CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thốngKSNB cho Trung tâm VI
3.2.4 Giải pháp hoàn thiện đánh giá và phản ứng rủi ro:
Sau khi tiến hành phân tích những sự kiện tiềm tàng có khả năng ảnh hưởng đến doanh nghiệp, bộ phận đánh giá rủi ro cần phải đánh giá và phân tích: dự tính mức độ rủi ro, đánh giá khả năng xảy ra và xác định cách thức quản trị rủi ro đồng thời báo cáo tình hình cụ thể lên Ban Giám đốc Trung tâm để kịp thời có những kế hoạch đối phó với rủi ro.
Việc nhận dạng, đánh giá và phân tích rủi ro phải được thực hiện thường xuyên để Trung tâm kịp thời đối phó với các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. Trung tâm và các đơn vị cần phải có sự chuẩn bị trước và xây dựng các phương án khác nhau để phản ứng trước rủi ro xảy ra. Tùy theo mức độ rủi ro và điều kiện kinh doanh mà các nhà quản lý Trung tâm có thể áp dụng các giải pháp cho phù hợp, đó là: né tránh, hốn chuyển, kiểm soát hay chấp nhận rủi ro sao cho mức độ tổn thất là thấp nhất và phải cân đối giữa lợi ích và chi phí. Sơ đồ bên dưới sẽ gợi ý về cách lựa chọn đối phó với rủi ro.
Sơ đồ 3.2: Đánh giá và phản ứng rủi ro
Những rủi ro đôi khi cũng chứa đựng trong đó những cơ hội đối với doanh nghiệp. Vì thế, các nhà lãnh đạo của công ty không chỉ xem xét đến việc làm giảm rủi ro mà còn là việc xem xét những rủi ro đó có thể được chuyển hóa thành cơ hội tốt cho công ty hay không để chọn lựa phương án quản trị rủi ro cho phù hợp và hiệu quả nhất.
Ngoài ra, Ban giám đốc cùng các lãnh đạo Trung tâm cần phải nhìn nhận công việc quản trị rủi ro là công việc của tồn bộ nhân viên trong tổ chức, điều đó sẽ làm cho hệ thống KSNB của tổ chức trở nên linh hoạt và hiệu quả, do mỗi cá nhân lúc này sẽ là nhân tố giám sát cho chính bản thân cơng việc của họ, nó góp phần định hướng cơng việc cho mỗi nhân viên được tốt hơn.
Bên cạnh đó, khi lựa chọn các cách thức phản ứng rủi ro thì Trung tâm cũng chú ý đến việc các cách thức lựa chọn này có nằm trong tầm quản lý khơng, các rủi ro sau khi xử lý có nằm trong phạm vi cho phép sai lệch các mục tiêu hay khơng.
3.2.5 Giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm sốt chính là các hoạt động giúp kiểm soát các rủi ro mà doanh nghiệp đang hoặc sẽ gặp phải. Để nâng cao tính hiệu quả của hoạt động kiểm soát, tác giả xin đề xuất một số giải pháp như sau:
Cần phải xây dựng các quy trình, quy chế thực hiện và kiểm sốt chặt chẽ các nghiệp vụ kinh doanh quan trọng đồng thời phải ban hành văn bản hướng
Cao
Rủi ro trung bình Rủi ro cao
M
Ứ Hoán chuyển Né tránh hay kiểm sốt
C
Rủi ro thấp Rủi ro trung bình
Đ
Ộ Chấp nhận Kiểm sốt
dẫn cho các nhân viên, bộ phận có liên quan để họ thực hiện, tránh tình trạng thực hiện khơng đúng quy trình gây ra sai sót. Việc thực hiện cơng việc đúng theo quy trình cũng giúp cho các cá nhân tham gia trong quy trình hiểu rõ hơn về cơng việc và trách nhiệm của mình. Bên cạnh đó, các cán bộ quản lý cũng phải thường xuyên đánh giá tính hiệu quả của các thủ tục kiểm sốt để kịp thời có những điều chỉnh cần thiết nếu thủ tục kiểm sốt đó chưa hoặc khơng cịn mang lại hiệu quả kiểm soát tốt trong điều kiện hiện tại.Trong bài viết này tác giả lựa chọn 1 quy trình để tiến hành xây dựng các hoạt động kiểm sốt theo chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền.
Kiểm soát chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền: Để kiểm sốt tốt chu
trình này, Trung tâm cần nghiên cứu về các rủi ro tiềm ẩn trong các hoạt động trong chu trình để xác định các sai phạm có thể xảy ra rất quan trọng vì sẽ giúp cho Trung tâm thiết kế được các thủ tục kiểm soát tương ứng. Với những đặc điểm trên, khả năng xả ra sai phạm trong chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền diễn ra khá phổ biến với những mức độ khác nhau. Dưới đây là một số sai phạm thường xảy ra trong chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền:
- Mua hàng không cần thiết;
- Nhân viên thông đồng nhà cung cấp và mua hàng hóa khơng phù hợp;
- Hàng mua được sau khi nhận không đúng quy cách và chủng loại như đã đặt;
- Hàng vừa mua chưa phân bổ sẽ dễ bị mất cắp;
- Việc trả tiền có khả năng gian lận trong các nghiệp vụ kế tốn.
Từ những phân tích trên đây, KSNB đối với chu trình này cần được thiết kế phù hợp nhằm hạn chế tối đa những sai phạm nói trên. Một cách tổng qt, việc kiểm sốt tốt chu trình này sẽ giúp đơn vị đạt được cả bốn mục tiêu theo báo cáo COSO 2004 đã ra, đó là:
Mục tiêu chiến lược: Trung tâm có những chiến lược cụ thể cho từng giai đoạn, các chiến lược sẽ được chuyển hóa thành các mục tiêu cụ thể. Do
đó, Trung tâm cần mua hàng đúng yêu cầu và bám sát các mục tiêu đề ra như thế, việc xét duyệt phải lưu ý đến mục tiêu này.
Mục tiêu hoạt động: Các quyết định mua hàng phải được xem xét dựa trên nguồn lực hiện có của Trung tâm, tránh những lãng phí khơng cần thiết như: chơn vốn, chi phí lưu kho tăng cao, v.v.. Do đó việc dự báo và mua sắm đúng nhu cầu là điều vô cùng cần thiết.
Mục tiêu báo cáo: Các báo cáo, hồ sơ, chứng từ lưu lại quá trình mua sắm cần được ghi lại và lưu trữ cẩn thận phục vụ cho việc kiểm soát. Bên cạnh đó, các khoản mục kế tốn bị ảnh hương đến chu trình như: hàng tồn kho, nợ phải trả, tiền, giá vốn hàng bán,… cần được trình bày một cách trung thực và hợp lý để theo dõi nhằm cung cấp một báo cáo tài chính đáng tin cậy.
Mục tiêu tuân thủ: Các hoạt động mua hàng luôn phải chịu sự chi phối
của pháp luật, và đặc biệt Trung tâm VI là đơn vị nhà nước thì việc tuân thủ pháp luật càng cần thiết hơn, các thủ tục như: xin vốn đầu tư, đấu thầu, ký kết hợp đồng, quản lý hóa đơn mua hàng, chi trả tiền hàng…đều có các quy định chặt chẽ. Ngồi ra, cịn cần tuân thủ các quy định nội bộ trong việc nhận hàng, lập phiếu nhập kho, tuân thủ các hướng dẫn về an toàn trong bảo quản, điều kiện vệ sinh, an ninh,…
Ngoài ra, việc xây dựng các quy trình phối hợp giữa các đơn vị không được vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm là: xét duyệt, thực hiện, ghi chép và bảo vệ tài sản. Việc vi phạm nguyên tắc này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân thực hiện những hành vi vi phạm vì mục đích tư lợi cá nhân.
Sơ đồ 3.3: Nguyên tắc xây dựng quy trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền
Từ các lý luận và nguyên tắc đã đề cập trên tác giả đề xuất chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền như sau:
Người xét duyệt
•Xem xét tính cần thiết việc mua hàng •Xem xét ngân sách •Xem xét tính hợp lệ các thủ tục Người mua hàng • Xem xét tính hợp lý về mặt kỹ thuật, cơng nghệ của món hàng
• Xem xét về năng lực nhà cung cấp • Đảm bảo thủ tục pháp lý trong giao
dịch Người nhận hàng và bảo vệ tài
sản
• Xem xét và ghi nhận đầy đủ các chứng từ của giao dịch
• Thanh tốn cho đối tác • Bảo quản tài sản
Sơ đồ 3.4: Minh họa quy trình thực hiện và kiểm soát hoạt động mua hàng, tồn trữ
và trả tiền
Giám đốc Phê duyệt kế hoạch mua hàng
Lưu trữ về tài sản
Xin kế hoạch đầu tư với Công ty
Hồ sơ mua sắm
Đơn vị cần mua hàng
Đơn vị mua hàng triển khai
Đối chiếu Hồ sơ mua sắm, báo cáo nhận hàng và hóa đơn trước khi thanh tốn
Đơn vị nhận hàng
Kế tốn kiểm tra
Nếu trong dữ liệu đã có nhu cầu thì làm rõ lại với phía
đề nghị
Kế tốn thanh toán
Đối chiếu Hồ sơ mua sắm, từ chối nhận hàng nếu ko
đúng yêu cầu mua hàng
Cập nhật thông tin mua hàng vào data lưu trữ tài
sản Trình báo cáo tổng hợp nhu cầu mua sắm Làm báo cáo nhận hàng khi đã kiểm tra đầy đủ
Tương tự như trên ta có thể tiến hành xây dựng các quy trình khác theo các lý luận và nguyên tắc như trên sẽ giúp Trung tâm kiểm soát ngày càng tốt hơn các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Trong từng quy trình hoạt động, người quản lý nên tìm hiểu những rủi ro tiềm ẩn nhằm tăng khả năng kiểm soát các hoạt động, phải ln xem xét các rủi ro đó sau khi có biện pháp xử lý thì kết quả thực hiện ra sao. Điều này giúp cho
3.2.6 Giải pháp hồn thiện thơng tin và truyền thơng
Với việc môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt và môi trường kinh doanh ngày càng có nhiều biến động thì vấn đề nắm bắt thông tin kịp thời, chính xác và phù hợp là vơ cùng quan trọng. Chính vì thế xây dựng hệ thống thông tin là một yêu cầu cần thiết cho các nhà quản lý của Trung tâm.
Các nhà lãnh đạo của Trung tâm nên hướng đến việc sử dụng phần mềm ERP để có được những thơng tin tích hợp từ nhiều đơn vị trong Trung tâm, từ đó có được bức tranh tổng quan nhất hỗ trợ cho cơng tác quản lý của mình.
Việc chuẩn hóa ISO cũng nên được thực hiện trong toàn Trung tâm để có một hệ thống thơng tin văn bản pháp lý chuẩn hóa, đồng bộ sử dụng và truyền đạt đến các đơn vị trong Trung tâm.
Mở rộng các kênh thơng tin bên ngồi để có thể tiếp nhận được nhiều ý kiến phản hồi, hiểu thêm về nhu cầu của khách hàng hay thông tin về các nhà cung cấp hoặc các đối thủ cạnh tranh thì Trung tâm cần phải xây dựng bộ phận truyền thông vững mạnh. Bộ phận truyền thơng hoạt động hiệu quả thì thương hiệu và uy tín của Trung tâm VI sẽ ngày càng lan rộng mở ra nhiều cơ hội tốt trong hoạt động kinh doanh, góp phần thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
3.2.7 Giải pháp hoàn thiện giám sát
Hệ thống KSNB dù được thiết kế tốt như thế nào đi chăng nữa cũng không thể vận hành hiệu quả nếu thiếu đi sự kiểm tra, giám sát. Bên cạnh đó, thơng qua cơng tác kiểm tra, giám sát sẽ giúp cho tổ chức thấy được những khiếm khuyết trong hệ thống KSNB của mình để kịp thời điều chỉnh hợp lý và phù hợp với những thay đổi của môi trường và điều kiện kinh doanh mới. Vì vậy, Trung tâm cần phải quan tâm và tăng cường hơn nữa hoạt động giám sát thường xuyên và định kỳ trong toàn bộ hệ thống. Cụ thể như sau:
Các nhà quản lý của công ty nên chú trọng đến việc việc thiết kế hệ thống, trình tự xử lý chứng từ, cơng việc để các nhân viên và các phịng ban thực hiện việc giám sát lẫn nhau. Mặt khác, các nhà quản lý phải thường xuyên giám sát các hoạt động hàng ngày của nhân viên thuộc cấp quản lý trực tiếp của mình để
kịp thời phát hiện các trường hợp sai sót hay gian lận xảy ra và báo cáo ngay với Ban lãnh đạo Trung tâm.
Trung tâm cần tổ chức các cuộc kiểm tra đột xuất các đơn vị mà khơng có lịch trình báo trước để đánh giá các vấn đề kiểm soát một cách khách quan nhất. Việc tăng cường kiểm tra, kiểm soát như vậy sẽ giúp cho hệ thống KSNB trong toàn Trung tâm được giám sát liên tục và hoàn thiện hơn.
Trung tâm nên thực hiện các cuộc khảo sát thu thập ý kiến của các nhân viên về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Thông qua kết quả khảo sát cũng giúp cho các nhà quản lý nhìn nhận được những ưu, khuyết điểm hay những lỗ hổng trong hệ thống KSNB để từ đó có những biện pháp để vận hành hệ thống KSNB của mình ngày càng tốt hơn.
3.3 Lợi ích đạt được từ các giải pháp được đề xuất: 3.3.1 Lợi ích cho doanh nghiệp: 3.3.1 Lợi ích cho doanh nghiệp:
Hệ thống KSNB không hiệu quả sẽ ngăn cản sự phát triển và việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Vì vậy, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả sẽ giúp cho tổ chức kiểm soát được rủi ro và hoạt động tốt hơn trong nền kinh tế thị trường, từ đó, thực hiện được các mục tiêu của tổ chức, góp phần vào việc đưa nền kinh tế của đất nước ngày càng phát triển. Các giải pháp được trình bày ở trên nhằm bổ sung những điểm hạn chế và nâng cao tính hiệu quả và hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp viễn thông ở Việt Nam.
Trong bất kỳ nền kinh tế nào, nhất là trong nền kinh tế hiện nay, các doanh nghiệp ln ln gặp phải rủi ro trong q trình hoạt động. Các loại rủi ro cũng khơng ngừng thay đổi. Vì vậy, để cơng tác quản lý doanh nghiệp có hiệu quả thì doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp viễn thơng nói riêng phải xây dựng được hệ thống KSNB hữu hiệu. Hệ thống sẽ giúp các nhà quản lý doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình và ngăn chặn các hoạt động bất hợp lệ, gian lận và sai sót.
Với tình hình kinh tế hiện nay, để đáp ứng xu hướng gia tăng mức độ hiệu quả trong quản lý của các doanh nghiệp viễn thông và triển khai các kế hoạch kinh doanh chiến lược, đồng thời giảm thiểu rủi ro, tạo ra sự cân đối hài hòa giữa doanh thu và chi phí, tạo uy tín trên thị trường viễn thông trong nước, trong khu vực và trên thế giới, các doanh nghiệp viễn thông phải đầu tư nguồn lực nhằm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả nhất thông qua việc xây dựng và quản lý tốt nhất tất cả các quy trình hoạt động trong doanh nghiệp viễn thông.
3.3.2 Lợi ích cho xã hội:
Hệ thống KSNB hữu hiệu có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, các giải pháp nâng cao tính hiệu quả của hệ thống KSNB ở Trung tâm Thơng tin di động Khu vực VI được trình bày ở trên cịn có ý nghĩa nhằm giúp hoàn thiện hệ thống KSNB hơn ở các doanh nghiệp viễn thông ở Việt Nam. Từ đó, các doanh nghiệp có thể kiểm sốt được rủi ro tốt hơn và từng bước vươn xa hơn trên thị trường viễn thông trong khu vực và xa hơn nữa là vươn ra tầm thế giới.
Viễn thông là một lĩnh vực thông tin truyền thơng rất quan trọng đối với các quốc gia nói chung và với Việt Nam nói riêng. Khơng chỉ là một sự gắn kết liên lạc thông tin giữ người tiêu dùng với nhau mà ngày nay đã trở thành một trong những lĩnh vực rất nhạy cảm liên quan đến an ninh thông tin trên phạm vi quốc gia.
Theo xu hướng kinh tế hiện nay, thị trường viễn thơng có tầm ảnh hưởng quan trọng đối với sự phát triển kinh tế của cả một nước, một khu vực, vị thế của doanh nghiệp viễn thơng có vai trị then chốt đối với nền kinh tế quốc gia. Các doanh nghiệp viễn thơng càng mạnh và hiệu quả sẽ góp phần hồn thiện cơ sở hạ tầng của một quốc gia, làm nền tảng vững chắc cho sự phát triển của các ngành nghề kinh tế khác.
Hệ thống KSNB chủ yếu do con người thực hiện. Khi hệ thống này vững mạnh, nghĩa là sẽ giảm thiểu gian lận và sai sót ở mức thấp nhất.
Đối với những doanh nghiệp có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đơng, một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông. Xét về điểm này, một hệ thống KSNB vững mạnh là một nhân tố của