan được thành lập chính thức với đầy đủ cơ sở pháp lý để hoạt động thuận lợi theo quy định luật Hải quan 2001 (sửa đổi năm 2006), các bước công việc được quy định khi tiến hành hoạt động
KTSTQ đã được hệ thống hóa thành quy trình nghiệp vụ với 2 giai đoạn :
2.3.1.1. Giai đoạn 1 : Kiểm tra sau thông quan tại trụ sở cơ quan Hải quan.
Trước khi tiến hành kiểm tra hồ sơ có liên quan tại doanh nghiệp, hoạt động kiểm tra sau phải được tiến hành tại trụ sở cơ quan Hải quan, giai đoạn này bao gồm 7 bước cơ bản sau:
Bước 1:Thu thập thông tin
Thông tin sẽ được nhân viên Hải quan bộ phận kiểm tra sau thu thập từ nhiều nguồn khác nhau như: khâu phúc tập hồ sơ của cửa khẩu, kết quả của các cuộc KTSTQ trước đó, danh bạ quản lý doanh nghiệp xuất nhập khẩu, báo chí, Internet hoặc từ các cơ quan quản lý nhà nước khác. Tồn bộ thơng tin sẽ được tập hợp
thành dữ liệu riêng phục vụ cho KTSTQ của cả đơn vị (mang tính nội bộ).
Bước 2: Phân loại thông tin từ cơ sở dữ liệu.
Từ những dữ liệu thu thập ở bước 1, thông tin sẽ được chia thành 2 loại là có dấu hiệu vi phạm và loại khơng có dấu hiệu vi phạm. Căn cứ phân loại phụ thuộc các lĩnh vực như: doanh nghiệp trọng điểm (tùy địa phương), mặt hàng trọng điểm,
trị giá tính thuế lớn, thuế suất cao hoặc những phạm vi được cho là có nguy cơ xảy ra sai sót và do từng nhân viên chuyên trách (địa bàn, lĩnh vực) đảm nhận công việc phân loại.
Bước 3: Phân tích thơng tin đã lựa chọn.
Từ kết quả phân loại bước 2, kiểm toán viên sẽ tiếp tục phân tích sâu những thơng tin phản ánh “dấu hiệu vi phạm”, bằng những phương pháp so sánh, đối chiếu và các kỹ thuật phân tích khác. Họ sẽ tiến hành tìm kiếm những chứng cứ để làm cơ sở cho những dấu hiệu vi phạm đã xác định và kết quả sẽ được báo cáo lãnh đạo bộ phận.
Bước 4:Lựa chọn hồ sơ/đối tượng kiểm tra.
Căn cứ trên kết quả nhận định tại bước 3, lãnh đạo bộ phận kiểm tra sau sẽ quyết định việc lực chọn hồ sơ để công chức tiến hành kiểm tra. Đây là bước rất
quan trọng và bước đầu tiên kiểm tra hồ sơ Hải quan. Số lượng hồ sơ Hải quan phải kiểm tra là bao nhiêu và lựa chọn ưu tiên kiểm tra sẽ phụ thuộc vào từng địa
phương và tính chất nghiêm trọng của các dấu hiệu phát hiện.
Bước 5: Kiểm tra hồ sơ Hải quan.
Bước này sẽ do những công chức được lãnh đạo bộ phận phân công và tiến
hành theo từng trường hợp cụ thể của “dấu hiệu vi phạm” hoặc theo kế hoạch đã định.
Đối với những hồ sơ đã đầy đủ, rõ ràng và chưa phát hiện có dấu hiệu sai
phạm thì kiểm tra viên sẽ cập nhật vào hệ thống dữ liệu và chuyển trả hồ sơ lưu trữ hoặc sẽ tiến hành kiểm tra theo kế hoạch tại trụ sở doanh nghiệp.
Đối với những hồ sơ xác định có vi phạm thì lãnh đạo bộ phận KTSTQ sẽ
yêu cầu các đối tượng có liên quan như: Hải quan làm thủ tục thơng quan, doanh nghiệp phải giải trình làm rõ.
Bước 7: Giải trình và xác minh.
Nếu những giải trình của các đối tượng có liên quan (Hải quan làm thủ tục thông quan, doanh nghiệp) chấp nhận sai phạm trong hồ sơ và kịp thời chấn chỉnh cũng như khắc phục sai sót (nộp thuế bổ sung, nộp phạt vi phạm), hồ sơ sẽ được cập nhật thông tin vào hệ thống dữ liệu và chuyển về lưu trữ.
Ngược lại, các đối tượng khơng giải trình, hoặc nội dung giải trình khơng thuyết phục thì lãnh đạo KTSTQ sẽ báo cáo lãnh đạo cục quyết định xác minh tại
những đơn vị có liên quan khác như: ngân hàng, cơ quan thuế nội địa, hãng vận tải, công ty bảo hiểm… làm cơ sở cho quyết định tiến hành KTSTQ tại doanh nghiệp.
(Phụ lục 5- Sơ đồ các bước tiến hành KTSTQ tại trụ sở cơ quan Hải quan)
2.3.1.2. Giai đoạn 2: Kiểm tra sau thông quan tại trụ sở doanh nghiệp.
Sau khi kết thúc giai đoạn 1, cơ quan Hải quan sẽ xác định trường hợp cần tiến hành kiểm tra tại trụ sở doanh nghiệp. Đối tượng kiểm tra là những hồ sơ Hải quan, các loại sổ sách kế toán và các chứng từ có liên quan được lưu giữ tại doanh nghiệp, hoạt động này sẽ được tiến hành trong 2 trường hợp:
(1) Kiểm tra theo kế hoạch được tiến hành nhằm đánh giá mức độ tuân thủ
pháp luật Hải quan của doanh nghiệp, nên phạm vi kiểm tra rộng và dàn trãi với thời gian quy định thực hiện tối đa là 15 ngày làm việc. Kế hoạch kiểm tra sau
thông quan trong trường hợp này sẽ được xây dựng dựa trên“ kết quả phân tích
thơng tin từ cơ sở dữ liệu, từ trinh sát Hải quan, từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân,
Hải quan nước ngoài để quyết định kiểm tra sau thơng quan.”(Điều 32-Luật Hải
quan sửa đổi có hiệu lực 2006).
(2) Kiểm tra theo “dấu hiệu vi phạm”, thời gian thực hiện tối đa cuộc kiểm
tra là 5 ngày làm việc, đây là giai đoạn tiến hành kiểm tra đi vào chiều sâu với phạm vi đã xác định là những vấn đề phát hiện nghi vấn chưa được làm rõ qua giải trình của doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp khơng giải trình.
Giai đoạn này bao gồm 5 bước phải được tiến hành theo trình tự như sau:
(Nguồn: www.customs.gov.vn/ThuTucHaiQuan/Print.aspx?ID=112–ngày 06/01/2010)[43] Bước 5 Tổ chức thực hiện kết luận kiểm tra Bước 4 Lập Bản kết luận kiểm tra Bước 3 Tiến hành kiểm tra Bước 2 Ban hành quyết định kiểm tra Bước 1 Lập kế hoạch kiểm tra
Nhìn chung, mơ hình kiểm tra sau thơng quan qua 2 giai đoạn hiện nay, gần như là công việc kiểm tra giấy tờ theo phương thức truyền thống tại bàn làm việc của cán bộ Hải quan đối với các khoản thuế phải nộp của doanh nghiệp, tìm ra các lỗi vi phạm trong bộ hồ sơ Hải quan, từ đó truy thu các khoản thuế cịn thiếu và
Thực chất hoạt động KTSTQ hiện nay đã phát triển rõ nét hơn từ khi luật Hải quan sửa đổi và bổ sung có hiệu lực năm 2006, khơng cịn thuần túy là việc điều tra hạn chế trong phạm vi các hồ sơ “có dấu hiệu vi phạm” nhận biết trước, mà còn
được mở rộng phạm vi hoạt động mang tính kế hoạch và mục tiêu được xác định
trước thông qua định hướng vĩ mô về thương mại trong từng thời kỳ.
2.3.2. Phân tích điểm mạnh- điểm yếu của quy trình KTSTQ hiện nay. 2.3.2.1. Điểm mạnh của quy trình KTSTQ hiện nay: 2.3.2.1. Điểm mạnh của quy trình KTSTQ hiện nay:
Hoạt động phân tích thơng tin (cơ sở dữ liệu) tại trụ sở Hải quan được tiến
hành ngay từ đầu quy trình KTSTQ đã mang lại những điểm mạnh như sau :
+ Khi phát hiện một số vấn đề nghi vấn thể hiện trong bộ hồ sơ Hải quan đã thơng quan của doanh nghiệp, thì cơ quan Hải quan đã tạo điều kiện thuận lợi để
doanh nghiệp được kiểm tra lại, giải trình làm rõ và có thể khắc phục sửa chữa
những sai sót bằng hình thức nộp số thuế bổ sung cịn thiếu (nếu có).
+Kết thúc giai đoạn một đã tạo điều kiện đi sâu kiểm tra đúng trọng tâm
trong hồ sơ tại doanh nghiệp trong giai đoạn hai của quy trình KTSTQ. Điều này rất hữu ích cho đội ngũ nhân viên kiểm tra sau được thực nghiệm tại hiện trường, giúp họ định hướng đúng và thu hẹp tối đa phạm vi kiểm tra trong quá trình kiểm tra số lượng lớn hồ sơ, sổ sách tại doanh nghiệp.
+Hoạt động KTSTQ tuy chỉ mới hình thành nhưng quy trình hoạt động đã được xây dựng cơ bản theo đúng quy trình các bước nghiệp vụ KTSTQ (kiểm tốn
Hải quan) của thông lệ quốc tế và được quy định tại Chương 6 (7.2) Công ước Kyoto sửa đổi 2000, với 2 giai đoạn chính theo sơ đồ sau:
Giai đoạn 1: Tiến hành tại trụ sở cơ quan Hải quan, gồm các hoạt động như
xây dựng các kế hoạch kiểm tra, xác định các đối tượng sẽ tiến hành kiểm tra như: nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu, khai thuê Hải quan, lựa chọn cụ thể những đối tượng
ưu tiên sẽ kiểm tra và chuẩn bị các thủ tục cần thiết để tiến hành kiểm tra. Tồn bộ
các bước cơng việc trong giai đoạn này phải tiến hành dựa trên những kế hoạch chiến lược đã định với sự hỗ trợ đắc lực của chương trình quản lý rủi ro.
Sơ đồ 2.1.Quy trình của hoạt động KTSTQ-WCO
(Nguồn: WCO Asia/Pacific Workshop on Customs Enforcement against Commercial Fraud 20-24 August 2007, NACEN (India); Program 4: Post clearance Audit and Traders’ self-compliance)[36]
Giai đoạn 2: Tiến hành KTSTQ tại doanh nghiệp.
Đây chính là giai đoạn mà kiểm toán viên Hải quan phải sử dụng tất cả
những kinh nghiệm và kiến thức của bản thân để tác nghiệp hiệu quả trong môi trường được quyết định độc lập về kết quả kiểm tra.
Ngoài ra, về mặt thực tiễn tham khảo quy trình KTSTQ của Nhật bản, với ngành Hải quan phát triển hiện đại đứng hàng thứ 11/150 (theo “The Logistics
Performance Index and Its Indicator – 2007”[48]), cho thấy quy trình KTSTQ tại
Nhật cũng gồm các bước chính như sau :
+ Thu thập thơng tin từ hồ sơ quản lý doanh nghiệp theo các tiêu chí rủi ro xác định.
+Phân tích thơng tin .
+Lựa chọn doanh nghiệp kiểm tra.
+Phân tích thơng tin của nhóm doanh nghiệp này. +Thực hiện khảo sát trước khi tiến hành kiểm tra.
+Hoạch định chiến lược kiểm tra tại trụ sở doanh nghiệp. +Tiến hành kiểm tra tại doanh nghiệp .
+Xử lý kết quả sau cuộc kiểm tra tại doanh nghiệp, thông tin phải được
phản hồi vào hệ thống.
H
Hồồssơơrủrủiiroro
(
(Risk Profiling)Risk Profiling)
Ch
Chọọnnllựựaa
(
(Selection)Selection)
Khảo sát trước kiểm tốn (Pre-Audit Survey) Th Thựựcc hi hiệệnn ki kiểểmm to tốánn Thu thập thơng tin Phân tích thơng tin/cơ sởdữliệu Cập nhật lại thơng tin Làm kế hoạch Phân tích thơng tin/cơ sởdữliệu PCA PCA
2.3.2.2. Điểm yếu của quy trình KTSTQ hiện nay:
Sơ đồ 2.2.Quy trình kiểm tốn Hải quan (KTSTQ) của Hải quan Nhật
Bên cạnh những ưu điểm đã được thể hiện, quy trình KTSTQ đang vận hành hiện nay vẫn còn một số yếu điểm gây cản trở lớn làm giảm hiệu quả hoạt động của lực lượng KTSTQ:
-Về mặt kỹ thuật: thiếu vắng sự hỗ trợ của hệ thống quản lý rủi ro hiện đại
trong khâu phân tích thơng tin để xác định đối tượng tiến hành kiểm tra.
-Về mặt thông tin doanh nghiệp: hiện chưa đầy đủ hay nói cách khác là thiếu hẳn những thông tin về lịch sử kinh doanh của doanh nghiệp như: thông tin nộp thuế, ngành hàng chuyên doanh, chủ thật sự của doanh nghiệp là ai và các thông tin quan trọng khác.
-Về mặt kết hợp với các bộ phận Hải quan khác, cũng như các cơ quan hành chính bên ngồi trong việc chia sẻ thơng tin có liên quan đến hoạt động doanh
nghiệp vẫn còn rất hạn chế (mất nhiều thời gian), và hiện chưa có một trung tâm dữ liệu tổng hợp về doanh nghiệp để có thể chia sẻ thơng tin giữa các cơ quan chính
phủ khi cần thiết.
Thực trạng, trong giai đoạn 1-thực hiện tại trụ sở cơ quan Hải quan, toàn bộ công việc được cán bộ KTS thực hiện thủ công dựa trên phân quyền tiếp cận cơ sở dữ liệu thông tin sơ cấp, bao gồm: thông tin về tờ khai Hải quan, dữ liệu trị giá Hải quan và hệ thống quản lý rủi ro khâu thơng quan.
Vì vậy, khâu xử lý thơng tin sơ cấp để tiến hành các bước phân tích tiếp theo là nơi phải mất nhiều thời gian nhất, có khi mất hàng tuần mới chọn lọc được đối tượng cần kiểm tra.
Ngồi ra, theo quy định của Cơng tước Kyoto thì hoạt động kiểm tra của Hải
quan diễn ra sau khi thơng quan hàng hóa phải được thực hiện trên cơ sở kiểm toán
với nền tảng tiến hành dựa vào rủi ro được hệ thống xác định. Hoạt động KTSTQ
hiệu quả là phần lớn dựa vào thông tin từ hệ thống quản lý rủi ro và kết quả KTS phải được cập nhật vào hệ thống. Do vậy, công việc của nhân viên KTS tại trụ sở
Hải quan sẽ trở nên nhẹ nhàng và nhanh chóng hơn với sự trợ giúp của chương trình quản lý rủi ro và xử lý thơng tin. Ví dụ minh họa về hệ thống xử lý thông tin tự
động được sử dụng để hỗ trợ cho KTSTQ của Hải quan Nhật (Phụ lục 6).
Tại Việt Nam, việc áp dụng kỹ thuật quản lý rủi ro hiện đại đã được cụ thể
hóa thành nhiệm vụ trọng tâm của kế hoạch hiện đại hóa Hải quan từ đầu năm 2004. Tuy nhiên, kỹ thuật quản lý rủi ro vẫn chưa được xác định đúng tầm quan trọng
cũng như lợi ích khi tiến hành thực hiện, dẫn đến việc chậm trễ trong thực hành. ”Bản thân ngành Hải quan thời gian qua cũng chưa có một quy định cụ thể, rõ
ràng về công việc và trách nhiệm của các cấp đơn vị Hải quan. Do vậy nảy sinh tư tưởng chây ì, ỷ lại của các đơn vị, cho rằng QLRR là việc của cấp khác.”
(Phát biểu của lãnh đạo phòng quản lý rủi ro -Cục Điều tra chống buôn lậu- Tổng Cục Hải quan- www.customs.gov.vn- ngày 10/9/2009 do phóng viên
Phượng Diễm thực hiện)[43].
2.3.3. Giải pháp khắc phục:
+Một yêu cầu cấp thiết hiện nay là phải hỗ trợ cho quy trình KTSTQ mảng kỹ thuật quản lý rủi ro kết hợp với chương trình xử lý thơng tin tự động tích hợp.
Ưu điểm nổi bật của hệ thống sẽ giúp nhanh chóng xác định một cách khoa học và
tại Hải quan Nhật bản- Phụ lục 7) và trình tự kiểm tra doanh nghiệp sẽ được thiết
lập cụ thể, hợp lý, tạo thuận lợi cho việc lập kế hoạch KTSTQ trong những thời
đoạn khác nhau.
+Bên cạnh việc vận hành hệ thống quản lý rủi ro và xử lý thơng tin tự động vào quy trình KTSTQ trong tương lai, hệ quả chắc chắn sẽ có nhiều cuộc KTSTQ tại doanh nghiệp hơn hiện nay. Vì vậy, ngành Hải quan cần thiết phải nhanh chóng xây dựng hệ thống chuẩn mực kiểm tra sau thông quan dựa trên “qui tắc đạo đức và hành xử mẫu” của Tổ Chức Hải quan Thế giới [45], mục đích ngăn ngừa các
trường hợp có thể dẫn đến tha hóa đội ngũ kiểm tốn viên Hải quan trong q trình tác nghiệp tại trụ sở doanh nghiệp.
2.4. Hệ thống đào tạo cung cấp nguồn nhân lực cho hoạt động KTSTQ.
2.4.1. Hiện trạng hệ thống đào tạo nguồn nhân lực hoạt động trong lĩnh vực KTSTQ:
Hệ thống đào tạo cơng chức Hải quan Việt Nam có thể chia thành 2 giai đoạn từ những năm trước 2005 và giai đoạn từ năm 2006 trở lại đây.
Giai đoạn từ năm 2005 trở về trước, nhiệm vụ đào tạo công chức Hải quan
do Trường Cao đẳng Hải quan phụ trách (24 giáo viên và 37 cán bộ hành chánh- số liệu từ báo cáo của Dự án hỗ trợ kỹ thuật chuẩn bị cho dự án hiện đại hóa Hải quan Việt Nam– 2005)[28], là đơn vị đào tạo duy nhất của ngành Hải quan thành lập từ năm 1995 với các nhiệm vụ chính:
- Đào tạo bậc cử nhân cao đẳng Hải quan thời hạn 3 năm.
- Đào tạo các chuyên đề Hải quan ngắn hạn từ 3 ngày trở lên.
Kiểm tra sau thông quan là một môn học nghiệp vụ có thời lượng 60 tiết gồm lý thuyết và bài tập. Giáo trình mơn học do Trường Cao đẳng Hải quan biên soạn, với nội dung chủ yếu là giới thiệu các khái niệm có liên quan về KTSTQ, các chuẩn mực trong kiểm toán và kỹ thuật kiểm tra sổ sách kế toán tại doanh nghiệp.
Đến cuối năm 2005, Trường Cao đẳng Hải quan chính thức sáp nhập với