- Tài trợ, viện trợ, quà biếu, tặng, cho của các cá nhân, tổ chức trong nước và
3.2.3 Hoạt động kiểm soát 1 Mục tiêu
3.2.3.1 Mục tiêu
Giúp Nhà trường hoàn thiện các thủ tục kiểm soát trong từng hoạt động nhằm ngăn chặn cũng như đối phó với những rủi ro đe dọa đến việc đạt được các mục tiêu chi tiết nói riêng và mục tiêu của trường nói chung.
3.2.3.2 Nội dung và cách thức thực hiện
Ban lãnh đạo cần yêu cầu bộ phận kế toán xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cụ thể, rõ ràng.
Để hạn chế đến mức tối đa những sai sót về mặt chứng từ thì bộ phận kế toán cần tăng cường kiểm tra đối với tất cả các loại nghiệp vụ phát sinh đặc biệt là các khoản thu – chi trong Nhà trường. Chứng từ kế tốn liên quan đến bộ phận nào thì bộ phận đó phải chịu trách nhiệm kiểm tra và việc kiểm tra phải được tiến hành một cách thường xuyên, liên tục, phải coi đây là một quy trình bắt buộc trong khi lập và tiếp nhận chứng từ.
Cần ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền và/ hoặc được uỷ quyên phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó.
Thiết lập hệ thống mẫu, biểu có liên quan về vấn đề tài chính nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân, bộ phận liên hệ công việc dễ dàng hơn. Thực hiện cơng khai tài chính.
Nhà trường cần thành lập Ban thanh tra chuyên mảng tài chính làm nhiệm vụ tổ chức các cuộc thanh tra, kiểm tra về công tác xử lý, ghi chép các nghiệp vụ phát sinh, công tác lưu trữ chứng từ; kiểm tra, đối chiếu thường xuyên số dư trên sổ kế tốn tiền mặt và trên sổ quỹ. Làm tốt cơng tác này sẽ góp phần giảm thiểu các sai sót, gian lận trong quá trình thực hiện.
Đối với hoạt động xử lý thông tin
Các tập tin cần được lập bản sao dự phòng. Các bản sao dự phịng được cất ở những chỗ an tồn khác nhau nhằm tránh hư hỏng, hỏa hoạn, mất cắp, phá hoại sẽ mất tất cả thông tin. Các dữ liệu nên được lưu giữ ở máy chủ trung tâm hoặc hệ thống lưu giữ mạng. Máy chủ cần được bảo quản ở nơi an toàn và hạn chế người tiếp cận.
Đối với các tập tin được làm trên những mảng riêng biệt nên giao trách nhiệm quản lý thông tin cho từng người trong bộ phận. Nếu thông tin bị mất hay truyền ra ngồi thì người đó sẽ chịu trách nhiệm.
Nhà trường nên cài các phần mềm diệt virus trên hệ thống máy tính và thực hiện quy trình chạy và cập nhật liên tục phần mềm này. Phần mềm diệt virus sử dụng như một giải pháp để đảm bảo an toàn cho dữ liệu.
Quy định các nhân viên không được tự cài đặt các phần mềm mà khơng có phê duyệt bằng văn bản của bộ phận IT và các cấp quản lý. Chỉ có bộ phận IT mới có quyền cài đặt các phần mềm vào các máy tính.
Cần thiết kế và cài đặt Firewall (tường lửa) cho hệ thống máy tính nhằm ngăn chặn người dùng mạng internet truy cập các dữ liệu không mong muốn cũng như ngăn chặn người dùng từ bên ngồi truy nhập các thơng tin bảo mật.
Đối với cơng tác kiểm sốt vật chất
Nhà trường nên triển khai thu các khoản học phí, lệ phí thơng qua ngân hàng nhằm giảm bớt công việc cũng như rủi ro trong việc thu các khoản thu bằng tiền mặt.
Nhà trường cần xây dựng cơ chế giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng không đúng mục đích.
Quy định rõ ràng trách nhiệm bảo quản tài sản của từng bộ phận, cá nhân. Nếu làm mất, hoặc cố ý làm hư hỏng sẽ phải bồi hoàn. Khi tài sản hư hỏng phải lập biên bản kiểm tra hiện trạng về tình trạng hoạt động của máy, về tình trạng niêm phong (đối với tài sản có niêm phong).
Bên cạnh đó, Hội đồng quản trị cần có biện pháp ngăn ngừa các lãnh đạo cao cấp của mình sử dụng kinh phí và tài sản của Nhà trường vào các mục đích riêng.
Để cơng tác kiểm sốt vật chất được hồn thiện, Nhà trường cần kiểm soát các khoản thu, đặc biệt là khoản thu từ học phí. Khoản thu này về cơ bản được kiểm soát chặt chẽ, giảm thiểu được các rủi ro, sai sót, chấp hành đúng quy định về việc sử dụng biên lai thu phí và lệ phí theo quy định của Bộ Tài chính. Tuy nhiên, quy trình và thủ tục kiểm sốt cơng tác thu tại đơn vị vẫn còn một số bất cập cần khắc phục như kiểm soát dữ liệu đầu vào của phần mềm nhằm tránh trường hợp trùng số hoá đơn.
Cần gia tăng trách nhiệm của thủ quỹ, thủ quỹ là người thu tiền căn cứ vào biên lai do kế tốn thu học phí chuyển đến. Việc thực hiện kiểm tra, kiểm soát, đối chiếu được thực hiện hàng ngày giữa kế tốn thu học phí, kế tốn thanh tốn, thủ quỹ thông qua việc kiểm kê quỹ tiền mặt, kết sổ vào cuối ngày nhằm kịp thời phát hiện sai sót, phản ánh kịp thời nguồn thu phát sinh vào sổ sách kế toán.
Bên cạnh kiểm soát các khoản thu, Nhà trường cũng cần kiểm soát chặt chẽ các khoản chi như chi mua sắm hàng hố vật tư, chi in ấn giáo trình tài liệu học tập, chi tạm ứng – thanh toán. Cụ thể:
Kiểm soát hoạt động chi mua sắm hàng hoá, vật tư
Khi thực hiện mua sắm các loại hàng hố, vật tư cần đảm bảo tính độc lập giữa bộ phận sử dụng vật tư với bộ phận thực hiện mua sắm, giữa bộ phận mua sắm với bộ phận kế tốn. Qua đó, tăng cường tính kiểm sốt lẫn nhau trong khâu mua sắm và hạn chế được gian lận, sai sót. Để tránh việc thơng đồng giữa người được giao nhiệm vụ mua vật tư, hàng hoá với cơ sở cung cấp, đơn vị cần tham khảo giá vật tư, hàng hoá cùng chủng loại của nhiều cơ sở khác nhau. trên thị trường. Cơng tác khảo sát giá có thể cử một cán bộ độc lập với người được giao mua hàng thực hiện.
Để hạn chế được gian lận trong trong việc thực hiện mua sắm yêu cầu khi đưa tài sản, công cụ dụng cụ, vật tư vào sử dụng phải lập tổ nghiệm thu trong đó có kế tốn vật tư và khi đưa vào sử dụng phải có biên bản bàn giao cho người hoặc bộ phận sử dụng.
Định kỳ, cần hốn đổi cơng tác mua sắm giữa các nhân viên với nhau.
Nhằm kiểm soát tất cả chứng từ mua sắm để khơng xảy ra tình trạng sử dụng chứng từ cũ đã thanh toán để tiếp tục thanh toán lần sau, khi phê duyệt thanh toán thủ trưởng đơn vị phải ký lên tất cả chứng từ gốc liên quan để xác định chứng từ của nghiệp vụ đó đã thanh tốn.
Ngồi ra, Nhà trường cần xây dựng rõ ràng Quy trình tạm ứng/thanh tốn (Phụ lục 1) nhằm quy định cụ thể công việc, trách nhiệm của mỗi cá nhân tham gia quy trình cũng như nhằm kiểm sốt hoạt động này hiệu quả hơn.
Đối với hoạt động kiểm sốt cơng tác giảng dạy
Tăng cường cơng tác quản lý chương trình, đề cương, bài giảng, kế hoạch giảng dạy một cách chặt chẽ bằng cách:
+ Yêu cầu giảng viên nộp kế hoạch giảng dạy kèm theo Nội dung bài giảng tóm tắt để trưởng Bộ mơn tiến hành kiểm tra, đối chiếu với đề cương chi tiết đã được phê duyệt.
+ Khuyến khích các giảng viên cùng mơn học hợp tác soạn giáo trình chung áp dụng thống nhất cho toàn Khoa.
+ Thanh tra đào tạo kết hợp với khoa, bộ mơn có biện pháp theo dõi, kiểm tra, đối chiếu thường xun giữa lịch trình giảng dạy, thời khóa biểu, sổ theo dõi giáo viên với nhau nhằm phát hiện giáo viên không nghiêm túc thực hiện theo quy định của nhà trường về đảm bảo tiết giảng, giờ giảng; tự ý bỏ tiết, hoặc dạy bù dồn dập làm sinh viên không kịp tiếp thu bài giảng…
+ Phòng Tổ chức hành chính phối hợp với Phịng Đào tạo xây dựng quy định xử lý giáo viên vi phạm một cách cụ thể: trừ thi đua, giảm thù lao giảng dạy, không mời thỉnh giảng lần sau…và phổ biến cho các khoa, bộ môn trong trường.
+ Ban Giám Hiệu chỉ đạo khoa, bộ mơn, phối hợp với phịng Đào tạo thường xuyên dự giờ đột xuất để đánh giá đúng thực trạng chất lượng giảng dạy của giáo viên, hơn là dự giờ có sự chuẩn bị trước như hiện nay.
Xây dựng quy trình kiểm sốt hoạt động giảng dạy cụ thể, rõ ràng. Cụ thể:
Bƣớc 1: Tổ chức giảng dạy
Vào đầu năm học, căn cứ thời khoá biểu do P.QLĐT chuẩn bị, các Trưởng bộ môn phân công giảng viên tham gia giảng dạy.
Thư ký khoa hoặc thư ký giáo vụ liên hệ với giảng viên để sắp xếp lịch giảng dạy phù hợp.
Sau khi Lịch giảng dạy hoặc Thời khoá biểu đã được BGH phê duyệt, thư ký khoa hoặc thư ký giáo vụ cơng bố Thời khố biểu cho giảng viên và sinh viên.
Bƣớc 2: Quản lý quá trình giảng dạy
Bài giảng của giảng viên phải đúng theo đề cương chi tiết do trưởng bộ môn, trưởng khoa xem xét, được Hội đồng khoa học thông qua và Hiệu trưởng phê duyệt.
Giảng viên phải cung cấp đầy đủ bài giảng, tài liệu học tập, tài liệu tham khảo. Giảng viên phải đảm bảo giảng dạy theo đúng Thời khoá biểu, đúng tiến độ.
Bƣớc 3: Đánh giá q trình giảng dạy
• Nội dung giảng dạy phù hợp với đề cương đã được phê duyệt. Các phòng ban có liên quan xem xét lịch trình giảng dạy do giảng viên cung cấp.
• Đảm bảo thời lượng giảng dạy (Ban thanh tra theo dõi). • Tuân thủ các quy định, nội quy của Nhà trường.
• Phản hồi từ kết quả thi và sinh viên thông qua Phiếu đánh giá giảng viên.
Bƣớc 4: Hành động khắc phục
Khi có phản hồi từ sinh viên về nội dung giảng dạy của một mơn học nào đó, cần xem xét và điều chỉnh nội dung cho phù hợp.
Khi có nhiều phản hồi từ sinh viên về thái độ hoặc phương pháp giảng dạy của giảng viên; trước tiên, trưởng bộ môn kết hợp với trưởng khoa xem xét, xác minh tính trung thực của thơng tin, sau đó tìm biện pháp khắc phục hoặc xử lý nếu vi phạm quy chế.
Định kỳ, trưởng bộ môn kết hợp với các giảng viên phụ trách giảng dạy rà soát lại đề cương, nội dung, tài liệu nhằm đảm bảo điều chỉnh thiếu sót và cập nhật kiến thức.
3.2.3.3 Điều kiện thực hiện
Ban lãnh đạo cần hiểu rõ tầm quan trọng của các thủ tục kiểm sốt trong việc ngăn ngừa và đối phó với rủi ro.
Toàn thể cán bộ nhân viên, giảng viên trong trường được trang bị những kiến thức cần thiết về những thủ tục kiểm soát trong bộ phận của mình; có ý thức ngăn chặn, tố cáo các tiêu cực xảy ra tại bộ phận của mình, ln hướng đến mục tiêu chung của đơn vị.
Ban lãnh đạo chỉ đạo và phối hợp với Trưởng các phòng/khoa/ban xây dựng các thủ tục kiểm soát cho từng bộ phận.
3.2.3.4 Cách thức đánh giá chất lƣợng giải pháp
Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo: + Nhà trường đã đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ số căn bản
đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đề ra.
+ Nhà trường đã tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời.
+ Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong các lĩnh vực: Cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính, thực hiện, ghi chép và bảo quản tài sản được phân định độc lập rõ ràng.
+ Nhà trường đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền và/ hoặc được uỷ quyên phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó.
+ Nhà trường đã lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản tạo điều kiện phân định rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xác định những cá nhân có tránh nhiệm về các sai phạm xảy ra.
+ Nhà trường đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng khơng đúng mục đích.
+ Nhà trường đã cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa các lãnh đạo cao cấp của mình sử dụng kinh phí và tài sản của Nhà trường vào các mục đích riêng.