n. Các chi nhánh
2.1.2.2 Vận dụng chế độ kế toán
- Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán:
Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động tự doanh, kinh doanh chứng khốn hoặc mơi giới chứng khoán đều phải lập chứng từ. Chứng từ phải lập theo đúng quy định hiện hành của Ủy ban chứng khoán Nhà Nước hoặc cơng ty Chứng khốn. Chứng từ kế toán phải được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng với sự thật nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Sau đây là một số loại chứng từ theo các đối tượng kế tốn của cơng ty :
Đối với tiền gửi ngân hàng: gồm các giấy báo nợ, báo có,...
Đối với Tài sản cố định: hoá đơn GTGT, hợp đồng mua TSCĐ, phiếu xuất kho, biên bản nghiệm thu,...
Đối với chứng khoán: phiếu lệnh mua, phiếu lệnh bán chứng khoán, giấy chứng nhận sở hữu cổ phiếu, phiếu nhập kho,...
...
- Quy trình thu nhận, xử lý và lưu trữ chứng từ tại công ty:
Khi phịng kế tốn tiếp nhận các hồ sơ đề nghị thanh toán gồm phiếu đề nghị thanh toán, hoá đơn, các chứng từ khác liên quan từ các phòng ban liên quan, kế tốn tiến hành xem xét và trình duyệt các hồ sơ đề nghị thanh toán này. Khi các bộ hồ sơ đề nghị thanh toán đã được phê duyệt, kế toán tiến hành thanh toán và hạch toán các bút toán liên quan vào phần mềm kế toán, các bút toán được in ra và lưu cùng với các hồ sơ liên quan đã được phê duyệt.
Sau khi các phiếu kế tốn đã có đầy đủ chữ ký của những người liên quan, sẽ được tập hợp theo ngày và đóng thành tập hồ sơ để lưu theo ngày.
Đối với việc ghi nhận doanh thu, kế toán xuất hoá đơn và ghi nhận doanh thu khi các dịch vụ cung cấp cho Khách hàng đã được thực hiện xong.
Tài liệu kế toán sau khi sử dụng phải được chuyển giao toàn bộ cho người phụ trách làm thủ tục bảo quản tài liệu kế toán. Khi nhận tài liệu, người phụ trách làm thủ tục bảo quản tài liệu kế toán phải kiểm soát lại các tài liệu kế toán và đảm bảo tập hợp đầy đủ tài liệu kế toán và tiến hành phân loại tài liệu kế toán theo thời hạn lưu trữ.
- Tổ chức hệ thống Tài khoản kế toán:
Hệ thống tài khoản kế tốn của cơng ty được xây dựng theo hướng dẫn của thông tư 95/2008/TT-BTC ngày 24 tháng 10 năm 2008 của Bộ Tài Chính hướng dẫn kế toán áp dụng đối với các Cơng ty Chứng khốn.
Hệ thống tài khoản của Công ty CP chứng khốn Sài Gịn Hà Nội được bố trí thành hai dạng:
+ Các tài khoản nội bộ: Phản ánh theo yêu cầu quản lý của Bộ Tài chính và đáp ứng được yêu cầu quản lý đa dạng của Cơng ty CP chứng khốn Sài Gịn Hà
Nội.
+ Tài khoản thanh toán giao dịch của nhà đầu tư: Phản ánh tình hình thanh tốn giao dịch chứng khoán của nhà đầu tư.
Hệ thống tài khoản kế toán của Cơng ty CP Chứng khốn Sài Gịn Hà Nội gồm các tài khoản trong bảng cân đối kế toán và các tài khoản ngoài bảng cân đối kế tốn, được bố trí thành 10 loại:
+ Các tài khoản trong bảng cân đối kế toán gồm 9 loại (từ loại 1 đến loại 9). + Các tài khoản ngoài bảng cân đối kế tốn có 1 loại (loại 0).
Các tài khoản trong bảng cân đối kế toán và các tài khoản ngoài bảng cân đối kế tốn được bố trí theo hệ số thập phân nhiều cấp từ tài khoản cấp I đến tài khoản cấp VI, ký hiệu từ 3 đến đến 8 chữ số.
Tài khoản kế toán tại cơng ty gồm 8 ký tự: 12345678 (ví dụ: TK 11211101 – TK tiền gửi không kỳ hạn tại Ngân hàng SHB)
+ Tài khoản cấp I ký hiệu bằng 3 chữ số từ 111 đến 999.
+ Tài khoản cấp II ký hiệu bằng 4 chữ số, ba chữ số đầu (kể từ trái sang phải) là số hiệu tài khoản cấp I, số thứ 4 là số thứ tự tài khoản cấp II.
+ Tài khoản cấp III ký hiệu bằng 5 chữ số, 4 chữ số đầu là số hiệu tài khoản cấp II, số thứ 5 là số tài khoản cấp III. Các tài khoản cấp I, II, III là những tài khoản tổng hợp cơ bản Bộ Tài chính quy định dùng làm cơ sở hạch tốn và báo cáo kế toán thống nhất trong tất cả các Cơng ty Chứng khốn.
+ Tài khoản cấp IV, V, VI là những tài khoản do Giám đốc Công ty quy định để đáp ứng yêu cầu hạch toán, phản ánh các nghiệp vụ của Công ty CP chứng khốn Sài Gịn Hà Nội
- Tổ chức hệ thống Sổ sách kế tốn:
Hình thức sổ kế tốn của cơng ty chính là hình thức nhật ký chung. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung được thực hiện như sau:
sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Hội sở chính và các chi nhánh phải mở sổ, ghi chép, quản lý, lưu trữ và bảo quản sổ kế tốn cho đơn vị mình.
Sổ kế toán được in ra theo tháng, được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ sổ và hết niên độ kế toán được lưu trữ như chứng từ kế tốn.
Hình 2.1.2.2 Sơ đồ tổ chức Hệ thống sổ sách kế toán
Cuối kỳ kế tốn, cơng ty chủ yếu lập Báo cáo tài chính và các báo cáo liên quan để nộp cho UBCK NN. Các báo cáo được thực hiện căn cứ vào Thông tư 95/2008/TT-BTC ngày 24/10/2008 và Quyết định 27/2007/QĐ-BTC ngày 24 tháng 4 năm 2007 của Bộ Tài Chính.
Ngồi ra, để phục vụ cho Ban lãnh đạo kế tốn cịn lập một số báo cáo quản trị tháng, quý, năm để phục vụ cho nội bộ công ty.
Hệ thống báo cáo của cơng ty gồm có: Báo cáo tài chính, Báo cáo quản trị, các báo cáo nộp cho các cơ quan Thuế, Uỷ Ban Chứng khoán, Sở giao dịch chứng khoán và các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban quản trị.