Do đặc điểm của ngành xõy dựng, của sản phẩm XDCB nờn cụng ty khụng tổ chức
kho vật liệu chung tại cụng ty mà cỏc kho vật liệu được bố trớ tại từng cụng trỡnh. Trong khi đú, cụng ty tổ chức thi cụng nhiều cụng trỡnh lớn nhỏ khỏc nhau tại cỏc địa điểm khỏc nhau và nhu cầu sử dụng vật tư tại cỏc cụng trỡnh đú là thường xuyờn. Do đú, việc theo dừi
cấp vật tư xuất dựng hàng ngày theo từng phiếu xuất vật tư ở từng kho cụng trỡnh lờn phũng kế toỏn cụng ty là rất khú khăn và phức tạp. Chớnh vỡ lẽ đú cỏc nhõn viờn kinh tế lập phiếu xuất vật tư tại cụng trỡnh rồi mới gửi lờn phũng kế toỏn cụng ty.
Biết rằng trong tỡnh hỡnh thực tế hiện nay vật tư sử dụng trong ngành xõy dựng rất đa dạng về chủng loại, giỏ cả luụn biến động, vật liệu cung cấp cho sản xuất thi cụng dựa trờn tiến độ thi cụng, vật liệu mua về được xuất dựng ngay vào cụng trỡnh. Nhưng mặt khỏc, mỗi cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh đều cú định mức khối lượng vật tư cụ thể, định mức này do phũng kế hoạch kinh tế kỹ thuật lập dựa trờn cơ sở búc tỏch dự toỏn thiết kế và điều kiện thi cụng từng cụng trỡnh cụ thể.
Vỡ vậy để tạo điều kiện thuận lợi cho việc cấp phỏt vật tư vào cụng trỡnh, kiểm tra được số vật liệu tiờu hao so với định mức, gúp phần kiểm tra được tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch sản xuất, đồng thời theo dừi lượng vật tư xuất vào giỏ thành cụng trỡnh về cả lượng và giỏ trị thỡ cụng ty nờn mở thẻ “Chi phớ NVL xuất vào giỏ thành cụng trỡnh” do nhõn viờn kinh tế tại cụng trỡnh theo dừi và ghi chộp.
Việc mở thẻ này giỳp cho phũng kế toỏn cú sự đối chiếu giữa thủ kho và nhõn viờn kinh tế về số lượng từng loại NVL đưa vào giỏ thành cụng trỡnh. Ngoài ra khi cần kiểm tra đối chiếu lượng NVL tiờu hao so với định mức, chi phớ dự toỏn, kế toỏn chỉ cần kiểm tra trờn thẻ này và cung cấp thụng tin một cỏch chớnh xỏc và nhanh nhất cho cỏc nhà quản lý khi cần biết lượng chi phớ NVL bỏ vào cụng trỡnh đến thời điểm hiện tại là bao nhiờu. Số liệu trờn cỏc thẻ này dựng để đối chiếu với sổ chi tiết TK 621 - Chi tiết cho từng cụng trỡnh.
Biểu số 3.1
Trớch: Mẫu thẻ chi phớ nguyờn vật liệu xuất vào Z cụng trỡnh Đơn vị: Cụng ty XL và VTXD 8 Trang: 01
THẺ CHI PHÍ NGUYấN VẬT LIỆU XUẤT VÀO GIÁ THÀNH CễNG TRèNH Tờn vật tư : Xi măng Bỉm sơn
Đơn vị tớnh : Kg
Tờn cụng trỡnh : Ngõn hàng Nụng nghiệp Mường lay - Lai chõu
CTgốc Diễn giải Xuất vật tư Ghi
N-T FX Số lượng Đ. giỏ Thành tiền chỳ
8/4 36 ... Xuất xõy lắp phần thụ ... Cộng: ... 21.600 ... 85.000 ... 1.015 ... ... 21.924.000 ... 86.275.000
Thẻ này được mở cho từng loại vật liệu và được mở từ khi khởi cụng cho dến khi kết thỳc cụng trỡnh