2.2.2 .3Phân tích và đánh giá rủi ro
3.2 Các giải pháp hoàn thiện
3.2.3.2 Hoàn thiện hệ thống chứng từ
- Nội dung chứng từ:
Nhìn chung, các chứng từ sử dụng tại công ty đáp ứng yêu cầu phản ánh thông tin mua hàng, nhưng chưa đáp ứng yêu cầu kiểm soát, cụ thể: nội dung các chứng từ sử dụng trong quy trình khơng ghi lại số thứ tự của các chứng từ hoặc mã nhân viên liên quan. Số thứ tự của chứng từ liên quan giúp gắn kết các hoạt động diễn ra trong chu trình. Chẳng hạn, khi nhận nguyên liệu thì phải căn cứ vào các thỏa thuận mua hàng với nhà cung cấp đã thiết lập từ trước. Do vậy, trên mỗi phiếu nhập kho này cần có số phiếu mua hàng (hợp đồng kinh tế), mã nhân viên thu mua để làm cơ sở đối chiếu dữ liệu khi nhận hàng, từ đó sẽ tổng hợp và cung cấp báo cáo về hoạt động nhận hàng cũng như báo cáo về nhà cung cấp. Ngoài ra trên chứng từ có mã nhân viên thực hiện sẽ hỗ trợ cho việc kiểm tra, đánh giá khả năng và trách nhiệm của từng nhân viên trong hoạt động của mình.
Vì vậy, để thuận tiện trong việc kiểm tra, giám sát, đảm bảo sự tuân thủ luật lệ và quy định cũng như việc tổng hợp các thông tin trong hoạt động của công ty, trong nội dung của chứng từ cần ghi nhận số chứng từ và mã nhân viên liên quan,
cụ thể: Phiếu mua hàng phải có mã của nhân viên mua hàng, biên bản giao nhận phải có số của phiếu mua hàng để làm cơ sở đối chiếu việc nhận hàng, giấy đề nghị thanh tốn cần có số của phiếu mua hàng, số phiếu nhập kho, số hóa đơn, hợp đồng.
- Hoàn thiện tổ chức lƣu trữ chứng từ:
Trong quá trình phản ánh nghiệp vụ và cung cấp thông tin trong doanh nghiệp, chứng từ thường được lập thành nhiều liên, luân chuyển và lưu trữ các bộ phận liên quan. Do đó quy định về cách thức lưu trữ chứng từ có vai trị hỗ trợ cho việc kiểm tra, theo dõi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên, qua khảo sát cho thấy, tại cơng ty việc lưu trữ chứng từ cịn một số bất cập, chẳng hạn chưa lưu chứng từ theo tình hình hoạt động đang diễn ra ví dụ tại bộ phận mua hàng, các chứng từ mua nguyên liệu như đơn đặt hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng, phiếu nhập kho, được lưu chung trên hồ sơ mua nguyên liệu kể cả đã nhận hay chưa nhận nguyên liệu. Vì vậy, nhân viên xử lý nghiệp vụ và lưu trữ phải ghi nhớ các nghiệp vụ để tiện theo dõi làm gia tăng rủi ro bỏ sót nghiệp vụ, hoặc khơng xử lý nghiệp vụ kịp thời.
Do đó, lưu trữ riêng biệt các hồ sơ là cần thiết trong cơng ty, hỗ trợ cho q trình xử lý và kiểm sốt thơng tin cũng như hoạt động trong đơn vị. Cách lưu hồ sơ có thể lưu riêng hoạt động theo hướng đã hoàn thành và chưa hoàn thành ví dụ: chu trình bán hàng có thể lưu hồ sơ bán hàng chưa thanh toán, đến khi khách hàng đã trả nợ thì lưu sang hồ sơ bán hàng đã thu.
3.2.3.3 Đảm bảo an tồn tài sản vật chất và thơng tin
Mặc dù công ty đã trang bị cơ sở hạ tầng và hệ thống kiểm sốt tốt, nhưng vẫn cịn tình trạng hàng tồn kho mất phẩm chất, hư hỏng do: điều kiện sắp xếp, bảo quản khác nhau giữa các sản phẩm, số vòng quay hàng tồn kho cao, do đó khó có thể sắp xếp hàng tồn kho theo đúng sơ đồ đã được thiết lập để đảm bảo các điều kiện lưu kho. Nhân viên quản lý hàng tồn kho không tuân thủ các quy định về kiểm kê, kiểm tra thời gian, độ ẩm lưu kho… Vì vậy để đảm bảo chất lượng của hàng tồn kho thì đơn vị cần phải:
- Kiểm tra định kỳ hàng tồn kho để phát hiện các mặt hàng lỗi thời cần xử lý: Việc kiểm tra thường do ban kiểm tra hàng tồn kho tiến hành, trong đó có thủ kho, nhân viên kỹ thuật, bộ phận kiểm tra chất lượng, kế toán.. Khi kiểm tra, cần lập báo cáo, trong đó nêu nguyên nhân và đặc biệt phải liệt kê những loại hàng tồn kho trữ quá mức, hư hỏng, mất phẩm chất và quá thời gian quy định.
- Xây dựng sơ đồ lưu trữ nguyên liệu trong kho: Nhằm đảm bảo các điều
kiện lưu kho như: nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với từng loại hàng tồn kho, yêu cầu tuân thủ theo đúng sơ đồ đã được thiết lập, lưu trữ theo sơ đồ đã được thiết lập không những đảm bảo điều kiện lưu kho mà còn thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm kê và kịp thời phát hiện những vấn đề phát sinh đối với hàng tồn kho.
- Lập bảng kế hoạch lưu kho: khi nhận phiếu mua hàng từ bộ phận thu mua,
kế toán xác định số lượng, chủng loại nguyên liệu dự kiến sẽ lưu kho, kết hợp với tình hình lưu kho hiện tại của đơn vị, từ đó có kế hoạch lưu kho phù hợp với sơ đồ đã thiết lập.
- Thủ tục đối với kho hàng thuê ngoài: Trường hợp đơn vị phải thuê kho
để lưu trữ nguyên liệu thì phải kiểm tra trước các điều kiện kỹ thuật của kho, xác định lượng hàng tồn kho sẽ lưu trong kho thuê, căn cứ vào đó để lập sơ đồ lưu kho để thuận tiện cho việc nhập và xuất hàng tồn kho.
Xử l đối với hàng tồn kho hư hỏng, mất phẩm chất: Khi nguyên liệu bị hư hỏng, mất phẩm chất, q hạn thì lưu vào vị trí riêng thuận tiện cho việc quản lý, bên cạnh đó cần phải xác định nguyên nhân dẫn đến tình trạng hư hỏng của nguyên liệu để đưa ra các giải pháp nhằm hạn chế tình trạng này.
3.2.3.4 Hồn thiện hoạt động kiểm sốt trong các chu trình a. Chu trình chi phí:
Một trong những biện pháp giúp kiểm soát hoạt động mua hàng là lập dự tốn chi phí mua hàng. Dự tốn sẽ giúp ước tính chi phí mua hàng phát sinh, từ đó đối chiếu chi thực tế để phát hiện các chênh lệch bất thường cần tập trung nghiên cứu cũng như đánh giá hoạt động mua hàng bộ phận thu mua.
Thực trạng tại cơng ty chưa lập dự tốn mua hàng. Chính vì vậy, giải pháp tăng cường kiểm sốt là cần lập dự tốn. Nội dung của dự tốn có thể gồm những
yếu tố sau: giá mua, vận chuyển, kiểm tra chất lượng nguyên liệu…. Cơ sở lập dự toán mua hàng là căn cứ vào các khoản mục chi phí phát sinh của các kỳ trước, báo giá của các nhà cung cấp, đối chiếu giá của các doanh nghiệp cùng ngành. Thông qua so sánh giữa dự toán và thực tế phát sinh, nhà quản trị có thêm kênh thơng tin để đánh giá sự hữu hiệu và hiệu quả trong tổ chức và quản lý quy trình mua hàng tại đơn vị.
b. Chu trình doanh thu
Tăng cƣờng các thủ tục kiểm soát kênh phân phối sản phẩm
Hiện tại, mức độ kiểm soát các kênh phân phối cịn yếu: cơng ty khó có thể kiểm sốt số lượng các thành viên kênh, tình hình tăng giảm thành viên, q trình lưu thơng và phân phối các thơng tin trong kênh đặc biệt là dịng thơng tin phản hồi từ khách hàng và các trung gian thương mại về cơng ty. Điều này gây khó khăn cho cơng ty trong việc hồn thiện và phát triển hệ thống kênh phân phối. Vì vậy để hạn chế tình trạng này cơng ty cần phải:
- Xây dựng kế hoạch phát triển các kênh phân phối tại các thị trường tiêu
thụ: Căn cứ vào định vị thị trường, nhu cầu các nhóm sản phẩm của cơng ty, từ đó xác định số lượng đại lý cấp 1, cấp 2 theo hướng hỗ trợ lẫn nhau, tăng cường khả năng phân phối sản phẩm tới từng khách hàng, tránh tình trạng có q nhiều đại lý trên một khu vực, làm cho các đại lý này không tuân thủ các quy định của công ty như: nâng, hạ giá bán, giao hàng không đúng chất lượng…
- Chủ động trong việc lựa chọn các đại lý phân phối: Việc lựa chọn các thành viên kênh là đại lý của cơng ty hiện nay cịn mang tính thụ động, đặc biệt với các đại lý ở tỉnh xa cơng tác này diễn ra cịn lỏng lẻo và phần lớn các đại lý của chi nhánh công ty là do họ chủ động liên hệ xin làm đại l , do đó cơng ty sẽ khó khăn trong việc quy hoạch số lượng, chất lượng các đại lý theo khu vực. Do đó cơng ty căn cứ vào kế hoạch phát triển, đưa ra các tiêu chuẩn về đại lý cấp 1, cấp 2 theo từng khu vực và thị trường từ đó có chính sách lựa chọn phù hợp đối với các đại lý phân phối
- Tăng cường kiểm tra hoạt động của các đại lý: Mỗi khu vực nên thành
của cơng ty, tình hình hoạt động của đại lý, thơng tin thu thập từ khách hàng, các đại l khác nhau để đánh giá tình hình hoạt động các đại lý, nếu có đại lý nào vi phạm chính sách sẽ tổng hợp lại, xác định mức độ vi phạm, gửi về phòng bán hàng của cơng ty để có chính sách xử l tương ứng.
Nâng cao chất lƣợng đội ngũ nhân viên bán hàng
Nhân viên bán hàng tại cơng ty ngồi việc bán hàng, còn thực hiện nhiệm vụ tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật, giải đáp thắc mắc của khách hàng, tuy nhiên qua khảo sát, một số nhân viên bán hàng còn yếu về kỹ năng bán hàng, mặc dù được đào tạo theo các tiêu chuẩn đánh giá riêng của cơng ty nhưng do trình độ khác nhau, kỹ năng bán hàng một số nhân viên còn yếu tuy nhiên lại có thái độ quan liêu trong bán hàng nên đã ảnh hưởng đến việc duy trì mốt quan hệ với khách hàng, gây khó khăn cho việc kiểm sốt thơng tin. Vì vậy cơng ty cần rà sốt lại hoạt động của các nhân viên này, đưa ra bảng đánh giá kết quả hoạt động của từng nhân viên theo hướng kết quả bán hàng (dựa trên doanh số) và ý kiến của các đại lý, khách hàng về thái độ, khả năng làm việc của nhân viên. Nếu có nhân viên khơng đáp ứng được u cầu nên chuyển vị trí khác để tránh những ảnh hưởng không tốt đến hoạt động bán hàng và hình ảnh của cơng ty.
Cần phân biệt rõ hơn giữa các dòng sản phẩm:
- Công ty đã phân chia sản phẩm thành các dòng khác nhau như cao cấp,
trung cấp và tiết kiệm với các mức giá khác nhau, áp dụng cho từng đối tượng khách hàng khác nhau, song do màu sắc các sản phẩm đặc biệt là các sản phẩm khung thường giống nhau trong khi dấu hiệu nhận biết các dòng sản phẩm này trên sản phẩm và bao bì, các hộp mẫu giới thiệu sản phẩm khơng có nhiều điểm khác nhau, làm cho khách hàng khó phân biệt, dễ mua nhầm hoặc các nhà thầu có thể đánh tráo sản phẩm, gây tổn thất cho cơng ty. Vì vậy cơng ty cần thiết kế những đặc điểm riêng biệt của các sản phẩm này từ sản phẩm đến bao bì để thuận tiện cho việc phân biệt, tránh nhầm lẫn và hoạt động tráo đổi của nhân viên bán hàng, đại lý hoặc các công ty xây dựng gây tổn thất và ảnh hưởng uy tín cơng ty.
- Tăng kích thước logo của cơng ty trên các sản phẩm giúp khách hàng dễ
3.2.4 Hồn thiện thơng tin và truyền thông
Thông tin và truyền thơng giữa các phịng ban với nhau chưa kịp thời, chính xác làm ảnh hưởng đến tình hình thực hiện các hoạt động cũng như nhiệm vụ của các bộ phận liên quan, do đó giải pháp đưa ra là ban tổng giám đốc cần ban hành qui định và yêu cầu thực hiện nghiêm chỉnh về việc lập và truyền thông thông tin giữa các bộ phận. Như vậy các bộ phận căn cứ vào nhiệm vụ của mình để thực hiện, nếu có vấn đề xảy ra thì có cơ sở để xác định bộ phận chịu trách nhiệm liên quan .
3.2.5 Hoàn thiện thủ tục giám sát trong quy trình
Hiện tại các hoạt động giám sát chỉ được thực hiện tốt tại tổng cơng ty cịn các chi nhánh, phân xưởng và đại l thì chưa thực hiện tốt, do đó ban tổng giám đốc cần có các giải pháp nhằm khắc phục các tình trạng này, thơng việc đánh giá tuân thủ các quy định đã được thiết lập tại công ty. Yêu cầu các chi nhánh, phân xưởng, đại lý lập các báo cáo đánh giá tình hình hoạt động và thực hiện các quy định của công ty và đánh giá lại các báo cáo này thông qua phản hồi của khách hàng, nhà cung cấp và các nhân viên tại đơn vị liên quan, để từ đó có thể giám sát được việc tuân thủ các thủ tục và quy định đã được thiết lập.
Việc đối chiếu số liệu kế toán chủ yếu thực hiện tại bộ phận kế tốn thơng qua việc đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp, đối chiếu tiền gửi với ngân hàng… mà khơng có sự kiểm tra đối chiếu các số liệu phát sinh khác và từ bộ phận khác ngồi kế tốn, do đó gia tăng rủi ro cung cấp thơng tin khơng chính xác bộ phận kế tốn. Cơng ty cần có các thủ tục đối chiếu số liệu kế toán được thực hiện bởi ban giám sát, khi nhận được báo cáo kế toán yêu cầu kế toán cung cấp chứng từ liên quan hoặc thu thập dữ liệu từ các bộ phận liên quan để có cơ sở đối chiếu, đảm bảo việc ghi chép và phản ánh thơng tin của kế tốn là trung thực, kịp thời theo đúng quy định hiện hành.
3.3 Một số kiến nghị
3.3.1 Kiến nghị ban lãnh đạo
Với mục tiêu trở thành đơn vị cung cấp giải pháp vật liệu xây dựng hàng đầu trong khu vực, để thực hiện được điều này, bên cạnh việc phát triển các hoạt động
kinh doanh, Công ty phải khơng ngừng hồn thiện hệ thống KSNB của mình, từ đó có thể kiểm tra, giám sát được mọi hoạt động trong đơn vị, giúp nhà quản lý có những quyết định phù hợp với thực tế kinh doanh tại Cơng ty. Do đó ban lãnh đạo cơng ty cần phải:
- Hoàn thiện mơi trường kiểm sốt thông qua việc ban hành quy tắc đạo đức và hình thức kỷ luật tương ứng đối với vi phạm của nhân viên, thường xuyên cập nhật những quy định này để phù hợp với thực tế kinh doanh tại đơn vị.
- Xây dựng chương trình đào tạo nhân sự, gắn với chiến lược phát triển của công ty, đảm bảo phát huy được năng lực của tất cả nhân viên.
- Nhận diện, đánh giá đầy đủ cả rủi ro bên trong và bên ngồi cơng ty trong quá trình hoạt động, dựa trên cac mơ hình phân tích và đánh giá rủi ro hiện đại, kết hợp với tư vấn hỗ trợ của các chuyên gia.
- Hoàn thiện hệ thống chứng từ, đảm bảo việc kiểm sốt và cung cấp thơng
tin cho các cấp hoạt động.
- Cần kiểm soát chặt chẽ quá trình mua hàng và các kênh phân phối của cơng ty, cần có kế hoạch phân bổ và lựa chọn đại lý phù hợp, đảm bảo tuân thủ các điều kiện do công ty thiết lập
- Hồn thiện một số thủ tục kiểm sốt chung và kiểm soát ứng dụng, giúp
đảm bảo an tồn trong q trình xử lý thơng tin của hệ thống.
3.3.2 Kiến nghị đối với phòng ban, nhân viên
Để hệ thống KSNB tại cơng ty phát huy được vai trị, đảm bảo được các mục tiêu đã thiết lập thì các phịng ban trong cơng ty cần phải:
- Tuân thủ nghiêm chỉnh những quy định của cơng ty trong q trình hoạt
động, nếu có vấn đề bất thường thì phải thơng báo tới cấp có thẩm quyền để xử lý
- Định kỳ xem xét, đánh giá mục tiêu ở mức độ hoạt động để đảm bảo chúng luôn phù hợp với mục tiêu chung tồn cơng ty cũng như là đảm bảo việc