1.3.6 .Tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp
2.2. Tình hình tổ chức kế tĩan ở DNNVV
2.2.2.2 Tình hình tổ chức hệ thống tài khỏan
Hiện nay, hệ thống tài khỏan ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC cho doanh nghiệp nĩi chung và hệ thống tài khỏan ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC cho DNNVV cĩ sự khác biệt. Điều này đã gây khĩ khăn cho doanh nghiệp trong việc áp dụng, chuyển đổi hệ thống tài khoản kế tốn của mình khi thay đổi quy mơ.
Nhờ tính linh hoạt trong các quy định của Bộ Tài chính : cho phép các DNNVV cĩ thể mở thêm Tài khoản cấp 2 và Tài khoản cấp 3 nhằm phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà khơng phải đề nghị Bộ Tài chính chấp thuận. Các doanh nghiệp thường bổ sung thêm Tài khỏan cấp 2 (tài khỏan cĩ 4 chữ số), tài khỏan cấp 3 (tài khỏan cĩ 5 chữ số) cho hệ thống tài khỏan của mình để đáp ứng yêu cầu quản lý.
Các doanh nghiệp xây dựng hệ thống tài khoản khá linh hoạt. Một số doanh nghiệp xây dựng hệ thống tài khỏan cĩ thể bổ sung thêm tài khỏan mới hoặc bỏ bớt tài khỏan khơng cần thiết. Một số doanh nghiệp khác xây dựng hệ thống tài khoản chỉ cĩ thể bổ sung thêm tài khỏan mà khơng thể bỏ bớt hoặc khơng thể thêm hay bớt tài khỏan nào.
2.2.2.3 Tình hình tổ chức hệ thống sổ kế tĩan trong DNNVV
Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế tốn chi tiết. Điều này tạo thuận lợi cho quản lý nhà nước và
Số liệu thống kê kết quả khảo sát 41 DNNVV như sau : - 19/41 DN lựa chọn hình thực kế tốn Nhật ký chung - 3/41 DN lựa chọn hình thực kế tốn Nhật ký – Sổ Cái - 2/41 DN lựa chọn hình thực kế tốn Nhật ký chứng từ - 8/41 DN lựa chọn hình thực kế tốn Chứng từ ghi sổ - 9/41 DN lựa chọn hình thực kế tốn trên máy vi tính.
Một số DNNVV thiết lập thêm sổ kế tĩan chi tiết để theo dõi số liệu kế tĩan đặc biệt theo yêu cầu quản lý.
Một số điểm hạn chế liên quan đến vấn đề này mà việc khảo sát ghi nhận được :
- Khi cĩ sự bàn giao hồ sơ, sổ sách kế tĩan giữa người bàn giao và nhận bàn giao, khơng được lập Biên bản bàn giao (cĩ thể là do nhân viên nghỉ “ngang”) hoặc cĩ lập Biên bản bàn giao giữa 2 bên nhưng khơng cĩ chữ ký của kế tĩan trưởng hoặc Giám đốc doanh nghiệp xác nhận.
- Cĩ trường hợp một số DNNVV khơng lưu trữ đầy đủ sổ sách của các năm trước nên nhân viên kế tốn mới phải căn cứ theo chứng từ để lập lại sổ sách kế tĩan.
- Một số doanh nghiệp sử dụng chương trình Microsoft Excel để lập sổ sách. Một số doanh nghiệp khác cịn ghi chép thủ cơng, đơi khi số liệu và diễn giải nội dung các sổ này chưa được ghi chép rõ ràng, tẩy xố số liệu, khơng thực hiện đúng theo phương pháp chữa sổ quy định.
- Một số doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm kế tốn, Phần mềm kế tĩan (gồm phần mềm mua sẵn và phần mềm thuê viết ) mà doanh nghiệp sử dụng khá đa dạng về giá cả. Kết quả khảo sát cĩ đến 22/41 doanh nghiệp hài lịng về phần mềm mình đang sử dụng.
2.2.2.4 Tình hình tổ chức hệ thống báo cáo kế tĩan trong DNNVV
Hệ thống biểu mẫu báo cáo do Bộ Tài chính ban hành giúp cho việc quản lý Nhà nước và quản lý doanh nghiệp tốt. Tuy nhiên, chế độ kế tốn DNNVV khơng bắt buộc lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Nhìn chung DNNVV thực hiện tốt việc tổ chức hệ thống báo cáo kế tĩan theo quy định của Nhà nước. Tùy theo chế độ kế tĩan mà DNNVV lựa chọn, DNNVV thực hiện các lọai báo cáo kế tĩan theo quy định (Bảng cân đối tài khỏan, Bảng Cân đối kế tĩan, Báo cáo kết quả họat động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính). Một số doanh nghiệp khơng lập báo cáo kế tĩan quản trị do Ban quản lý doanh nghiệp khơng yêu cầu. Trong số doanh nghiệp cĩ lập báo cáo kế tĩan quản trị , định kỳ lập rất đa dạng thường là hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý.
Cĩ 100% người được khảo sát cho biết hệ thống báo cáo kế tĩan của doanh nghiệp đảm bảo thơng tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp cĩ thẩm quyền và các phịng ban.
2.2.2.5 Tình hình tổ chức bộ máy kế tĩan trong DNNVV
Bên cạnh DNNVV cĩ tổ chức bộ máy kế tĩan, các doanh nghiệp thường thuê các kế tốn làm ngồi giờ. Khơng ít DNNVV khơng cĩ sơ đồ tổ chức kế tĩan, khơng cĩ bản mơ tả cơng việc của từng nhân viên. Tuy số lượng nhân viên kế tĩan ít nhưng đa số doanh nghiệp cĩ sự phân chia trách nhiệm giữa thủ quỹ và kế tĩan tiền mặt, giữa thủ quỹ và kế tĩan tiền lương BHXH, cĩ chức danh thủ kho riêng. Nhân viên kế tĩan được tuyển dụng dựa trên một hoặc kết hợp nhiều tiêu chí : hồ sơ xin việc , phịng vấn trực tiếp. Do một số DNNVV mang tính chất gia đình nên khơng ít kế tĩan viên là người nhà ban quản lý doanh nghiệp khơng qua tuyển dụng. Trình độ người làm kế tĩan khá cao, đa số cĩ trình độ cao đẳng và đại học.
Một số doanh nghiệp đã nối mạng internet. Một số doanh nghiệp đã nối mạng nội bộ tịan doanh nghiệp, việc này tạo điều kiện cho người làm kế tĩan, cũng như cán bộ quản lý nắm bắt và cập nhật được thơng tin mới cho doanh nghiệp.
Bên cạnh đĩ, một số DNNVV chưa quan tâm đến việc nâng cao tổ chức cơng tác kế tĩan, nhân viên làm kế tĩan cĩ thể kiêm nhiệm nhiều cơng việc khác khơng thuộc chuyên mơn. Với những doanh nghiệp thuê dich vụ kế tốn thì việc ghi chép đúng quy định nhưng thơng tin kế tốn khơng đáp ứng tính kịp thời do thơng thường, người kế tốn được thuê chỉ nhận chứng từ vào cuối ngày hoặc cuối tháng để tổng hợp và ghi chép lập sổ sách.
2.2.2.6 Tình hình tổ chức kiểm tra trong DNNVV
Kết quả khảo sát cho thấy phần lớn doanh nghiệp cĩ tổ chức họat động kiểm tra trong doanh nghiệp. Thơng thường nhất là cấp trên kiểm tra cấp dưới, các bộ phận kiểm tra lẫn nhau. Qui mơ kiểm tra cĩ thể là tịan bộ họat động, hoặc chỉ là một số họat động nhất định như kiểm quỹ, kiểm kê hàng hĩa tồn kho. Họat động kiểm tra thường là theo định kỳ. Tuy nhiên ban quản lý doanh nghiệp cũng thường tiến hành kiểm tra đột xuất. Việc này cho thấy ban quản lý doanh nghiệp rất quan tâm đến việc giám sát họat động doanh nghiệp, bất kể là doanh nghiệp thuộc qui mơ nào. Một số doanh nghiệp cịn thuê kiểm tĩan hàng năm.
2.2.2.7 Tình hình tổ chức phân tích họat động kinh tế trong DNNVV
Nhìn chung DNNVV cĩ quan tâm đến việc phân tích họat động kinh tế, thơng thường là so sánh số liệu kỳ thực hiện với số liệu kỳ kế họach, giữa kỳ này và kỳ trước; thơng tin về chi phí các nguồn lực đã sử dụng và kết quả đạt được từ việc sử dụng nguồn lực đĩ; thơng tin về nhu cầu thị trường, thơng tin về đối thủ cạnh tranh, thơng tin về sự hài lịng của khách hàng đối với sản phẩm… Kỳ tiến hành phân tích thường là hàng tháng và hàng năm. Thơng tin thị trường được lấy từ các phương tiện truyền thơng, báo chí, bạn hàng, đối tác.
2.3. Đánh giá
2.3.1 Về chế độ kế tĩan ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC
2.3.1.1 Ưu điểm :
Việc ban hành chế độ kế tĩan DNNVV là một bước phát triển quan trọng trong cơng tác cải cách quản lý kế tĩan, thể hiện tính hội nhập với kế tĩan thế giới. Những ưu điểm nổi bật cĩ thể nêu như sau :
Chế độ kế tốn ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC cĩ những tiến bộ hơn hẳn so với các chế độ kế tốn DNNVV trước đây, cả về chế độ chứng từ, sổ kế tốn, tài khoản kế tốn và báo cáo tài chính. Với cách sắp xếp bố trí tài khoản trên Bảng cân đối kế tốn, thơng tin kế tốn cung cấp cho phép đánh giá thực trạng tài chính của doanh nghiệp tốt hơn, đồng thời cung cấp thơng tin nhiều hoạt động kinh tế mới phát sinh như các khoản đầu tư chứng khốn, cổ phiếu, đầu tư vào cơng ty con, cơng ty liên kết liên doanh, các khoản dự phịng, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp.... tạo sự thuận lợi hơn khi áp dụng chế độ kế tốn này vào cơng tác lập chứng từ, ghi sổ sách, ghi tài khoản, lập báo cáo tài chính, kiểm kê, ...; phù hợp hơn với yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế, tài chính của DNNVV ở Việt Nam hiện nay.
Hệ thống chứng từ kế tĩan được thiết kế rõ ràng, hợp lý, phù hợp với nội dung kinh tế phát sinh.
Hệ thống tài khỏan được xây dựng, thiết kế, sắp xếp bố trí trên cơ sở logic. Từ đĩ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập và xử lý, cung cấp thơng tin, cĩ tính chuẩn bị trước những nội dung kinh tế sẽ phát sinh trong nền kinh tế thị trường. Hệ thống tài khỏan hiện hành được kết cấu, sắp xếp theo hướng phục vụ cho cơng tác quản trị doanh nghiệp. Ví dụ : phương pháp phân lọai chi phí theo khỏan mục giúp nhà quản trị cĩ thể theo dõi , quản lý, kiểm sĩat chi phí.
Hoặc phân định chi phí thuộc q trình sản xuất, q trình lưu thơng và chi phí quản lý nhanh chĩng cung cấp thơng tin phục vụ quản lý.
Hệ thống tài khỏan ít tài khỏan hơn và loại bỏ những chuẩn mực kế tĩan ít hoặc khơng áp dụng trong DNNVV nên đơn giản hơn như loại bỏ thuế thu nhập hỗn lại.
Hệ thống sổ kế tĩan, báo cáo tài chính tương đối đầy đủ, đồng thời chi tiết từng nội dung cần thiết tạo thuận lợi cho kiểm tra, đối chiếu, đánh giá, phân tích các hoạt động; các nội dung đa phần thống nhất với chế độ kế tĩan theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, tạo thuận lợi cho việc thực hiện. Quy định các báo cáo tài chính phải lập ít hơn đã đáp ứng được yêu cầu là giảm tính quan liêu, giúp DN tốn ít thời gian và chi phí để lập báo cáo hơn so với quy định của Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
Trong chế độ sổ sách kế tốn đã cĩ những qui định khá đầy đủ và chặt chẽ về mở sổ, ghi chép, khĩa sổ, sửa chữa, bảo quản, lưu trữ sổ kế tốn.
Chế độ kế tĩan DNNVV tạo thuận lợi cho việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tĩan, giúp giảm bớt khối lượng cơng việc, cung cấp kịp thời thơng tin cần thiết.
2.3.1.2 Nhược điểm, Hạn chế
Do định nghĩa “Doanh nghiệp nhỏ và vừa” theo quy định Việt Nam là quá rộng, cho phép kết hợp hoặc tách riêng tiêu chí xếp loại doanh nghiệp; chưa cĩ tiêu chí phân biệt rõ ràng quy mơ của doanh nghiệp nhỏ, quy mơ của doanh nghiệp vừa nên dẫn đến sự lúng túng cho việc xếp loại quy mơ doanh nghiệp. Từ đĩ cho phép doanh nghiệp lựa chọn áp dụng một trong hai chế độ kế tốn theo quy định của Quyết định 48/2006/QĐ-BTC.
Chế độ kế tốn DNNVV xây dựng để áp dụng cho nhiều lĩnh vực ngành
tạp mà trong chế độ kế tĩan DNNVV chưa lường hết nên việc cĩ khĩ khăn khi áp dụng là dễ hiểu.
Hệ thống tài khỏan kế tĩan theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC cĩ ít tài khỏan cấp 1 hơn (chỉ cĩ 51 tài khỏan) so với hệ thống tài khỏan theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC (cĩ đến 86 tài khỏan). Nguyên nhân là nhằm mục đích đơn giản hĩa như cắt giảm những tài khỏan liên quan đến các chuẩn mực áp dụng khơng đầy đủ và khơng áp dụng; một số tài khỏan cấp 1 được đưa xuống cấp 2 và thay đổi số hiệu tài khỏan như các tài khỏan giảm trừ doanh thu, dự phịng; một số nội dung thể hiện của tài khỏan được đẩy vào gộp chung với TK khác như TK 1388 ở Quyết định 48/2006/QĐ-BTC gộp cả TK 144 : cầm cố ký quỹ ký cược ngắn hạn bên Quyết định 15/2006/QĐ-BTC khiến người làm cơng tác kế tốn hạch tĩan nhầm tài khỏan. Tương tự, theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, tài khoản 154 “chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang” được dùng để tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi cơng , chi phí sản xuất chung) đồng thời dùng tổng hợp chi phí sản xuất, kinh doanh phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm nhưng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, tài khoản này chỉ dùng để tổng hợp chi phí sản xuất, kinh doanh phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm. việc tập hợp chi phí sản xuất – kinh doanh (chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp; chi phí nhân cơng trực tiếp; …) được thơng qua các tài khoản trung gian (tài khoản 621 “chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp”, tài khoản 622 “chi phí nhân cơng trực tiếp”, tài khoản 623 “chi phí sử dụng máy thi cơng”, tài khoản 627 “chi phí sản xuất chung”). Như vậy, tại DNNVV nếu muốn kiểm sốt chi phí sản xuất theo khoản mục thì sẽ phải tự mở các tại khoản riêng hoặc phải mở chi tiết thêm cho các tài khỏan 154 “chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang”. Một số tài khỏan như tài khoản 521 “các khoản giảm trừ doanh thu”, tài khoản 642 “chi phí quản lý kinh doanh” cũng gây ra những khĩ khăn tương tự .
Hơn thế nữa, khi các DNNVV muốn niêm yết trên thị trường chứng khốn, nếu doanh nghiệp đang áp dụng chế độ kế tốn ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC thì khi chuyển đổi sang áp dụng chế độ kế tốn ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, doanh nghiệp sẽ gặp khĩ khăn chưa lường trước được trong chuyển đổi liệu, sổ sách.
Chính những lý do này khiến việc Chế độ kế tốn DNNVV chưa thực sự đem lại hiệu quả cao.
2.3.2. Về phía doanh nghiệp
Xét về gĩc độ tổ chức kế tốn, DNNVV ở Việt nam được phân làm 2 lọai : DNNVV cĩ tổ chức tốt kế tĩan và DNNVV chưa tổ chức tốt kế tĩan. Trong DNNVV chưa tổ chức tốt kế tĩan, tình trạng Ban quản lý doanh nghiệp chỉ xem trọng khâu kinh doanh và coi nhẹ khâu kế tĩan là bình thường, thể hiện ở việc thiếu đầu tư cho bộ phận kế tĩan. Bộ phận kế tĩan được lập ra chỉ nhằm đáp ứng các vấn đề tuân thủ quy định Nhà nước và hợp lý hĩa số liệu cho doanh nghiệp. Vấn đề này khơng chỉ là do họ yếu về năng lực, trình độ mà cịn do họ khơng đủ thời gian. Mục tiêu của họ là tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi nhuận. Mặt trái của việc này là do khơng coi trọng khâu kế tĩan nên dẫn đến nhiều sai sĩt, vi phạm chế độ hĩa đơn chứng từ, lưu trữ chứng từ, chế độ sổ sách báo cáo và làm gia tăng chi phí và giảm lợi nhuận.
Ở Việt Nam, DNNVV cĩ ít vốn, hạn chế về vốn và họ cần mở rộng nguồn vốn ngịai nguồn vốn chủ sở hữu hiện cĩ. Các hình thức mở rộng thơng thừơng là đi vay, đi mượn hay kêu gọi gĩp vốn. Khi doanh nghiệp đi vay thì phải đáp ứng các điều kiện của ngân hàng về hiệu quả kinh doanh, tài sản thế chấp và tình hình tài chính. Khi phân tích báo cáo tài chính của doanh nghiệp, ngân hàng cũng nhận ra rất nhiều điểm chứng tỏ báo cáo tài chính khơng phản ánh đúng thực trạng tài chính, số liệu sổ sách khơng minh bạch khiến ngân hàng từ chối cho vay.
Thực trạng tổ chức kế tĩan DNNVV kể trên đều xuất phát từ nguyên nhân quan trọng là tầm nhìn của người quản lý doanh nghiệp và mức độ quan tâm của