2.2.2 .3Phân tích và đánh giá rủi ro
3.2 Các giải pháp hoàn thiện
3.2.4 Hồn thiện thơng tin và truyền thông
Thông tin và truyền thơng giữa các phịng ban với nhau chưa kịp thời, chính xác làm ảnh hưởng đến tình hình thực hiện các hoạt động cũng như nhiệm vụ của các bộ phận liên quan, do đó giải pháp đưa ra là ban tổng giám đốc cần ban hành qui định và yêu cầu thực hiện nghiêm chỉnh về việc lập và truyền thông thông tin giữa các bộ phận. Như vậy các bộ phận căn cứ vào nhiệm vụ của mình để thực hiện, nếu có vấn đề xảy ra thì có cơ sở để xác định bộ phận chịu trách nhiệm liên quan .
3.2.5 Hoàn thiện thủ tục giám sát trong quy trình
Hiện tại các hoạt động giám sát chỉ được thực hiện tốt tại tổng cơng ty cịn các chi nhánh, phân xưởng và đại l thì chưa thực hiện tốt, do đó ban tổng giám đốc cần có các giải pháp nhằm khắc phục các tình trạng này, thơng việc đánh giá tuân thủ các quy định đã được thiết lập tại công ty. Yêu cầu các chi nhánh, phân xưởng, đại lý lập các báo cáo đánh giá tình hình hoạt động và thực hiện các quy định của công ty và đánh giá lại các báo cáo này thông qua phản hồi của khách hàng, nhà cung cấp và các nhân viên tại đơn vị liên quan, để từ đó có thể giám sát được việc tuân thủ các thủ tục và quy định đã được thiết lập.
Việc đối chiếu số liệu kế toán chủ yếu thực hiện tại bộ phận kế tốn thơng qua việc đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp, đối chiếu tiền gửi với ngân hàng… mà khơng có sự kiểm tra đối chiếu các số liệu phát sinh khác và từ bộ phận khác ngồi kế tốn, do đó gia tăng rủi ro cung cấp thơng tin khơng chính xác bộ phận kế tốn. Cơng ty cần có các thủ tục đối chiếu số liệu kế toán được thực hiện bởi ban giám sát, khi nhận được báo cáo kế toán yêu cầu kế toán cung cấp chứng từ liên quan hoặc thu thập dữ liệu từ các bộ phận liên quan để có cơ sở đối chiếu, đảm bảo việc ghi chép và phản ánh thơng tin của kế tốn là trung thực, kịp thời theo đúng quy định hiện hành.
3.3 Một số kiến nghị
3.3.1 Kiến nghị ban lãnh đạo
Với mục tiêu trở thành đơn vị cung cấp giải pháp vật liệu xây dựng hàng đầu trong khu vực, để thực hiện được điều này, bên cạnh việc phát triển các hoạt động
kinh doanh, Công ty phải khơng ngừng hồn thiện hệ thống KSNB của mình, từ đó có thể kiểm tra, giám sát được mọi hoạt động trong đơn vị, giúp nhà quản lý có những quyết định phù hợp với thực tế kinh doanh tại Công ty. Do đó ban lãnh đạo cơng ty cần phải:
- Hồn thiện mơi trường kiểm sốt thông qua việc ban hành quy tắc đạo đức và hình thức kỷ luật tương ứng đối với vi phạm của nhân viên, thường xuyên cập nhật những quy định này để phù hợp với thực tế kinh doanh tại đơn vị.
- Xây dựng chương trình đào tạo nhân sự, gắn với chiến lược phát triển của công ty, đảm bảo phát huy được năng lực của tất cả nhân viên.
- Nhận diện, đánh giá đầy đủ cả rủi ro bên trong và bên ngồi cơng ty trong quá trình hoạt động, dựa trên cac mơ hình phân tích và đánh giá rủi ro hiện đại, kết hợp với tư vấn hỗ trợ của các chuyên gia.
- Hoàn thiện hệ thống chứng từ, đảm bảo việc kiểm soát và cung cấp thông
tin cho các cấp hoạt động.
- Cần kiểm soát chặt chẽ quá trình mua hàng và các kênh phân phối của cơng ty, cần có kế hoạch phân bổ và lựa chọn đại lý phù hợp, đảm bảo tuân thủ các điều kiện do công ty thiết lập
- Hồn thiện một số thủ tục kiểm sốt chung và kiểm soát ứng dụng, giúp
đảm bảo an tồn trong q trình xử lý thông tin của hệ thống.
3.3.2 Kiến nghị đối với phòng ban, nhân viên
Để hệ thống KSNB tại cơng ty phát huy được vai trị, đảm bảo được các mục tiêu đã thiết lập thì các phịng ban trong cơng ty cần phải:
- Tuân thủ nghiêm chỉnh những quy định của cơng ty trong q trình hoạt
động, nếu có vấn đề bất thường thì phải thơng báo tới cấp có thẩm quyền để xử lý
- Định kỳ xem xét, đánh giá mục tiêu ở mức độ hoạt động để đảm bảo chúng luôn phù hợp với mục tiêu chung tồn cơng ty cũng như là đảm bảo việc nhất quán của các mục tiêu trong từng hoạt động và trong các hoạt động.
- Thường xuyên nâng cao năng lực nhân viên bộ phận mình thơng qua các
chương trình đào tạo của Cơng ty cũng như là các hoạt động tìm hiểu, nghiên cứu của bản thân nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong công việc.
- Phối hợp, hỗ trợ, cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời giữa các phòng ban, nhân viên để đảm bảo các hoạt động trong công ty được diễn ra liên tục, khi có vấn đề bất thường xảy ra thì kịp thời phát hiện và xử lý.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3
Chương 3 đã trình bày khái quát mục tiệu của việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ theo quan điểm COSO 1992, dựa trên cơ sở khuôn mẫu lý thuyết này để đưa ra các giải pháp hồn thiện tổ chức hệ thống kiểm sốt nội bộ tại công ty.
Khi công ty thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp, hạn chế rủi ro phát sinh, đảm bảo các mục tiêu về hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, thông tin cung cấp chính xác và tuân thủ các luật lệ và quy định tại cơng ty.
KẾT LUẬN
Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn và kiểm sốt nội bộ sẽ góp phần giúp cơng ty phát huy những điểm mạnh và hạn chế thiếu sót của hệ thống kiểm sốt nội bộ. Qua đó các cấp quản trị có thêm công cụ hữu hiệu để điều hành, kiểm sốt các hoạt động trong cơng ty, đảm bảo các mục tiêu mà báo cáo COSO đã đề câp bao gồm: hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, thơng tin tài chính đáng tin cậy và tuân thủ các luật lệ và quy định. Qua đề tài này tác giá đưa ra một số giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Công ty CP Công nghiệp Vĩnh Tường.
Từ việc tìm hiểu lý thuyết, khảo sát thực trạng dựa trên khuôn mẫu lý thuyết của COSO về kiểm sốt nội bộ trong Cơng ty CP Công nghiệp Vĩnh Tường cho thấy:
Công ty đã xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ tương đối hồn chỉnh hỗ trợ công tác điều hành quản lý của ban tổng giám đốc, giúp hoàn thành các mục tiêu hoạt động của cơng ty, tuy nhiên để hồn thiện hơn nữa hệ thống kiểm sốt nội bộ cơng ty cần:
- Hoàn thiện mơi trường kiểm sốt thông qua việc ban hành quy tắc đạo đức và hình thức kỷ luật tương ứng đối với vi phạm của nhân viên.
- Nhận diện, đánh giá đầy đủ cả rủi ro bên trong và bên ngoài cơng ty trong q trình hoạt động.
- Hoàn thiện hệ thống chứng từ, đảm bảo việc kiểm sốt và cung cấp thơng
tin cho các cấp hoạt động.
- Cần kiểm soát chặt chẽ quá trình mua hàng và các kênh phân phối của cơng ty.
- Hồn thiện một số thủ tục kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng.
Do khả năng và thời gian có hạn do đó dù đã cố gắng hết sức nhưng luận
văn không tránh khỏi những khiếm khuyết. Do đó, kính mong được sự quan tâm, giúp đỡ, đóng góp kiến của Q Thầy Cơ và các bạn để luận văn được hoàn thiện hơn.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tiếng việt
1. Bộ tài chính, 2000, Kiểm sốt nội bộ hiện đại, Nhà xuất bản tài chính
2. Bộ tài chính, Hệ thống các văn bản hiện hành có liên quan đến kế toán, kiểm toán, kiểm soát nội bộ và thuế.
3. Dương Thị Ngọc Bích (2012), Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại
các doanh nghiệp sản xuất, chế biến gỗ trên địa bàn Tỉnh Bình Dương. Luận văn Thạc sĩ. Đại học Kinh tế Tp.HCM
4. Đinh Thụy Ngân Trang (2007), Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại
công ty Nuplex Resins Việt Nam, Luận văn Thạc sĩ. Đại học Kinh tế Tp.HCM
5. Nguyễn Thị Trúc Anh (2012), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng cơng ty Tín Nghĩa. Luận văn Thạc sĩ. Đại học Kinh tế Tp.HCM
6. Phạm Thị Hồng Hà (2013), Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng
ty TNHH Một thành viên An Phú. Luận văn Thạc sĩ. Đại học Kinh tế Tp.HCM.
7. Tập thể tác giả Bộ mơn Hệ thống thơng tin kế tốn, (2010), Tổ chức công
tác kế toán trong điều kiện tin học hóa, Trường Đại học Kinh tế TP.Hồ Chí.
8. Tạp chí kinh tế và phát triển, Tạp chí kế tốn
9. Tập thể tác giả Bộ mơn Kiểm tốn, (2012), Kiểm sốt nội bộ, Trường Đại
học Kinh tế TP.Hồ Chí Minh.
10. Vũ Hữu Đức, Nguyễn Phan Quang, Diệp Quốc Huy, 1999, Kiểm toán nội
bộ - Khái niệm và quy trình, Nhà xuất bản thống kê
Tiếng Anh
11. Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission,
Internal control – Intergrated Framework, Including Executive Summary, september 1992.
12. Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission,
Internal control – Intergrated Framework, Evaluation Tools, september 1992.
13. http://www.coso.org/documents/coso_erm_executivesummary.pdf
14. http://www.coso.org/documents/990025P_Executive_Summary_final_ma y20_e.pdf
Phụ lục 1:
BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT
Nội dung Kết quả Có Khơng I. Mơi trƣờng kiểm sốt
I.1 Tính trung thực và giá trị đạo đức
1. Cơng ty có ban hành các văn bản quy định về đạo đức và phổ
biến đến tốn thể nhân viên khơng?
0 25
2. Hành động của nhà quản l có đặt lợi ích của cơng ty lên hàng
đầu thơng qua việc thực thi tính chính trực giá trị đạo đức trong cả lời nói và hành động cụ thể trong công việc?
22 3
3. Các mục tiêu đã được xác lập có tạo ra áp lực cho việc đạt được
không, Đặc biệt đối với các mục tiêu ngắn hạn, và tiền lương được trả có căn cứ vào việc thực hiện các mục tiêu đó khơng?
2 23
4. Cơng ty có quy định hình thức kỷ luật đối với các hành vi vi
phạm tại công ty không?
0 25
I.2 Cam kết về năng lực
5. Cơng ty có bảng mơ tả cơng việc tương ứng với từng vị trí
khơng? Bảng mơ tả này có chỉ rõ nhiệm vụ, chức năng cũng như là các u cầu đối với vị trí đó khơng?
25 0
6. Các nhân viên khơng hồn thành nhiệm vụ, khơng đủ năng lực có
bị sa thải hoặc điều chuyển đến vị trí khác khơng?
20 5
7. Cơng ty có các hình thức khen thưởng phù hợp đối với nhân viên
có đóng góp cho hoạt động của cơng ty?
16 9
8. Các nhân viên có đủ hiểu biết và kỹ năng cần thiết để thực hiện
công việc của họ không?
20 5
9. Kiến thức và kinh nghiệm của những người quản lý chủ chốt có
phù hợp với trách nhiệm của họ không?
25 0
10. Nguồn nhân lực hiện tại có đủ để đáp ứng yêu cầu công việc, đặc
biệt là các cương vị quản l và điều hành không?
25 0
I.3 Hội đồng quản trị và Ban kiểm sốt
11. Hội đồng quản trị có chất vấn các kế hoạch của Ban tổng giám
đốc đưa ra và yêu cầu giải thích về kết quả thực hiện khơng?
25 0
12. Ban kiểm sốt có trao đổi với các cấp quản lý về việc thực hiện
các mục tiêu của kiểm sốt nội bộ khơng?
3 22
13. Ban Kiểm sốt có đáp ứng các u cầu đặt ra khơng? 5 20
I.4 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
14. Nhà quản l có thường thực hiện các dự án kinh doanh mạo hiểm
không?
0 25
15. Nhà quản l có hành động một cách thận trọng, và chỉ hành động
sau khi đã phân tích kỹ các rủi ro cũng như các lợi ích tiềm ẩn của dự án khơng?
quản lý, kế toán, nhân viên quản trị mạng, kiểm tốn nội bộ khơng?
17. Nhà quản l có quan tâm đến các biện pháp để nâng cao độ tin
cậy trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính, và bảo vệ tài sản khơng?
0 25
I.5 Cơ cấu tổ chức
18. Cơ cấu tổ chức có thích hợp với quy mơ, đặc điểm kinh doanh
của công ty không?
25 0
19. Cơ cấu tổ chức có xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu
đối với từng hoạt động, xác định cấp bậc cần báo cáo thích hợp để giúp cơng ty thực hiện chiến lược đã hoạch định để đạt được mục tiêu không?
25 0
I.6 Phân định quyền hạn và trách nhiệm
20. Cơng ty có chính sách rõ ràng về việc phân định quyền hạn, trách
nhiệm đối từng nhân viên không?
25 0
21. Việc phân định quyền hạn và trách nhiệm có phù hợp với khả
năng của nhân viên khơng?
20 5
22. Quy trình ủy quyền trong cơng ty có được tn thủ nghiêm ngặt
khơng?
20 5
I.7 Chính sách nhân sự
23. Cơng ty có xây dựng chính sách và thủ tục tuyển dụng, huấn
luyện, đề bạt và khen thưởng nhân viên phù hợp khơng?
25 0
24. Nhân viên có nhận thức được các trách nhiệm và mong đợi đối
với họ không?
16 9
25. Người quản l có trao đổi với nhân viên về kết quả làm việc và
định hướng phát triển trong tương lai không?
8 17
II. Đánh giá rủi ro
II.1 Xác định mục tiêu chung của tồn cơng ty
26. Nhà quản trị có thiết lập mục tiêu chung cho tồn cơng ty, cũng
như là cho từng bộ phận, và phổ biến đến toàn thể nhân viên trong cơng ty khơng?
25 0
27. Có nhất qn giữa kế hoạch kinh doanh và ngân sách với mục
tiêu chung và chiến lược kinh doanh cũng như điều kiện hiện tại của công ty không?
22 3
II.2 Xác định mục tiêu ở mức độ hoạt động
28. Các mục tiêu ở mức độ hoạt động có được xem xét, đánh giá
thường xuyên để đáp ứng mục tiêu chung khơng?
25 0
29. Có sự nhất quán giữa các mục tiêu của từng loại hoạt động với
nhau khơng?
20 5
30. Có xây dựng các tiêu chuẩn định lượng để đánh gia việc hồn
thành mục tiêu khơng?
25 0
II.3 Phân tích và đánh giá rủi ro
31. Cơng ty có xây dựng cơ chế thích hợp để nhận diện rủi ro phát
sinh từ bên trong cũng như bên ngoài ảnh hưởng đến mục tiêu
chung không?
32. Cơng ty có thực hiện nghiêm túc những biện pháp phân tích và
đánh giá rủi ro
20 5
III. Hoạt động kiểm soát III.1 Phân chia trách nhiệm:
33. Việc ủy quyền và xét duyệt có được cụ thể bằng văn bản? 25 0
34. Văn bản quy định việc ủy quyền và xét duyệt có được cập nhật
kịp thời?
11 14
35. Có sự kiêm nhiệm chức năng giữa các bộ phận? 25 0
III.2 Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin
36. Cơng ty có quy định rõ ràng về việc sử dụng các thiết bị và đảm
bảo an tồn trong các hoạt động của khơng?
5 20
37. Cơng ty có thực hiện nghiêm túc quy định về sử dụng thiết bị
không?
12 13
38. Hệ thống xử lý có buộc khai báo User, password trước khi đăng
nhập sử dụng không?
25 0
39. Hệ thống có theo dõi q trình sử dụng của từng User thơng qua
nhật kí tự động khơng?
0 5
40. Cơng ty có phân quyền Xem, Thêm, Sửa, Xóa đối với từng User
theo chức năng quản lý và thực hiện riêng không?
5 0
41. Cơng ty có hệ thống ngăn chặn virus, và thâm nhập hệ thống bất
hợp pháp tự động khơng?
5 0
42. Doanh nghiệp có các thiết bị lưu trữ và sao lưu dự phòng dữ liệu
khơng?
5 0
43. Trong q trình nhập liệu các thủ tục kiểm soát như: tạo dữ liệu
mặc định, dữ liệu tự động, thông báo hướng dẫn sửa lỗi, kiểm tra dấu, kiểm tra giới hạn, kiểu dữ liệu, nhập trùng dữ liệu…có được thiết lập khơng?
5 0
44. Trên phần mềm có thủ tục mở và đóng các tập tin lưu trữ các hoạt