CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KSNB TẠI BIGC VIỆT NAM
2.2 Thực trạng hệ thống KSNB tại BigC Việt Nam
2.2.3 Đánh giá hệ thống KSNB tại BigC Việt Nam
Kết quả khảo sát cho thấy hệ thống KSNB tại BigC Việt Nam có một số các ưu điểm nhất định như:
+ Thứ nhất, Ban giám đốc BigC Việt Nam đã xây dựng tốt văn hóa cơng ty, chú trọng đến yếu tố trung thực và các giá trị đạo đức thông qua bộ cam kết về đạo đức nghề nghiệp chung cho toàn thể nhân viên BigC Việt Nam và bộ cam kết nghề nghiệp riêng cho một số bộ phận đặc thù, có tính nhạy cảm cao với gian lận.
+ Thứ hai, Ban giám đốc BigC Việt Nam thường xuyên tổ chức các cuộc họp định kỳ để theo dõi các hoạt động của Tập đồn, tình hình thực hiện các mục tiêu chung, tiến độ thực hiện mục tiêu chung, từ đó đưa ra các phương án phát triển, phương án hành động hợp lý.
+ Thứ ba, Ban giám đốc BigC Việt Nam đã có những thái độ rất đúng đắn trong việc áp dụng các nguyên tắc, chuẩn mực kế tốn, khơng thực hiện các hành vi gian lận, giả mạo hồ sơ chứng từ, sổ sách; đã thực hiện tốt việc nghiên cứu các rủi ro và trao đổi với cấp dưới để đề ra các phương án giải quyết.
+ Thứ tư, đã thực hiện tốt việc phân chia quyền hạn, trách nhiệm đặc biệt cho các bộ phận ở văn phịng chính BigC Việt Nam. Trên phương diện phê duyệt chi phí, việc ủy quyền duyệt chi và phê duyệt chi phí phát sinh đã được thực hiện tốt trên toàn BigC Việt Nam.
+ Thứ năm, BigC Việt Nam đã xây dựng một chính sách nhân sự tốt, các chính sách tuyển dụng, chính sách khen thưởng, đào tào…được thực hiện khá tốt trên thực tế. Đặc biệt ghi nhận ưu điểm ở các chính sách đào tạo của BigC, tất cả nhân viên đều được đào tạo về văn hóa cơng ty, kỹ năng sử dụng các phần mềm của BigC, các kỹ năng phục vụ cho hoạt động bán hàng; ngồi ra hoạt động đào tạo cịn ghi nhận các cơ hội đào tạo chương trình tài năng liên kết với tập đồn Casino hằng năm hay các chương trình đạo tạo MBA cho các giám đốc trẻ tiềm năng.
+ Thứ sáu, các hoạt động đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro ban đầu đã được quan tâm nhiều hơn, một số bộ phận đã chú trọng đến việc phân tích các rủi ro cơ bản như bộ phận tài chính, kiểm sốt kế toán, KSNB.
+ Thứ báy, các nhà quản lý cấp cao đã thực hiện tốt việc kiểm soát ngân sách năm, kiểm soát việc thực hiện ngân sách năm của các bộ phận, cửa hàng.
+ Thứ tám, hệ thống IT được phân quyền, quản lý sử dụng chặt chẽ, đặc biệt chú trọng đến yếu tố bảo mật thơng tin.
+ Thứ chín, BigC Việt Nam đã thực hiện tốt việc kiểm sốt vật chất thơng qua quy trình kiểm kê định kỳ, bảo dưỡng bảo trì tài sản chặt chẽ.
Các điểm tích cực trên trong hệ thống KSNB có được là do BigC là thương hiệu toàn cầu của một tập đoàn đa quốc gia, vì vậy hệ thống KSNB của BigC Việt Nam được kế thừa những tiêu chuẩn từ hệ thống KSNB chung của tập đoàn Casino như các tiêu chuẩn về đạo đức nghề nghiệp, các tiêu chuẩn về hệ thống báo cáo tài chính cho tập đồn, tiêu chuẩn về hệ thống IT, văn hóa doanh nghiệp, các yếu tố về dịch vụ khách hàng…. Mặt khác, Ban giám đốc có ý thức xây dựng một môi trường làm việc trong sạch, lành mạnh và minh bạch; chú ý đến vấn đề xây dựng một đội ngũ nhân viên giỏi, chú trọng đến công tác đào tạo nguồn nhân lực;
Bên cạnh những ưu điểm kể trên, hệ thống KSNB của BigC vẫn còn chứa đựng nhiều nhược điểm, những nhược điểm này tạo cơ hội cho các gian lận, sai sót xảy ra, cụ thể:
+ Thứ nhất, một số bộ phận dễ phát sinh gian lận, sai sót nhưng chưa có các quy định về đạo đức nghề nghiệp để đảm bảo yếu tố trung thực trong công việc như bộ phận vệ sinh an toàn thực phẩm, bộ phận IT, bộ phận dự án phát triển.
+ Thứ hai, chưa xây dựng được bảng mô tả công việc cho tất cả các vị trí nhân viên của BigC Việt Nam, và vẫn cịn tình trạng các nhân viên làm việc không đáp ứng được chuyên môn, kỹ năng công việc, khơng phù hợp với u cầu về trình độ chuyên môn được đặt ra.
+ Thứ ba, chưa xây dựng Ban Kiểm sốt mà chỉ duy trì hoạt động của bộ phận KTNB trong khi bộ phận KTNB trực thuộc sự quản lý của CFO nên trong quá trình hoạt động, yếu tố độc lập, khách quan khơng được đảm bảo tuyệt đối, vẫn có những vấn đề không được phản ánh một cách trung thực nhất, hợp lý nhất.
+ Thứ tư, cơ cấu tổ chức hiện tại của BigC Việt Nam đang tạo ra sự chồng chéo trong hoạt động, nhân viên chịu sự quản lý bởi nhiều giám đốc khác nhau dẫn đến tình trạng mâu thuẫn về mặt lợi ích, cách thức điều hành cơng việc của từng giám đốc, làm hạn chế tính hữu hiệu của các thủ tục kiểm sốt.
+ Thứ năm, trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên ở các cửa hàng chưa được phân chia rõ ràng, cụ thể, vẫn có sự chồng chéo khơng rành mạch trong trách nhiệm giữa nhân viên ở cửa hàng với nhân viên của bộ phận liên quan trực tiếp tại văn phịng chính. Nhiều bộ phận, nhiều hoạt động chưa có quy trình hướng dẫn cụ thể, chủ yếu hoạt động dựa vào các quy định nội bộ của bộ phận hoặc là theo các cách làm chủ quan của nhân viên thực hiện.
+ Thứ sáu, liên quan đến chính sách nhân sự: hoạt động thuyên chuyển nội bộ nhân viên còn nhiều bất cập, trình độ nhân viên khơng được đảm bảo dẫn đến tình trạng khơng đúng người đúng việc. Mặt khác, quá trình đánh giá nhân viên được thực hiện chặt chẽ nhưng kết quả đánh giá chỉ được sử dụng cho mục đích tính tốn các khoản tiền thưởng hằng năm, chưa sử dụng để trao đối với nhân viên, khắc phục các nhược điểm, phát huy các ưu điểm. Bên cạnh đó, cũng ghi nhận rằng quy trình tuyển dụng ở BigC Việt Nam là chưa đồng nhất, chưa được chuẩn hóa giữa
các bộ phận khác nhau, dẫn đến mỗi bộ phận có một cách tuyển dụng, phương pháp tuyển dụng khác nhau.
+ Thứ bảy, các mục tiêu chung của Tập đoàn khơng được phổ biến đến tồn thể nhân viên, chủ yếu các nhân viên làm việc dựa vào các mục tiêu riêng cho bộ phận, cửa hàng mình.
+ Thứ tám, vẫn cịn xảy ra tình trạng kiêm nhiệm giữa các chức năng nghiệp vụ và ghi chép kế toán, xét duyệt và sử dụng dịch vụ, tạo cơ hội cho các gian lận diễn ra.
+ Thứ tám, chưa xây dựng một bộ phận riêng biệt chịu trách nhiệm thu thập các sự kiện rủi ro tiềm tàng, đánh giá rủi ro, phân tích rủi ro và đề xuất các phương án đối phó rủi ro.
+ Thứ chín, chứng từ chưa được kiểm tra tính hợp lý, phê duyệt quyền hạn và trách nhiệm liên quan một cách chặt chẽ; đồng thời các báo cáo từ hệ thống phần mềm vẫn chưa có tính chính xác cao, chưa đáp ứng được mục tiêu đặt ra cũng như chưa tạo được sự linh động, dễ hiểu đối với người sử dụng. Mặt khác, chưa xây dựng được các quy trình luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận, phòng ban, giữa cửa hàng với bộ phận thuộc văn phịng chính…
+ Thứ mười, các hệ thống phần mềm ln thực hiện q trình chuyển giao dữ liệu hằng ngày nhưng chưa có bộ phận, nhân viên nào chịu trách nhiệm kiểm tra đối chiếu dữ liệu giữa các hệ thống với nhau để đảm bảo tính chính xác trong dữ liệu được chuyển giao.
+ Thứ mười một, thông tin truyền thông chưa được thông suốt từ lãnh đạo đến nhân viên và ngược lại, vần cịn tình trạng giấu giếm thơng tin, các thông tin không được công khai minh bạch giữa lãnh đạo và nhân viên.
+ Thứ mười hai, hoạt động của bộ phận KTNB chưa hiệu quả, chưa tạo ra nhiều giá trị gia tăng cho tập đoàn, chủ yếu chỉ tập trung vào các đánh giá tuân thủ quy trình nhưng cũng chưa tồn diện, các báo cáo KTNB cịn mang nặng tính hình thức, chưa chú trọng đến việc phân tích các giải pháp khắc phục các phát hiện kiểm
toán và cũng chưa theo dõi việc thực hiện các khuyến nghị kiểm tốn một cách chặt chẽ.
Ngun nhân chính của các điểm yếu này đến từ các yếu tố khách quan như môi trường kinh doanh bán lẻ với sự cạnh trạnh khốc liệt, áp lực về mặt thị phần bán lẻ đã đẩy nhanh việc xây dựng các cửa hàng mới trong khi hệ thống KSNB chưa đủ mạnh để đáp ứng được sự mở rộng này; hoặc các yếu tố chủ quan đến từ năng lực nhân viên, thái độ làm việc, kỹ năng làm việc, và thái độ quản lý của các giám đốc bộ phận, phần lớn nhân viên chưa ý thức được ý nghĩa của việc xây dựng một hệ thống KSNB vững mạnh đối với sự phát triển của Tập đoàn.
Kết luận chương 2
Nhìn chung, kết quả phân tích hệ thống KSNB tại BigC Việt Nam theo các yếu tố của COSO 2004 cho thấy ban Giám đốc BigC Việt Nam đã thực hiện khá tốt nhiều yếu tố quan trọng trong việc xây dựng hệ thống KSNB như xây dựng môi trường kiểm soát, các thủ tục kiểm soát IT hay kiểm sốt vật chất, chính sách nhân sự…Bên cạnh đó cũng cịn nhiều yếu tố chưa được hoàn thiện hay đang trong quá trình hồn thiện tại BigC Việt Nam như các vấn đề đánh giá rủi ro, các hoạt động giám sát và một số thủ tục kiểm soát…