tiêu chuẩn ISO 9001 :2000 của cơng ty cổ phần thang máy Thiên Nam
3.3 Viết quy trình chỉ ngắn gọn trong một trang A4, phĩng to lên khổ A0 treo tạ
tại nơi lμm việc
Một trong những nguyên nhân gây ra sai sĩt, khơng phù hợp, khơng đạt chất l−ợng mong muốn đĩ lμ nhân viên thực hiện khơng đúng quy trình với lý do cơ bản lμ quy trình cịn nhiều chữ, khĩ nhớ, ch−a phù hợp. Vì vậy, cơng ty cần thay đổi hình thức của quy trình, quy trình sao cho ngắn gọn, súc tích cơ đọng, dễ nhớ.
Với nội dung của quy trình hiện nay, thay vì trình bμy từ 5 đến 10 trang A4, cơng ty vẫn cĩ thể rút ngắn lại vμ trình bμy trong một trang A4 mμ vẫn đảm bảo đ−ợc các nội dung cần thiết (phụ lục 03).
Để trình bμy nội dung quy trình trong 1 trang A4 cơng ty cĩ thể sử dụng cách trình bμy d−ới dạng l−u đồ, kết hợp với mơ tả, hình thức của quy trình nh− sau:
TÊN QUY TRìNH: Mã số tμi liệu Lần sốt xét
L−u đồ b−ớc cơng việc Trách nhiệm thực hiện Các điểm l−u ý trong b−ớc cơng việc Biểu mẫu sử dụng Hồ sơ cần l−u trữ P/B/X l−u trữ Thời gian l−u trữ Ngμy . . . Ng−ời soạn thảo
Ngμy . . . Ng−ời xem xét
Ngμy . . . Ng−ời phê duyệt
Phịng ban đ−ợc phân phối:
Các quy trình nμy sau khi đ−ợc duyệt, cần phĩng to lên khổ A0, treo tại nơi lμm việc của từng phịng, ban, x−ởng cĩ liên quan, treo ở vị trí nh− thế nμo để đảm bảo hμng ngμy mọi ng−ời cĩ thể nhìn thấy, đọc vμ tham khảo khi thực hiện cơng việc.
Bắt đầu Một cơng
đoạn
Kiểm tra, xem xét, duyệt
Kết thúc
Về số l−ợng quy trình cĩ thể gom lại, bỏ bớt các quy trình viết riêng cho chi nhánh, một quy trình cĩ thể áp dụng đ−ợc cho văn phịng chính vμ cả chi nhánh, văn phịng đại diện.