1.2. Các yếu tố ñảm bảo cho quản trị công ty hiệu quả
1.2.3. Ban giám sát
Luật Doanh nghiệp và điều lệ mẫu đã có những quy ñịnh cụ thể ñối với việc thành lập Ban giám sát. Về bản chất, Ban giám sát có chức năng giám sát các hoạt ñộng của Hội ñồng Quản trị và bảo vệ lợi ích cho các cổ đơng của cơng ty
1.2.3.1. ðặc điểm của Ban giám sát Các ñặc ñiểm cơ bản của Ban giám sát là:
- Bao gồm từ 3 dến 5 người ñược các cổ đơng bầu trong đại hội cổ đơng với nhiệm kì khơng q 5 năm;
- Các thành viên được bổ nhiệm có thể được bổ nhiệm lại cho số nhiệm kì khơng giới hạn;
- Mỗi cuộc họp phải có tối thiểu 2 thành viên trong Ban giám sát;
- Trưởng Ban giám sát sẽ là cổ đơng của cơng ty và do các thành viên của Ban giám sát bầu ra;
- Anh chị em ruột hoặc thành viên gia đình trực tiếp của các thành viên Hội ñồng Quản trị, Tổng Giám ñốc và các cán bộ quản lý khác khơng được bổ nhiệm vào Ban giám sát;
- Các nhân viên giữ chức vụ quản lí điều hành trong cơng ty khơng được đề cử vào Ban giám sát;
- Ít nhất một trong số thành viên của Ban giám sát phải là kế toán viên hoặc chun gia tài chính khơng đang làm việc cho bộ phận kế tốn của cơng ty;
- Ứng viên được đề cử khơng nhất thiết phải là cổ đơng hay nhân viên của cơng ty.
1.2.3.2. Vai trị và trách nhiệm của Ban giám sát
Ban giám sát có những vai trò và trách nhiệm sau:
- Ban giám sát sẽ giám sát việc ñiều hành và quản trị cơng ty của Hội đồng Quản trị, giám ñốc hoặc Tổng Giám ñốc.
- Kiểm tra tính hợp lí, hợp pháp, trung thực và thận trọng trong q trình điều hành và quản lí kinh doanh của doanh nghiệp.
- Ðánh giá các báo cáo tài chính cuối năm và giữa năm của và trình các báo cáo đó lên các cổ đơng trong đại hội cổ đơng
- Rà soát lại các báo cáo về kiểm sốt nội bộ của cơng ty trước khi chúng được trình lên Hội đồng Quản trị phê duyệt.
- u cầu Hội đồng Quản trị có những biện pháp khẩn cấp cần thiết nếu Ban giám sát phát hiện ra sự vi phạm trách nhiệm của Hội ñồng Quản trị hoặc Tổng Giám ñốc;
- Ðánh giá những báo cáo của Hội ñồng Quản trị vào thời điểm cuối năm tài chính và đệ trình những báo cáo này lên các cổ ñơng trong đại hội cổ đơng. Các báo cáo của Hội ñồng Quản trị ñể ñánh giá bao gồm: Báo cáo về tình hình kinh doanh của cơng ty, Báo cáo tài chính đã được kiểm tốn, Báo cáo đánh giá về việc quản lí và điều hành cơng ty.
- Trong trường hợp cần thiết hoặc do yêu cầu của cổ đơng hoặc một nhóm cổ đơng, Ban giám sát sẽ tiến hành kiểm tra ngay khi có thể. Ban giám sát sẽ xem xét tồn bộ các sổ sách kế toán và các tài liệu liên quan ở bất kì chi nhánh hoặc văn phịng của công ty.
- Ban giám sát cũng xem xét lại các cách thức ñiều hành và quản lí cơng ty của Hội đồng Quản trị và Tổng Giám đốc.
- Phụ trách quản lí mối quan hệ với bên kiểm tốn và xúc tiến cơng tác kiểm toán như sau:
o Ðề xuất việc chọn một công ty kiểm tốn độc lập, chi phí cho kiểm tốn và tất cả những vấn đề liên quan tới việc thay đổi cơng ty kiểm toán
o Thảo luận về mục đích và phạm vi kiểm tốn truớc khi cơng tác kiểm tốn đựợc tiến hành;
o Nếu thấy cần, Ban giám sát có thể tham khảo ý kiến của các chuyên gia tư vấn pháp luật và nghiệp vụ ñộc lập ñể chắc chắn rằng công ty kiểm tốn độc lập có đủ trình độ chun mơn và kinh nghiệm để thực hiện cơng việc của cơng ty
o Kiểm tra các báo cáo cuối năm và giữa năm trước khi trình lên Hội đồng Quản trị
o Thảo luận những khó khăn và những vấn đề cịn tồn đọng ñược phát hiện trong kết quả kiểm toán cuối năm hoặc giữa năm cũng như là các vấn ñề mà cơng ty kiểm tốn độc lập muốn được thảo luận;
o Xem xét lại thư quản lí của cơng ty kiểm tốn hoặc kiểm tốn viên độc lập và những phản hồi của Hội ñồng Quản trị của công ty; o Xem xét lại kết quả của các cuộc kiểm tra nội bộ và phản hồi của Hội ñồng Quản trị