- Tài trợ, viện trợ, quà biếu, tặng, cho của các cá nhân, tổ chức trong nước và
2.3 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại trƣờng Cao Đẳng CNTT TP.HCM 1 Những mặt làm đƣợc
2.3.1 Những mặt làm đƣợc
Do hoạt động trong lĩnh vực giáo dục nên Nhà trường đặc biệt coi trọng tính trung thực và giá trị đạo đức trong toàn thể nhân viên, giảng viên trong trường. Nhà trường đã xây dựng được mơi trường làm việc thân thiện, hồ đồng. Ban giám hiệu rất quan tâm đến việc xây dựng các yêu cầu về tính chính trực và giá trị đạo đức, bản thân các thành viên lãnh đạo trong Nhà trường cũng cố gắng hoàn thiện bản thân để làm gương cho tập thể nhân viên, tạo niềm tin cho nhân viên, cùng nhau hướng tới mục tiêu chung của đơn vị.
Nhà trường đã từng bước xây dựng được đội ngũ nhân viên, giảng viên có năng lực chuyên mơn, có khả năng sư phạm, nhiệt huyết, có ý thức trách nhiệm trong cơng việc, ngày càng hồn thiện về chuyên môn và nhân cách, góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy của trường.
Ban lãnh đạo trường có kiến thức, kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu quản lý, thường xuyên trao đổi, quan tâm đến nhân viên. Những vị trí quản lý cấp trên cũng ít có sự thay đổi; do đó, phong cách điều hành tương đối ổn định.
Bên cạnh đó, cơ cấu tổ chức của trường tương đối phù hợp với tình hình hoạt động, một cơ cấu tổ chức phù hợp có thể giúp nhà lãnh đạo điều hành và kiểm soát tốt các hoạt động của trường. Việc phân định quyền hạn, trách nhiệm cũng được rõ ràng thông qua việc ban hành các văn bản liên quan. Điều này giúp các cá nhân, bộ phận hồn thành tốt nhiệm vụ của mình, tránh đùn đẩy trách nhiệm khi có sự cố xảy ra.
Chính sách nhân sự được Nhà trường xây dựng một cách rõ ràng, minh bạch từ khâu tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng, bổ nhiệm… . Các chính sách này đều được ban hành bằng văn bản và cơng khai trong tồn đơn vị, tạo sự cơng bằng đối với tất cả mọi người cũng như tạo điều kiện để mọi nhân viên trong đơn vị cùng cố gắng để hồn thành tốt nhiệm vụ của mình, góp phần trong việc đi tới mục tiêu chung của đơn vị.
Đánh giá rủi ro
Nhà trường đã đề ra được mục tiêu tổng thể cũng như các mục tiêu chi tiết từng hoạt động.
Nhà trường có quan tâm đến các yếu tố có thể gây trở ngại cho việc thực hiện
các hoạt động của đơn vị thông qua việc thường xuyên cập nhật các thơng tin về văn
hóa, chính trị, pháp luật và chế độ tài chính; phân tích thuận lợi, khó khăn ảnh hưởng đến tiến độ và kết quả thực hiện mục tiêu của đơn vị trong các cuộc họp giao ban hoặc sơ kết, tổng kết cuối năm.
Hoạt động kiểm sốt
Việc phân cơng trách nhiệm trong nội bộ phịng kế tốn được thực hiện khá tốt, mỗi người một chức năng riêng, khơng xảy ra tình trạng kiêm nhiệm giữa chức năng xét duyệt, thực hiện, ghi chép và bảo quản tài sản.
Hệ thống chứng từ, sổ sách được kiểm soát một cách chặt chẽ từ khâu ghi chép cho đến việc phê chuẩn.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được lập chứng từ đầy đủ, kịp thời và theo mẫu biểu quy định. Việc thực hiện các nghiệp vụ thu - chi đều có sự phê chuẩn của Ban Giám Hiệu và các cấp lãnh đạo có liên quan.
Cơng tác kiểm tra, đối chiếu giữa tài sản thực tế với sổ sách chi tiết được thực hiện thường xuyên tại đơn vị.
Chứng từ sau khi xử lý được lưu trữ khoa học, thuận tiện cho cơng tác kiểm tra, trích lục.
Hoạt động kiểm sốt đối với q trình xử lý thông tin tại đơn vị tương đối tốt. Nhà trường đã đưa ra được những thủ tục để kiểm soát việc sử dụng phần mềm kế toán như: khai báo User, password trước khi đăng nhập sử dụng, phân loại đối tượng sử dụng hệ thống, hệ thống có theo dõi q trình sử dụng của từng User thơng qua nhật kí tự động hạn chế đối tượng bên ngoài tiếp cận trực tiếp với hệ thống xử lý.
Đối với công tác giảng dạy: Công tác kiểm tra, giám sát giờ giảng, báo nghỉ, dạy bù được Tổ thanh tra thực hiện khá nghiêm ngặt. Căn cứ vào thời khóa biểu do phịng Đào tạo gửi xuống, hàng ngày, các cán bộ Tổ thanh tra sẽ tiến hành kiểm tra việc thực hiện thời khóa biểu giảng dạy của từng giảng viên căn cứ vào giảng đường được bố trí, tiết bắt đầu, tiết kết thúc.
Công tác quản lý chương trình, đề cương, bài giảng được bộ môn triển khai thực hiện và giám sát chặt chẽ.
Thông tin và truyền thông
Thơng tin và truyền thơng trong hệ thống kiểm sốt nội bộ của nhà trường được Ban lãnh đạo rất quan tâm. Đặc biệt, ban lãnh đạo rất quan tâm đến tính trung thực và tính đáng tin cậy của thơng tin.
Hệ thống thơng tin kế tốn của đơn vị đảm bảo cung cấp các báo cáo một cách phù hợp, kịp thời, chính xác và đáng tin cậy.
Hệ thống truyền thơng của trường đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền.
Giám sát
Cơng tác kiểm tra, giám sát tại trường được thực hiện tương đối tốt.
Việc giám sát định kỳ được thực hiện bởi Ban kiểm sốt có trình độ chuyên môn cao.
Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ được phát hiện bởi Ban giám sát và kiểm toán độc lập được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụ trách cao hơn, kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc.