CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.2 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ
1.2.3 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm sốt là các chính sách và thủ tục do nhà quản lý đặt ra nhằm giúp họ kiểm soát được mọi yêu cầu, hoạt động diễn ra hàng ngày tại các bộ phận, phòng ban của đơn vị; đồng thời giúp doanh nghiệp đưa ra những hành động cần thiết để đánh giá rủi ro nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Hoạt động kiểm sốt bao gồm chính sách kiểm sốt và thủ tục kiểm sốt.
- Chính sách kiểm sốt là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát
- Thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm sốt
Phân loại hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm sốt có nhiều loại khác nhau, bao gồm kiểm sốt ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm soát bù đắp hay kiểm sốt thủ cơng, kiểm sốt trong môi trường tin học và kiểm soát quản lý. Hoạt động kiểm soát được phân loại tùy thuộc vào mục tiêu kiểm sốt, như mục tiêu đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của q trình nhập liệu có thể được thiết lập cho một phòng ban, bộ phận cụ thể hoặc cho tồn bộ tổ chức nói chung.
Về mục đích: gồm kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm soát bù đắp.
- Kiểm soát ngăn ngừa là hoạt động kiểm soát nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót và gian lận, ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu doanh nghiệp;
- Kiểm soát phát hiện là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện kịp thời ra hành vi sai sót hoặc gian lận nào đó đã được thực hiện;
- Kiểm soát bù đắp là tăng cường thêm thủ kiểm soát nhằm bổ sung cho một thủ tục kiểm soát khác.
Về chức năng: vài hoạt động kiểm soát cơ bản được thực hiện tại doanh nghiệp.
- Soát xét nhà quản lý: liên quan đến ngân sách, dự báo và đối thủ cạnh tranh; - Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin: là kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và hợp lý của các nghiệp vụ, dữ liệu khi nhập vào;
- Kiểm soát vật chất: thiết bị, hàng tồn kho, tiền và các tài sản khác phải được kiểm đếm định kỳ và so sánh với số liệu trên báo cáo;
- Giám sát thực hiện: là kiểm tra việc thực hiện hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính, phân tích các mối quan hệ giữa chúng;
- Phân công nhiệm vụ: là phân công phân nhiệm rõ ràng giữa các nhân viên giúp doanh nghiệp giảm thiểu được các rủi ro do sự nhầm lẫn, sai sót khơng thích đáng.
Phân tích đánh giá rủi ro
Cùng với việc đánh giá rủi ro, nhà quản lý nên đưa ra các hoạt động cần thiết có hiệu quả đối với các rủi ro đã được nhận dạng, việc này giúp cho nhà quản lý thiết lập các hoạt động kiểm sốt hợp lý và đúng lúc. Ví dụ, cơng ty đưa ra mục tiêu “Phải đạt hay vượt doanh thu bán hàng”. Rủi ro có thể thấy là khơng có thơng tin rõ ràng về nhu cầu khách hàng tiềm năng và hiện tại. Hành động của nhà quản lý đối với rủi ro này là hệ thống lại lịch sử mua hàng của khách hàng hiện tại và nghiên cứu thị trường mới. Những hành động này là điểm quan trọng trong việc thiết lập hoạt động kiểm sốt.
Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin
Hầu hết các doanh nghiệp, gồm cả đơn vị nhỏ hay các đơn vị thuộc công ty lớn, đều ứng dụng máy tính vào việc ghi nhận thơng tin, vì thế hệ thống thơng tin gồm yếu tố máy tính và cả con người.
- Kiểm soát chung: được áp dụng trong toàn hệ thống và đảm bảo rằng hệ thống vẫn đang hoạt động, bao gồm việc kiểm soát hoạt động của trung tâm dữ liệu, kiểm soát phần mềm hệ thống, kiểm soát truy cập, kiểm soát việc phát hiện và bảo trì các hệ thống ứng dụng.
- Kiểm sốt ứng dụng: bao gồm việc vi tính hóa cùng với phần mềm được áp dụng nhằm đảm bảo nghiệp vụ được thực hiện một cách đầy đủ và chính xác, hợp lý. Một trong những đóng góp quan trọng của máy tính là ngăn ngừa sai sót khi nhập liệu, cũng như phát hiện và điều chỉnh lại những sai sót đó, điều này tùy thuộc vào việc vi tính hóa.
Đánh giá hoạt động kiểm soát
Nhà quản lý cần phải đánh giá hoạt động kiểm soát nhằm xác định các rủi ro, từ đó thiết lập các mục tiêu cho các hoạt động quan trọng. Vì vậy cần phải xem xét các hoạt động kiểm sốt có liên quan đến q trình đánh giá rủi ro nhằm đảm bảo rằng các chỉ thị của cấp trên được thực hiện. Việc đánh giá không chỉ xem xét cùng với hoạt động kiểm sốt liên quan đến q trình đánh giá rủi ro mà cịn được áp dụng chính thức.