Bảng 3 .2 Ma trận tương quan
Bảng 3. 3 : Tác động của quản trị vốn lưu động đến tỷ suất sinh lời
4.2 Một số giải pháp gợi ý
4.2.2 Quản lý hàng tồn kho, giảm thiểu chi phí lưu kho
Ngành thủy sản bao gồm các công ty nuôi trồng, chế biến và xuất khẩu thủy sản. Mơ hình kinh doanh chung cho các công ty này là : nuôi trồng hoặc thu mua thủy sản từ các hộ gia đình ni thủy sản về để sản xuất và chế biến bởi các dây chuyền
42
khẩu. Trong ngành này, nguồn nguyên liệu đầu vào rất quan trọng để tăng doanh
thu và vị thế công ty. Nếu cơng ty nào có khu ni trồng riêng của mình với qui mơ lớn thì đảm bảo đủ khối lượng đáp ứng khi có nhu cầu tiêu thụ thủy sản, khơng phụ thuộc vào nguồn cung từ các hộ gia đình ni trồng thủy sản như thế sẽ hạn chế rủi ro khi các hộ gia đình này khơng ni trồng thủy sản nữa. Những mặt hàng thủy sản này thường nuôi trồng trong khoảng 3-4 tháng, sau đó chuyển đến nhà máy sản
xuất, chế biến phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng. Có những nguồn đầu vào từ đánh bắt xa bờ chứ không từ nuôi trồng ( Công ty cổ phần thủy sản số 4 ) nên cũng có lợi thế riêng về thủy sản đối với những đơn hàng thích nguồn thủy sản tự nhiên. Đồng thời theo chu kỳ thời tiết, mùa mưa ở các tỉnh đồng bằng sông Cửu Long thường diễn ra vào tháng 5, 10 dương lịch như thế sẽ tác động đến nguồn cung nuôi trồng và đánh bắt thủy sản của các doanh nghiệp và hộ gia đình, do đó vào thời gian này ngành thủy sản không phải là mùa vụ chính. Thường thì cá tra, basa ni khoảng 3-4 tháng thì sẽ đạt trọng lượng là 1kg, do đó q 4 và q 1 năm sau sẽ là vụ mùa chính cho ngành thủy sản, hơn nữa nhu cầu cuối năm thị trường tiêu thụ trong và ngoài nước cũng tăng lên, vì vậy doanh thu và lợi nhuận ngành này cũng tăng tương ứng. Cũng chính từ những đặc thù riêng của ngành thủy sản nói chung và các cơng ty thủy sản nói riêng mà có những thời điểm hàng tồn kho nhiều chủ yếu có thể là do tồn kho
thành phẩm của tiêu thụ sụt giảm từ các quý, năm trước do thị trường tiêu thụ giảm và phải để dự phòng cho quý sau. Hơn nữa, ngồi vấn đề về nguồn ngun liệu ,
khó khăn luôn được các công ty thủy sản quan tâm là phòng chống và xử lý dịch bệnh, quy hoạch thủy lợi chưa được đầu tư thỏa đáng. Kế đến là thị trường với các rào cản thương mại, theo đó những sản phẩm xuất khẩu chủ lực ln phải đối diện
với sự cạnh tranh cao, kể cả cạnh tranh không lành mạnh ( truyền thông yếu, xúc tiến thương mại chưa tiếp cận trực tiếp người tiêu dùng và sản phẩm xuất khẩu chủ yếu là xuất khẩu thô chưa trực tiếp đến hệ thống phân phối và người tiêu dùng ).
Như vậy cùng với kết quả nghiên cứu thực nghiệm về mối tương quan ICP và ROA,
để giải quyết vấn đề đầu vào và đầu ra cho cơng ty thủy sản hay nói cách khác giải
43
phận là sản xuất và kinh doanh. Bộ phận sản xuất sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất
để tính tốn lượng dự trữ nguyên vật liệu và bán thành phẩm cần thiết cho quy trình
sản xuất. Trong khi đó, bộ phận kinh doanh phải đảm bảo lượng thành phẩm trong kho đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Vì thế, để biết được lượng tồn kho ở mức nào là hợp lý, các công ty thủy sản cần :
¾ Nắm bắt nhu cầu
Đó là việc tập hợp các số liệu (cả số lượng lẫn giá trị) về lượng hàng bán ra trong thực tế, lượng tồn kho thực tế, đơn hàng chưa giải quyết… Đồng thời, cùng với việc quan sát động thái thị trường, theo dõi kế hoạch phát triển sản phẩm mới, chương trình khuyến mãi, thơng tin phản hồi mà doanh nghiệp có những điều chỉnh và dự báo về nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong tương lai.
Trong đó, việc tính tốn lượng tồn kho thực tế địi hỏi nhiều cơng sức nhất.
Chẳng hạn, muốn kiểm kê nhanh số lượng tồn kho, doanh nghiệp cần phân loại mặt hàng, đánh dấu ký tự, xem xét phiếu nhập kho cũng như tiến hành kiểm tra xem
hàng nào còn tốt, hàng nào đã hao mòn hay hư hỏng. Ngoài ra, việc xác định giá trị hàng tồn kho cũng khơng đơn giản. Vì ngồi việc xác định giá vốn, giá thị trường, giá trị thực tế của hàng tồn, doanh nghiệp phải tính cả chi phí tồn kho.
Giá tồn kho nguyên vật liệu (hàng phải mua) = Giá mua trên hóa đơn + Chi phí mua hàng (chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, lưu kho, bảo hiểm, hao hụt, cơng tác phí, dịch vụ phí…) + Thuế - Chiết khấu thương mại, giảm giá.
Giá tồn kho thành phẩm (hàng sản xuất) = Giá nguyên vật liệu + Chi phí lao
động + Chi phí sản xuất.
Chi phí tồn kho = Chi phí tồn trữ (chi phí bảo quản, chi phí vốn, chi phí khấu hao…) + Chi phí đặt hàng.
Trong đó:
Chi phí tồn trữ = Lượng dự trữ bình qn x Chi phí dự trữ bình qn Chi phí đặt hàng = Số lần đặt hàng trong năm x Chi phí mỗi lần đặt hàng
44
¾ Hoạch định cung ứng
Ngồi việc phân tích và dự đốn nhu cầu tiêu thụ, doanh nghiệp cần đánh giá công suất sản xuất, năng lực tài chính và khả năng cung ứng hàng hóa (đầu vào) từ đối tác. Nếu các yếu tố trên đều theo hướng thuận lợi và doanh nghiệp đang kinh doanh trong mơi trường khơng có nhiều biến động thì họ chỉ cần duy trì tồn kho ở mức tối thiểu. Tuy nhiên, nếu giá nguyên vật liệu đầu vào thay đổi hay cục diện cung cầu biến chuyển thì việc tồn kho phải được tính tốn kỹ lưỡng.
¾ Tính tốn lượng đặt hàng
Trên cơ sở nắm bắt và dự đốn cung cầu hàng hóa, doanh nghiệp có thể tính
tốn lượng hàng hóa tồn kho cần thiết bằng cách sử dụng một trong hai mơ hình EOQ hoặc POQ đã trình bày trong phần tổng quan lý thuyết. Cụ thể, chẳng hạn trong năm 2009, các công ty thủy sản gần như đã dành trọn năm để xử lý hàng tồn kho ứ đọng của năm trước. Vì thế, nhiều doanh nghiệp đã lơ là việc đầu tư phát
triển nguồn nguyên liệu hay sản xuất thành phẩm. Kết quả là khi các đơn hàng xuất khẩu thủy sản tăng trở lại, Công ty chế biến Xuất khẩu Cái Đôi Vàm ( Cadovimex- Cà Mau), Công ty chế biến xuất khẩu thủy sản Giá Rai ( Bạc Liêu ) đã chật vật tìm kiếm nguồn cung ứng. Họ sẵn sàng trả giá cao nhưng vẫn khơng tìm đủ nguồn hàng. Hiện các cơ sở đành chấp nhận sản xuất ở mức 40-60% cơng suất và tiếc rẻ
nhìn cơ hội đi qua. Như vậy, với đặc thù của ngành thủy sản là có tính mùa vụ và
hoạt động kinh doanh biến động khá lớn do ảnh hưởng thời tiết thất thường và dịch bệnh thì phải có đầu vào ổn định. Theo đó các cơng ty thủy sản có thể sử dụng mơ hình POQ để đảm bảo các nguồn cung nguyên liệu được đáp ứng kịp thời với lượng vừa đủ nhưng đều đặn. Mặt khác khi các công ty muốn khắc phục thiếu hụt nguồn
cung bất thường đồng thời có thể tranh thủ các cơ hội từ khan hiếm hàng hóa thì việc dự trữ tồn kho lại rất cần thiết. Và lúc này các công ty thủy sản có thể sử dụng mơ hình EOQ để duy trì được mức tồn kho hợp lý. Tuy nhiên mơ hình này địi hỏi các cơng ty thủy sản phải có cơng tác dự báo, phân tích tình hình nguồn cung – cầu
45
nguyên liệu tốt thông qua các phương pháp thống kê kinh nghiệm để tăng thêm độ tin cậy cho công tác dự báo….
¾ Xác định thời điểm đặt hàng
Về lý thuyết, việc tính tốn thời điểm đặt hàng sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như: Thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng: Nếu thời gian này kéo dài (do nhà cung cấp hoặc công ty vận chuyển chậm trễ), doanh nghiệp cần phải lường trước để không bị động. Nghĩa là doanh nghiệp cần dự trù lượng hàng sẽ bán được trong thời gian chờ đợi và cả hàng cần dự phòng trong trường hợp rủi ro (mức tồn kho tối thiểu). Nhu cầu nguyên vật liệu: Nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của khách hàng luôn thay
đổi từng ngày và nhu cầu của các bộ phận sản xuất cũng thay đổi theo lịch trình sản
xuất. Do đó, nếu đặt hàng khơng đúng thời điểm, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng thiếu hoặc thừa nguyên liệu.
Tóm lại, để chủ động nguồn hàng nhưng vẫn không bị thua lỗ từ tồn kho lớn,
các doanh nghiệp cần duy trì mức dự trữ vừa phải, biết xác định thời điểm đặt hàng,
ưu tiên dự trữ những mặt hàng bán chạy. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể nhờ phần
mềm kế tốn hàng tồn kho hỗ trợ các công đoạn thu thập dữ liệu để có thơng tin
chuẩn xác hơn cho cơng tác dự báo. Tuy nhiên, khi giảm số ngày tồn kho, các nhà quản lý phải cân nhắc kỹ lưỡng, tránh thiếu hụt hàng hóa vì điều đó sẽ làm cho công ty bị mất nhiều cơ hội kinh doanh, dẫn đến giảm lợi nhuận và dòng tiền hoạt động.