2.2.2 .3Phân tích và đánh giá rủi ro
3.2 Các giải pháp hoàn thiện
3.2.2 Hoàn thiện đánh giá rủi ro trong chu trình
Trong hoạt động của mình, cơng ty phải đối mặt với nhiều rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài tác động đến việc hồn thành mục tiêu của mình như: rủi ro từ nhà cung cấp, tác động của điều kiện tự nhiên, cạnh tranh các doanh nghiệp cùng ngành, sản phẩm thay thế, thay đổi của luật pháp, thay đổi của người tiêu dùng, gian lận của nhân viên, hệ thống thông tin cung cấp thông tin không kịp thời, chính xác, thanh tốn nhà cung cấp không đúng hạn… Vì vậy, nhận diện phân tích và đánh giá những rủi ro này đóng vai trị quan trọng hoạt động của cơng ty.
Công ty đã thiết lập được mục tiêu trong hoạt động, ứng dụng một số kỹ thuật để nhận diện đánh giá rủi ro, tuy nhiên hoạt động đánh giá rủi ro tại cơng ty cịn tồn tại một số hạn chế như:
- Đánh giá rủi ro hoàn toàn phụ thuộc vào quan điểm và năng lực của ban
tổng giám đốc.
- Hạn chế trong sử dụng các cơng cụ để phân tích, đánh giá rủi ro.
- Đánh giá rủi ro chưa bao quát hết các hoạt động.
Những hạn chế này làm cho công ty bị động trước những rủi ro phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tác động đến mục tiêu hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, vì vậy để quản lý tốt rủi ro cơng ty cần phải:
Nhà quản lý cần lắng nghe, khuyến khích nhân viên quan tâm, phát hiện
và đánh giá và phân tích những rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. Để thực hiện tốt việc nhận diện và đánh giá rủi ro hiện tại và cả tương lai, cần thiết phải có sự tham gia của các nhân viên, đặc biệt là những nhân viên trực tiếp thực hiện nhiệm vụ trong các chu trình hoạt động. Nhà quản trị cần xây dựng các mục tiêu hoạt động, phổ
biến đến toán thể nhân viên, sau đó trao đổi, lấy ý kiến của nhân viên về các vấn đề có thể phát sinh, tác động đến các mục tiêu này, từ đó xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng, kể cả tần suất xuất hiện, từ đó đưa ra các giải pháp để ngăn chặn hoặc giảm thiểu tác động của chúng.
Ứng dụng các kỹ thuật phân tích, đánh giá rủi ro để nhận diện chính xác,
tồn diện những rủi ro này, thơng qua mơ hình PEST và 5 FORCES để nhận diện các sự kiện tiềm tàng tại công ty. Việc thực hiện các mơ hình này do ban tổng giám đốc và các giám đốc chức năng cùng thực hiện. Các kết quả phân tích được báo cáo lên hội đồng quản trị và ban kiểm sốt để ban lãnh đạo có những kế sách kịp thời.
Mơ hình PEST: Mơ hình này tập trung phân tích trên 4 yếu tố:
- Yếu tố chính trị: Phân tích các yếu tố: Sự ổn định chính trị, luật và các
chính sách, hiệp ước thương mại…
- Yếu tố kinh tế: Phân tích các khía cạnh: Lạm phát, việc làm, thu nhập, lãi
suất..
- Yếu tố xã hội: Phân tích các yếu tố: dân số, trình độ học vấn, phong tục, tập quán..
- Yếu tố kỹ thuật: Phân tích các yếu tố: Những phát minh mới trong công
nghệ thông tin ảnh hưởng đến sự quản lý dữ liệu của doanh nghiệp, những lạc hậu về cơng nghệ đe dọa đến sự trì trệ trong hệ thống kiểm sốt..
Mơ hình 5 FORCES: Mơ hình này chủ yếu phân tích trên 5 yếu tố:
- Nhà cung cấp: Nhà cung cấp là các đối tượng cung cấp các yếu tố đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị. Cần phân tích năng lực tài chính, uy tín, giá cả, mặt hàng… của các nhà cung cấp để có sự lựa chọn phù hợp nhất
- Khách hàng: Khách hàng tại Vĩnh Tường có thể được chia thành các
nhóm:
Khách hàng là tổ chức: Khách hàng là tổ chức, nhóm, doanh nghiệp là
hách hàng là cá nhân: người sử dụng cuối cùng bao gồm chủ đầu tư, những khách lẻ - những người có nhu cầu nhà ở.
Trên cơ sở phân chia các nhóm khách hàng như trên, cơng ty cần dựa vào tình hình thực tế của của đơn vị mình để phân tích những áp lực của đơn vị đến từ nhóm khách hàng nào, với mức giá cả nào có thể được khách hàng chấp nhận,…
- Đe dọa mới vào ngành: Vĩnh Tường hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực
vật liệu xây dựng từ năm 2005 với thị phần cao trong nước và đang hướng ra khu vực do đó khơng bị yếu tố này đe dọa
- Sản phẩm thay thế: Do đặc điểm ngành xây dựng ln đa dạng hóa các
sản phẩm, sự tác động của công nghệ mới, do đó mặc dù đang chiếm thị phần lớn, sản phẩm có uy tín đối với người tiêu dùng nhưng công ty phải luôn nỗ lực, nâng cao chất lượng sản phẩm thì mới thu hút được sự quan tâm, lựa chọn của khách hàng.
- Đối thủ cạnh tranh: Hiện tại đối thủ cạnh tranh với Cơng ty gồm hai nhóm sau:
Đối thủ cạnh tranh trực tiếp: Gồm các cơng ty có sản phẩm tương tự
như Vĩnh Tường như: Hitacom, CGS, Nghĩa Sơn, Quang Phượng, Hương Sơn, Đức Nam….
Đối thủ cạnh tranh gián tiếp: Gồm các cơng ty: Armstrong, USG (Sợi
khống), CKM, Lafarge.
Đặc điểm đối thủ cạnh tranh:
Điểm mạnh: Tiềm lực tài chính tốt, chính sách ký gửi hàng hóa, giá
cạnh tranh, hệ thống phân phối rộng, tiếp cận các đại lý cấp 1, cấp 2.
Hạn chế: Chưa có thương hiệu, chính sách bán hàng chưa thu hút đối
thủ cạnh tranh, nguồn nguyên liệu chưa ổn định, dòng sản phẩm đa số là dòng rẻ tiền, sản phẩm chất lượng chưa ổn định.
Đối với các công ty ngoại: Khơng có hàng sẵn, hướng dẫn bằng tiếng
Dựa trên việc phân tích điểm mạnh, hạn chế, của các nhóm đối thủ cạnh tranh để từ đó có phương hướng, chiến lược phát triển và ứng phó phù hợp.
Việc Kết hợp các mơ hình phân tích hiện có tại cơng ty cùng hai mơ hình PEST và 5 FORCES giúp cơng ty có thể đánh giá tồn diện các nguy cơ, rủi ro đến mục tiêu của mình và từ đó có những đối sách phù hợp.
3.2.3 Hoàn thiện Hoạt động kiểm sốt 3.2.3.1 Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin a. Kiểm soát chung
Qua khảo sát mặc dù cơng ty đã quy định về quy trình quản lý và sử dụng thiết bị đồng thời các yêu cầu về an toàn kỹ thuật khi vận hành, tuy nhiên trong quá trình sử dụng thiết bị vẫn cịn có các trường hợp nhân viên vi phạm như sử dụng khơng đúng mục đích, khơng đúng thẩm quyền và thực hiện không đúng các u cầu an tồn thiết bị… Do đó để tránh rủi ro trong q trình sử dụng thiết bị cơng ty cần phải có những hình thức xử phạt đối với các hành vi này, đồng thời quá trình sử dụng thiết bị sẽ được giám sát bởi trưởng các bộ phận liên quan cũng như là ban kiểm sốt của cơng ty. Khi có vi phạm của nhân viên sẽ được ghi nhận lại, đây là một cơ sở để đánh giá hoạt động của nhân viên vào cuối năm. Hiện tại trên phần mềm tại các doanh nghiệp đã thiết lập các thủ tục kiểm soát chung như: tên đăng nhập và mật khẩu khi sử dụng phần mềm, phân quyền sử dụng phầm mềm, bảng phân chia chức năng thêm, xem, xóa, sửa hệ thống… tuy nhiên thực tế việc tuân thủ các quy định này còn chưa được thực hiện nghiêm túc, chẳng hạn, Các nhân viên không thay đổi mật khẩu thường xuyên, sử dụng chung một tên đăng nhập, hoặc phân quá nhiều quyền cho các nhân viên để thuận tiện trong các thao tác trên phầm mềm… làm cho các thủ tục kiểm sốt chung này khơng phát huy được tác dụng. Do đó để đảm bảo an tồn hệ thống, tuân thủ các quy định đã được thiết lập thì các doanh nghiệp cần tuân thủ các thủ tục kiểm soát sau:
- Định kỳ thay đổi mật khẩu: Yêu cầu nhân viên sử dụng hệ thống định kỳ
thay đổi mật khẩu nhằm hạn chế việc sử dụng trái phép tên đăng nhập để thực hiện những xử l không được phép trên hệ thống.
- Phân quyền rõ ràng cho các nhân viên khi sử dụng phần mềm. Đối với các xử lý quan trọng như, chỉnh sửa dữ liệu, xóa dữ liệu phải được sự cho phép của kế toán trưởng hoặc kiểm sốt nội bộ, cịn các chức năng như ghi nhận, mua nguyên liệu, nợ phải trả và thanh tốn tiền thì khơng thể để một nhân viên đảm nhận.
- Cung cấp dấu vết kiểm soát: Báo cáo lại cho nhà quản trị, hoặc bộ phận
kiểm sốt nội bộ khi có bất kỳ thay đổi hay sửa chữa dữ liệu, hay phần mềm trên hệ thống.
- Quy định khi điều chỉnh trên phần mềm: Khi có sai sót trên hệ thống cần
phải chỉnh sửa thì tuyệt đối khơng được phép chỉnh sửa trực tiếp trên nghiệp vụ đã nhập mà phải lập bút toán điều chỉnh để ghi lại dấu vết chỉnh sửa dữ liệu, và phải thơng qua người có thẩm quyền.
b. Kiểm sốt ứng dụng
Trong q trình nhập liệu, xử lý và cung cấp thơng tin thì thủ tục kiểm soát ứng dụng trong các phần mềm tại cơng ty là tương đối hồn chỉnh, tuy nhiên để kiểm soát chặt chẽ hơn nữa trong quy trình mua hàng thì cơng ty nên bổ sung một số thủ tục kiểm sốt để đảm bảo tính đầy đủ, chính xác của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cụ thể:
Các thủ tục kiểm soát nhập liệu
- Thủ tục kiểm soát thời điểm nhập liệu: Thủ tục này đảm bảo chỉ xử lý các
nghiệp vụ diễn ra trong kỳ kế toán đã chọn. hi đã khóa sổ kỳ đã chọn thì các bút tốn trước đây hiển thị ở trạng thái chỉ đọc, khơng được phép chỉnh sửa, nếu có thay đổi thì phải thơng qua người có thẩm quyền và phải có bút tốn điều chỉnh để ghi lại dấu vết nghiệp vụ.
- Thủ tục kiểm tra sự có thực và tính liên quan của dữ liệu: Thủ tục này đảm bảo việc kiểm soát các hoạt động diễn ra trong kỳ, đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: chỉ cho phép lập báo cáo nhận hàng (hoặc phiếu nhập kho) khi có dữ liệu tương ứng đã ghi nhận trên tập tin mua hàng hoặc chỉ lập được phiếu chi (hoặc ủy nhiệm chi) khi có dữ liệu thanh tốn tương ứng trên tập tin mua hàng chưa thanh toán…
- Sử dụng tài khoản phải trả: Thủ tục này đảm bảo một nghiệp vụ chi tiền sẽ được thực hiện bởi hai nhân viên, giúp các nhân viên này kiểm soát lẫn nhau, giảm sai sót trong q trình nhập liệu, cụ thể: trong hoạt hoạt động nhận hàng và thanh tốn ngay khơng nên hạch toán thanh toán tiền ngay mà qua tài khoản trung gian 331, nhân viên kế tốn cơng nợ sẽ hạch tốn tăng ngun liệu và cơng nợ phải trả, cịn nhân viên kế toán thanh toán sẽ hạch toán giảm nợ phải trả và tiền, như vậy có sự kiểm tra, đối chiếu giữa nhân viên kế tốn cơng nợ và kế tốn thanh toán.
Thủ tục kiểm soát xử lý dữ liệu
Hiện tại có nhiều phương thức xử lý dữ liệu như: xử l tương tác (interactive processing), xử lý giao dich (transaction processing), xử lý trực tuyến (on-line processing), xử lý theo lô (batch processing), xử lý phân tán (distribute processing) và xử lý thời gian thực (real-time processing). Đối với phần mềm kế tốn thì nên chọn cách xử lý số liệu theo thời gian thực để kiểm soát chặt chẽ mọi thao tác trên phần mềm, thơng tin cung cấp kịp thời và chính xác, góp phần đáng kể cho hoạt động kiểm sốt và cung cấp thơng tin tại doanh nghiệp. Thủ tục kiểm soát trên phần mềm trong quy trình bán hàng và thu tốn tiền có thể được thực hiện như sau:
Bán hàng:
Chứng từ gốc (đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế) sau khi được ghi nhận vào phần mềm lưu trên tập tin “chứng từ bán hàng chưa giao hàng”, nếu có bất kỳ điều chỉnh trong chu trình bán hàng hay cần xố thì vẫn cho phép kế tốn thực hiện ở giai đoạn này. Một báo cáo về các chứng từ bán hàng và điều chỉnh sẽ chuyển tới kế toán trưởng và trưởng bộ phận bán hàng xem xét và đánh giá.
Hoạt động giao hàng
Khi giao hàng, kế tốn hàng tồn kho sẽ kiểm tra thơng tin giao hàng và đối chiếu với dữ liệu trên tập tin “chứng từ bán hàng chưa giao hàng”, để đảm bảo việc giao hàng là hợp lý, hợp lệ và đầy đủ, lúc này những dữ liệu bán hàng đã giao hàng sẽ được chuyển vào tập tin “chứng từ bán hàng đã giao hàng”, còn các chứng từ bán hàng nếu quá hạn thời gian giao hàng sẽ bị xóa bỏ. Một báo cáo về tình hình
giao hàng và các thay đổi này sẽ được chuyển cho trưởng bộ phận bán hàng và kế toán trưởng xem xét, đánh giá.
Hoạt động lập nhận hóa đơn, nghi nhận nợ phải thu
Trước khi lập hóa đơn kế tốn tiêu thụ sẽ đối chiếu thông tin trên các chứng từ nhận được gồm: đơn đặt hàng, hợp đồng, biên bản bàn giao…với thông tin trên tập tin “chứng từ bán hàng đã giao hàng” để đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ và đầy đủ, sau đó cập nhật dữ liệu vào tập tin “bán hàng chưa thu tiền”.
Hoạt động thu tiền
Đến thời hạn thanh tốn, kế tốn cơng nợ sẽ kiểm tra dữ liệu trên tập tin “bán hàng chưa thanh toán” rồi lập giấy đề nghị thanh toán và bảng đối chiếu công nợ gửi cho khách hàng, những nghiệp vụ mua hàng nào đã thanh tốn rồi thì được chuyển sang tập tin “bán hàng đã thanh toán” để tránh nhầm lẫn trong hoạt động thu tiền.
Trong quá trình xử lý, phần mềm sẽ cập nhật dữ liệu để lên các sổ sách và báo cáo kế tốn liên quan. Kết thúc quy trình này, sau khi số liệu được báo cáo thì những chứng từ đã được xét duyệt thành cơng sẽ chuyển về tình trạng “Chỉ đọc” và không cho phép bất kỳ ai được quyền sửa hay xoá nữa.
Kiểm sốt thơng tin đầu ra
Với đặc điểm xử lý bằng phần mềm, tốc độ xử lý cao, khi cập nhật dữ liệu sẽ ảnh hưởng tới các tập tin liên quan, vì vậy phần mềm có thể cung cấp thơng tin một cách nhanh chóng, kịp thời. Tuy nhiên tính chính xác của thơng tin có thể bị ảnh hưởng do các nguyên nhân chủ quan (sai sót trong quá trình nhập liệu của nhân viên) và khách quan (virus tấn công, phần mềm bị lỗi, phần mềm chưa cập nhật những quy định mới…). Do đó cần thiết phải có thủ tục kiểm sốt đối với thơng tin đầu ra để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thơng tin.
Thực trạng tại công ty các cấp quản lý khi sử dụng thông tin chưa có cơ chế kiểm tra kết quả đầu ra, do đó khi có vấn đề phát sinh làm thông tin cung cấp khơng chính xác, kịp thời thì sẽ tác động đến quyết định của nhà quản l , do đó thủ tục kiểm soát đối với thơng tin đầu ra trong quy trình là cần thiết, các thủ tục kiểm sốt có thể bao gồm:
Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của số liệu kế toán: Trước khi in phần mềm cần kiểm tra lại những thơng tin kế tốn khơng hợp lý chẳng hạn, số dư của hàng tồn kho, tiền bị âm, tổng nợ, có phát sinh trong từng nghiệp vụ không bằng nhau hoặc tổng phát sinh nợ, có của tất cả các nghiệp vụ khơng bằng nhau…
Hỗ trợ việc kiểm tra đối chiếu dữ liệu trên báo cáo: Khi cung cấp thông tin cho người sử dụng, phần mềm nên cung cấp các công cụ hỗ trợ cho việc truy vấn các thơng tin tổng hợp, tức là có từ báo cáo tổng hợp có thể truy về thơng tin chi tiết, từ thơng tin chi tiết có thể truy về các chứng từ gốc của nghiệp vụ. Đây là