SECTION (PHẦN) DESCRIPTION (MÔ TẢ) WEIGHT (TRỌNG SỐ) % I Section 1: Registered plan
II Section 2: Employee Goals 60
1 Hồn thành cơng việc đúng hạn 50
2 Đảm bảo chất lượng công việc theo yêu cầu 50
III Section 3 - Responsibilities 20
1
Tuân thủ nội quy lao động và các quy định nội bộ của
Công ty 20
2 Tham gia các hoạt động chung của Công ty 10
3 Tuân thủ quy trình làm việc 20
4
Hợp tác, hỗ trợ các đồng nghiệp, các phịng ban có liên
quan 10
5 Thực hiện công việc theo yêu cầu chât lượng của công ty 20 Sẵn sàng tiếp nhận công việc được giao đột xuất
IV Section 4 - Competencies 10
1 Năng lực chuyên môn 10
2 Khả năng học hỏi và phát triển bản thân 10
3 Ý thức trách nhiệm trong công việc 10
4 Sáng tạo trong công việc 10
5 Ý thức kỷ luật 10
6 Khả năng làm việc độc lập 10
7 Khả năng làm việc nhóm 10
8 Kỹ năng PT & giải quyết các vấn đề 10
9 Kỹ năng lập kế hoạch công việc 10
10 Khả năng đặt mục tiêu công việc 10
V Section 5 - Learning & Development 10
Learning & Development Summary
VI Section 6 - Employee Comments VII Section 7 - Next plan
VIII Section 8 - Overall Summary
Nguồn: Phịng nhân sự Cơng ty TNHH Dịch Vụ Tin Học FPT
Nhìn vào cấu trúc bảng đánh giá ở bảng 3.3 trên ta thấy một số điểm sau: - Ngôn ngữ sử dụng trong bảng không đồng nhất
- Các tiêu chí dùng đánh giá từng nội dung (các tiêu chí trong từng Section) được sắp xếp chưa hợp lý
- Một số tiêu chí diễn giải cịn khó hiểu
Với kết cấu bảng đánh giá như trên thì trên thực tế có gây khó khăn gì cho q trình đánh giá nhân viên hay không? nhân viên cảm thấy thế nào về bảng đánh giá này? các tiêu chí sử dụng có hợp lý khơng?v.v. Để có thể trả lời cho các câu hỏi này, đề tài đã thực hiện nghiên cứu thực tế và kết quả sẽ được trình bày trong phần phân tích tiếp sau đây.
3.2.2 Phân tích thực trạng hoạt động đánh giá nhân viên:
3.2.2.1 Mô tả phương pháp nghiên cứu:
Dựa trên cơ sở lý thuyết đã trình bày trong chương 2 và thực tế tình hình, đặc điểm hoạt động của tổ chức FSC, đề tài đã thực hiện phỏng vấn năm chuyên gia theo mơ hình nghiên cứu ban đầu đã xây dựng với mục tiêu là xác định các nội
dung cần thiết cho hệ thống đánh giá nhân viên của FSC. Chi tiết về quá trình thực hiện và các câu hỏi dùng trong nghiên cứu được trình bày trong phụ lục 1
Sau khi thu thập được ý kiến từ các chuyên gia, tiến hành phân tích, so sánh với các nội dung lý thuyết, đề tài đã tổng hợp được năm nội dung mà một hệ thống đánh giá nhân viên trong điều kiện như FSC nên thực hiện như sau:
Thứ nhất: Xác định các tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng thông qua bảng mô tả cơng việc, các tiêu chí sử dụng để đánh giá nhân viên phải định lượng được Thứ hai: Lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp trong đó cấu trúc bảng đánh giá phải được thiết kế rõ ràng, diễn giải dễ hiều
Thứ ba: Trao đổi với nhân viên trước và sau khi đánh giá
Thứ tư: Thống nhất cách đánh giá giữa các cán bộ đánh giá để đảm bảo việc đánh giá theo chuẩn mực chung, đảm bảo tính cơng bằng
Thứ năm: Huấn luyện cán bộ đánh giá về kỹ năng đánh giá để tránh mắc sai lầm
Năm nội dung trên đã được sử dụng làm cơ sở xây dựng bảng câu hỏi khảo sát (phụ lục 2) với:
Mục đích nghiên cứu: nhằm thu thập thơng tin về những nhận định và đánh
giá của các nhân viên chịu sự đánh giá
Đối tƣợng khảo sát: nhân viên cấp 2 và cấp 3, có thâm niên làm việc trên 01
năm
Kích thƣớc mẫu: 100% đối tượng khảo sát trong tồn cơng ty
Thông tin thu thập được qua khảo sát được xử lý bằng phần mềm SPSS, kết quả thu được (phụ lục 3) được sử dụng làm cơ sở để thực hiện phân tích thực trạng hoạt động đánh giá nhân viên tại FSC trong phần 3.2.2.2 tiếp theo.
3.2.2.2 Phân tích kết quả nghiên cứu về thực trạng hoạt động đánh giá nhân viên: viên:
3.2.2.2.1 Phân tích các tiêu chuẩn đánh giá đang áp dụng:
Từ trước đến nay FSC vẫn sử dụng các bảng mô tả cơng việc do tập đồn FPT xây dựng. Tuy nhiên, do là các bảng mô tả công việc đã được xây dựng từ lâu, lại theo một chuẩn rất chung chung để tất cả các công ty thành viên tham khảo, do đó các bảng mơ tả cơng việc này khơng cịn phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động hiện tại của FSC, cũng như khơng có đầy đủ các bảng mơ tả cơng việc cho tất cả các loại cơng việc hiện có tại FSC.
Ta hãy xem một ví dụ cụ thể sau: trong bảng mô tả công việc của nhân viên kinh doanh do FPT ban hành (xem phụ lục 4) chưa có tiêu chí để đo lường, đánh giá việc thực hiện các trách nhiệm đưa ra. Bảng mô tả công việc này cũng chưa liệt kê và mô tả đầy đủ công việc và trách nhiệm của một nhân viên kinh doanh hiện tại tại FSC: cụ thể trong quy định của FSC, nhân viên kinh doanh cịn có trách nhiệm thu hồi công nợ đối với các khoản nợ quá hạn trên 20 ngày của các khách hàng do mình phụ trách.
Ngồi ra FSC cịn thiếu bảng mơ tả cơng việc cho hàng loạt các vị trí như: nhân viên đặt part và quan hệ với hãng, kế toán thanh toán nội bộ, kế toán bán hàng, kỹ thuật viên onsite, kỹ thuật viên nhận máy,v.v….
Điều này dẫn đến tình trạng các nhân viên sử dụng bảng mô tả công việc lỗi thời thì khơng biết hết trách nhiệm của mình; các nhân viên ở các vị trí khơng có bảng mơ tả cơng việc thì khơng hiểu rõ các công việc mình phải đảm nhận, phải làm các công việc ấy như thế nào và yêu cầu của công ty đối với từng công việc ấy ra sao? Kết quả khảo sát được tóm tắt trong bảng 3.7a cho thấy có 31,3% nhân viên không được trao đổi, hướng dẫn về bảng mô tả công việc rõ ràng; 68% nhân viên biết được các công việc của họ là đạt hay không đạt yêu cầu nhưng có đến 53,1% nhân viên khơng biết rõ mức độ hồn thành cơng việc của mình được đánh giá như thế nào.
Bảng 3.7a: Tóm tắt kết quả khảo sát
Câu hỏi Ý kiến Tần suất Tỉ lệ % Tỉ lệ % lũy kế
Ghi chú
Anh/Chị được cấp trên hướng dẫn trao đổi về bảng mơ tả cơng việc một
cách rõ ràng?
Hồn toàn phản đối 23 15.6 15.6
Bảng 1- Phụ lục 3 Phản đối 23 15.6 31.3 Không ý kiến 15 10.2 41.5 Đồng ý 73 49.7 91.2 Hoàn toàn đồng ý 13 8.8 100.0 Anh/Chị hiểu rõ các tiêu
chuẩn công ty yêu cầu đối với từng cơng việc mình
đang phụ trách?
Hồn tồn phản đối 16 11.0 11.0
Bảng 2- Phụ lục 3 Phản đối 18 12.3 23.3 Không ý kiến 12 8.2 31.5 Đồng ý 74 50.7 82.2 Hoàn toàn đồng ý 26 17.8 100.0 Anh/Chị biết rõ quy định
về mức độ hồn thành cơng việc (tốt,khá,trung bình hoặc kém) của cơng ty đối với tất cả các phần việc mình đang phụ trách?
Hồn tồn phản đối 36 24.5 24.5
Bảng 3- Phụ lục 3 Phản đối 42 28.6 53.1 Không ý kiến 13 8.8 61.9 Đồng ý 44 29.9 91.8 Hoàn toàn đồng ý 12 8.2 100.0
Nguồn: Kết quả khảo sát thu được tải phụ lục 3 (bảng 1,2,3)
Hệ quả là nhân viên không tự đánh giá được bản thân họ có hồn thành tốt các cơng việc thuộc trách nhiệm của họ hay khơng? Họ đã hồn thành cơng việc ở mức độ nào? các phần việc nào họ chưa đạt yêu cầu cần phải khắc phục, cố gắng để nâng cao chất lượng cơng việc, vì vậy, họ cứ tiếp tục làm theo cách cũ từ ngày này qua ngày khác, năm này qua năm khác, chất lượng công việc không được cải thiện mà giậm chân tại chỗ, một lỗi có khi bị lặp đi lặp lại rất nhiều lần.
Bên cạnh đó, việc khơng có bảng mơ tả công việc đầy đủ, cụ thể không những không định hướng thực hiện công việc cho nhân viên mà còn làm cho tiêu chuẩn để đánh giá nhân viên không rõ ràng, ảnh hưởng đến xấu đến hiệu quả của hoạt động đánh giá nhân viên vì khơng thể đánh giá chính xác mức độ đóng góp của từng nhân viên, nên khơng thuyết phục được nhân viên về tính cơng bằng của kết quả đánh giá, có 57,1% nhân viên không biết quy định về thang điểm dành cho mỗi tiêu chí đánh giá là như thế nào (bảng 3.7b); theo đó có 49% nhân viên cho rằng kết quả đánh giá không phản ánh đúng năng lực và sự đóng góp của họ (bảng 3.7b)
Bảng 3.7b: Tóm tắt kết quả khảo sát
Câu hỏi Ý kiến Tần suất Tỉ lệ % Tỉ lệ % lũy kế
Ghi chú
Anh/Chị biết rõ quy định về thang điểm dành cho mỗi tiêu chí đánh giá (nghĩa là khi nào được điểm 10, khi
nào được 9,8,7…)?
Hoàn toàn phản đối 27 18.4 18.4
Bảng 6- Phụ lục 3 Phản đối 57 38.8 57.1 Không ý kiến 25 17.0 74.1 Đồng ý 32 21.8 95.9 Hoàn toàn đồng ý 6 4.1 100.0 Việc xếp hạng thi đua
A,B,C dựa theo kết quả của bảng điểm điện tử phản ánh đúng năng lực và sự đóng
góp của các A/C?
Hồn tồn phản đối 21 14.3 14.3
Bảng 8- Phụ lục 3 Phản đối 51 34.7 49.0 Không ý kiến 32 21.8 70.7 Đồng ý 42 28.6 99.3 Hoàn toàn đồng ý 1 0.7 100.0
Nguồn: Kết quả khảo sát thu được tại phụ lục 3 (bảng 6, 8)
3.2.2.2.2 Phân tích về quy trình đánh giá hiện tại:
Nhìn vào quy trình đánh giá nhân viên tại FSC ở hình 3.2, có thể thấy điểm mạnh của quy trình đánh giá này chính là:
Nhân viên được tự đánh giá: không ai hiểu rõ khối lượng và chất lượng cơng việc hơn chính người thực hiện, do đó khi để cho nhân viên được tự đánh giá thì sẽ tạo cơ sở cho cán bộ quản lý các cấp có cái nhìn tồn diện hơn về công việc của mỗi cá nhân, việc đánh giá nhờ đó mà cũng dễ dàng và hợp lý hơn. Tuy nhiên, kết quả mà nhân viên tự đánh giá chỉ có ý nghĩa khi nhân viên nắm rõ các tiêu chuẩn đánh giá nhưng hiện tại theo kết quả khảo sát được thì 31,3% nhân viên chỉ thực hiện việc tự đánh giá theo cảm tính; 15,6% nhân viên có khuynh hướng tự cho điểm cao để cấp trên hạ xuống là vừa nhằm đảm bảo quyền lợi của mình (bảng 3.7c).
Bảng 3.7c: Tóm tắt kết quả khảo sát
Câu hỏi Ý kiến Tần suất Tỉ lệ % Tỉ lệ % lũy kế
Anh/Chị thường cho điểm bảng đánh giá
bằng cách nào?
Theo cảm tính 46 31.3 31.3
So sánh thực tế với
thang điểm quy định 34 23.1 54.4 Luôn cho điểm cao
là vừa So sánh thực tế với yêu cầu trong bảng mô tả công việc
42 28.6 98.6
Ý kiến khác 2 1.4 100.0
Nguồn: Kết quả khảo sát thu được tải phụ lục 3 (bảng7)
Như vậy điểm mạnh này hiện tại chưa phát huy được, việc tự đánh giá theo quan điểm hiện tại của nhân viên sẽ cho ra các kết quả khơng có giá trị, hơn nữa cịn dẫn đến sự chênh lệch khá lớn giữa kết quả nhân viên tự đánh giá và kết quả đánh giá của cấp trên trực tiếp, điều này sẽ tạo ra sự bất mãn trong lòng nhân viên. Bằng chứng là nhân viên không cảm nhận được việc tự đánh giá là quyền lợi của họ, khi được hỏi đến mỗi kỳ đánh giá nhân viên họ cảm thấy như thế nào thì 35,9% nhân viên cho biết họ cảm thấy chán nản và thờ ơ với việc tự đánh giá vì lần nào cũng như nhau; 4,8% cho biết họ tự cho điểm theo khuynh hướng càng cao càng tốt và 16,6% cho biết họ cảm thấy chán nản và cứ cho điểm càng cao càng tốt (bảng 3.7d). Như vậy, tổng cộng hiện có đến 57,2% nhân viên khơng cảm nhận được ý nghĩa của việc tự đánh giá.
Bảng 3.7d: Tóm tắt kết quả khảo sát
Câu hỏi Ý kiến Tần suất Tỉ lệ % Tỉ lệ % lũy kế
Đến kì khai báo bảng điểm điện tử “checkpoint” Anh/Chị
cảm thấy?
Nhiệt tình khai báo vì đó là cơ hội Anh/Chị tự đánh giá
mình
58 40.0 40.0
Nên khai báo càng cao càng tốt vì điều đó quyết định quyền
lợi của Anh/Chị
7 4.8 44.8 Chán nản thờ ơ vì lần nào cũng như nhau 52 35.9 80.7 Cả b và c đều đúng 24 16.6 97.2 Ý kiến khác 4 2.8 100.0
Việc đánh giá một nhân viên được thực hiện từ nhiều phía, nhiều cấp quản lý khác nhau, điều này giúp cho kết quả đánh giá hạn chế được phần nào tính chất cảm tính trong đánh giá của cán bộ quản lý trực tiếp.
Bên cạnh các điểm tốt trên, quy trình này cịn có một điểm yếu mà ta phải nhìn nhận, đó chính là việc kết quả đánh giá khi thơng báo tới nhân viên thì đã là kết quả cuối cùng, như vậy nhân viên khơng có cơ hội nào để trình bày quan điểm của mình về nhận xét của cán bộ quản lý trực tiếp dành cho mình. Thế nên, dù nhân viên được tự đánh giá mình nhưng kết quả đánh giá lại phụ thuộc hoàn toàn vào cán bộ quản lý trực tiếp vì trên thực tế, tuy có đánh giá qua nhiều cấp nhưng kết quả đánh giá của cán bộ quản lý trực tiếp là quan trọng nhất, cán bộ các cấp trên xem xét qua và thường đồng ý với kết quả này, họ chỉ phản bác trong trường hợp đặc biệt bất hợp lý : theo dữ liệu do Bộ phận nhân sự Công ty cung cấp thì có đến 95.6% kết quả đánh giá của cán bộ quản lý trực tiếp được chấp nhận đến cuối quy trình, chỉ có 4.4% kết quả đánh giá lần đầu của cán bộ quản lý trực tiếp được yêu cầu xem xét lại.
3.2.2.2.3 Phân tích phƣơng pháp thực hiện việc đánh giá:
a) Phương pháp đánh giá đang áp dụng:
Như đã giới thiệu ở mục 3.2.1.2, FPT đã tham vấn chuyên gia khi quyết định chuyển từ phương pháp bảng điểm sang phương pháp quan sát định lượng hiện tại. Khi thực hiện phỏng vấn các chuyên gia cho đề tài này, các chuyên gia cũng đồng ý rằng, với đặc điểm tổ chức và điều kiện hiện tại của FSC thì phương pháp quan sát định lượng là phương pháp đánh giá nhân viên hoàn toàn phù hợp.
Dù chuyển sang áp dụng phương pháp định lượng, FPT nói chung và FSC nói riêng vẫn giữ việc thực hiện đánh giá qua bảng đánh giá điện tử: bảng đánh giá được thiết kế trên trang web nhân sự của công ty để mọi người truy cập vào thực hiện việc đánh giá. Điều này giúp cho việc đánh giá được thực hiện dễ dàng, thông tin dù được chuyển qua nhiều cấp nhưng tốc độ truyền tải rất nhanh, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho Cơng ty.
b) Các tiêu chí được sử dụng để đánh giá:
Tuy có phương pháp và công cụ thực hiện đánh giá rất tốt nhưng khi FSC thực hiện việc gán các tiêu chí đánh giá vào bảng đánh giá thì có rất nhiều vấn đề:
Thứ nhất: các tiêu chí đánh giá đưa ra nhưng khơng có tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng; điểm yếu này có nguyên nhân từ việc FSC cịn thiếu các bảng mơ tả cơng việc cho từng vị trí như đã đề cập ở trên.
Thứ hai: các tiêu chí đánh giá cịn chung chung, mơ hồ, khó hiểu và bị trùng lắp. Theo kết quả khảo sát: 22,4% nhân viên cho rằng các tiêu chí đánh giá thì chung chung,mơ hồ; 7,5% nhân viên cảm thấy khó hiểu; 19% nhân viên thấy các tiêu chí trùng lắp và 36,1% nhân viên đồng ý với cả ba nhận xét trên (bảng 3.7e)
Bảng 3.7e: Tóm tắt kết quả khảo sát
Câu hỏi Ý kiến Tần suất Tỉ lệ % Tỉ lệ % lũy kế
Theo Anh/Chị các tiêu chí