“Nguồn:Số liệu sơ cấp do tác giả thực hiện khảo sát tại NM Bia SG-CC từ tháng 7/2013- 9/2013”
Tổng kết: Việc áp dụng và duy trì thực hiện chính sách, mục tiêu Chất lượng-
Vệ sinh thực phẩm- Mơi trường đã góp phần cải thiện đáng kể kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sự hài lòng của khách hàng các năm 2011, 2012, 2013. Tuy nhiên các vấn đề còn tồn tại:
- Nhà máy trực thuộc Tổng công ty và Ban Kiểm sốt, nên có nhiều phát sinh trong kế hoạch sản xuất và thử nghiệm. Do đó việc thiết lập các mục tiêu chưa sát với thực tế sản xuất nên chưa khả thi. Qua khảo sát thực tế, nhận thấy, mục tiêu chưa được truyền đạt cho tất cả cán bộ, công nhân viên nhà máy. Người lao động chưa nắm được mục tiêu của đơn vị mình, khơng thấy được mối liên hệ giữa vai trò của của cá nhân với việc đạt được mục tiêu của tổ chức. Do đó, chưa có được sự nỗ lực, ý thức cao trong mỗi hành vi, mỗi hoạt động thực hiện cơng việc hàng ngày (Ví dụ: để xảy ra sai lỗi, xảy ra tai nạn lao động, xài điện, nước lãng phí….). Lãnh đạo các phịng ban cũng nhìn nhận lại về nhược điểm của hoạt động trao đổi thông tin giữa cấp dưới và cấp trên. Ngoài ra, các mục tiêu cần được thiết lập tốt hơn, cách đo, cách đạt được, …tránh nêu nhiệm vụ. Mặt khác, mục tiêu các năm đều lặp lại với chỉ các mục tiêu về tỷ lệ sản phẩm /dịch vụ sai lỗi,…. Trong trường hợp này, điều dễ nhận thấy là sự hạn chế về mặt nhận thức của tổ chức đối với các khía cạnh
Nỗ lực, cải tiến 11% Hồn thành cơng việc 72% Đạt hay không là việc của cấp trên 17%
và cách thức mà hệ thống quản lý có thể tác động đến hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung. Do đó, chúng ta cần làm rõ phạm vi tác động của chất lượng, an tồn thực phẩm, mơi trường, mối quan hệ của chúng với hiệu quả sản xuất kinh doanh chung của tổ chức để các mục tiêu chất lượng được thiết lập đầy đủ và có tác động sâu rộng đến hiệu quả hoạt động của tổ chức.
- Yêu cầu về cam kết của lãnh đạo và xem xét đánh giá của lãnh đạo
Thơng qua chính sách- mục tiêu Chất lượng- An tồn thực phẩm- Môi trường, lãnh đạo đã thể hiện được quan điểm, thái độ của mình đối với vấn đề Chất lượng- An tồn thực phẩm-Mơi trường. Qua đó, thể hiện được trách nhiệm của doanh nghiệp với khách hàng, với cộng đồng. Đây là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển lâu dài. Qua quá trình áp dụng gần 3 năm, cho thấy lãnh đạo Nhà máy luôn ưu tiên, hưởng ứng và tạo điều kiện huy động mọi nguồn lực có thể cho những hoạt động quản lý chất lượng- an tồn thực phẩm- mơi trường. Việc xem xét của lãnh đạo được thực hiện thông qua các cuộc họp giao ban hàng tuần, hàng tháng, hàng quý. Nhà máy cũng tổ chức đánh giá nội bộ 2 lần/năm vào tháng 3 và tháng 9. Đánh giá từ bên ngoài HACCP vào tháng 4, và hệ thống tích hợp vào tháng 10. Sau các cuộc đánh giá, ban lãnh đạo họp xem xét, xác định các vấn đề chưa phù hợp. Xác định nguyên nhân, hành động khắc phục/ phịng ngừa, cải tiến.
Hạn chế: Cơng ty Bia Sài Gịn xuất thân là một cơng ty Nhà nước, mặc dù qua một
quá trình nỗ lực thay đổi, đổi mới về mơ hình nhưng hệ tư tưởng, mối quan hệ giữa người quản lý và nhân viên vẫn chưa cải thiện đáng kể. Cơ cấu thứ bậc, dành uy quyền cho các quản trị cấp cao. Quan hệ nhân sự dựa trên cơ sở chức vụ, địa vị. Cách thức ra quyết định dựa trên kinh nghiệm, quản lý và cách làm việc cổ truyền, cảm tính. Cơ chế quản lý là tiến hành kiểm tra, kiểm sốt nhân viên. Về thơng tin, nhà quản lý giữ thơng tin bí mật cho riêng mình và chỉ thơng báo các thơng tin cần thiết. Chính điều này nên sự hợp tác, huy động mọi người kể cả nhà quản lý cấp cao, cấp trung, giám sát viên và công nhân viên cùng tham gia thực hiện mục tiêu là kém hiệu quả. Đó cũng là nguyên nhân tại sao nhân viên chưa nắm được và chưa thấu hiểu Chính sách và mục tiêu chất lượng. Trong công tác đánh giá nội bộ, Tổ
chức hoạch định chương trình tương đối tốt, tuy nhiên, do việc chọn đánh giá viên là người nội bộ, nên phần nào đó giới hạn tính khách quan và cơng bằng. Cũng có những trường hợp đánh giá viên không hướng đến mục tiêu là khắc phục, cải tiến giúp quá trình tốt hơn mà có tâm lý bới lơng tìm vết nên tạo tâm lý lo sợ, đối phó. Do đó bằng chứng có được thiếu tính trung thực, khách quan
Kết luận: Vấn đề đặt ra là mối quan hệ giữa người quản lý và nhân viên cần
được cải thiện, cần thay đổi nhận thức của người quản lý trong việc giao việc, kiểm soát, động viên, thu hút người lao động nỗ lực vì mục tiêu của tổ chức… Cần xem lại vấn đề đánh giá nội bộ và những bất cập của nó để tìm ra giải pháp cải tiến.
b. Yêu cầu về Hệ thống tài liệu
Nhà máy đã xây dựng được một hệ thống tài liệu dạng văn bản tuân thủ theo đúng quy định của ba hệ thống chất lượng được tích hợp (Xem phụ lục: Danh sách tài liệu do Nhà máy Bia Sài Gòn Củ Chi và Tổng công ty Cổ phần Bia – Rượu- Nước Giải Khát Sài Gịn ban hành). Trong đó, chính sách chất lượng – mơi trường – an tồn thực phẩm, mục tiêu chất lượng của Nhà máy đã được soạn thảo kỹ lưỡng, ban hành, phổ biến rộng rãi đến toàn thể công nhân viên trong Nhà máy và được thực hiện một cách nghiêm túc. Hệ thống biểu mẫu, hướng dẫn, qui chế, qui định, biểu mẫu được thiết kế cụ thể ở từng phòng ban giúp qui định cách thức thực hiện một cơng việc hoặc nhóm cơng việc cụ thể trong các hoạt động của Nhà máy. Nhờ vậy, tất cả hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy đều được thực hiện theo quy trình, đảm bảo tính đồng bộ và thống nhất, phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu cơng trong tồn hệ thống. Nhà máy rất coi trọng công tác lưu trữ hồ sơ bao gồm các hồ sơ của hoạt động sản xuất kinh doanh đến hồ sơ của các bên liên quan như nhà cung ứng, khách hàng,…để làm chứng từ khi cần thiết.
Nhìn chung, thơng qua các tài liệu thứ cấp có thể nhận thấy Hệ thống quản lý tích hợp tại Nhà máy được thực hiện theo đúng yêu cầu tiêu chuẩn gốc, đẩy đủ các hồ sơ tài liệu.
Hạn chế:
Thông qua kết quả cuộc đánh giá mới nhất từ Bureau Veritas Certification Vietnam (BVC), Nhà máy vẫn có những điểm chưa phù hợp sau (trích: “Báo cáo nhận xét của BVC đợt đánh giá ngày 11.10.2013”)
Cần rà soát việc kiểm soát, phân phối tài liệu tại xưởng chiết, tại thời điểm đánh giá, thơng số kiểm sốt cơng đoạn rửa chai trong hướng dẫn công việc 01, trong hồ sơ theo dõi F1 và trong kế hoạch kiểm soát chất lượng sản phẩm Bia SG không thống nhất ở một số chỉ tiêu như: nhiệt độ soude; áp lực nước phun rửa chai; độ dẫn/ nồng độ soda sử dụng. Nguyên nhân: Chưa hiệu chỉnh tài liệu giữa HDCV kiểm soát rửa chai và KHKSCL.
Căn cứ quy định tại kế hoạch kiểm soát chất lượng CC-KNCL-TH-PL-03 ban hành ngày 7/10/2013, Tại thời điểm đánh giá thiếu hồ sơ kiểm tra nước nha của mẻ 2088 ngày 21/9/2013 theo quy định kiểm tra nước mẻ/ lần (độ đục, tinh bột cịn sót,
độ màu, pH, độ hịa tan plato).
Danh mục hồ sơ cần cập nhật thêm các hồ sơ đánh giá về mơi trường ví dụ như sổ chủ nguồn thải
Cần cải tiến công tác đào tạo, cập nhật kế hoạch HACCP cho các nhân viên tại xưởng chiết, ví dụ về CCP đóng nắp chai. Ngun nhân: Phổ biến tài liệu (kế hoạch HACCP nhà máy ban hành lần 2 ngày 1/8/2012) chưa cập nhật nội dung được hiệu chỉnh.
Quy định thông số áp lực phun nước rửa chai không thống nhất giữa Kế hoạch kiểm sốt chất lượng và tài liệu hướng dẫn cơng việc. Cụ thể: Kế hoạch kiểm soát chất lượng quy định: 2 -3 bar, Hướng dẫn công việc quy định: 1.5 - 3 bar. Thực tế trên hồ sơ ghi nhận một số ngày, thông số áp lực nước rữa < 2 bar, chưa phù hợp với kế hoạch kiểm soát chất lượng. Nguyên nhân: Kế hoạch KSCL cũ được Giám đốc điều hành kỹ thuật xem xét và Tổng Giám Đốc phê duyệt vào tháng 3/2011 không quy định áp lực phun nước rửa chai. Do tài liệu TCT ban hành ngày 09/7/2012, tài liệu nhà máy lại ban hành vào ngày 15/7/2012. Vì vậy thiếu sót trong q trình điều chỉnh tài liệu.
Cập nhật yêu cầu pháp luật chính xác hơn, ví dụ về chỉ tiêu Chì trong chai rỗng theo tài liệu BSG-BKSCL-TH-YCKT-21 ban hành ngày 30/09/2011 cần bổ sung thêm theo QD946/2007/QĐ-BYT ngày 19/12/2007
Nên thực hiện lưu trữ tài liệu đào tạo bên ngồi như là hồ sơ đào tạo để có thể sử dụng như tài liệu giảng dạy nội bộ sau này
Nhà máy khơng có bằng chứng cơng bố hợp quy cho các sản phẩm bia chai theo nghị định 38/2013/ND-CP hiệu lực từ ngày 01/06/2013. Hiện tại nhà máy đã có các chứng nhận tiêu chuẩn sản phẩm tương ứng.
Quyết định 214/2013 cục An tồn thực phẩm ngày 12/7/2013 đã có chỉ định tổ chức chứng nhận hợp quy và danh mục sản phẩm được chứng nhận hợp quy bao gồm " đồ uống có cồn" theo QCVN 6-3:2010/BYT
Chưa có bằng chứng đo kiểm các chỉ tiêu nước thải sinh hoạt (QCVN 14:2008) và điều kiện môi trường nơi làm việc (theo QĐ 3733/2001/BYT)
Khơng có bằng chứng diễn tập thu hồi theo BSG-MAR-CL-TT-02 - (diễn tập thu hồi được thực hiện mỗi năm một lần)
Đối với quy trình tuyển dụng và đào tạo: trong quy trình được trình bày chỉ xác định những vấn đề cơ bản, các bước và phương pháp thực hiện, đối với mỗi vị trí bộ phận khác nhau sẽ có các u cầu tuyển dụng và đào tạo khác nhau nhưng trong tài liệu không đề cập cụ thể. Nội dung đào tạo không xác định rõ kế hoạch đào tạo, mục tiêu đào tạo cho các nhân viên về ISO 9001:2000 cũng như HACCP.
Kết quả phỏng vấn đào sâu và điều tra khảo sát bằng phiếu trắc nghiệm:
Khi phỏng vấn 133 nhân viên, 57% khẳng định tài liệu ln có sẵn nơi làm việc và dễ dàng sử dụng, 36% có nhưng khơng thuận tiện,7% cho rằng khơng sẵn có (Xem hình 2.14).
Hình 2.14: Kết quả khảo sát về tính sẵn có của tài liệu tại Nhà máy Bia Sài Gịn- Củ Chi
“Nguồn:Số liệu sơ cấp do tác giả thực hiện khảo sát tại NM Bia SG-CC từ tháng 7/2013- 9/2013”
Về tính cập nhật của tài liệu, 35% khẳng định khi có sự thay đổi, tài liệu được cập nhật ngay, 51% cho rằng sẽ cập nhật bằng hình thức thông báo trước, sửa đổi tài liệu sẽ tiến hành theo định kỳ; 14% cập nhật khi có đồn đánh giá (Xem hình 2.15).
Hình 2.15: Kết quả khảo sát về tính cập nhật của tài liệu tại Nhà máy Bia Sài Gòn- Củ Chi
“Nguồn:Số liệu sơ cấp do tác giả thực hiện khảo sát tại NM Bia SG-CC từ tháng 7/2013- 9/2013”
sẵn có , dễ dàng sử dụng 57% có nhưng khơng thuận tiện sử dụng 36% Khơng sẵn có 7% Cập nhật ngay 35% Thơng báo trước, cập nhật theo định kỳ 51% Cập nhật khi có đồn đánh giá 14%
Về tài liệu lỗi thời: 58 % nhân viên trả lời sẽ lưu kho theo đúng quy định, 34%: cho rằng lưu lại khơng cần nữa thì bỏ đi, 8% cho rằng tài liệu đã được loại bỏ ngay khi lỗi thời. Như vậy, thực tế tại các phịng ban, việc kiểm sốt tài liệu, hồ sơ chưa đúng quy định, cịn mang tính đối phó với cơ quan đánh giá. Cần đào tạo lại thủ tục kiểm sốt hồ sơ để thực hiện đúng.
Ngồi ra, khi phỏng vấn CB-CNV nhận xét của họ về hệ thống tài liệu hiện hành, có 41,35% cho rằng tài liệu mang tính hệ thống cao, dễ sử dụng; 50,83% cho rằng phức tạp, khó áp dụng, 8,27% cho rằng nhiều thủ tục, mất thời gian (hình 2.17). Điều này phải xem xét về năng lực nhận thức của người lao động. Qua phân tích cơ cấu người lao động tại Nhà máy: tỉ lệ người có trình độ trung cấp, phổ thơng trung học và dưới phổ thông trung học chiếm tỉ lệ cao (hình 2.17), người làm việc lâu năm, tuổi cao cũng chiếm tỉ lệ cao nên việc tiếp thu cái mới chậm chạp và khó khăn. Do đó vấn đề về cơ cấu người lao động cũng được đặt ra ở đây.
Kết luận:
Đối với hệ thống hồ sơ tài liệu cụ thể là ở quy trình kiểm sốt hồ sơ tài liệu. Trong suốt quá trình sản xuất kinh doanh, có rất nhiều biến động, doanh nghiệp phải thay đổi khơng ngừng do đó hệ thống tài liệu hồ sơ cũng có những biến động nhất định. Ở Nhà máy Bia Sài Gòn- Củ Chi, các hồ sơ tài liệu được cập nhật 6 tháng một lần, như vậy có một số tài liệu mới khơng được bổ sung hay cập nhật kịp thời, cịn có các hồ sơ được sửa chữa cũng khơng cơng bố rộng rãi và cập nhật ngay vào hệ thống hồ sơ tài liệu mà chỉ phổ biến cho các bên có liên quan, gây rất nhiều bất tiện cho người sử dụng… Có sự thiếu nhất quán, thiếu hiệu lực của hoạch định, thực hiện và kiểm sốt các q trình, do đó cần bổ sung thêm tài liệu hoặc tiến hành đào tạo, giám sát
Đối với các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngồi ví dụ các yêu cầu luật định cịn
thiếu, cần tìm hiểu và bổ sung đầy đủ.
Mặt khác, nhận thức của người lao động về hồ sơ, tài liệu còn thấp. Qua phỏng
vấn trực tiếp sở dĩ có kết quả trên là do thói quen làm việc, các cơng việc quy trình đã đi vào nề nếp và thứ tự, chỉ việc thế mà làm khơng cần biết nó từ đâu, tại sao lại như thế. Người thực hiện không quan tâm tài liệu viết gì, chỉ làm theo hướng dẫn
của người đi trước hoặc ban lãnh đạo. Do nhận thức của công nhân viên về Chất lượng- An tồn thực phẩm- Mơi trường cịn thấp nên có hiện tượng hồn tất hồ sơ để đối phó, hành động này thực sự rất nguy hiểm, khơng phản ánh đúng bản chất nên việc truy vết và phân tích khơng có ý nghĩa, nên khơng có biện pháp khắc phục, cải tiến phù hợp, kịp thời khi sai lỗi xảy ra. Độ tin cậy của hồ sơ không cao. Đây là vấn đề mà người lãnh đạo cần xem lại, tìm nguyên nhân, tìm cách thay đổi nhận thức nhân viên, và tăng cường giám sát, kiểm tra việc thực hiện.