1.3.1. Khái niệm quy trình
Khái niệm “quy trình” thường được hiểu là các bước, trình tự, chương trình phải tuân theo để tiến hành một công việc nào đó. Nếu làm việc khơng theo quy trình là phạm kỷ luật.
1.3.2. Các giai đoạn của quy trình kiểm tốn nội bộ
Một quy trình kiểm tốn nội bộ gồm bốn giai đoạn chủ yếu như sau:
Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Giai đoạn báo cáo kiểm toán
Giai đoạn theo dõi sau kiểm toán
1.3.2.1. Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
Giai đoạn này có hai cơng việc chính đó là: xác định đối tượng kiểm toán và lập kế hoạch kiểm toán.
a. Xác định đối tƣợng kiểm toán
Đối tượng kiểm tốn là một bộ phận, một chi nhánh, phịng, ban hoặc một hoạt động, một chương trình nào đó mà đơn vị đang thực hiện. Có nhiều phương pháp lựa chọn đối tượng kiểm toán, các kiểm tốn viên có thể thực hiện lựa chọn theo nhiều phương pháp và nhiều lý do khác nhau. Sau đây là ba phương pháp xác định đối tượng kiểm toán:
- Lựa chọn một cách có hệ thống: kiểm toán nội bộ lập một danh sách các đối
tượng kiểm toán sẽ được kiểm tra trong năm. Thông thường danh sách này sẽ được lựa chọn trên cơ sở rủi ro. Các đối tượng rủi ro cao sẽ được lựa chọn trước.
- Kiểm toán các vấn đề khúc mắt: phương pháp lựa chọn đối tượng kiểm toán
này chủ yếu dựa vào sự xét đoán của Ban giám đốc và Hội đồng Quản trị. Nhà quản lý cảm thấy một số bộ phận hay một số hoạt động cần được làm rõ. Do đó phương pháp này đối tượng kiểm toán chủ yếu là người quản lý lựa chọn.
- Kiểm toán theo yêu cầu của chính đối tƣợng kiểm toán: phương pháp này
xuất phát từ chính đối tượng kiểm toán, người quản lý của bộ phận muốn thực hiện kiểm tốn để đánh giá tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ có ảnh hưởng dưới sự giám sát của họ.
Từ ba phương pháp trên kiểm toán viên sẽ cân nhắc và xác định đối tượng kiểm tốn của mình căn cứ trên mức độ rủi ro. Từ đó bộ phận kiểm tốn sẽ sắp xếp thứ tự ưu tiên phù hợp.
b. Lập kế hoạch kiểm toán
Việc lập kế hoạch kiểm tốn bao gồm các cơng việc sau:
Xác định các mục tiêu và phạm vi kiểm toán
Nghiên cứu thông tin cơ bản về các hoạt động của đối tượng kiểm toán
Xác định đội ngũ kiểm toán viên
Liên hệ với đối tượng kiểm toán và các bộ phận khác
Lập chương trình kiểm tốn
Xác định những vấn đề liên quan đến báo cáo kết quả kiểm tốn
Trình duyệt kế hoạch kiểm tốn.
- Xác định mục tiêu và phạm vi kiểm toán: ngồi mục tiêu chung của kiểm tốn
nội bộ, đối với từng cuộc kiểm toán mục tiêu kiểm toán cần phải cụ thể hơn rất nhiều. Mục tiêu của từng cuộc kiểm toán là những vấn đề cần đạt được sau khi cuộc kiểm tốn nội bộ hồn thành. Mục tiêu thường tập trung vào các rủi ro, hoạt động kiểm sốt và quy trình giám sát có liên quan đến đối tượng đang được xem xét. Mục tiêu cụ thể của từng cuộc kiểm tốn có thể chia thành ba nhóm sau:
Khảo sát và thiết kế của hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm tra việc tuân thủ
Xác định phạm vi của kiểm tốn là xác định khía cạnh cụ thể nào của hệ thống cần được kiểm tra và mức độ kiểm tra. Phạm vi kiểm tốn có thể rộng, hẹp, chi tiết hoặc sơ lược tùy thuộc vào mục tiêu của cuộc kiểm toán.
- Nghiên cứu những thông tin cơ bản về các hoạt động của đối tƣợng kiểm tốn: đó là việc nghiên cứu các báo cáo, đọc lại hồ sơ kiểm tốn kỳ trước. Nói
chung là kiểm tốn viên cố gắng làm quen với nội dung hoạt động của đơn vị khi tiến hành xem xét tổng quát.
- Xác định đội ngũ kiểm toán: xác định số lượng kiểm toán viên để thực hiện
cuộc kiểm tốn. Tùy thuộc vào tính chất và quy mơ của cuộc kiểm tốn địi hỏi trưởng bộ phận kiểm tốn xác định có cần sự trợ giúp của chun gia hay khơng.
- Thông báo cho đối tƣợng kiểm toán: trưởng bộ phận kiểm tốn sẽ thơng báo
bằng điện thoại hoặc gặp người quản lý đối tượng kiểm tốn thơng báo về mục tiêu, thời gian, các cơng tác cần chuẩn bị từ phía đối tượng kiểm tốn. Sau đó sẽ có văn bản chính thức gửi đến đối tượng kiểm tốn. Việc thơng tin này sẽ giúp cho cuộc kiểm toán được tiến hành thuận lợi hơn.
- Lập chƣơng trình kiểm tốn sơ bộ: chương trình kiểm tốn lập trong thời gian
này là chương trình kiểm tốn sơ bộ vì nó cần phải được điều chỉnh sau khi kiểm tốn viên xuống đơn vị nghiên cứu cơ bản và tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Dự kiến về báo cáo kiểm toán: kiểm toán viên cần suy nghĩ ngay từ lúc này về
việc báo cáo kiểm toán sẽ thuộc dạng nào, cung cấp cho ai và cung cấp như thế nào.
- Trình duyệt quyết định kiểm toán: chương trình kiểm tốn từng năm thường
được trình duyệt bởi Tổng giám đốc. Trưởng bộ phận kiểm toán sẽ là người xem xét và phê duyệt từng cuộc kiểm tốn theo chương trình đã phê duyệt.
1.3.2.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Giai đoạn này gồm các bước sau:
Khảo sát sơ bộ
Thực hiện các thử nghiệm mở rộng
Xử lý các phát hiện trong q trình kiểm tốn.
a. Khảo sát sơ bộ
Mục đích của việc khảo sát sơ bộ là thu thập thêm thông tin của đối tượng kiểm toán, thu thập một số bằng chứng ban đầu cũng như tạo mối quan hệ hợp tác với đối tượng kiểm toán. Kiểm toán viên sẽ thực hiện một số công việc sau:
- Tổ chức một cuộc họp mở rộng: cuộc họp này được tổ chức tại đơn vị được kiểm toán, là cuộc họp giữa đồn kiểm tốn và đơn vị được kiểm toán. Cuộc họp này sẽ thông báo trách nhiệm của người quản lý đơn vị được kiểm toán đối với cuộc kiểm toán và phối hợp thực hiện của hoạt động kiểm toán với hoạt động của đối tượng kiểm toán.
- Tham quan đơn vị: kiểm toán viên sẽ tiến hành tham quan đơn vị, việc này sẽ
cung cấp cho các kiểm toán viên một ý niệm về các dạng hoạt động, khơng khí làm việc, cơ sở vật chất, các quan hệ nội bộ trong đơn vị và quy trình cơng việc tại đối tượng kiểm toán.
- Nghiên cứu tài liệu: việc nghiên cứu một số tài liệu có chọn lọc cung cấp cơ sở
cho kiểm toán viên viết một bảng mô tả về các hoạt động của đối tượng kiểm toán. Văn bản này sẽ lưu trong hồ sơ kiểm toán sau này. Các tài liệu kiểm toán viên nghiên cứu bao gồm: sơ đồ tổ chức, các quy định của nhà nước, các mục tiêu của đơn vị, các bảng mơ tả cơng việc, hướng dẫn về chính sách, báo cáo tổng hợp về các tài liệu khác liên quan đến hoạt động của đối tượng kiểm toán. Kiểm toán viên cũng cần chú ý xem các tài liệu có hiện hữu và có được sắp xếp ngăn nắp, khoa học và có đảm bảo an tồn hay khơng.
- Lập bảng mơ tả hoạt động của đối tƣợng kiểm tốn: các kiểm toán viên phải
hiểu các hoạt động của đối tượng kiểm toán nhằm đánh giá đầy đủ về hệ thống kiểm sốt nội bộ. Do đó, kiểm tốn viên phải lập và lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán thường trực của mình một bảng mô tả về hoạt động của đối tượng kiểm tốn trong đó trình bày những hiểu biết của mình về đối tượng kiểm tốn, qua đó làm
cơ sở tham chiếu với những đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị và các thủ tục kiểm toán mà kiểm toán viên tiến hành.
- Thủ tục phân tích: thủ tục phân tích cung cấp sơ lược về các dữ liệu tổng hợp
trong các báo cáo tài chính và báo cáo hoạt động. Các kiểm toán viên sẽ so sánh số liệu thực tế và số liệu kế hoạch, xem xét xu hướng từ năm này sang năm khác, xem xét và ghi nhận lại các chi tiết bất thường, ước tính các số liệu trên báo cáo bằng các dữ liệu liên quan, tính tốn các tỉ số và so sánh với số liệu năm trước, số liệu bình quân trong ngành.
Thủ tục phân tích khơng chỉ giúp kiểm toán viên am hiểu về đối tượng kiểm tốn mà cịn giúp kiểm toán viên lập kế hoạch các thủ tục kiểm toán khác. Kết quả bất thường thu được thơng qua việc tính tốn và so sánh sẽ đặt ra các câu hỏi và đòi hỏi các thủ tục kiểm toán chi tiết hơn. Các thủ tục này có thể cung cấp định hướng kiểm tra cũng như tạo bằng chứng về sự hợp lý của các chỉ tiêu tài chính và chỉ tiêu hoạt động.
b. Mơ tả, phân tích và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Bao gồm một số nội dung công việc sau:
- Mơ tả hệ thống kiểm sốt: Các kiểm tốn viên mơ tả hệ thống kiểm sốt thơng
qua việc vẽ các lưu đồ, trả lời các câu hỏi về kiểm soát nội bộ và các bảng tường thuật. Lưu đồ giúp kiểm toán viên dễ dàng nhận xét về kiểm soát đối với hoạt động và các thủ tục kiểm sốt cần bổ sung. Trong khi đó, các bảng câu hỏi và tường thuật về kiểm sốt nội bộ cung cấp thêm sự phân tích về kiểm sốt giúp các kiểm toán viên hiểu đầy đủ về hệ thống kiếm soát trước khi thực hiện thử nghiệm và đánh giá.
- Phép thử “walk through”: Một thử nghiệm kiểm soát ở mức độ thấp là thử nghiệm walk through đối với một số các nghiệp vụ và hoạt động kiểm soát then chốt được lựa chọn. Kiểm toán viên sẽ theo dõi từng bước thực hiện nghiệp vụ đó trên sổ sách hoặc trong thực tế để đánh giá về quá trình thực hiện các nghiệp vụ này tại đơn vị.
- Các thử nghiệm sơ bộ: Kiểm toán viên lựa chọn và một số nghiệp vụ. Thử nghiệm này giúp kiểm toán viên hiểu được một số hoạt động kiểm soát nội bộ thiết kế ra sao và được tiến hành như thế nào. Cỡ mẫu ở bước này thường nhỏ và cần thiết sẽ mở rộng sau.
- Thử nghiệm các thủ tục kiểm soát đối với hệ thống thông tin: Việc thử nghiệm đối với các thủ tục kiểm sốt của hệ thống thơng tin sẽ đòi hỏi một phạm vi rộng hơn các thử nghiệm sơ bộ với các nghiệp vụ khác mà ta đã nói đến. Điều này xuất phát từ vai trò quan trọng của hệ thống thơng tin đối với kiểm tốn viên. Thông tin thiếu độ tin cậy hoặc khơng trung thực có thể làm cho kiểm toán viên hiểu sai và dẫn đến kết luận sai.
- Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ: Sau khi tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội
bộ và tiến hành một số phân tích cơ bản, kiểm tốn viên nội bộ đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát. Một trong những phương pháp đánh giá là lập bảng đánh giá kiểm sốt nội bộ qua đó phác thảo những phát hiện, đối chiếu với tiêu chuẩn và nhận dạng các rủi ro.
- Đánh giá lại rủi ro: Từ kết quả của việc tìm hiểu, phân tích và đánh giá hệ thống
kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên xác định sự cần thiết thay đổi mục tiêu và phạm vi của việc kiểm tốn. Họ quyết định có cần phải mở rộng cơng việc kiểm tốn như thế nào trước khi đi đến kết luận, đưa ra kiến nghị và lập báo cáo kiểm toán. Tất cả sự xem xét này căn cứ trên việc đánh giá rủi ro của kiểm toán viên trên các hoạt động của đối tượng kiểm toán.
Sau khi đánh giá lại rủi ro này dẫn đến một trong hai tình huống sau:
Tình huống thứ nhất: kiểm tốn viên nhận thấy không cần tiến hành thêm các thử nghiệm nữa bởi vì vấn đề đã được làm rõ và rủi ro có thể đánh giá là hợp lý. Khi đó kiểm tốn viên có thể đưa ra kết luận và đề xuất các kiến nghị thích hợp.
Tình huống thứ hai là rủi ro vẫn chưa có đủ cơ sở để đánh giá một cách hợp lý. Khi đó, kiểm tốn viên sẽ quyết định tiến hành các thử nghiệm mở rộng.
c. Các thử nghiệm mở rộng
Nếu kiểm toán viên quyết định mở rộng việc thực hiện cơng việc kiểm tốn, chương trình kiểm tốn sơ bộ sẽ phải được thêm vào phần chương trình bổ sung, bao gồm các thay đổi trong mục tiêu và phạm vi của cuộc kiểm toán và các thủ tục bổ sung. Có thể sẽ cần phải bổ sung thêm kiểm toán viên và thời gian cho cuộc kiểm toán.
Thử nghiệm mở rộng bao gồm việc kiểm tra chứng từ sổ sách, phỏng vấn người quản lý và các nhân viên khác, quan sát các hoạt động, kiểm tra tài sản, so sánh việc ghi chép với thực tế và các thủ tục khác nhằm hiểu chi tiết về chất lượng hoạt động kiểm soát tại đơn vị.
d. Xử lý các phát hiện trong q trình kiểm tốn
Khi hồn tất việc nghiên cứu và đánh giá đối tượng kiểm toán, kiểm toán viên có thể đưa ra các phát hiện và xác định cần phải làm gì để hồn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Từ rất nhiều các phương án khác nhau, kiểm tốn viên có thể lựa chọn và đề xuất kiến nghị mà họ thấy thích hợp.
1.3.2.3. Giai đoạn báo cáo kiểm toán
Báo cáo kiểm tốn có thể coi như sản phẩm của q trình kiểm tốn. Báo cáo kiểm toán thường được thực hiện bằng văn bản.
Báo cáo gồm các giải trình về mục tiêu và phạm vi kiểm toán, các thủ tục tổng quát được áp dụng, các phát hiện của kiểm toán viên và các kiến nghị được đề xuất. Báo cáo kiểm toán được lập, phân phối cho Tổng giám đốc đơn vị và bộ phận quản lý của đối tượng được kiểm toán. Kiểm tốn viên lưu ít nhất một bộ tại bộ phận kiểm tốn nội bộ và có thể gửi một bản cho kiểm tốn viên độc lập.
1.3.2.4. Giai đoạn theo dõi sau kiểm toán
Sau khi báo cáo kiểm tốn được gửi đi và trình bày cho đối tượng kiểm tốn và đối tượng kiểm tốn đã phúc đáp thích hợp, kiểm toán viên bắt đầu chuyển sang bước theo dõi sau kiểm tốn. Cơng việc này bao gồm:
- Ban giám đốc công ty sẽ tham khảo ý kiến của đối tượng kiểm toán để quyết định xem các kiến nghị của kiểm toán viên áp dụng khi nào và áp dụng như thế nào.
- Đối tượng kiểm toán sẽ thực hiện các quyết định này.
- Kiểm toán viên sau khi chờ đợi một thời gian sẽ quay lại đối tượng kiểm toán xem xét các sửa đổi có được thực hiện khơng và kết quả có như mong muốn không.
Trong hầu hết các trường hợp, có sự phối hợp trong việc thực hiện các thủ tục theo dõi sau kiểm toán. Đối tượng kiểm toán thường trả lời bằng văn bản cho các kiến nghị của kiểm toán viên, đặc biệt là khi họ bất đồng với các ý kiến của kiểm toán viên. Người quản lý cấp trên của đối tượng kiểm toán sẽ cùng với đối tượng kiểm toán phác thảo phương thức giải quyết các vấn đề được đặt ra. Khi đó, kiểm tốn viên có thể được mời trở lại để xem xét các giải pháp. Sự phối hợp trên giúp vừa đảm bảo sự độc lập của kiểm tốn viên với q trình thiết kế và vận hành hệ thống, vừa tận dụng được kinh nghiệm của kiểm tốn viên nội bộ.
Tóm tắt lý luận cơ bản về xây dựng quy trình kiểm tốn nội bộ
- Các nhân tố ảnh hƣởng đến sự cần thiết của kiểm toán nội bộ trong tổ chức: