1. Chỉ số cá nhân
STT Chỉ số đo (KPIs) Đo lường C. kỳ K.quả T.số
Khách hàng cũ 1 Sản lượng bán hàng Khách hàng mới 6 tháng 3 2 Số khách hàng mới tăng trong kỳ Số khách hàng mới tăng trong kỳ 6 tháng ≥ 1 3 3 Tỷ lệ nợ quá hạn % = nợ quá hạn/ tổng nợ 6 tháng ≤ 2.5 % 3 4 Tỷ lệ khiếu nại khách hàng % KN= tổng khiếu nại/tổng đơn hàng 6 tháng ≤ 3% 2 5
Số lần khiếu nại của nhà cung cấp hoặc nội bộ
số lần khiếu nại trong kỳ đánh giá
6
tháng ≤ 2 1
(Nguồn: Trích từ số liệu kế hoạch kinh doanh - phịng kinh doanh GENTRACO)(7)
3.3.4 Xây dựng hệ thống Đánh giá cá nhân:
3.3.4.1 Bảng đánh giá cá nhân: Căn cứ vào KPIs cá nhân và nhu cầu đánh giá năng lực thực hiện cơng việc của mỗi cá nhân. Cơng ty cần xây dựng hệ thống đánh giá năng lực cho mỗi nhân viên thơng qua bảng đánh giá cá nhân hàng năm, để từ đĩ cĩ thể xếp loại nhân viên và căn cứ vào quy chế để khen thưởng, đề bạt nhân viên.
Bảng 3.7: Ví dụ bảng đánh giá cá nhân, phĩ phịng kinh doanh
Phần Đánh Giá Chung Tồn Cơng Ty: ( 40% điểm )
Ghi chú: - Tổng trọng số của 10 tiêu chí chung =10 - Mỗi tiêu chí cĩ giới hạn điểm từ 1-4
TIÊU CHÍ CHUNG TRỌNG SỐ ( 1 ) ĐIỂM SỐ ( 1 - 4 )
THƠNG TIN CÁ NHÂN
1 Khả năng làm việc độc lập 1 Họ tên Nguyễn Ngọc Tuyền
2 Giao tiếp 1 Chức danh PP Kinh Doanh
3 Ĩc sáng kiến 1 Ngày, tháng, năm sinh 05/05/1979
4 Phân tích 1 Bộ phận PKD
5 Tư duy đổi mới 1 Ngày vào làm 05/12/2005
6 Quan hệ đồng nghiệp 1 Ngày đánh giá lần trước ……/……/………
7 Lập kế hoạch và tổ chức 1
8 Kiến thức, trình độ chuyên mơn 1 Kết quả đánh giá kỳ trước 9 Tuân thủ các quy định đã đề ra 1
10 Tuân thủ Nội quy Cơng ty 1 Ngày đánh giá lần này ……/……/………
CỘNG ĐIỂM 10 Kết quả đánh giá kỳ này
Phần Đánh Giá Cá Nhân: ( 60% điểm )
Ghi chú: - Tổng trọng số của 05 tiêu chí cá nhân = 12 - Mỗi tiêu chí cĩ giới hạn điểm từ 1-5
STT TIÊU CHÍ Đo lường Chu kỳ
báo cáo Kế quả phải đạt Tr. Số Điểm Tổng điểm Khách hàng cũ Khách hàng mới
2 Số khách hàng mới tăng trong kỳ Số khách hàng mới tăng trong kỳ 6 tháng ≥ 1 2 3 Tỷ lệ nợ quá hạn % = nợ quá hạn/ tổng nợ 6 tháng ≤2.5 % 3 4 Tỷ lệ khiếu nại khách hàng
% KN= tổng khiếu nại/tổng đơn
hàng 6 tháng ≤ 3% 2
5
Số lần khiếu nại của nhà cung cấp hoặc nội
bộ số lần khiếu nại trong kỳ đánh giá 6 tháng ≤ 2 1
CỘNG ĐIỂM 0 0 1 Sản lượng bán hàng 6 tháng 4 XÁC NHẬN ĐÁNH GIÁ TỔNG ĐIỂM/ XẾP LOẠI (Mục I + II)
NGƯỜI ĐƯỢC ĐÁNH GIÁ TRƯỞNG BỘ PHẬN PHỊNG HCNS BAN GIÁM ĐỐC
……/ Loại …… ……/……/200…… ……/……/200…… ……/……/200…… ……/……/200……
(Nguồn: Trích Số liệu đánh giá từ phịng nhân sự Gentraco)
3.3.4.2 Quy Chế đánh giá và xếp loại:
Để đánh giá mỗi cá nhân, cơng ty cần xây dựng quy chế đánh giá gồm hai phần:
• Phần đánh giá chung : Là phần quy chế nhằm đánh giá mười tiêu chí chung trong
tồn cơng ty như yêu cầu trong bảng đánh giá. Quy chế đánh giá phải chỉ ra được như thế nào là 1 điểm, tại sao là 2 diểm, 3 điểm & 4 điểm.
• Phần đánh giá cá nhân: Tương tự như phần đánh giá chung, phần đánh giá cá nhân cũng phải chỉ ra được như thế nào là 1 điểm, 2 điểm, 3 điểm, 4 điểm, 5 điểm rõ ràng và cụ thể để giúp mỗi cá nhân nhận thức rõ ràng như thế nào là đạt yêu cầu
để thục hiện cơng việc, cũng như khi đánh giá. Người đánh giá dễ dàng dựa vào
các tiêu chí đánh giá và quy chế để cho điểm đánh giá mỗi cá nhân.
• Xếp loại & khen thưởng : Quy chế phải chỉ ra được mức độ hồn thành bao nhiêu ( theo điểm đánh giá) thì sẽ được xếp loại tương ứng và mức thưởng phạt tương ứng. Nhằm tạo ra sự cơng bằng và minh bạch trong đánh giá ngay từ đầu.
(Quy chế đánh giá được trình bày trong phụ lục 6)
KẾT LUẬN
Việc ứng dụng hệ thống Malcolm Baldrige để đánh giá cho cơng ty GENTRACO sẽ giúp ích cải thiện tốt mơi trường làm việc như: Đánh giá được thực trạng quản lý của doanh nghiệp so với các yêu cầu quản lý tối ưu trên thế giới, hiểu được nhu cầu của
khách hàng và thực tế nguồn lực của doanh nghiệp, Giúp định hướng xây dựng chiến
lược phát triển cho doanh nghiệp, tạo cơ hội cho việc triển khai các cơng cụ quản lý như ISO 9001: 2008, Balanced Scord Card,…vào hệ thống quản lý của doanh nghiệp và quan trọng hơn, nĩ giúp tạo ra mơi trường làm việc hiệu quả và cơng bằng với tất cả mọi người.
Ứng dụng Malcolm Baldrige triển khai cho Cơng ty GENTRACO, tạo ra một hệ thống quản lý hướng tới sụ tuyệt hảo từ việc xác định nhu cầu của khách hàng trong tương lai, để định hướng phát triển cho doanh nghiệp với những giai đoạn trung và dài
hạn, với các chỉ số phát triển cân bằng trong 4 khía cạnh Tài chính - Khách hàng - Nội bộ - Học tập & phát triển. Đĩ là nền tảng cho sự phát triển bền vững cho GENTRACO trong tương lai. Giúp cho việc kiểm sốt tồn bộ các hoạt động của GENTRACO bằng các quá trình kiểm sốt từ đầu vào cho đến sản phẩm cuối cùng, cũng như các hoạt động hỗ trợ khác nhằm giúp cho cơng ty tối ưu hĩa được tất cả các hoạt động, để từ đĩ cĩ thể phân bổ
được các nguồn lực cho hợp lý cũng như hạn chế tối thiểu những rủi ro cĩ thể xãy ra cho
doanh nghiệp.
Việc ứng dụng hệ thống quản lý theo các tiêu chí của giải thưởng chất lượng
Malcolm Baldrige vào quản lý sản xuất kinh doanh địi hỏi doanh nghiệp phải tiêu tốn nhiều nguồn lực và thời gian. Hệ thống Malcolm Baldrige được xây dựng đầy đủ và
thành cơng cho doanh nghiệp sẽ mất tối thiểu từ 2-3 năm.
Hệ thống quản lý theo các tiêu chí của giải thưởng chất lượng Malcolm Baldrige bao trùm tất cả các hoạt động từ việc nhận thức được nhu cầu của khách hàng trong
tương lai để định hướng phát triển, phải kiểm sốt tất cả các hoạt động từ việc tạo ra sản phẩm cĩ chất lượng cho đến tất cả các hoạt động tác nghiệp khác trong doanh nghiệp sao cho tối ưu nhất, cũng như đánh giá nguồn nhân lực … Nhằm giúp phát triển cân bằng và
bền vững. Điều này địi hỏi doanh nghiệp ứng dụng Malcolm Baldrige phải cĩ một khả năng nhất định để tiếp nhận nĩ.
Ứng dụng đầy đủ hệ thống quản lý theo Malcolm Baldrige vào doanh nghiệp là
một hệ thống rất rộng. Do đĩ trong phạm vi giới hạn số trang trình bày của đề tài, luận
văn cịn nhiều hạn chế chưa đưa ra đầy đủ, cụ thể như:
Việc phân tích cụ thể các yếu tố của mơi trường vĩ mơ, vi mơ, cũng như các yếu tố nội tại của cơng ty GENTRACO, để giải thích tại sao GENTRACO đưa ra phương hướng và các mục tiêu phát triển như vậy, mà chỉ nêu tĩm lược phương hướng và các mục tiêu phát triển của cơng ty đến giai đoạn 2012.
Việc đề xuất các quy trình kiểm sốt, nhằm kiểm sốt các quá trình hoạt động của doanh nghiệp trong phần hệ thống quản lý (ISO 9001:2008 & CAC/RCP 1 – 1969, REV 4 - 2003 - HACCP) là chỉ nêu ra những quy trình cốt lõi nhất trong việc kiểm sốt các quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Tương tự, hệ thống đo lường theo Balanced Score Card, KPIs các đơn vị cũng chỉ nêu ví dụ một đơn vị kinh doanh. KPIs cá nhân & đánh giá nhân viên chỉ nêu ví dụ một nhân viên, nhằm đề xuất mẫu cho hệ thống.
Tiếng Việt
1. Cơng ty cổ phần GENTRACO (2009), Báo cáo kết quả tự đánh giá của cơng ty
GENTRACO theo 7 tiêu chí của malcolm baldrige,
2. Hiệp hội lương thực việt nam (2009), Báo cáo tổng hợp xuất khẩu năm 2008, 3. Phịng kế tốn cơng ty cổ phần GENTRACO (2009), Báo cáo tổng hợp sản lượng,
doanh thu, lợi nhuận (2006-2008),
4. Phịng kinh doanh cơng ty cổ phần GENTRACO (2009), Kế hoạch kinh doanh
( 2009-2012),
5. Ban Giám Đốc cơng ty GENTRACO (2009), Kế hoạch phát triển kinh doanh
(2009-2012),
6. Phịng kế tốn cơng ty cổ phần GENTRACO (2009), Chỉ tiêu chi tiết năm 2009,
7. Phịng kinh doanh cơng ty cổ phần GENTRACO (2009), Chỉ tiêu chi tiết năm 2009,
8. Phịng nhân sự cơng ty cổ phần GENTRACO (2009), Chỉ tiêu đánh giá chi tiết năm
2009,
9. Tổng cục đo lường chất lượng việt nam ( 2008), Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng − Các Yêu Cầu -TCVN ISO 9001 : 2008, Hà Nội
10. Tổng cục y tế (2004), Quy tắc thực hành an tồn thực phẩm (Codex Codes of Practice), Hà Nội.
11. Tổng cục tiêu chuẩn chất lượng, Trung tâm tiêu chuẩn chất lượng Việt Nam (2009), Các tiêu chí giải thưởng chất lượng quốc gia, Quản Trị
Tiếng Anh
12. Baldrige National Quality Program (2009), Criteria for Performance Excellence 2009 - 2010,
13. Mark Graham Brown (2007), How To Interpret The Baldrige Criteria For Performance Excellence, ASQ - American Society For Quality.
14. BY JACK ZIGON (2002), How To Measure EMPLOYEE PERFORMANCE, Zigon Performance Group
15. Towards Tomorrow (2008), worldricecommerce2008, AMIRA 16. F.Lanỗon (2008), worldricecommerce2008, CIRAD
17. By Ms. Korbsook Iamsuri (2008), worldricecommerce2008, Thai Rice Exporters Association
1. Các đơn vị kinh doanh (20):
Columbia(2009), MO(2009), PRO-TEC Coating Company(2007), MESA Products, Inc.(2006), Park Place Lexus(2005), Texas Nameplate Company, Inc.(2004), Stoner, Inc.(2003), Branch-Smith Printing Division(2002), Pal's Sudden Service (2001), Los Alamos National Bank(2000), Sunny Fresh Foods(1999), Texas Nameplate Company, Inc.(1998), Custom Research Inc.(1996), Trident Precision Manufacturing, Inc.(1996), Wainwright Industries, Inc.(1994), Ames Rubber Corporation(1993), Granite Rock Company(1992), Marlow Industries, Inc.(1991), Wallace Co., Inc.(1990), Globe Metallurgical Inc(1988).
2. Các đơn vị dịch vụ (15):
Premier Inc.(2006), DynMcDermott Petroleum Operations Company(2005), Caterpillar Financial Services Corporation -- U.S.(2003), Boeing Aerospace Support (2003), Operations Management International, Inc.(2000), The Ritz-Carlton Hotel Company, L.L.C.(1999), Merrill Lynch Credit Corporation(1997), Xerox Business Services(1997), Dana Commercial Credit Corporation(1996), AT&T Consumer Communications Services(1994), Verizon Information Services (formerly GTE Directories Corporation)(1994), AT&T Universal Card Services(Now part of Citigroup)(1992), The Ritz-Carlton Hotel Company(Now part of Marriott International) (1992), Federal Express Corporation(1990).
3. Các đơn vị sản xuất (29):
Kansas City(2009), MO(2009), Cargill Corn Milling (CCM)(2008), Sunny Fresh Foods, Inc.(2005), The Bama Companies, Inc.(2004), Medrad, Inc.(2003), Motorola Commercial, Government & Industrial Solutions Sector(2002), Clarke American Checks, Inc.(2001), Dana Corporation – Spicer Driveshaft Division(2000), KARLEE Company, Inc(2000), STMicroelectronics, Inc. - Region Americas(1999), Boeing Airlift and Tanker Programs(1998), Solar Turbines Incorporated(1998), 3M Dental Products Division(1997), Solectron Corporation(197), ADAC Laboratories(1996), Armstrong World Industries,
Products Division(1995), Eastman Chemical Company(1993), AT&T Network Systems Group Transmission Systems Business Unit(Now part of Alcatel – Lucent)(1992), Texas Instruments Incorporated Defense Systems & Electronics Group (Now part of Raytheon Systems Company)(1992), Solectron Corporation (1991), Zytec Corporation (Now part of Artesyn Technologies)(1991), Cadillac Motor Car Company(1990), IBM Rochester(1990), Milliken & Company(1989) Xerox Corporation, Business Products & Systems(1989), Motorola Inc.(1988), Westinghouse Electric Corporation Commercial Nuclear Fuel Division(1988).
4. Các đơn vị phi lợi nhuận(4):
Albuquerque(2009), NM(2009), City of Coral Springs (2007), U.S. Army Armament Research, Development and Engineering Center (ARDEC)(2007)
5. Các đơn vị giáo dục (8):
Iredell-Statesville Schools(2008), Jenks Public Schools (2005), Richland College(2005), Kenneth W. Monfort College of Business(2004), Community Consolidated School District 15(2003), Chugach School District (2001), Pearl River School District (2001), University of Wisconsin-Stout (2001).
6. Các đơn vị chăm sĩc sức khỏe(13):
St. Joseph(2009), MO(2009), Egg Harbor Township(2009), NJ(2009), Poudre Valley Health System(2008), Mercy Health System(2007), Sharp HealthCare(2007), North Mississippi Medical Center(2006), Bronson Methodist Hospital(2005), Robert Wood Johnson University Hospital Hamilton (2004), Saint Luke's Hospital of Kansas City (2003), Baptist Hospital, Inc. (2003), SSM Health Care(2002),
2.1.Thủ tục kiểm sốt tài liệu
Trách nhiệm Nội dung Hướng dẫn
Mọi người Đại diện lãnh đạo/Giám đốc Đại diện lãnh đạo/Giám đốc Người biên soạn/sửa đổi Đại diện lãnh đạo/Giám đốc Giám đốc
Nhân viên kiểm sốt tài liệu
Nhân viên kiểm sốt tài liệu Nhân viên kiểm sốt tài liệu Người nhận tài liệu
- Trao đổi với Đại diện lãnh đạo/ Giám đốc
- Chỉ định người cĩ kinh nghiệm - Biên soạn/sửa đổi đúng thực tế - Cho số hiệu theo (*)
- Sửa đổi lớn: in lại tồn bộ tài
liệu, lần ban hành tăng 1 đơn vị sau khi sửa đổi
- Sửa đổi nhỏ: in lại trang bị sửa
đổi, in nghiêng và đậm phần
sửa đổi, Giám đốc phê duyệt kế bên
- Lần sửa đổi: ký hiệu X/Y (lần ban hành / lần sửa chữa) - BM01/TT.KSTL.PHC : danh
mục tài liệu nội bộ
- BM02/TT.KSTL.PHC : danh mục tài liệu bên ngồi
- Đĩng dấu “Kiểm sốt” lên trang
đầu
- Đối với tài liệu lỗi thời : hủy bỏ, nếu muốn giữ lại thì đĩng dấu “Lỗi thời” kế bên dấu kiểm sốt - BM01/TT.KSTL.PHC
- BM02/TT.KSTL.PHC.
- Việc phân phối được tiến hành theo 2 cấp: Với tài liệu thuộc các phịng ban cơng ty do thư ký BISO phân phối, tài liệu của các cơng ty thành viên do các cơng ty thành viên phân phối
- Ngồi việc phân phối tài liệu giấy cho các đơn vị, cơng ty phân phối file tài liệu dưới dạng PDF cho các đơn vị cĩ trang bị đầy đủ máy tính.
Trao đổi thơng tin đi
đến thống nhất YES NO Tài li ệ u n ộ i b ộ , b ên ng ịai YES NO
Nhu cầu sử dụng tài liệu bên ngịai / Yêu cầu viết / sửa
đổi tài liệu
Xem xét
Chỉ định người biên sọan / sửa đổi
Biên sọan/sửa đổi
Xem xét
Phê duyệt
Cập nhật danh mục tài liệu nội bộ/bên ngịai
hiện hành
Photo tài liệu/PDF
Phân phối
Kiểm tra nhận đúng tài liệu và nghiên cứu thực
hiện
Trách
nhiệm Nội dung Hướng dẫn
Trưởng đơn vị Nhân viên lập danh mục Trưởng đơn vị Nhân viên kiểm sốt hồ sơ Trưởng đơn vị Nhân viên kiểm sốt hồ sơ no Yes
Trưởng các phịng ban/đơn vị chỉ định nhân
viên cĩ trách nhiệm lập danh mục và lưu và lưu trữ hồ sơ
Nhân viên được chỉ định tiến hành xem xét
các hồ sơ sẵn cĩ cũng như cĩ thể phát sinh tại bộ phận & tiến hành lập danh mục hồ sơ bao gồm mã số, vị trí lưu trữ, phương pháp lưu, người chịu trách nhiệm lưu, người được phép xem hồ sơ, phương pháp hủy bỏ …
Trưởng các đơn vị xem xét lại các danh mục
đã được lập. Nếu phù hợp thì phê duyệt cho
tiến hành lưu trữ theo phương pháp đã lập. nếu chưa phù hợp thì yêu cầu lập lại cho đến khi phù hợp
Các nhân viên liên quan tiến hành lưu trữ các hồ sơ theo phương pháp đã duyệt.
Trưởng các đơn vị tiến hành kiểm tra lại lưu trữ của các nhân viên xem cĩ phù hợp khơng. Nếu chưa phù hợp thì yêu cầu làm lại cho phù hợp
Các nhân viên kiểm sốt hồ sơ phải cập nhật và lưu trữ các hồ sơ phát sinh hàng ngày trong cơng việc và các file hồ sơ đã lập
Chỉ định người lập DMHS Cập nhập Hồsơ Phê duyệt Kiểm tra tính phù hợp của việc lưu
trữ Triển khai sắp xếp hồ sơ theo danh mục Lập danh mục hồ sơ
Trách
nhiệm Nội dung Hướng dẫn
BP.QM ĐDLĐ BP.QM ĐDLĐ ĐVĐG CGĐG CGĐG ĐDLĐ ĐVĐG CGĐG BP.QM ĐVĐG no Yes
- Soạn thảo kế hoạch ĐGNB: Nội dung:các
khoản mục được đánh giá, thời gian, ĐVĐG, CGĐG theo (BM01-ĐGNB-HC)
- ĐDLĐ xem xét:
+ No (chỉnh sửa): Phải lập lại kế hoạch cho phù hợp với thực tế yêu cầu
+Yes: Kế hoạch được triển khai
- Phân bổ kế hoạch ĐGNB theo biểu mẫu
(BM01-ĐGNB-HC) đến các CGĐG và ĐVĐG
- Yêu cầu các ĐVĐG xem xét chuẩn bị hồ sơ cho các chuyên gia khi cĩ yêu cầu
- Kế hoạch ĐGNB được gửi đến các ĐVĐG,
CGĐG chậm nhất trước 07 ngày trước khi tiến hành đánh giá.
- ĐDLĐ triển khai kế hoạch cho các ĐVĐG,
CGĐG theo (BM02-ĐGNB-HC)
- Các CGĐG tiến hành đánh giá theo yêu cầu của kế hoạch đồng thời ghi nhận các bằng
chứng về mức độ ảnh hưởng đối với hệ thống theo các kết luận sau:
+ Yes: Hoạt động phù hợp theo tiêu chuẩn
+ No: Hoạt động khơng phù hợp với tiêu
chuẩn
+ NA: Khơng áp dụng tại điểm đánh giá
+ Obs: (lưu ý) Mức độ sai sĩt khơng ảnh
hưởng đáng kể mang tính chất nhắc nhở và được xem lại trong lần đánh giá kế tiếp.
- ĐDLĐ chủ trì cuộc họp thảo luận với các
CGĐG đưa ra kết luận cuối cùng các điểm
khơng phù hợp.
Tổng hợp kết luận báo cáo theo BM03-