3.3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CễNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN
3.3.1.1. Tổ chức phõn tớch cụng việc:
Trong thời gian qua Cụng ty VTN chỉ mới phõn tớch cụng việc của nhõn viờn trực tiếp sản xuất mà chưa phõn tớch cỏc cụng việc cũn lại. Do vậy, chỳng tụi đề nghị Cụng ty VTN phải cú một hệ thống phõn tớch và xõy dựng bản mụ tả cụng việc cho tất cả cỏc vị trớ chuyờn viờn, nhõn viờn văn phũng… Để tiến hành phõn tớch cụng việc một cỏch hiệu quả thỡ nờn cú phương phỏp và cỏc cụng cụ sau đõy:
Phương phỏp phõn tớch cụng việc: Với cỏc cụng việc trực tiếp sản xuất, Cụng ty VTN cần duy trỡ phương phỏp phõn tớch trực quan tại nơi làm việc đồng thời sử dụng thờm phương phỏp phỏng vấn và bản cõu hỏi cho một số cụng việc để phõn tớch chớnh xỏc hơn. (Phụ lục 2 đớnh kốm: Bảng cõu hỏi để mụ tả cụng việc)
Với cỏc cụng việc cũn lại phải tiến hành phõn tớch chi tiết. Để tiến hành phõn tớch cụng việc được tốt thỡ cần phải cú sự phối hợp trưởng bộ phận và cả chớnh nhõn viờn đang đảm nhiệm vị trớ đú. Trước hết, cỏc nhõn viờn phũng nhõn sự sẽ lấy thụng tin về cỏc vị trớ chức danh bằng phương phỏp phỏng vấn và điền vào bảng cõu hỏi, bảng phõn tớch cụng việc. Cỏc thụng tin cần thu thập đú là kiến thức đối với cụng việc, trỏch nhiệm thực hiện và phỏt triển cỏc chương trỡnh dự ỏn, khả năng giỏm sỏt, trỏch nhiệm trong cụng việc, việc thực thi và phỏt triển cỏc chớnh sỏch của
51
Cụng ty. Sau đú tiến hành phỏng vấn và quan sỏt nhõn viờn đang đảm nhận chức vụ đú để lấy thờm thụng tin thực tế mà cỏc giỏm đốc, trưởng bộ phận chưa cung cấp. Yờu cầu đặt ra trong quỏ trỡnh này là sự hợp tỏc chặt chẽ, thẳng thắn, trung thực, trờn sự hiểu biết và tin cậy lẫn nhau.
Hoàn thiện bản mụ tả cụng việc và bản tiờu chuẩn cụng việc: Do cỏc bản mụ tả cụng việc cũn sơ sài và khụng cú bản tiờu chuẩn cụng việc nờn Cụng ty VTN phải điều chỉnh, thiết lập cỏc bản mụ tả cụng việc và xõy dựng bản tiờu chuẩn cụng việc cho tất cả vị trớ chức danh trong Cụng ty.
- Bản mụ tả cụng việc: Tất cả bản mụ tả cụng việc ở Cụng ty VTN hiện tại chỉ dừng lại ở việc liệt kờ cỏc nhiệm vụ chủ yếu và cỏc chức năng, trỏch nhiệm của cỏc vị trớ chưa được cập nhật thụng tin một cỏch kịp thời. Do vậy, Cụng ty VTN phải xõy dựng lại cỏc bản mụ tả cụng việc cho cỏc vị trớ và phải thường xuyờn cập nhật kịp thời thụng tin cho cỏc bản mụ tả cụng việc này. Việc cập nhật thụng tin cho phộp biết được sự thay đổi nhiệm vụ chức năng của cụng việc.
Những thụng tin cần thu nhập như: thụng tin về cỏc yếu tố của điều kiện làm việc, thụng tin về hoạt động thực tế của nhõn viờn, thụng tin về phẩm chất mà nhõn viờn thực hiện cần cú, thụng tin về mỏy múc thiết bị kỹ thuật, thụng tin về cỏc tiờu chuẩn trong thực hiện cụng việc.
Để cú cỏc bản mụ tả cụng việc thể hiện đầy đủ cỏc yếu tố trờn thỡ phõn tớch cụng việc phải chớnh xỏc và được thực hiện một cỏch thường xuyờn. Trỡnh tự thực hiện phõn tớch cụng việc như sau:
Bước 1: Xỏc định mục đớch phõn tớch cụng việc.
Bước 2: Thu thập cỏc thụng tin cơ bản.
Bước 3: Chọn cỏc cụng việc đặc trưng.
Bước 4: Thu thập thụng tin
Bước 5: Kiểm tra tớnh chớnh xỏc của thụng tin
Bước 6: Xõy dựng bảng mụ tả cụng việc và bảng tiờu chuẩn cụng việc
- Bảng tiờu chuẩn cụng việc: Cụng ty VTN phải tiến hành xõy dựng cỏc bản tiờu chuẩn cụng việc đi kốm với từng bản mụ tả cụng việc. Trong bản tiờu chuẩn cụng việc phải nờu lờn được cỏc yếu tố: bản chất của cụng việc, điều khoản đào tạo huấn luyện, cỏc cơ hội thăng thưởng và cỏc tiờu chuẩn của nhõn viờn như trỡnh độ văn húa, kỹ năng chuyờn mụn, kinh nghiệm, tuổi tỏc, thể lực, đặc điểm
52
cỏ nhõn. Yờu cầu quan trọng trong việc xõy dựng bản tiờu chuẩn cụng việc là phải tỏch rời cụng việc ra khỏi cỏ nhõn người đang làm cụng việc đú.
Cỏc tiờu chuẩn chức danh từ nhà quản trị cấp cao đến cỏc cỏn bộ quản trị cấp cơ sở cho đến từng cỏn bộ, nhõn viờn phải rừ ràng, cụ thể và chớnh xỏc
Dưới đõy là mẫu Bảng mụ tả cụng việc và Bảng tiờu chuẩn cụng việc cho chức danh trưởng phũng TCCB-LĐđược đề nghị:
BẢNG SỐ 10: MẪU BẢNG Mễ TẢ CễNG VIỆC VÀ TIấU CHUẨN CễNG VIỆC BẢNG Mễ TẢ CễNG VIỆC - CễNG TY VTN
1. Chức danh: Trưởng P.TCCB-LĐ 2. Mó số cụng việc:
3. Người thực hiện:
4. Bỏo cỏo cho: Phú Giỏm đốc
5. Xỏc định cụng việc: Tham mưu cho Ban giỏm đốc và chịu trỏch nhiệm về toàn bộ cỏc vấn đề thuộc lĩnh vực nhõn sự nhằm phỏt triển và sử dụng cú hiệu quả nguồn nhõn lực. 6. Quyền hạn của cụng việc:
- Tham gia vào quỏ trỡnh quyết định và điều phối nhõn sự thực hiện cỏc hoạt động kinh doanh chung của Cụng ty.
- Giữ vai trũ chủ chốt trong tuyển dụng, đào tạo,khen thưởng, kỷ luật, bố trớ cụng việc, giải quyết chếđộ chớnh sỏch cho nhõn viờn.
7. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể:
- Tham mưu cho Giỏm đốc vềđường lối phỏt triển và quản lý nhõn sự / đỳng chớnh sỏch
- Cố vấn, hỗ trợ, cung cấp thụng tin cho lónh đạo và nhõn viờn về vấn đề nhõn sự / chớnh
xỏc, nhiệt tỡnh
- Nghiờn cứu, đề xuất và tham gia cựng với lónh đạo Cụng ty hồn thiện hệ thống quản trị nhõn sự / cú giải trỡnh, đạt kết quả tốt
- Phối hợp, điều hành cỏc hoạt động chương trỡnh nhõn sự / nhanh chúng, đạt kết quả tốt
- Kiến nghịđiều chỉnh cơ cấu nhõn sự / cú giải trỡnh, khoa học, hợp lý
- Tham gia cỏc vụ ỏn kinh tế / đỳng luật, đạt kết quả tốt
- Hướng dẫn và giải quyết cỏc tranh chấp lao động / chớnh xỏc, nhanh chúng, thỏa đỏng.
- Chỉđạo cụng tỏc lưu trữ hồ sơ nhõn viờn / khoa học, gọn gàng.
- Kiểm tra, đỏnh giỏ nhõn viờn / chớnh xỏc, khụng thiờn vị, khụng bỡnh quõn
- Trực tiếp quản lý, giao việc cho nhõn viờn thuộc cấp / hợp lý, thường xuyờn, cú kiểm tra
8. Cỏc mối quan hệ:
Bỏo cỏo cho: Phú giỏm đốc
Giỏm sỏt những người sau đõy: nhõn viờn của phũng
Quan hệ với: cỏc bộ phận trong Cụng ty, cỏc cụng ty khỏc, viờn chức chớnh quyền, sở lao động, cụng đoàn, nhà cung ứng lao động
BẢNG TIấU CHUẨN CễNG VIỆC – CễNG TY VTN
1. Chức danh: Trưởng P.TCCB-LĐ 2. Mó số cụng việc:
53 3. Người thực hiện: 5. Trỡnh độ học vấn: - Cỏc bằng tốt nghiệp trờn đại học: - Cỏc bằng tốt nghiệp đại học: Cử nhõn kinh tế, cử nhõn luật. - Tốt nghiệp phổ thụng:
6. Ngành học: Quản trị kinh doanh, luật kinh tế 7. Cỏc khúa đào tạo: quản lý nhõn sự.
9. Yờu cầu về kinh nghiệm làm việc:
- Cú kinh nghiệm cụng tỏc và đạt thành tớch tốt trong lĩnh vực này ớt nhất 3 năm.
- Nắm vững và cú kinh nghiệm thực hiện cỏc kỹ năng thực hành quản trị nguồn nhõn lực 10. Yờu cầu về kiến thức và kỹ năng:
- Tốt nghiệp từđại học trở lờn thuộc chuyờn ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế lao động, hoặc Luật kinh tế.
- Đó qua lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản trị nguồn nhõn lực.
- Nắm vững luật lao động và cỏc quy định của Nhà nước liờn quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của nhõn viờn.
- Am hiểu đường lối, chiến lược kinh doanh của Cụng ty. - Thụng thạo tiếng Anh,vi tớnh văn phũng
11. Yờu cầu về tố chất, điều kiện làm việc:
- Điềm tĩnh, chớn chắn trong giải quyết cụng việc - Cú khả năng làm việc độc lập cao.
- Cú khả năng giao tiếp tốt và biết thu hỳt, tập hợp nhõn viờn. - Làm việc khoa học, cú tổ chức, cú tinh thần trỏch nhiệm cao.
- Phũng làm việc: tốt, mỏy lạnh, ỏnh sỏng tốt, khụng bụi, khụng ồn ào.
Để bảng mụ tả cụng việc và bảng tiờu chuẩn cụng việc trờn phỏt huy hiệu quả thỡ ngoài việc phõn tớch chớnh xỏc, độ tin cậy cao cần nờu rừ cỏc cụng việc hay yờu cầu cần thực hiện trong tương lai; đồng thời phải sử dụng nú để làm cỏc cụng cụđỏnh giỏ thành tớch, tuyển dụng, đào tạo, thuyờn chuyển hay đề bạt,…