CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG
1.3 Mối quan hệ giữa kiểm soát hoạt động và kiểm soát nội bộ
Kiểm sốt nội bộ: là một hệ thống các chính sách và thủ tục nhằm thực hiện được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm các quy định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động của đơn vị đúng lúc, đảm bảo hiệu quả hoạt động hoặc kiểm soát nội bộ là một quá trình do ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị chi phối, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: báo cáo tài chính đáng tin cậy, các luật lệ và quy định được tuân thủ, mọi hoạt động trong đơn vị đều hữu hiệu và hiệu quả.
Thơng qua định nghĩa về kiểm sốt hoạt động và kiểm soát nội bộ, chúng ta thấy giữa chúng có mối quan hệ mật thiết và chặt chẽ với nhau, bổ sung cho nhau. Thông qua các cơng cụ kiểm sốt hoạt động, nhà quản lý có thể đánh giá được thành quả cũng như hiệu quả hoạt động, bên cạnh đó, nếu hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, phát huy được tính hữu hiệu của nó thì cơng tác kiểm sốt hoạt động cũng đạt được hiệu quả cao hơn vì các nhà quản lý và các nhân viên sẽ đi theo một hệ thống nhất định, tuân thủ theo những quy định chung của doanh nghiệp, vì vậy các
thông tin được cung cấp từ hệ thống kiểm soát hoạt động cũng cấp đang tin cậy hơn, từ đó các quyết định của nhà quản trị đưa ra phù hợp hơn. Kiểm soát hoạt động và kiểm soát nội bộ đều thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp là đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất có thể và góp phần làm tăng lợi ích của các cổ đơng trong doanh nghiệp. Chính vì điều này mà kiểm sốt hoạt động và kiểm sốt nội bộ có mối quan hệ mật thiết với nhau.
Kết luận chƣơng 1 *********
Với nền kinh tế ln có sự biến động và canh tranh như hiện nay, để có thể tổ chức hoạt động kinh doanh có hiệu quả và đáp được mong muốn của tổ chức thì doanh nghiệp cần xây dựng cho mình hệ thống kiểm sốt hoạt động. Kiểm sốt hoạt động giúp doanh nghiệp đánh giá được thành quả hoạt động từ đó tìm ra được những điểm còn tồn tại để từ đó tìm ra được hướng giải quyết phù hợp, ngồi ra kiểm sốt hoạt động còn giúp cho các nhà quản trị điều chỉnh nhân viên đi đúng hướng nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
Trong nội dung chương 1 tập trung trình bày cơ sở lý luận chung về hệ thống kiểm sốt hoạt động trong một doanh nghiệp, trình bày khái niệm về kiểm soát và kiểm soát hoạt động, nêu bật các công cụ kiểm soát hoạt động, bao gồm: dự toán tĩnh, dự tốn linh hoạt, giá thành định mức và phân tích chênh lệch, nó là tiền đề để có thể so sánh, đánh giá được thành quả hoạt động của công ty cổ phần thực phẩm dinh dưỡng Nutifood (chương 2), từ đó có thể đưa ra các biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm sốt hoạt động tại cơng ty cổ phần thực phẩm dinh dưỡng Nutifood (chương 3).
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT HOẠT ĐỘNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM DINH DƢỠNG NUTIFOOD.
2.1 Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần thực phẩm dinh dƣỡng Nutifood:
Tên đầy đủ: CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM DINH DƢỠNG NUTIFOOD
Tên viết tắt: NUTIFOOD
Tên giao dịch: NUTIFOOD NUTRITION FOOD JOINT STOCK
COMPANY
Logo:
Địa chỉ: 281-283 Hoàng Diệu, P.6, Q.4, TP. HCM Điện thoại: 08.38267999 – Fax: 08.39435949 Email: nutifood@nutifood.com.vn
Website: www.nutifood.com.vn
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển:
Xuất phát từ những thành công của các nghiên cứu và ứng dụng lâm sàng của trung tâm dinh dưỡng TP.HCM, công ty cổ phần dinh dưỡng Đồng Tâm (tên ban đầu của Nutifood) được thành lập ngày 29 tháng 03 năm 2000 và chính thức đi vào hoạt động ngày 12 tháng 04 năm 2000.
Trụ sở chính: 281-283 Hồng Diệu, P.6, Q.4, TP.HCM
Nhà máy sản xuất: Khu công nghiệp Mỹ Phước, Lơ E3 – E4, Huyện Bến Cát, Bình Dương.
Từ năm 2003,hệ thống phân phối với nhân sự chuyên nghiệp của nutiFood mở rộng khắp 64 tỉnh thành tạo doanh thu tăng hơn 250% hàng năm.
Ngày 17/04/2005, cầu truyền hình trực tiếp “Vì tương lai Việt” đánh dấu sự phát triển mạnh hơn của NutiFood với các hoạt động truyền thống chăm sóc dinh dưỡng vì một thế hệ con em Việt Nam tương lai, qua đó huy động hơn 3,1 tỷ đồng đóng góp vào Quỹ bảo trợ trẻ em nghèo Việt Nam, đạt kỷ lục Việt Nam về số người được chăm sóc uống sữa miễn phí đơng nhất.
Năm 2007, dây chuyền thiết bị sản xuất được nhập khẩu vào Việt Nam đã được hoàn thành xây dựng và lắp đặt tại các nhà máy sảm xuất của NutiFood đạt các tiêu chuẩn ISO 9001:2000: HACCP, GMP…góp phần đưa NutiFood tiếp tục được các công ty nghiên cứu thị trường đánh giá nằm trong top 4 các nhà sản xuất sữa lớn nhất Việt Nam. Đến nay NutiFood đã có mặt trên 64 tỉnh thành và có hơn 60.000 điểm bán lẻ trên cả nước.
2.1.2 Các thành tựu đạt đƣợc:
– Top 100 thương hiệu Sao Vàng Đất Việt do cơ quan ban ngành, đoàn thể TW & Hội Doanh nghiệp trẻ Việt Nam kết hợp với cơng ty Kiểm tốn Quốc tế tổ chức bình chọn, xét tuyển năm 2011.
– Top hàng Việt Nam chất lượng cao ngành hàng thực phẩm liên tục từ năm 2002 đến 2013 do báo Sài Gòn tiếp thị và Hội Doanh nghiệp hàng Việt Nam chất lượng cao tổ chức bình chọn của người tiêu dùng tồn quốc.
– Top 500 thương hiệu lớn nhất Việt Nam do phịng thương mại và cơng nghiệp Việt Nam kết hợp với cơ quan nghiên cứu thị trường tổ chức đánh giá và xét chọn.
– Bằng khen của Bộ cơng thương về thành tích tham gia tích cực và hiệu quả chương trình bình ổn giá các sản phẩm sữa năm 2013 .
– Bằng khen của bộ y tế về thành tích và những đóng góp cho ngành dinh dưỡng năm 2012.
– Giải thưởng “Thương hiệu mạnh Việt Nam” do thời báo kinh tế Việt Nam và Bộ thương mại tổ chức năm 2010.
– Giải thường “Thương hiệu an toàn vệ sinh thực phẩm” do cục An toàn vệ sinh thực phẩm Bộ y tế tổ chức bình chọn, xét tuyển.
2.1.3 Ngành nghề kinh doanh:
Theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 4103000028 ngày 12 tháng 04 năm 2000 do sở kế hoạch đầu tư TP.HCM cấp, công ty cổ phần thực phẩm dinh dưỡng Nutifood chuyên sản xuất và kinh doanh các loại thực phẩm dinh dưỡng, bao gồm:
Nhóm bột dinh dưỡng dành cho trẻ ăn dặm Nhóm sữa bột dinh dưỡng
Nhóm sản phẩm dinh dưỡng năng lượng cao Nhóm sản phẩm dinh dưỡng hỗ trợ điều trị Nhóm các sản phẩm sữa uống tiệt trùng (UHT).
2.1.4 Cơ cấu tổ chức:
Sơ đồ 2.1 – Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần thực phẩm dinh dưỡng Nutifood HỘI ĐỒNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC CỐ VẤN TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC KHỐI TÀI CHÍNH KHỐI MARKETING KHỐI HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ KHỐI HẬU CẦN KHỐI Y TẾ - GIÁO DỤC KHỐI R&D KHỐI SẢN XUẤT KHỐI BÁN HÀNG
2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ từng khối, bộ phận:
Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị có quyền lực cao nhất trong cơng ty,
có quyền đưa ra các quyết định cuối cùng, chịu trách nhiệm về những chiến lược phát triển lâu dài của cơng ty, có quyền quyết định cơ cấu tổ chức của cơng ty. Hội đồng quản trị có quyền nhân danh cơng ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến lợi ích của cơng ty và được đại hội đồng cổ đông thông qua.
Tổng giám đốc: Là người được Hội đồng quản trị ủy quyền chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của công ty trong phạm vi cho phép. Quản lý vốn, tài sản của công ty chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông và trước Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động của công ty, xây dựng kế hoạch chiến lược hàng năm dựa trên cơ sở thực hiện các định hướng chiến lược do Hội đồng quản trị đề ra.
Cố vấn tổng giám đốc: Là người tham mưu cho tổng giám đốc khi xây dựng
những kế hoạch hàng năm, tham mưu việc định hướng những chiến lược ngắn hạn, tham mưu các biện pháp cải tiến, sửa đổi, bổ sung những vấn đề còn bất cập khi sử dụng vốn, tài sản của công ty.
Phó tổng giám đốc: Là người trực tiếp chỉ đạo các khối, bộ phận và chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Khối R&D: Xây dựng các chiến lược và phát triển sản phẩm, nghiên cứu công nghệ sản xuất mới và thiết kế sản phẩm mới, lập kế hoach sản xuất thử và tiến hành sản xuất thử…Quản lý qui trình cơng nghệ sản xuất cho từng sản phẩm, quản lý điều hành và quyết định xử lý mọi hoạt động trong hệ thống chất lượng.
Khối sản xuất: Đứng đầu là giám đốc điều hành khối, chịu trách nhiệm về hiệu quả hoạt động sản xuất của khối trước tổng giám đốc.
Khối marketing: Chịu trách nhiệm về hoạt động marketing, tiếp thị, phát triển thị trường, thương hiệu, phát triển sản phẩm mới, công tác quảng cáo, hội chợ, triển lãm…thực hiện đánh giá, phân tích thị trường, xây dựng thương hiệu và phát triển công ty.
Khối bán hàng: Chịu trách nhiệm báo giá, tìm kiếm hợp đồng, xúc tiến bán
hàng, vận chuyển hàng đi giao cho các đại lý,
Khối y tế - giáo dục: Chịu trách nhiệm nghiên cứu các thành phần chất dinh
dưỡng trong thực phẩm có lợi cho sức khỏe con người phù hợp theo lứa tuổi để tham mưu cho phòng R&D thiết kế và nghiên cứu sản phẩm mới, tham gia trả lời các câu hỏi của khách hàng liên quan đến các sản phẩm của Nutifood và tư vấn vấn đề nuôi dạy trẻ em cho các bậc cha mẹ.
Khối tài chính: Theo dõi các hoạt động liên quan đến quản lý tài chính, tài
sản trong cơng ty. Thực hiện các nghiệp vụ kế toán nhằm đảm bảo đúng theo quy định của pháp luật, tiến hành thực hiện các kế hoạch đã đặt ra, lập dự toán cho các hoạt động tài chính của cơng ty. Quản lý các hoạt động về sử dụng vốn, quản lý ngân sách, phân tích tình hình sản xuất kinh doanh, thẩm định dự án, lập báo cáo quản trị.
Khối hậu cần: Chịu trách nhiệm quản lý việc mua bán, vận chuyển, lưu kho
nguyên vật liệu, hàng hóa, lập định mức vật tư.
Khối hành chính – nhân sự: Chịu toàn bộ trách nhiệm đối với công tác quản lý nhân sự, tuyển dụng, đào tạo lao động, chế độ chính sách đối với người lao động, quản lý tồn bộ các cơng tác hành chính.
2.1.5 Tầm nhìn sứ mệnh:
Cơng ty cổ phần thực phẩm dinh dưỡng Nutifood đặt ra cho mình tầm nhìn “Trở thành cơng ty hàng đầu về nghiên cứu và sản xuất sản phẩm tại Việt Nam và khu vực”.
Với sứ mệnh “Đáp ứng nhu cầu dinh dưỡng chuyên biệt cho từng lứa tuổi và các bệnh lý khác nhau, đóng góp vào sự phát triển thể chất tồn diện của người Việt Nam”.
2.1.6 Tổ chức cơng tác kế tốn tại công ty: 2.1.6.1 Tổ chức bộ máy kế toán:
Sơ đồ 2.2 – Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty Kế toán trƣởng Kế tốn trƣởng Kế tốn tổng hợp Giám đốc tài chính Kế tốn cơng nợ phải thu Kế tốn chƣơng trình trade Kế toán tiền mặt Kế toán kho nguyên vật liệu Kế tốn ngân hàng Kế tốn cơng nợ phải trả Kế toán kho thành phẩm Nhân viên thu tiền Kế tốn thanh tốn, chiết khấu Thủ quỹ Trƣởng phịng kế toán quản trị Chuyên viên kế toán chi phí Chuyên viên tổng hợp báo cáo phân tích Chuyên viên kế toán giá thành kế hoạch Chuyên viên kế toán giá thành sản phẩm
2.1.6.2 Chức năng, nhiệm vụ:
Giám đốc tài chính: Có trách nhiệm quản lý tình hình tài chính kinh doanh
của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về kế hoạch hoạt động cho năm tới, chịu trách nhiệm về tính chính xác của các báo cáo kế tốn tài chính, báo cáo kế tốn quản trị.
Chun viên kế tốn chi phí: Chịu trách nhiệm tổng hợp các khoản chi phí
thực tế phát sinh, lập dự tốn cho các khoản chi phí, so sánh giữa chi phí thực tế và chi phí dự tốn.
Chun viên kế tốn giá thành kế hoạch: Chịu trách nhiệm xây dựng giá
thành định mức cũng như giá thành kế hoạch cho doanh nghiệp.
Chuyên viên kế tốn giá thành sản phẩm: Có trách nhiệm tổng hợp chi phí
và tính giá thành thực tế của các sản phẩm hoàn thành, so sánh giá thành kế hoạch và giá thành định mức.
Chuyên viên tổng hợp báo cáo phân tích: Chịu trách nhiệm lập các báo cáo dự tốn chi phí, dự tốn doanh thu và lập các bảng phân tích báo cáo tài chính cho tổng giám đốc.
Kế tốn trƣởng: Chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động chung phòng kế
tốn, hướng dẫn chun mơn cho các nhân viên kế tốn trong cơng ty, có quyền đề nghị bổ nhiệm, bãi nhiệm các vị trí cơng tác trong phịng kế tốn.
Kế toán tổng hợp: Là người giúp việc cho kế tốn trưởng, có trách nhiệm
tổng hợp các cơng việc kế tốn: lập hệ thống báo cáo tài chính, hướng dẫn trình độ chun mơn cho các nhân viên kế toán.
Kế tốn cơng nợ phải thu:Chịu trách nhiệm theo dõi cơng nợ phải thu, địi
tiền khách hàng mua.
Kế tốn chƣơng trình trade: Có trách nhiệm theo dõi và nhập liệu căn cứ vào các chứng từ, nghiệp vụ phát sinh, quản lý chương trình trade, in ra các bảng biểu, báo cáo khi có u cầu.
Kế tốn tiền mặt: Có trách nhiệm theo dõi hạch toán kế toán các khoản liên quan đến thu, chi tiền mặt, hàng kỳ đối chiếu với thủ quỹ.
Kế toán kho nguyên vật liệu: Kiểm tra chất lượng nguyên, vật liệu, công cụ
dụng cụ khi mua về và tiến hành lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phân bổ vật liệu, dụng cụ cho các đối tượng sử dụng, định kỳ tiến hành kiểm kê, đối chiếu với sổ kế toán.
Kế tốn ngân hàng: Có trách nhiệm theo dõi hạch tốn các khoản liên quan
đến thu, chi tiền gửi ngân hàng, đối chiếu với sổ phụ ngân hàng hàng ngày.
Kế tốn cơng nợ phải trả: Chịu trách nhiệm theo dõi công nợ phải trả, giải
quyết các quan hệ với bên bán phát sinh trong q trình thanh tốn.
Kế toán thanh toán, chiết khấu: Chịu trách nhiệm kiểm tra, lập chứng từ thu chi, thanh toán tạm ứng cho khách hàng với cán bộ công nhân viên trong cơng ty. Theo dõi các chính sách chiết khấu cho khách hàng. Phụ trách các khoản vay và trả nợ vay, theo dõi đối chiếu với ngân hàng việc thanh tốn qua ngân hàng.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt, thu chi tiền mặt khi có phiếu
thu, phiếu chi hợp lệ. Báo cáo tiền mặt cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị.
Kế toán kho thành phẩm: Sản phẩm khi hồn thanh nhập kho thì kế tốn kho thành phẩm có trách nhiệm lập phiếu nhập kho, khi tiến hành xuất kho thì lập phiếu xuất kho thành phẩm. Định kỳ tiến hành kiểm kê, đối chiếu với sổ kế tốn.
Nhân viên thu tiền: Có trách nhiệm thu tiền trực tiếp từ khách hàng và nộp
lại cho thủ quỹ.
2.1.6.3 Hình thức kế tốn:
Hình thức kế tốn cơng ty áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ, áp dụng kế toán trên chương trình BMS.trade V2010 – Phần mềm quản lý kinh doanh. Thực hiện chế độ kế toán ban hành theo QĐ 15/2006 – ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính.
Cập nhật hàng ngày.
Xử lý dữ liệu và kết xuất khi cần xem. Lập cuối tháng, quý, năm.
Sơ đồ 2.3 – Sơ đồ luân chuyển chứng từ
Hóa đơn, chứng từ
Kiểm tra và cập nhật chứng từ vào máy
Xử lý thông tin với
Phần mềm BMS.trade V2010 Sổ, thẻ chi tiết
Sổ, thẻ chi tiết