Điện Lực TP.Hồ Chí Minh
Với quy mơ hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty ngày càng lớn mạnh, quyền tự chủ trong quản lý và sử dụng vốn ngày càng cao. Tổng Công ty đã phải thực hiện phân cấp xuống các Công ty Điện lực quận, huyện để cùng thực hiện chức năng và quyền hạn của mình trong sản xuất kinh doanh. Tất cả nhằm mục tiêu kinh doanh hiệu quả để bảo toàn vốn đồng thời phải thực hiện được mục tiêu an sinh xã hội.
Hoạt động của đơn vị càng nhiều, càng tự chủ thì sai sót xảy ra càng cao, do đó hoạt động kiểm tra, kiểm soát cũng cần phải được tăng cường. Với cách thức kiểm tra, kiểm soát truyền thống tại Tổng Công ty trong thời gian qua đó là các phịng/ban chức năng vừa ban hành quy trình, quy đinh, văn bản hướng dẫn để đơn vị thực hiện vừa là người đi kiểm tra, kiểm soát các hoạt động của đơn vị nên tính độc lập, khách quan, nghiêm túc chưa cao. Chính điều này dẫn đến sai sót ngày càng nhiều. Xuất phát từ nhu cầu thực tế Ban lãnh đạo phải cần một bộ phận độc lập với các Ban chức năng để kiểm tra, kiểm soát tất cả các hoạt động của đơn vị và cả tại các Ban nhằm ngăn chặn rủi ro sai sót. Đây là điều kiện để Phịng Kiểm tốn nội bộ được thành lập.
2.2.1. Một số tồn tại trong công tác kiểm tra của các ban chức năng đối với
các đơn vị thành viên trong thời gian qua
Việc kiểm tra của các Ban chức năng đối với các đơn vị thành viên trong Tổng Công ty là cơng việc có tính chất thường xun. Kết quả của công tác này chưa mang lại hiệu quả ngăn chặn được các sai phạm xảy ra làm ảnh hưởng đến uy tín của Tổng Cơng ty và hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bằng sự tham gia công tác, quan sát, nghiên cứu và phân tích về cơng tác này trong cơng tác thực tế tại đơn vị người viết xin đánh giá thực trạng của hoạt động kiểm tra trong thời gian qua như sau:
- Về chức năng, nhiệm vụ của từng Ban trong Tổng Công ty quy định về công
chức năng nhiệm vụ của các Ban chức năng trong Tổng Công ty Điện lực TP.Hồ Chí Minh ban hành kèm theo quyết định số 1612/QĐ-EVNHCMC-TCNS ngày 31/05/2010 các Ban đã tự xây dựng cho mình chức năng và nhiệm vụ phải thực hiện trong đó có nhiệm vụ kiểm tra các đơn vị thành viên. Về việc thực hiện công việc kiểm tra như nhiệm vụ đã đề ra, tất cả trưởng đồn đều là Trưởng/phó Ban và người kiểm tra là các chuyên viên trực tiếp làm công tác liên quan. Các chuyên viên vừa là người soạn thảo văn bản hướng dẫn, theo dõi đôn đốc vừa là người kiểm tra. Do vậy tính khách quan hồn tồn khơng có và các chun viên khơng cần đến trực tiếp đơn vị cũng có thể biết được cụ thể công việc này như thế nào. Thực tế đã có trường hợp chuyên viên kiểm tra chỉ đến dự buổi thông báo kiểm tra đơn vị sau đó khơng kiểm tra và lập ngay biên bản kiểm tra.
- Phân tích nội dung, hình thức thực hiện cơng tác kiểm tra của các Ban chức
năng: từ bảng tổng hợp việc thực hiện công tác kiểm tra trong năm 2009 và năm
2010 (Phụ lục 2.2) người viết đưa ra một số nhận xét như sau:
Về nội dung kiểm tra: Chủ yếu thực hiện kiểm tra tuân thủ và các cuộc kiểm
tra liên quan trực tiếp đến khách hàng: phần lớn là các cuộc kiểm tra về cơng tác an tồn và bảo hộ lao động, kiểm tra về kỹ thuật, công tác kinh doanh điện và viễn thơng. Rất ít hoặc khơng có đợt kiểm tra về hiệu quả công việc, qua bảng tổng hợp ta thấy chỉ có một đợt kiểm tra trong năm 2009 của Ban Tài Chính kế tốn về kiểm tra chi phí mắc điện. Điều đó cho thấy cơng tác kiểm tra chủ yếu chỉ tập trung vào bề nỗi bên ngoài, giải quyết các công việc cấp bách về an toàn điện trong dân, nhằm tránh phiền hà, khiếu kiện. Đây cũng chỉ mới thực hiện được một phần nào mục tiêu an sinh xã hội của Tổng Công ty.
Sự phối hợp của các đoàn kiểm tra với nhau: Các đợt kiểm tra mang tính
riêng lẻ nhau rất ít có sự phối hợp thực hiện, cụ thể trong năm 2009 và 2010 chỉ có một đợt phối hợp kiểm tra của Ban vật tư xất nhập khẩu và Ban quản lý đầu tư, điều này gây mất thời gian và chi phí cho cả đồn kiểm tra và đơn vị. Bên cạnh đó các cơng việc có sự liên quan đến nhiều Ban chức năng nếu khơng kết hợp thì từng thành viên trong mỗi đồn kiểm tra sẽ khơng hiểu hết
được công việc, không thấy được tổng quát vấn đề do đó có trường hợp đối tượng được kiểm tra đùn đẩy trách nhiệm qua cho các Ban chức năng khác.
Nhận xét về các phát hiện trong kiểm tra và biên bản kiểm tra: với nội
dung và hình thức kiểm tra như trên dẫn đến nội dung phát hiện trình bày trong biên bản kiểm tra cũng rất chung. Chưa có sự phân tích rủi ro của những sai phạm. Các kiến nghị chưa thật sự sát xao chủ yếu yêu cầu: đơn vị nên tuân theo, đơn vị phải thực hiện, phải khắc phục,…chưa chỉ ra những phát hiện cụ thể, không đánh giá hậu quả, nguyên nhân của từng phát hiện.
- Tính khách quan trong cơng tác kiểm tra: Tính độc lập khách quan trong việc
thực hiện kiểm tra và kết luận kiểm tra chưa cao. Vì về cơ bản mọi người trong cùng Tổng Công ty đều phải sinh hoạt chung về công tác Đảng, Đồn, Cơng đồn, bên cạnh đó do chính sách tuyển dụng là ưu tiên các con em trong ngành. Cụ thể thông báo tuyển dụng lao động năm 2011 số văn bản 6180/TB- EVNHCMC-TCNS ngày 21/07/2011 nêu rõ trong yêu cầu tuyển dụng như sau: “Yêu cầu đối tượng dự tuyển là con ruột, con nuôi, anh/chị/em ruột của CB/CNV đã và đang công tác tại Tổng Cơng ty”. Do đó mối quan hệ gia đình của cán bộ trên Cơ quan Tổng Công ty và dưới các đơn vị thành viên rất nhiều. Ngồi ra cịn nhiều mối quan hệ phức tạp khác như: các cán bộ trong Tổng Cơng ty có thành lập các doanh nghiệp để cung cấp vật tư, thiết bị, cung cấp dịch vụ cho các đơn vị thành viên. Điều này làm cho thái độ e dè, cả nể, khơng dám nói đã xảy ra. Điều đó xuất phát từ lợi ích cá nhân lớn hơn phục vụ cho lợi ích của Doanh nghiệp.
2.2.2. Sự thành lập và thực trạng về cơng tác kiểm tốn của phịng kiểm tốn
nội bộ
2.2.2.1. Quá trình thành lập phịng kiểm tốn nội bộ
Cơ sở pháp lý cho việc thành lập Phòng KTNB tại EVN HCMC bao gồm: Quyết định số 832/TC/QĐ/CĐKT ngày 28/10/1997 về quy chế kiểm toán nội bộ áp dụng đối với các doanh nghiệp Nhà Nước và Thông tư số 171/1998/TT-BTC ngày 22/12/1998 hướng dẫn thực hiện kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp Nhà nước.
Đồng thời xuất phát từ nhu cầu cho công tác quản lý thực tế tại đơn vị. Phịng Kiểm tốn nội bộ (viết tắt là Phòng KTNB) thành lập vào ngày 24/12/2009 theo quyết định số 10123/QĐ-ĐLHCM-TCCB. Khi mới thành lập Phòng KTNB chỉ là Tổ kiểm toán nội bộ thành lập theo chỉ đạo của Giám Đốc Công ty tại buổi họp lãnh đạo Công ty ngày 14/12/2009. Tổ kiểm toán nội bộ trực thuộc Cơng ty Điện lực TP.Hồ Chí Minh là đơn vị hoạt động độc lập dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty.
Đến ngày 05/02/2010 cùng với việc thành lập Công ty mẹ - Tổng Cơng ty Điện lực TP.HCM Tổ kiểm tốn nội bộ được cơ cấu lên thành Phòng KTNB thuộc văn phòng Tổng Cơng ty, Phịng KTNB chịu sự chỉ đạo, lãnh đạo trực tiếp từ Tổng Giám đốc. Phòng KTNB hoạt động độc lập với các Ban chức năng và các đơn vị thành viên khác, không kiêm nhiệm các công việc quản lý và điều hành chuyên môn trong EVN HCMC.
Về nhân sự: Ban đầu Phịng KTNB chỉ có 01 người, vào tháng 08/2010 Phịng được bổ sung thêm 02 nhân sự, đến tháng 11/2010 và 05/2011 bổ sung thêm 02 nhân sự. Đến nay cơ cấu nhân sự là 5 thành viên gồm: trưởng phịng và 04 kiểm tốn viên nội bộ. Về năng lực chuyên môn của nhân sự Phòng KTNB như sau: Trưởng Phòng: là thạc sỹ quản trị kinh doanh, cử nhân tài chính kế tốn, đã có kinh nghiệm cơng tác kế toán trưởng 15 năm, các chuyên viên lần lượt là: thạc sỹ quản trị kinh doanh, kỹ sư điện, công tác kinh doanh điện năng 25 năm; cử nhân tài chính kế tốn, cơng tác kế tốn trưởng 15 năm; các chuyên viên còn lại đều là cử nhân tài chính kế tốn cơng tác kế tốn trên 5 năm.
2.2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của phòng kiểm toán nội bộ
Theo quyết định số 1612/QĐ-EVNHCMC-TCNS ngày 31/05/2010 về việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ của các Ban trong EVN HCMC. Trong đó quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của phịng kiểm tốn nội bộ như sau:
a. Chức năng của Phịng kiểm tốn nội bộ
Phịng KTNB có chức năng tham mưu giúp Tổng Giám đốc EVN HCMC trong việc:
- Kiểm tra, giám sát tính hợp pháp, tính chính xác và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ kế tốn, báo các tài chính của EVN HCMC dựa trên cơ sở các văn bản, chính sách, chế độ của nhà nước và các chính sách, quy chế, quy trình, quy định, quyết định của EVN, EVN HCMC đã ban hành.
- Xác định chất lượng, độ tin cậy của thơng tin kinh tế, tài chính của báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị trước khi trình ký duyệt.
- Đánh giá việc thực hiện các qui chế nội bộ, kiểm tra tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, thực thi cơng tác tài chính kế tốn, chấp hành luật pháp, chính sách, chế độ của Nhà nước, các chính sách, qui chế, qui trình, qui định, quyết định của Ban Tổng Giám đốc.
b. Nhiệm vụ của Phòng Kiểm tốn nội bộ
Phịng Kiểm tốn nội bộ có một số nhiệm vụ như sau:
- Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc:
Thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, biện pháp thực hiện kế hoạch dài hạn, trung hạn hàng năm của EVN HCMC đã được Ban Tổng Giám đốc phê duyệt;
Thực hiện các quy định của Nhà nước, các chính sách, qui chế, qui trình, qui định, quyết định, hướng dẫn của EVN và EVN HCMC đã ban hành.
- Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh, đặc biệt sự tuân thủ pháp luật, chế độ tài chính, kế tốn, nghị quyết, quyết định của Ban Tổng Giám đốc trong việc:
Sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn, tài sản. Kịp thời phát hiện và báo cáo cho Tổng Giám đốc ngăn chặn việc sử dụng vốn, tài sản lãng phí, sai mục đích, sai chế độ;
Quản lý tài chính về mua sắm, điều chuyển, nhượng bán, thanh lý, cho thuê, cầm cố, thế chấp tài sản, khấu hao tài sản cố định;
Quản lý doanh thu, chi phí và giá thành sản phẩm, dịch vụ, lợi tức và phân chia lợi tức sau thuế, việc trích lập và sử dụng các quỹ của EVN HCMC;
Thực hiện các quy định về quản lý vốn đầu tư xây dựng, quy chế đấu thầu của Nhà nước, phân cấp quyết định đấu thầu, quyết định vốn đầu tư xây dựng cơ bản;
Thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước của EVN HCMC, các khoản vay, trả nợ trong và ngoài nước;
Thực hiện điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước và chế độ hạch toán kế toán của EVN, EVN HCMC.
- Kiểm tra, phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản, sử dụng các nguồn lực; kiến nghị đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành kinh doanh của EVN HCMC.
- Kiểm tra và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thơng tin kinh tế, tài chính của báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị trước khi trình ký duyệt.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch kiểm tốn nội bộ định kỳ (thường xuyên và đột xuất) hàng năm đối với EVN HCMC và các đơn vị thành viên EVN HCMC trình Tổng Giám đốc phê duyệt và chủ trì triển khai thực hiện. Báo cáo Tổng Giám đốc định kỳ hàng tháng, quý, năm và theo vụ việc về kết quả thực hiện chương trình kiểm tốn. Đánh giá mức độ phù hợp của các hoạt động nhằm ngăn ngừa, khắc phục những điểm yếu đã được báo cáo và theo dõi cho đến khi các vấn đề này được xử lý thỏa đáng.
- Theo dõi việc thực hiện các kiến nghị sau kiểm toán, lập và gửi các báo cáo theo quy định.
- Phối hợp với các cơ quan bên ngoài đối với những cơng việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ.
2.2.2.3. Thực trạng về cơng tác kiểm tốn nội bộ của Phịng Kiểm toán nội bộ
Từ khi thành lập đến nay Phòng KTNB đã ban hành được quy chế tổ chức và hoạt động kiểm toán nội bộ trong EVN HCMC vào tháng 7/2010, Phịng đã kết hợp với kiểm sốt viên trưởng thực hiện kiểm toán bước đầu tại 04 đơn vị thành viên vào năm 2010. Năm 2011 phịng đã lập kế hoạch kiểm tốn 09 đơn vị. Tổng Giám đốc xác định đây là giai đoạn thực tập bước đầu và sẽ có lộ trình để hồn thiện công việc. Tuy là giai đoạn thử nghiệm ban đầu nhưng Phòng đã thực hiện kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động. Do chưa xây dựng quy trình làm việc cụ thể nên trong q trình kiểm tốn có sự lúng túng và thiếu sót cụ thể từng giai đoạn kiểm toán như sau:
a. Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán:
- Xác định đối tượng kiểm tốn:
Phịng KTNB xác định đối tượng kiểm tốn từ cuối năm trước để trình Tổng Giám đốc phê duyệt kế hoạch kiểm toán cho năm sau. Kế hoạch kiểm toán năm 2010 Phịng KTNB căn cứ vào các đơn vị có doanh thu và chi phí lớn tức là các Điện lực quản lý 02 quận; năm 2011 thực hiện theo yêu cầu của Tổng Giám đốc 01 đơn vị, các đơn vị khác là các Điện lực chưa được kiểm tốn trong năm 2010. Nhìn chung đối tượng kiểm tốn trong thời gian qua là các đơn vị thành viên, Phòng chưa kiểm toán ở các Ban chức năng tại cơ quan Tổng Công ty.
- Lập kế hoạch kiểm tốn:
Phịng KTNB lập một bản kế hoạch kiểm toán chung về mục tiêu và phạm vi, thời gian, thành phần tham gia kiểm toán và lập một bản kế hoạch kiểm toán chi tiết về nội dung kiểm toán, mục tiêu kiểm toán từng nội dung và yêu cầu về tài liệu chuẩn bị sử dụng chung cho tất cả các đơn vị được kiểm tốn.
Phịng KTNB khơng thực hiện việc xây dựng chương trình kiểm tốn chi tiết cho từng nội dung công việc và chưa xác định những vấn đề liên quan đến báo cáo kiểm toán.
Việc lập kế hoạch kiểm toán với nội dung kiểm toán rất rộng và khơng có chương trình kiểm tốn cho từng nội dung công việc nên khi thực hiện cơng tác kiểm tốn mỗi thành viên trong đoàn đều thực hiện rất vất vả, các phần việc rất nhiều và hầu như khơng thể hồn thành được tất cả nội dung như kế hoạch xây dựng ban đầu.
b. Giai đoạn thực hiện kiểm tốn
- Khảo sát sơ bộ:
Phịng KTNB thực hiện cuộc họp với đối tượng kiểm toán sau khi đối tượng