3.2 Giải pháp ứng dụng
3.2.2.3 Tổ chức ghi nhận thơng tin phục vụ cơng tác phân bổ chi phí theo ABC
3.2.2.3.1 Nguồn thơng tin
Những thơng tin cần thiết để phục vụ một hệ thống ABC được nhĩm nghiên cứu thu thập từ hệ thống thơng tin trong doanh nghiệp.
Đầu tiên là phỏng vấn những nhà quản trị, những chuyên viên am hiểu về lĩnh vực chuyên mơn. Họ sẽ cung cấp những thơng tin về các hoạt động, về mức tiêu tốn nguồn lực và các thước đo thành quả được sử dụng để cung cấp dịch vụ. Một số câu hỏi mà nhĩm nghiên cứu cĩ thể đặt ra là :
- Tổng số nhân viên trong bộ phận Ơng/Bà phụ trách là bao nhiêu người? - Những hoạt động chính của bộ phận Ơng/Bà phải làm là gì?
- Sự phân cơng hoạt động được thực hiện như thế nào? - Thời gian thực hiện những hoạt động đĩ là bao nhiêu? - Kết quả thực hiện về mặt số lượng?
Kế đến là thu thập thơng tin chi phí từ hệ thống tài khoản kế tốn, các báo cáo, các ước tính của nhà quản lý …
Liên kết các thơng tin thu được, thực hiện phân tích, tổng hợp để lập danh sách các hoạt động tiêu tốn nguồn lực, xác định mức độ tiêu tốn nguồn lực của các nhĩm hoạt động chính, xác định mức độ hoạt động đĩng gĩp vào việc cung cấp từng loại hình dịch vụ của doanh nghiệp làm cơ sở phân bổ chi phí.
Bảng 3.4 : Biểu mẫu thơng tin cần thu thập
Chỉ tiêu Đơn vị tính Cố Các đối tượng chịu phí Ghi chú định Internet độngDi Khác
Số lượng chính sách khuyến mãi phân theo dịch vụ
chính
sách
Số lần nghiên cứu thị trường lần
Số lượng kênh phân phối kênh
Doanh thu từ khách hàng lớn thực hiện chăm sĩc trong kỳ đồng
Số lượng hợp đồng được ký kết theo từng dịch vụ hợp đồng
Số phiếu mở, tạm ngưng, hủy phiếu
Số lượng hàng hĩa bán trong kỳ theo dịch vụ cái
Định mức thời gian bán một đơn vị Phiếu thu tiền cước di động phiếu
Tổng số phiếu thu cước phiếu
Số thuê bao cố định thuê bao
Số thuê bao internet thuê bao
Số thuê bao di động thuê bao
Số biên nhận bảo hành, sửa chữa thiết bị theo từng dịch vụ biên nhận
Số phiếu nhận báo hỏng theo dịch vụ phiếu
Số phiếu xử lý theo dịch vụ báo hỏng kỹ thuật phiếu
Số trạm BTS trạm Cĩ tính đến mức độ phức tạp của cơng việc vận hành BTS so với tổng đài Số trạm tổng đài, trạm vệ tinh DLU tổng đài
Số lần bảo dưỡng, sửa chữa, ứng cứu, kiểm sốt thực hiện theo dịch vụ lần
Nhân sự chung thực hiện ứng cứu, sửa
chữa, kiểm sốt chất lượng dịch vụ
3.2.2.3.2 Tổ chức phân loại chi phí
a) Phân loại chi phí gián tiếp
Chi phí nguồn lực phát sinh phải được phân loại thành định phí, biến phí và chi phí hỗn hợp. Tuy nhiên, do tính chất hoạt động tại đơn vị, chi phí hỗn hợp chiếm tỉ trọng rất ít trong tổng chi phí. Đồng thời nếu phân biệt thêm loại chi phí này sẽ làm phát sinh thêm chi phí nguồn lực để thực hiện phân tích chi phí hỗn hợp thành biến phí và định phí. Vì vậy, luận văn đề xuất chỉ nên phân loại chi phí tại đơn vị thành hai loại biến phí và định phí. Đối với các khoản chi phí hỗn hợp, việc phân loại thành định phí hay biến phí căn cứ vào tỉ trọng của các chi phí này trong chi phí hỗn hợp.
Theo cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn như hiện nay, kế tốn thu chi, kế tốn xây dựng cơ bản, kế tốn tài sản, kế tốn vật tư và kế tốn cước kết nối là những người thực hiện nhập liệu các hĩa đơn, chứng từ đầu vào. Chính vì vậy, họ cần được cung cấp kiến thức để hiểu rõ cách phân loại chi phí và cĩ sẵn bảng qui định phân loại chi phí làm cơ sở cho việc phân loại chi phí ngay từ khi nhập liệu.
b) Phân loại chi phí trực tiếp
Theo hệ thống tài khoản kế tốn tại đơn vị, hầu hết các khoản mục chi phí đều là gián tiếp, chỉ cĩ một vài khoản mục là chi phí trực tiếp. Do đĩ, cĩ thể dễ dàng thu thập thơng tin về chi phí trực tiếp. Đĩ chính là những khoản mục chi phí nội bộ và chi phí hịa mạng, lắp đặt máy, những khoản chi phí cĩ thể thực hiện phân bổ trực tiếp đến đối tượng chịu phí, ví dụ như các khoản chi phí khấu hao nhà BTS (dịch vụ di động), cột ănten (dịch vụ di động), cáp quang (dịch vụ internet)… Kế tốn quản trị sẽ sử dụng tiêu thức phân bổ chất lượng để phân bổ các chi phí này vào các dịch vụ chịu phí. 3.2.2.3.3 Tổ chức ghi nhận thơng tin
a) Ghi nhận thơng tin chi phí phát sinh
Ngồi các thơng tin về chi phí đã cĩ theo hệ thống thơng tin kế tốn hiện tại như số chứng từ, thời gian phát sinh, số tiền …
- Phân loại chi phí : Chi phí trực tiếp hay gián tiếp. Trong mỗi loại chi phí gián tiếp, phân thành định phí và biến phí.
- Nội dung hoạt động làm phát sinh chi phí.
b) Tổ chức ghi nhận các thơng tin về hoạt động và tiêu thức phân bổ
Thơng tin về hoạt động được nhĩm nghiên cứu tổng hợp và nhĩm các hoạt động chính cĩ cùng tiêu thức phân bổ với nhau.
Thơng tin để xác định tiêu thức phân bổ là các báo cáo về các số lượng của các chỉ tiêu hoạt động cĩ thể thu thập được từ hệ thống thơng tin hiện cĩ tại đơn vị.
Trước mắt, khi hệ thống thơng tin kế tốn tại đơn vị chưa kết nối được với các chương trình phần mềm báo cáo khác, nhĩm nghiên cứu cùng các kế tốn viên quản trị phải thu thập các báo cáo số lượng hoạt động, tính tốn tỉ lệ phân bổ, nhập liệu tỉ lệ phân bổ vào chương trình kế tốn, sau đĩ kế tốn viên quản trị tiến hành liên kết chi phí phát sinh với các hoạt động cĩ liên quan đến sự tiêu tốn chi phí nhằm phân bổ chi phí hoạt động đến đối tượng chịu phí. Về lâu dài, khi đơn vị cĩ khả năng tổ chức hệ thống thơng tin ERP thì báo cáo chi phí dịch vụ sẽ tự động thực hiện và kế tốn quản trị chỉ cần thực hiện nhiệm vụ kiểm tra và báo cáo.
3.2.3 Giải pháp về ứng dụng cơng nghệ thơng tin