2.2.2 .3Phân tích và đánh giá rủi ro
3.2 Các giải pháp hoàn thiện
3.2.1.3 Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát
Để nâng cao hơn nữa vai trị của ban kiểm sốt, là người kiểm tra, giám sát hoạt động công ty, cũng như tư vấn hỗ trợ cho ban tổng giám đốc, do đó ban kiểm sốt cần phải:
Gia tăng các hoạt động kiểm tra, giám sát hơn nữa, đặc biệt là các lĩnh
vực nhạy cảm dễ xảy ra sai phạm, chẳng hạn kiểm tra hoạt động mua nguyên liệu, đối chiếu giá, chất lượng hàng mua với giá của các nhà cung cấp khác; Kiểm tra việc hoàn thành kế hoạch sản xuất, doanh thu của các bộ phận liên quan… việc kiểm tra có thể thực hiện đột xuất, khơng báo trước.
Cần đa dạng các kênh thu thập thơng tin về hoạt động của đơn vị, để có
thể nhanh chóng nắm rõ những hành vi sai phạm, nguy cơ đối với hoạt động của công ty. Việc thu thập thơng tin có thể thơng qua số điện thoại trực tiếp, mail, thư góp ý, hoặc trực tiếp gặp mặt và cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để có thể đánh giá chính xác vấn đề phát sinh.
Cần thay đổi cách tiếp cận vấn đề, quy trình làm việc để có thể thực hiện
vai trò kiểm tra, giám sát một cách tốt nhất, tránh trường hợp lặp lại qua các năm, các cá nhân, bộ phận sai phạm dễ dàng ứng phó.
3.2.1.4 Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Qua kết quả khảo sát tại đơn vị thì việc phân định quyền hạn và trách nhiệm chỉ được thực hiện ở các nhà quản lý cấp cao (tổng giám đốc, giám đốc các bộ phận), cấp trung (gồm trưởng các bộ phận) và các phòng ban, còn ở cấp thấp hơn như phó trưởng phịng hoặc các nhân viên chưa rõ ràng, làm cho một số trường hợp chồng chéo nhau về chức năng, nhiệm vụ. Do đó để hệ thống kiểm sốt nội bộ thực sự hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, ban tổng giám đốc cần xây dựng chi tiết và cụ thể hơn nhiệm vụ của các phòng ban, cá nhân một cách khoa học nhất để tránh tình trạng trùng lắp, chồng chéo lẫn nhau. Đồng thời, việc xây dựng lại chức năng, nhiệm vụ này phải đảm bảo cơ chế giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận và các nhân viên tham gia.
Ngoài ra, ban tổng giám đốc cần phải quy định thêm trách nhiệm và quyền hạn theo chức danh cơng việc của từng nhân viên, địng thời cập nhật theo tình hình thực tế khi thay đổi, mở rộng các phòng ban, nhân viên, tránh tình trạng lãnh đạo các bộ phận vì ưu ái hoặc theo quan điểm của mình mà phân cơng nhiệm vụ khơng hợp lý khi có nhân viên phải làm q nhiều việc, cịn nhân viên khác thì hầu như khơng làm gì cả và đẩy hết trách nhiệm cho nhân viên khi có sai sót xảy ra.