6. Cấu trúc bài nghiên cứu:
3.1 Giải pháp nâng cao hiệu quả cho ngân hàng Indovina:
3.1.2.1 Giải pháp cho hoạt động thanh toán quốc tế:
Từng bước hồn thiện quy trình thanh tốn quốc tế. Thanh toán quốc tế là hoạt động rất phức tạp, đòi hỏi các ngân hàng phải tuân theo nguyên tắc, quy ước quốc tế và luật pháp của mỗi nước. Những quy tắc, quy ước này giữa mỗi quốc gia là khác nhau. Do đó, mỗi ngân hàng cần phải tự xây dựng cho mình quy trình thanh tốn hợp lý, bảo đảm an toàn, hạn chế rủi ro, phù hợp với thông lệ quốc tế và không trái với luật pháp Việt Nam. Quy trình này được NHNN Việt Nam thông qua và các NHTM sẽ có trách nhiệm thực hiện theo đúng các quy trình đó, nếu thực hiện sai thì các ngân hàng phải tự chịu trách nhiệm. Hiện nay, tất cả điện giao dịch của IVB đều tập trung tại phòng TTQT Hội sở, việc này tạo áp lực công việc cho nhân sự phòng TTQT Hội sở, cần tiến tới thành lập Trung tâm thanh toán xử lý tất cả điện giao dịch, cần chuyên mơn hóa trong các khâu tiếp nhận chứng từ, xử lý chứng từ liên hệ khách hàng và thao tác trên hệ thống NH và hệ thống Swift. Có như vậy mới có thể đẩy nhanh tốc độ xử lý, hạn chế sai sót khác biệt và quy rõ trách nhiệm của các bên, đáp ứng nhu cầu phát triển trong tương lai.
Với những nghiệp vụ đơn giản như nhờ thu hay chuyển tiền, IVB chỉ đóng vai trò trung gian trong việc thực hiện lệnh chi trả hoặc nhờ thu từ khách hàng và thu lợi qua các khoản phí dịch vụ khách hàng nộp. Tuy là một hình thức đơn giản nhưng nếu IVB khơng có một quy trình thanh tốn rõ ràng, trách nhiệm của từng phịng, ban khơng được phân chia cụ thể thì cũng rất dễ gặp rủi ro trong phương
thức này. Chẳng hạn, khi nhận một lệnh thanh toán, phịng thanh tốn sẽ nhờ bộ phận quản lý tài khoản kiểm tra chữ ký chủ tài khoản, hoặc liên hệ phịng tín dụng cho các vấn đề giải ngân thanh toán. Việc kiểm tra chữ ký, hoặc việc chuẩn bị hồ sơ khách hàng phục vụ giải ngân thanh tốn khơng được quy định cụ thể thuộc trách nhiệm của phòng nào. Do đó để có thể quản lý rủi ro một cách tốt nhất, từng khâu của quy trình thanh tốn quốc tế phải được cụ thể hoá một cách rõ ràng để phù hợp với điều kiện của ngân hàng, các phòng chuyên trách có liên quan phải thực hiện nghiêm túc trách nhiệm của mình. Tuy nhiên khơng nên máy móc rập khn mà cần có những sáng kiến riêng để làm cho quy trình này trở nên linh hoạt.
Riêng đối với phương thức tín dụng chứng từ thì quy trình có phức tạp hơn, địi hỏi nhân viên thanh toán quốc tế phải hiểu rất rõ từng bước trong quy trình thanh tốn L/C theo thơng lệ quốc tế và theo quy trình xử lý của NH. Chẳng hạn mở L/C phải lưu ý về điều khoản phí như phí bồi hồn, phí ngân hàng nước ngồi tránh gây thiệt hại cho khách hàng và phù hợp với thông lệ quốc tế. Hay phải phối hợp chặt chẽ với phòng Ngân Quỹ, phịng Tín dụng, phịng Nguồn vốn để đảm bảo việc thanh tóan được thực hiện an tồn đúng quy định. Hoặc khi nhận đựơc chứng từ của ngân hàng nước ngoài gửi đến thì phải kiểm tra chi tiết, cẩn thận, có thể kết hợp với khách hàng để kiểm tra, hạn chế tối đa những trường hợp chiết khấu miễn truy đòi. Trước khi đồng ý cho khách hàng mở L/C hay chuyển tiền trả trứơc thì bộ phận thẩm định phải thực hiện đầy đủ chức trách của mình, kiểm tra tính pháp lý, chủng loại hàng hoá nhập như thế nào… để hạn chế rủi ro mất khả năng thanh toán của khách hàng, nhất là khi ngân hàng muốn cấp tín dụng cho khách hàng. Tất cả từng khâu trong quy trình phải được thực hiện và phối hợp đồng bộ, ăn khớp nhau sẽ giúp cho việc thực hiện thanh tốn quốc tế trơi chảy và an toàn.
Với nghiệp vụ mở L/C nhập khẩu, thì khi thực hiện soạn thảo xong một L/C, trước khi lập tờ trình, nhân viên thanh tốn quốc tế có thể thơng báo cho nhà nhập khẩu về L/C đã đựơc soạn thảo này để nhà nhập khẩu xem xét có gì vướng mắc, không phù hợp với yêu cầu của mình hay khơng. Thời gian để xem xét này không nên kéo dài quá để ảnh hưởng đến thời hạn mở L/C của khách hàng. Ngoài ra, nhân
ngân hàng không phù hợp với các điều kiện trong đơn xin mở L/C của khách hàng, những điều khoản bất lợi cho người nhập khẩu, cho ngân hàng, đặc biệt tránh những điều khoản mơ hồ, không rõ ràng, khơng có cơ sở để ngân hàng kiểm tra chứng từ. Ngân hàng cần chú ý những vấn đề cơ bản có tính hệ thống từ khi phát hành L/C cho tới thời điểm quyết định trả tiền cho nước ngoài để hạn chế rủi ro kỹ thuật.
Với nghiệp vụ thanh toán L/C. Thực hiện quản lý chặt chẽ các bộ chứng từ đến và đi, tránh để thất lạc hoặc thanh toán hai lần như thực tế đã xảy ra, có hệ thống theo dõi bộ chứng từ đến của từng L/C riêng biệt cập nhật trong ngày. Nếu bộ chứng từ có sai sót thì thơng báo cho khách hàng để cùng đưa ra giải pháp tối ưu, khơng nên bất kì việc gì cũng tự ý đưa ra giải pháp vì như thế có thể gây bất lợi cho khách hàng. Khi chỉ thị nhờ thu khơng rõ ràng thì tốt nhất nhân viên thanh toán quốc tế phải thơng báo cho khách hàng để có được một chỉ thị đầy đủ hơnkhơng nên bỏ qua việc thông báo cho khách hàng.
Cạnh tranh ngày càng gay gắt, doanh số thanh tốn quốc tế tại IVB có khuynh hướng bị co cụm. IVB cần có nhiều dịch vụ hỗ trợ để thu hút khách hàng như đẩy mạnh công tác tư vấn xuất nhập khẩu, đưa cảnh báo về những thị trường bất ổn, cung cấp mức độ tín nhiệm của các NH mở L/C… Điều này sẽ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, thu hút khách hàng và cũng là giảm rủi ro cho NH
Ngân hàng cần vận dụng các phương thức thích hợp nhất cho từng loại hình xuất nhập khẩu và từng loại khách hàng, cũng như tư vấn cho khách hàng phương thức thanh tốn nào phù hợp, loại hình L/C nào có lợi nhất cho họ. Đối với những sản phẩm hàng hoá tiêu thụ hoặc mới xuất hiện lần đầu trên thị trường thì nên thanh tốn theo các điều kiện ưu đãi cho người nhập khẩu, đặc biệt là L/C trả chậm, chuyển tiền hay nhờ thu D/P. Các mặt hàng gia công, hàng đổi hàng hay giao hàng thường xuyên định kỳ thì nên tư vấn cho khách hàng sử dụng thư tín dụng tuần hồn, đối ứng. Cịn hàng hố kinh doanh qua trung gian bán hàng thì có thể áp dụng L/C giáp lưng hay L/C chuyển nhượng. Hàng hố là nơng sản thì thường sử dụng L/C dự phòng để đảm bảo điều kiện tốt nhất cho các bên tham gia thanh toán. Ngân hàng cũng cần tiến hành phân loại khách hàng như: với khách hàng có mối quan hệ thường xuyên lâu dài thì có thể sử dụng L/C tuần hồn, những khách hàng có uy tín
thanh tốn thì có thể áp dụng các phương thức đơn giản hơn như chuyển tiền hay nhờ thu để tiết kiệm thời gian và chi phí. Cịn khách hàng mới thì tốt nhất là nên sử dụng tín dụng chứng từ và yêu cầu ký quỹ để giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra. Nếu thực hiện tốt việc đánh giá và phân loại này vừa giúp đa dạng sản phẩm dịch vụ của NH vừa tiết kiệm chi phí thời gian thanh toán cho khách hàng.
NH nên đề ra biểu phí TTQT phù hợp với từng đối tượng khách hàng và có thể cạnh tranh với các ngân hàng quốc doanh và cổ phần khác. Biểu phí dịch vụ thanh toán của IVB nên được phân theo kết quả đánh giá khách hàng của bộ phận marketing, không nên chỉ căn cứ vào mối quan hệ với cấp quản lý như hiện nay.
Luôn nhắc nhở nhân viên thanh tốn quốc tế phải có thái độ tận tình phục vụ, tư vấn khách hàng, tác phong làm việc trong mơi trường năng động. Phịng TTQT phải có tinh thần hợp tác giúp đỡ hỗ trợ kịp thời cho chi nhánh trong xử lý giao dịch cũng như các vấn đề phát sinh, phía chi nhanh phải có tinh thần học hỏi, tự lực trong cơng việc khơng nên phó thác nhiều cho Hội sở. Hai bên cần có sự phối hợp để các công việc được được xử lý nhịp nhàng, nhanh chóng, tạo sự chuyên nghiệp trong đánh giá của khách hàng, nâng cao uy cho NH. Ưu đãi hơn nữa đối với khách hàng lâu năm, có uy tín, hạn chế bớt đối với họ các thủ tục giao dịch không cần thiết, đáp ứng một cách đầy đủ và kịp thời nhất cho đối tượng khách hàng này.
Tăng cường quan hệ với NH đại lý. Mặc dù lượng giao dịch của IVB còn rất hạn chế nên rất khó để các đại lý dành cho nhiều sự ưu đãi và hỗ trợ. Nhưng hãy thuyết phục họ bằng uy tín hoạt động, cũng như những bằng chứng hứa hẹn một triển vọng phát triển lớn mạnh trong tương lai để được tiếp tục duy trì các mối quan hệ và tận dụng sự hỗ trợ của đại lý trong thanh tốn. Qua đó có thể giảm rủi ro, chi phí khi thanh tốn cũng như có được những kinh nghiệm hoạt động quý báu từ những NH đại lý tầm cỡ quốc tế đó.
Hoạt động KDNT, vay và cho vay ngoại tệ có quan hệ khăng khít. Vậy nên chăng có sự ưu đãi cho khách hàng xuất khẩu trong việc vay ngoại tệ chuẩn bị cho quá trình xuất khẩu, đến lúc thu được tiền các khách hàng này sẵn sàng bán ngoại tệ cho ngân hàng, từng bước giải quyết khó khăn về nguồn ngoại tệ thanh toán.