3.2. Xây dựng quy trình kiểm tốn nội bộ tại Tổng Cơng ty Điện lực TP.Hồ Chí
3.2.2. Quy trình kiểm tốn nội bộ chi tiết
Quy trình kiểm tốn nội bộ gồm các giai đoạn và các bước chi tiết như sau:
3.2.2.1. Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán gồm hai bước công việc: xác định đối tượng kiểm toán và lập kế hoạch kiểm toán.
a. Bƣớc 1: Xác định đối tƣợng kiểm tốn
Phịng Kiểm tốn nội bộ tiến hành xác định đối tượng kiểm toán để đưa vào kế hoạch kiểm toán hàng năm. Đối tượng kiểm toán ở giai đoạn này sẽ phải được xác định chính xác địa chỉ, hoạt động hoặc công tác cụ thể. Việc xác định đối tượng kiểm toán dựa trên một số căn cứ theo thứ tự ưu tiên sau:
Thứ nhất, căn cứ vào yêu cầu của Ban lãnh đạo Tổng Công ty. Tổng Giám đốc có chỉ đạo kiểm tốn hoạt động gì, đơn vị nào thì đối tượng kiểm tốn này sẽ phải được đưa vào kế hoạch và ưu tiên thực hiện. Tổng Giám đốc sẽ chỉ đạo trực tiếp hoặc thông qua các cuộc họp.
Thứ hai, căn cứ vào yêu cầu của Ban Giám đốc đơn vị hoặc lãnh đạo Ban. Người đứng đầu đơn vị tự cảm thấy đơn vị có vấn đề rủi ro họ không yên tâm trong công tác quản lý, họ sẽ làm tờ trình trực tiếp lên Tổng Giám đốc để được Phịng Kiểm tốn nội bộ kiểm tốn đơn vị mình theo các nội dung được trình bày trong tờ trình.
Thứ ba, căn cứ vào việc phân tích và đánh giá rủi ro. Công việc này được Phịng Kiểm tốn nội bộ thực hiện và xin ý kiến chỉ đạo của Tổng Giám đốc. Tùy vào mục tiêu hoạt động khác nhau của Tổng Công ty trong từng thời kỳ các nhân tố làm căn cứ để đánh giá rủi ro xác định đối tượng kiểm toán cũng khác nhau. Do đặc thù của ngành điện nói chung và hoạt động phân phối điện của Tổng Công ty nói riêng và qua sự khảo sát đánh giá ở mục trên mà một số nhân tố sau sẽ là các yếu tố thường xuyên ưu tiên được sử dụng để phân tích và đánh giá rủi ro hàng năm:
- Các khoản thiệt hại và rủi ro tiềm tàng :Các khoản thiệt hại luôn là mối quan
về vật chất và phi vật chất. Các thiệt hại cần phải quan tâm đó là: đơn tố cáo, thưa kiện cán bộ quản lý đơn vị hoặc một hoạt động nào đó của nhân viên hoặc của khách hàng; những lời phàn nàn, tai tiếng từ các báo đài; điều đặc biệt và đặc thù của ngành điện là vấn đề an toàn điện trong nhân dân và an toàn điện cho nhân viên vận hành lưới điện là vấn đề luôn được đặt lên hàng đầu.
- Tài chính:Các khoản mục vốn chủ sở hữu và tài sản cần phải được quan tâm vì
Tổng Cơng ty là doanh nghiệp hoạt động 100% vốn Nhà nước. Mục tiêu hoạt động có lợi nhuận và bảo tồn vốn chủ sở hữu là vấn đề rất quan trọng được Ban Tổng Giám đốc quan tâm. Các hoạt động chính và các khoản đầu tư ngồi ngành mục tiêu hàng đầu là phải bảo toàn được vốn. Về tài sản của Tổng Công ty rất lớn và đặc thù là phần lớn tài sản là hệ thống lưới điện ở ngoài trời và khắp nơi nên việc bảo quản sẽ rất khó khăn và có rủi ro. Ngồi ra, bên cạnh vốn chủ sở hữu Tổng Công ty cũng huy động một khoản tiền khá lớn từ các tổ chức tín dụng và có cả hoạt động xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị nên việc ảnh hưởng của lãi suất, tỉ giá cũng gây rủi ro và ảnh hưởng đến lợi nhuận.
- Nguồn nhân lực: Nguồn nhân lực là một nguồn lực bên cạnh các nguồn lực khác
như vốn và công nghệ, tuy nhiên khác các nguồn lực khác ở chỗ nó mang bản chất con người nên chịu sự chi phối của các yếu tố tâm sinh lý và quá trình sử dụng nguồn nhân lực sẽ tạo ra giá trị lớn hơn giá trị của bản thân nó, đồng thời nó đóng vai trị quyết định trong việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực khác cũng như quyết định thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Do vậy vấn đề này ảnh hưởng đến rủi ro trong rất nhiều công tác đặc biệt là công tác quản lý. Nếu doanh nghiệp khơng có chính sách nhân sự hợp lý sẽ mất hết nhân sự có năng lực sẽ gây thiệt hại cho tất cả mục tiêu của doanh nghiệp. Do đó một yếu tố nào ảnh hưởng có liên quan đến nguồn nhân lực đều là yếu tố cần quan tâm để kiểm toán nội bộ xem xét khi xác định đối tượng kiểm toán.
Sau khi xác định được danh sách các đơn vị được kiểm toán và sắp xếp theo thứ tự: theo yêu cầu của Ban lãnh đạo Tổng Công ty, tiếp theo theo yêu cầu của đơn vị được kiểm toán và cuối cùng theo đánh giá rủi ro của Phịng kiểm tốn nội bộ,
Phịng kiểm tốn nội bộ sẽ tiến hành lập kế hoạch kiểm toán. Từ bước công việc tiếp theo đối tượng kiểm toán ở đây được hiểu là các đơn vị được kiểm toán.
b. Bƣớc 2: Lập kế hoạch kiểm tốn
Phịng Kiểm toán nội bộ lập kế hoạch kiểm toán vào cuối năm trước để thực hiện cho năm sau. Công việc lập kế hoạch kiểm toán cần tiến hành như sau:
Xác định mục tiêu và phạm vi cuộc kiểm toán
Tìm hiểu đối tượng kiểm tốn
Xác định đội ngũ kiểm toán viên tham gia
Lập chương trình kiểm tốn
Phê duyệt kế hoạch kiểm tốn
Thơng báo cho đối tượng kiểm toán
Xác định những vấn đề liên quan đến báo cáo kiểm toán
- Xác định mục tiêu và phạm vi cuộc kiểm toán: đây là cơng việc rất quan trọng
vì nó quyết định phương pháp, nhân lực và thời gian tiến hành cuộc kiểm toán.
Xác định mục tiêu cuộc kiểm toán: Kiểm toán viên xác định mục tiêu cụ thể của từng cuộc kiểm tốn có thể dựa vào một trong các loại mục tiêu sau:
Mục tiêu khảo sát về thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ của đối tượng kiểm tốn, mục đích là nhằm hiểu rõ hơn tình hình thực tế của đối tượng kiểm toán.
Mục tiêu kiểm tra việc tuân thủ hệ thống kiểm soát đã thiết lập, mục đích là xác định mức độ tuân thủ của đối tượng kiểm toán về các luật lệ, chính sách, thủ tục.
Mục tiêu đánh giá sự đầy đủ và hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, mục đích là xác định sự hữu hiệu và hiệu quả của các thủ tục, chính sách hay các chương trình, hoạt động tại đơn vị.
Ba loại mục tiêu này khơng tách rời hồn tồn nhau mà có sự găn bó với nhau trong một cuộc kiểm tốn, tuy nhiên mức độ chính phụ sẽ khác nhau. Do đó để đảm bảo các mục tiêu được hiểu một cách rõ ràng và thực hiện đúng như mong đợi, Phịng Kiểm tốn nội bộ sẽ thể hiện rõ mục tiêu này ngay từ trong kế hoạch kiểm
tốn để từ đó thực hiện cơng việc được rõ ràng và tránh rủi ro cho cơng việc kiểm tốn.
Xác định phạm vi kiểm toán: là việc xác định các khía cạnh cụ thể của hệ thống cần được kiểm tra và mức độ kiểm tra. Căn cứ vào mục tiêu kiểm toán đã xác định, phạm vi kiểm toán sẽ bao gồm việc xác định các đối tượng kiểm tra (chứng từ, sổ sách, hiện vật,…) và giới hạn thời gian các đối tượng kiểm tra phát sinh.
- Tìm hiểu đối tƣợng kiểm tốn: Các kiểm tốn viên tìm hiểu về đối tượng kiểm
tốn thơng qua một trong hai phương pháp chủ yếu đó là: nghiên cứu tài liệu và trao đổi với Ban Giám đốc đơn vị. Thông thường trước khi tiến hành kiểm toán, Phịng Kiểm tốn nội bộ phải nghiên cứu các tài liệu, thông tin về đối tượng kiểm tốn gồm sơ đồ tổ chức, thơng tin nhân sự, các kế hoạch và các quy định có liên quan đến đơn vị.
- Xác định đội ngũ kiểm toán viên tham gia: Tùy theo tích chất và cơng việc, trưởng Phịng KTNB sẽ lựa chọn và phân cơng đối với từng nhân viên trong việc thực hiện kiểm toán. Trường hợp kiểm toán các vấn đề về kỹ thuật hoặc các công việc đặc thù cần sự hợp tác của các chuyên viên ở các Ban chức năng có chun mơn phù hợp thì trưởng Phịng Kiểm tốn nội bộ sẽ đề xuất phối hợp để xin thêm sự hổ trợ từ các Ban chức năng bằng memo hoặc tờ trình.
- Lập chƣơng trình kiểm tốn: Trưởng Phịng sẽ phân công công việc lập
chương trình kiểm tốn và tổng hợp để lưu vào hồ sơ kiểm toán. Mỗi kiểm toán viên chỉ giữ phần phân cơng cơng việc của mình thực hiện. Chương trình kiểm tốn bao gồm việc xác định mục tiêu, phạm vi, các thủ tục tiến hành từng nội dung công việc thực hiện.
- Phê duyệt kế hoạch kiểm toán: Phịng KTNB trình kế hoạch kiểm toán cho Tổng Giám đốc phê duyệt kế hoạch kiểm toán của năm sau vào thời điểm cuối năm trước. Kế hoạch kiểm tốn trình bày về nội dung kiểm tốn, mục tiêu, phạm
vi cuộc kiểm toán, danh sách đối tượng kiểm toán, thời gian dự kiến tiến hành, những người thực hiện kiểm toán, trách nhiệm của đơn vị được kiểm tốn.
- Thơng báo cho đối tƣợng kiểm toán: Khi kế hoạch kiểm toán đã được phê duyệt, kế hoạch kiểm toán sẽ tự động được thông báo đến tất cả các đối tượng kiểm tốn và những người có liên quan qua cổng thơng tin nội bộ. Đồng thời đầu năm sau Phịng kiểm tốn nội bộ sẽ tiến hành thơng báo cho đối tượng kiểm tốn cụ thể về thời gian, các tài liệu, chứng từ cần chuẩn bị bằng văn bản cụ thể. Trước khi kiểm tốn hai tuần Phịng Kiểm tốn nội bộ sẽ đăng ký và thơng báo cho đối tượng kiểm tốn thơng qua lịch cơng tác tuần của Tổng Cơng ty.
- Xác định những vấn đề liên quan đến báo cáo kiểm toán: Phòng KTNB sẽ
phát thảo những mục cơ bản cho báo cáo kiểm toán dựa vào mục tiêu và phạm vi đã xác định. Trong giai đoạn này kiểm tốn viên đã có những hiểu biết cơ bản về đối tượng kiểm toán và những rủi ro liên quan. Xác định những vấn đề liên quan đến báo cáo kiểm tốn giúp kiểm tốn viên sẽ hình dung trước được những cơng việc mình sẽ thực hiện và thu thập số liệu, bằng chứng được kịp thời khi tiến hành kiểm toán.
c. Ví dụ minh họa về lập kế hoạch kiểm tốn, thơng báo cho đối tƣợng kiểm tốn và chƣơng trình kiểm tốn đƣợc trình bày ở phụ lục 3.1
3.2.2.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Giai đoạn này gồm bốn bước công việc sau:
Khảo sát sơ bộ về đối tượng kiểm toán
Tiến hành kiểm toán
Thực hiện các thử nghiệm mở rộng (nếu có)
Xử lý những phát hiện trong q trình kiểm tốn
a. Bƣớc 3: Khảo sát sơ bộ về đối tƣợng kiểm toán
Bước này tuy đơn giản nhưng quan trọng trong quy trình kiểm tốn giúp đồn kiểm tốn tìm hiểu rõ hơn về đối tượng kiểm tốn từ đó có thể lựa chọn được phương pháp thực hiện công việc phù hợp. Do đó cơng việc này thực hiện tốt sẽ
giúp cho công việc tiếp theo thuận lợi, khoa học và hiệu quả. Khảo sát sơ bộ về đối tượng kiểm toán cần thực hiện một số công việc sau:
- Tổ chức cuộc họp mở rộng để cơng bố quyết định kiểm tốn: Thông qua cổng
thông tin nội bộ đối tượng kiểm tốn nhận được thơng tin về thời gian, địa điểm, thành phần tham dự cho buổi họp về việc công bố quyết định kiểm toán. Cuộc họp do Trưởng KTNB chủ trì thơng báo với Ban Giám đốc đơn vị và những người tham dự về mục tiêu, phạm vi, nội dung, thành phần và thời gian thực hiện cuộc kiểm toán tại đơn vị. Đồng thời yêu cầu đối tượng kiểm tốn bố trí nơi làm việc và đầu mối tiếp nhận thơng tin trao đổi của đồn trong thời gian thực hiện kiểm tốn. Bên cạnh đó, đồn kiểm tốn sẽ lắng nghe, theo dõi sự phản hồi của đối tượng kiểm toán về thái độ, các vấn đề đối tượng kiểm toán muốn trao đổi từ đó có thêm nhận xét đánh giá về đối tượng kiểm toán. Cuộc họp kéo dài từ 60 – 90 phút sau đó Phịng kiểm tốn bắt đầu thực hiện công việc tiếp theo.
- Nghiên cứu tài liệu về đối tƣợng kiểm toán: Nghiên cứu tài liệu được thực hiện
sau khi kết thúc cuộc họp. Trong giai đoạn này Phòng KTNB được đơn vị cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu trong thơng báo kiểm tốn. Ngồi các thơng tin đã tìm hiểu trước về đối tượng kiểm toán ở giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, Phịng Kiểm tốn sẽ cập nhật những thông tin thay đổi cần thiết vào hồ sơ kiểm tốn. Các thơng tin có thể là các quy trình, quy định đơn vị mới ban hành hoặc những văn bản xin ý kiến chỉ đạo riêng của Ban Lãnh đạo Tổng Công ty cho đơn vị. Đồng thời căn cứ vào tài liệu đơn vị cung cấp phòng kiểm toán sẽ tiến hành những thủ tục phân tích ban đầu.
- Thực hiện các thủ tục phân tích: Các thủ tục phân tích được sử dụng bao gồm:
So sánh số liệu kỳ này và kỳ trước từ đó đánh giá xu hướng thay đổi.
So sánh thực tế với kế hoạch để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch.
So sánh các chỉ tiêu của đơn vị này và đơn vị khác có cơ cấu và hoạt động giống nhau.
Kiểm tra mối quan hệ giữa các khoản mục liên quan.
Thực hiện thủ tục phân tích trong bước cơng việc này nhằm mục đích:
Đồn kiểm tốn sẽ hiểu rõ hơn về hoạt động của đơn vị thông qua số liệu cụ thể.
Chỉ ra được những thay đổi trọng yếu, các xu hướng thay đổi từ đó người kiểm tra có thể phán đốn về các vấn đề có thể phát sinh.
Giúp kiểm toán viên phân phối thời gian hợp lý cho các khoản mục liên quan có rủi ro cao nhất.
Sau khi đã thực hiện xong thủ tục phân tích kiểm tốn viên sẽ chuyển sang thực hiện kiểm tốn theo chương trình đã được lập ở giai đoạn chuẩn bị kiểm toán.
b. Bƣớc 4: Tiến hành kiểm tốn
Bước cơng việc này kiểm tốn viên sẽ thực hiện hai cơng việc sau: (1) Thực hiện kiểm tốn theo chương trình kiểm tốn đã lập và (2) đánh giá lại rủi ro của đối tượng kiểm toán.
(1) Thực hiện kiểm tốn theo chƣơng trình kiểm tốn đã lập
Kiểm tốn viên sẽ thực hiện kiểm tốn theo chương trình kiểm tốn đã phân cơng ở giai đoạn chuẩn bị kiểm toán. Trong trường hợp kiểm toán viên cảm thấy thủ tục kiểm toán đã lập khơng phù hợp có thể thơng báo với trưởng phòng và đề xuất thay đổi bằng thủ tục kiểm toán khác cho hợp lý.
Các thủ tục kiểm toán là những hoạt động đặc thù được thực hiện hoặc những phương pháp được sử dụng để thu thập thông tin, tài liệu, dữ liệu cần thiết làm cơ sở cho việc lập báo cáo kiểm tốn. Hay nói cách khác các thủ tục kiểm toán là các phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán. Bao gồm các phương pháp như sau:
- Kiểm tra: là sự xem xét tài liệu ghi chép và những tài sản hữu hình bằng cách rà
sốt, đối chiếu giữa chúng với nhau, giữa sổ sách với thực tế, giữa quy định và thực hiện. Đây là thủ tục thường xuyên được sử dụng trong các cuộc kiểm toán. Thường gồm hai loại kiểm tra: kiểm tra vật chất và kiểm tra tài liệu.
Kiểm tra vật chất: là việc liệt kê hoặc tham gia kiểm kê tài sản thực tế về hàng hóa, vật chất tồn kho, tài sản cố định, tiền mặt tồn tại quỹ,…
Kiểm tra tài liệu: là việc xem xét, đối chiếu tài liệu sổ sách, chứng từ có liên quan. Loại kiểm tra này thường được tiến hành theo hai cách: