CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.3 Sự hữu hiệu và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ
1.3.1 Sự hữu hiệu của HTKSNB
HTKSNB của các tổ chức khác nhau được vận hành với các mức độ hữu hiệu khác nhau. Tương tự như thế, một HTKSNB cụ thể cũng hoạt động khác nhau ở thời điểm khác nhau. Theo báo cáo COSO (1992) cho rằng: một HTKSNB hữu hiệu (xét ở một thời điểm xác định) nếu Hội đồng quản trị và nhà quản lý đạt được các tiêu chí:
- Báo cáo tài chính được lập và trình bày một cách đáng tin cậy, - Các luật lệ và quy định đang được tuân thủ.
Vậy khi khẳng định kiểm soát nội bộ là một quá trình thì sự hữu hiệu của HTKSNB lại là một trạng thái của q trình đó ở một thời điểm xác định mà thôi. Việc đánh giá sự hữu hiệu của một hệ thống kiểm sốt nội bộ thường mang tính xét đốn, vì thế để đánh giá một HTKSNB là hữu hiệu thì ngồi ba tiêu chí trên cần phải đánh giá thêm năm bộ phận cấu thành của HTKSNB có hiện hữu khơng và có thì chúng có đang hoạt động hữu hiệu khơng?
Có thể thấy, sự hữu hiệu của năm bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm sốt nội bộ cũng chính là tiêu chí để đánh giá sự hữu hiệu của HTKSNB đó. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng năm tiêu chí trên cần được thoả mãn khi đánh giá sự hữu hiệu của HTKSNB thì điều này khơng có nghĩa là mọi bộ phận hợp thành của hệ thống kiểm soát nội bộ đều phải hoạt động giống y hệt như nhau hoặc cùng mức độ ở các tổ chức khác nhau. Lý do nêu ra trong báo cáo COSO: - Có sự bù trừ tự nhiên giữa các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm sốt nội bộ phục vụ cho nhiều mục đích vì vậy việc kiểm sốt nội bộ ở bộ phận này có thể phục vụ cho yêu cầu kiểm soát ở bộ phận kia.
- Để đối phó với một rủi ro cụ thể, nhà quản lý có thể đề ra nhiều mức độ kiểm soát khác nhau ở các bộ phận khác nhau. Các yếu tố này sẽ làm cho năm tiêu chí trên được thoả mãn mà khơng nhất thiết phải có sự đồng nhất về mức độ hoạt động của các bộ phận.
Năm bộ phận cấu thành hệ thống kiểm sốt nội bộ và năm tiêu chí trên áp dụng cho tồn bộ hệ thống kiểm sốt nội bộ hoặc cho một (một số) nhóm mục tiêu. Khi xem xét một trong ba nhóm mục tiêu, chẳng hạn kiểm sốt nội bộ đối với việc lập báo cáo tài chính thì cả năm tiêu chí nêu trên đều phải được thoả mãn để giúp chúng ta đưa ra nhận xét rằng kiểm soát nội bộ đối với việc
lập báo cáo tài chính là hữu hiệu.
Có thể thấy, một HTKSNB hữu hiệu và vững mạnh mang đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: số liệu báo cáo kế tốn, tài chính được đảm bảo chính xác; nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm giải trình của đơn vị; giảm bớt rủi ro do sai sót, gian lận hay trộm cắp do nhân viên gây ra; giảm bớt rủi ro khơng tn thủ chính sách của cơng ty và các quy định pháp luật; chất lượng thông tin được đảm bảo, hỗ trợ cho Ban Giám đốc đưa ra các quyết định chính xác, hợp lý; tạo nên các quy trình kiểm sốt hiệu quả giúp làm giảm chi phí hoạt động; đảm bảo đơn vị sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra…
1.3.2 Những hạn chế của hệ thống kiểm sốt nội bộ
Kiểm sốt nội bộ có hiệu lực thì chỉ có thể giảm rủi ro, hạn chế tối đa các sai phạm để giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu của mình chứ khơng thể giảm rủi ro xuống bằng khơng. Những hạn chế của kiểm sốt nội bộ bao gồm:
- Hiệu quả của kiểm soát sẽ bị hạn chế bởi sự yếu kém của người ra quyết định. Quyết định thường được thực hiện theo ý chủ quan của con người và thường chỉ dựa trên những thông tin mà người ra quyết định có được hoặc do bị áp lực kinh doanh.
- Kiểm soát nội bộ cho dù được thiết kế rất tốt nhưng cũng có thể bị thất bại vì nó phụ thuộc vào yếu tố con người. Đó là khi con người hiểu nhầm sự chỉ dẫn của cấp trên hoặc do chủ quan hoặc do bất cẩn, sao lãng, đánh giá hay ước lượng sai các báo cáo.
- Nhà quản lý lạm quyền, bỏ qua các quy định kiểm sốt trong q trình thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn đến việc khơng kiểm sốt được các rủi ro và làm cho mơi trường kiểm sốt trở nên yếu kém.
- KSNB khó ngăn cản được gian lận và sai sót của người quản lý cấp cao. Các thủ tục kiểm sốt là do người quản lý đặt ra, nó chỉ kiểm tra việc gian lận và sai
sót của nhân viên. Khi người quản lý cấp cao cố tình gian lận, họ có thể tìm cách bỏ qua các thủ tục kiểm sốt cần thiết.
- Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các sai phạm dự kiến, các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên, do đó khi xảy ra các sai phạm bất thường thì thủ tục kiểm sốt trở nên kém hữu hiệu, thậm chí vơ hiệu.
- Chi phí thực hiện hoạt động kiểm sốt nội bộ khơng vượt q những lợi ích mà hệ thống đó mang lại; hay nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra.
- Do thay đổi tổ chức, quan điểm và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu, khơng cịn phù hợp.
Kiểm soát nội bộ cho dù được thiết kế và hoạt động tốt cũng chỉ cung cấp đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Tất cả các hệ thống KSNB đều ẩn chứa những hạn chế vốn có của nó.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Tuỳ theo qui mô và đặc điểm kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp xây dựng một HTKSNB khác nhau, nhưng nếu hệ thống đó được xây dựng dựa trên nền tảng Coso 1992 thì sẽ hoạt động hiệu quả hơn. Tuy nhiên, bất kỳ HTKSNB nào cũng tồn tại những hạn chế tiềm tàng nên doanh nghiệp cần lưu ý để tối thiểu hoá những hạn chế này khi xây dựng HTKSNB.
Chương 1 đã trình bày những điểm cơ bản về lý thuyết Kiểm soát nội bộ theo báo cáo Coso 1992 gồm 5 cấu phần chính: mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, truyền thơng và thơng tin, giám sát; bên cạnh đó cũng nêu ra những ưu điểm và hạn chế của HTKSNB. Người viết đã căn cứ vào những luận điểm cơ bản đó để đánh giá thực trạng về HTKSNB tại Công ty OSC Việt Nam và từ đó đề ra các giải pháp nhằm hồn thiện nó.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNGTY TNHH MTV DU LỊCH DỊCH VỤ DẦU KHÍ VIỆT NAM