z Hĩa đơn và chứng từ giao hàng chính xác.
2.2.4.4. Năng lực sản xuất và cung ứng
Năng lực sản xuất và cung ứng là một chuỗi mắt xích bao gồm rất nhiều hoạt động, nhiều bộ phận của cơng ty. Việc sản xuất và cung ứng phải hiệu quả, vừa đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, vừa tiết kiệm được chi phí tồn kho, chi phí vận tải. Để đạt được kết quả tốt, từng bộ phận trong chuỗi quản trị cung ứng phải hồn thành tốt nhiệm vụ của bộ phận mình và phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác để lập kế hoạch chính xác nhằm đảm bảo việc cung ứng liên tục cho khách hàng.
Bộ phận cung ứng
Như đã phân tích ở phần 2.2.3.3 về nhà cung cấp, SCV chỉ là nhà phân phối sản phẩm hĩa chất chứ khơng phải là nhà sản xuất. Nguồn hĩa chất Polyols cung cấp cho thị trường Việt Nam của tập đồn Shell là ở nhà máy Seraya, Singapore. Polyols được nhập về nhà máy Shell Gị Dầu dưới dạng hàng tàu xá với số lượng trung bình khoảng 600 tấn / tháng. Sau đĩ, SCV cung cấp cho khách hàng bằng xe bồn hoặc đĩng trong thùng phuy mới tùy theo yêu cầu của khách hàng. Nếu sang chiết ra phuy, nguồn nguyên vật liệu chủ yếu để sản xuất, đĩng gĩi bao gồm:
- Hĩa chất Polyols. - Thùng phuy rỗng - Nhãn tên sản phẩm - Niêm sản phẩm.
Đối với hĩa chất nhập khẩu:
Tại Singapore, cĩ một đội ngũ phụ trách về việc phân phối hàng và thuê tàu vận chuyển về các nước sở tại (supply chain team). Các nước trong khu vực phải lập kế hoạch nhận hàng và gởi cho đội ngũ trên trong vịng một tháng. Để làm được điều này, bộ phận cung ứng ở mỗi nước phải liên hệ chặt chẽ với bộ
phận bán hàng, bộ phận sản xuất, bộ phận tài chính. Từ đĩ, bộ phận cung ứng sẽ lập được kế hoạch nhận hàng, với số lượng là bao nhiêu và khi nào thì hàng cĩ ở Việt Nam để khơng bị gián đoạn sản xuất và đảm bảo cung cấp hàng liên tục cho khách hàng.
Một điểm mạnh của SCV là tập đồn Shell ký được hợp đồng thuê tàu với cước phí vận tải biển thấp do tàu chỉ xếp hàng của riêng Shell để vận chuyển đến một cảng bất kỳ. SCV sẽ kết hợp lấy hàng Polyols và các mặt hàng dung mơi (cũng lấy từ nhà máy tại Bukom, Singapore) chung một chuyến tàu với số lượng khoảng 4.000 – 5.000 tấn. Trung bình SCV cĩ khoảng 2 chuyến / tháng hoặc 3 chuyến / 2 tháng nên thời gian tàu xếp hàng thường xuyên hơn trước đây. SCV cĩ thể chủ động hơn trong việc lập kế hoạch nhập hàng và tiết kiệm được chi phí. Với lợi thế về nguồn hàng nhập từ trong Shell Group, SCV cĩ đủ hàng và cung cấp liên tục cho thị trường Việt Nam. Mặt khác, do nhập khẩu từ một nguồn duy nhất nên chất lượng của sản phẩm cũng thống nhất, ổn định và theo một quy cách, tiêu chuẩn riêng. Khách hàng cĩ thể an tâm về khả năng cung cấp của SCV cũng như là chất lượng của sản phẩm.
Đối với các nguyên vật liệu cơ bản (thùng phuy rỗng, nhãn, niêm)
Đối với thùng phuy rỗng, Shell Việt Nam chọn hình thức đấu thầu và qua đĩ chọn một nhà cung cấp duy nhất là Cơng Ty Petrosumit để cĩ được giá thùng phuy cạnh tranh. Nhà thầu này khơng chỉ cung cấp riêng cho Ngành Hĩa Chất mà cịn cung cấp cho ngành Dầu Nhờn. Hơn nữa, Petrosumit cũng là nhà cung cấp thùng phuy rỗng cho Shell Singapore và Shell Thái Lan, nên Shell Việt Nam cũng là đối tác chiến lược của họ. Vì thế mà Petrosumit cam kết cung cấp đủ số lượng SCV yêu cầu và đáp ứng được số lượng cao khi SCV cĩ nhu cầu đột xuất.
Đối với nhãn và niêm, Shell cũng đưa ra hình thức đấu thầu để lựa chọn nhà cung cấp cĩ giá và chất lượng tốt nhất. Vì giá trị của nhãn và niêm khơng lớn cho nên giá khơng phải là yếu tố quan trọng nhất mà là chất lượng cao và thời gian giao hàng nhanh. Chính vì vậy mà Shell chỉ cần lựa chọn một nhà cung cấp thật tốt, thật hợp tác. Cùng với thùng phuy rỗng, hai loại nguyên liệu này cũng được quản lý và kiểm sốt trong hệ thống GSAP: quản lý số lượng đặt
hàng, số lượng thực nhận, số lượng đã sử dụng và cả số lượng hiện tồn trong kho. Để từ đĩ, bộ phận cung ứng cĩ thể lập kế hoạch đặt hàng tiếp theo để khơng bị thiếu hụt hàng trong quá trình sản xuất.
Bộ phận sản xuất
SCV đầu tư 12 triệu USD để xây dựng nhà máy Shell Gị Dầu tại Khu Cơng Nghiệp Gị Dầu, Long Thành, Đồng Nai. Tại đây, SCV cĩ 9 bồn chứa với dung tích từ 1.000 -1.500 m3 (trong đĩ cĩ 01 bồn chứa Polyols với sức chứa 1.500m3 và 8 bồn chứa các loại hĩa chất dung mơi khác); một dây chuyền sang chiết ra phuy và một dây chuyền nạp hĩa chất vào xe bồn tại nhà máy Shell Gị Dầu. Năng suất bình quân của nhà máy là sang chiết 1.000 phuy / ngày (tương đương 200 tấn / ngày) hĩa chất các loại. Bộ phận sản xuất sẽ lập kế hoạch sản xuất và thực hiện việc đĩng hàng ra phuy hoặc nạp hĩa chất vào xe bồn để từ nhà máy giao đến khách hàng trên cơ sở hàng tồn kho và đơn đặt hàng. Đối với ngành hàng Polyols, do cung cấp chủ yếu cho khách hàng bằng xe bồn nên SCV chỉ duy trì một mức tồn kho hàng phuy tối thiểu là 200 phuy – mức dự trữ đủ để SCV cung cấp trong 2 ngày. Với số lượng này thì bộ phận sản xuất chủ động duy trì mức dự trữ hàng tồn kho tối thiểu và đảm bảo sản xuất đáp ứng theo yêu cầu của bộ phận bán hàng.
Bộ phận Logistics
Bộ phận Logistics chủ yếu đảm nhiệm việc giao hàng cho khách hàng, sắp xếp kho bãi sao cho hợp lý, hiệu quả với chi phí thấp nhất, và việc kiểm định an tồn nhà máy khách hàng hàng năm. Giao hàng là một dịch vụ mà khách hàng cĩ thể nhận thấy và đánh giá ngay. Nếu bộ phận Logistics làm tốt việc giao hàng, thì cơng ty sẽ được đánh giá là phục vụ tốt cho khách hàng vì đối với khách hàng cơng nghiệp giao hàng là yếu tố quan trọng cần thiết.
Hiện nay, SCV cung cấp hàng cho khách hàng bằng hai phương tiện: xe bồn và xe tải giao cho khách hàng ở khu vực phía Nam hoặc xe container đĩng hàng tại nhà máy Shell và sau đĩ vận chuyển ra Bắc bằng đường biển. Đối với xe bồn, SCV tự cung cấp cho khách hàng bằng hai xe bồn đặc chủng của cơng ty
và một xe bồn thuê nhà vận tải Long Hịa Phát. Đối với xe tải, SCV cũng chọn hình thức đấu thầu để chọn một nhà vận tải duy nhất làm dịch vụ vận chuyển. Đối với xe container, SCV cũng chọn cơng ty giao nhận KTA đảm nhận việc giao hàng từ kho tới kho cho khách hàng. Do Shell luơn hướng tới cam kết an tồn, sức khỏe, mơi trường nên các quy định về an tồn cho lái xe, cho xe và hàng hĩa trên xe rất gắt gao. Shell thường xuyên tổ chức những buổi huấn luyện lái xe an tồn, ứng phĩ trong trường hợp khẩn cấp, .... cho tất cả các lái xe. Những kiến thức và thao tác chuyên nghiệp của lái xe cũng gĩp phần làm tăng niềm tin của khách hàng đối với SCV. Dưới đây là kết quả đánh giá của khách hàng về mục thực hiện giao hàng của SCV cho khách hàng:
5% 25% 25% 25% 30% 65% 60% 45% 10% 15% 20% Giao hàng đúng ngày và chính xác Thời gian giao hàng (Thời gian tối thiểu chúng tơi yêu cầu kể từ lúc đặt hàng đến lúc giao hàng)
đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Cĩ thơng báo về những sự cố xảy ra liên quan
đến việc giao hàng
Khơng hài lịng Trung bình Hài lịng Rất hài lịng
Hình 2.9: Đánh giá về giao hàng
Nguồn: khảo sát của tác giả
Theo cam kết của SCV về thời hạn giao hàng là trong vịng hai ngày kể từ ngày xác nhận đơn hàng đối với khách hàng phía Nam và 10 ngày đối với khách hàng phía Bắc. Đối với khách hàng phía Nam, SCV chủ động được việc giao hàng do phương tiện vận tải sẵn cĩ và khoảng cách địa lý ngắn. Mặc khác, đội ngũ bán hàng và dịch vụ khách hàng thường xuyên chủ động liên lạc với khách hàng để nắm bắt nhu cầu của khách hàng và sắp xếp lịch giao hàng cho
phù hợp, tránh việc quá nhiều hoặc quá ít đơn hàng trong một ngày. Điều này khiến cho khách hàng thấy an tâm và cảm thấy mình được quan tâm, chăm sĩc chu đáo. Tuy nhiên, đối với một số khách hàng cĩ đơn hàng lẻ hoặc cĩ bồn chứa nhỏ, SCV khơng linh động giải quyết giao hàng. Hiện tại, SCV chỉ cung cấp dưới một dạng xe bồn chứa khoảng 17 tấn hĩa chất. Nếu khách hàng yêu cầu 5- 10 tấn là SCV khơng thể đáp ứng được do khơng an tồn và chi phí cao. Như vậy, một số khách hàng khơng hài lịng đặc biệt là những khách hàng cĩ bồn chứa nhỏ vì họ lo sợ sẽ gặp rủi ro nếu SCV khơng giao hàng đúng hạn.
Đối với khách hàng phía Bắc, SCV xếp hàng vào container từ nhà máy Shell Gị Dầu và vận chuyển đến kho khách hàng bằng đường biển. SCV khơng chủ động được thời gian giao hàng vì phụ thuộc vào lịch tàu, vào hãng tàu. Mặc dù, SCV thuê cơng ty giao nhận làm dịch vụ vận chuyển hàng ra Bắc từ kho đến kho nhưng những thay đổi về lịch tàu, về hành trình của tàu và những rủi ro trên biển nằm ngồi sự kiểm sốt của SCV cũng như của Cơng ty giao nhận nên trong một số trường hợp SCV khơng kịp thơng báo cho khách hàng về những sự cố liên quan đến việc giao hàng do thiếu thơng tin. SCV chỉ cố gắng giám sát tiến trình thực hiện của cơng ty giao nhận để đảm bảo thời gian giao hàng cho khách hàng là sớm nhất. Đây là một trong những nguyên nhân khiến SCV cạnh tranh khơng lại Petrolimex. SCV khơng cĩ kho bãi và cũng khơng cĩ nhà máy tại khu vực phía Bắc, trong khi Petrolimex cĩ xây dựng bồn chứa ở Hải Phịng và độc quyền phân phối hàng bồn đến khách hàng với giá rẽ hơn và thời gian giao hàng nhanh hơn. Sở dĩ các khách hàng phía Bắc vẫn mua hàng của Shell hay các nhà cung cấp khác là vì họ muốn giữ mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp và cũng hạn chế sự độc quyền của Petrolimex trên thị trường.
Phịng thí nghiệm
Một trong những điểm mạnh của SCV so với Pterolimex và Sojitz là SCV cĩ phịng thí nghiệm tại nhà máy Shell Gị Dầu. Phịng thí nghiệm đảm nhiệm việc kiểm tra chất lượng sản phẩm đúng như tiêu chuẩn kỹ thuật của tập đồn từ khâu kiểm tra mẫu hĩa chất trên tàu trước khi bơm vào bồn, kiểm tra mẫu bồn sau khi bơm, kiểm tra mẫu của từng lơ sản xuất và mẫu của từng chiếc xe bồn
trước khi giao cho khách hàng để đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng trước khi giao đến khách hàng. Khi cĩ khiếu nại về chất lượng, phịng thí nghiệm sẽ hỗ trợ việc kiểm tra sản phẩm để xác định nguyên nhân từ đĩ gĩp phần xây dựng những hành động khắc phục và hành động ngăn ngừa kịp thời.
Khi nĩi đến năng lực sản xuất và cung ứng, khơng thể khơng nĩi đến năng lực tài chính. Bởi nếu năng lực tài chính kém thì SCV khơng thể mua hàng và các nguyên vật liệu đều đặn, kịp thời và làm ảnh hưởng đến khả năng cung cấp cho khách hàng. Thực tế, do SCV mua hàng trong Shell Group nên được ưu đãi về hạn mức tín dụng và thời hạn thanh tốn. Khi cung cấp cho khách hàng, SCV chủ yếu cung cấp hàng xá và một ít hàng phuy nên chi phí mua phuy rỗng, nguyên vật liệu khác như nhãn, niêm sản phẩm, chi phí vận tải, chi phí nhân cơng … khơng nhiều. SCV khơng cĩ những khoản nợ quá hạn hay nợ vay ngân hàng. Ngược lại, SCV cịn dùng lợi nhuận của ngành hàng Polyols để hỗ trợ cho ngành hàng dung mơi và cho các ngành kinh doanh khác như ngành dầu nhờn, ngành nhựa đường Việt Nam vay bởi vì các ngành này hạch tốn độc lập với nhau. Cĩ thể nĩi, SCV cĩ năng lực tài chính mạnh. Khi cần đầu tư mở rộng quy mơ, SCV cĩ thể nhận được sự tài trợ của Tập Đồn miễn là dự án cĩ tính khả thi và hiệu quả cao.