Ngồi ra, cơng ty nên tham khảo phần mềm ERP, phần mềm này tích hợp tồn bộ hoạt độngcủa cơng ty, giúp người quản lý cĩ thể xem tồn bộ hoạt động trong hệ thống thay vì bắt nhân viên in báo cáo như trước kia. ERP cung cấp giải pháp quản trị tồn diện, giúp doanh nghiệp tự động hố hầu hết các quy trình hoạt động chính trong doanh nghiệp: từ mua, bán, quản lý vật tư hàng hố đến phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý tài chính kế tốn. ERP được phát triển trên nền của ủa Microsoft, dùng cơ sở dữ liệu là SQL Server 2005, được phát
Sản lượng cung ứng năm trước
Nhu cầu thị trường năm trước
Thơng tin thị trường
Năng lực cung ứng của cơng ty Các đơn đặt hàng Kế hoạchđặt hàng Số lượng dự báo
triển trên nền tảng ứng dụng WEB (cho phép ứng dụng cĩ thể chạy trên máy trạm mà khơng cần phải cài đặt ứng dụng đĩ - mơ hình này sẽ rất thuận lợi cho việc nâng cấp và quản trị - độ bảo mật cao). Làm được điều này thì hệ thống tổ chức của cơng ty sẽ rất gọn nhẹ, hiệu quả trong quản lý sẽ cao, tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí, đảm bảo số liệu phục vụ cơng tác dự báo chính xác.
Bánh kẹo, sơ cơ la khơng phải là mặt hàng tiêu thụ thường xuyên, khơng là nhu yếu phẩm, khơng phục vụ cho nhu cầu thiết yếu của con người và cĩ nhiều sản phẩm thay thế. Sản phẩm bánh kẹo, sơ cơ la chịu ảnh hưởng mạnh của yếu tố suy giảm kinh tế, được tiêu thụ nhiều khi đời sống người dân nâng cao, kinh tế xã hội phát triển, người tiêu dùng sẽ cĩ nhu cầu ăn ngon hơn, nên khi cơng ty tiến hành lập phương án kinh doanh cần tính tốn đến các yếu tố thay đổi của nền kinh tế.
Là doanh nghiệp nhập khẩu nên tỷ giá hối đối cĩ tác động trực tiếp đến giá hàng hố của cơng ty, trong khi tỷ giá hối đối lại chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố nên Thiên Nam cần cĩ phương án chuẩn bị về ngoại tệ để tránh rủi ro do biến động về tỷ giá. Khi lập phương án kinh doanh cơng ty nên tính tốn đến tác động của yếu tố này, cĩ sự chủ động chuẩn bị trước về ngoại tệ để trách rủi ro biến động trong tỷ giá.
b. Đo lường hiệu quả khi thực hiện giải pháp:
- Tiêu chuẩn giao hàng: Đảm bảo giao hàng đúng chủng loại, số lượng do khơng cịn tình trạng thiếu hàng.
- Tiêu chuẩn chất lượng: Các sản phẩm được cung ứng ra thị trường với chất lượng tốt nhất, khơng cịn tình trạng sản phẩm giao cho khách hàng bị cận date.
- Tiêu chuẩn thời gian: Giảm thời gian chờ đợt cont hàng về để cung ứng cho khách hàng từ 5-> 7 ngày. Thời gian đưa ra quyết định đặt hàng nhanh chĩng và chính xác hơn.
- Tiêu chuẩn chi phí: Giảm chi phí lưu kho, chi phí hàng giảm phẩm chất.
3.3.2 Giải pháp 2: Hồn thiện việc cung ứng sản phẩm a. Giải pháp: a. Giải pháp:
đến cơng tác cung ứng sản phẩm ra thị trường, bộ phận nhập hàng cần làm việc với hãng tàu để họ vận chuyển cont hàng cập cảng đúng thời gian quy định trong hợp đồng vận tải.
Đảm bảo sản phẩm ra khỏi kho đi cung ứng cho khách hàng được kiểm tra kỹ lưỡng về chất lượng cũng như phẩm chất. Đối với hàng socola đi đường dài phải đĩng gĩi đá khơ trong nhiều lớp giấy báo để đá khơ khơng trực tiếp tiếp xúc với vỏ hộp sản phẩm gây nhoè nhãn hàng hố.
Để nâng cao chất lượng, tính thẩm mỹ của các sản phẩm làm bằng hộp thiếc, chống va chạm trầy xước sản phẩm. Cơng ty đã đầu tư mua bộ sản phẩm máy rút màng co gồm: máy cắt màng co và máy rút màng co. Song theo tính tốn, cơng suất hoạt động của máy chưa cao: Một máy cơng suất hoạt động 6 hộp bánh/1 phút, một ngày trung bình 01 lao động lành nghề đĩng màng co được hơn 2000 hộp bánh (đã tính sai sĩt phải làm lại), trong khi nếu vào mùa cao điểm số lượng này khơng đủ đáp ứng nhu cầu thị trường. Cơng ty nên đầu tư mua thêm 02 máy cắt màng co do nguyên nhân chậm trong quá trình rút màng co nằm ở khâu cắt. Hiện tại, quy trình rút màng co cĩ 2 khâu chính là cắt màng co tại máy cắt sau đĩ chuyển qua máy rút màng co để sản phẩm chạy qua băng tải ra thành phẩm. Quy trình chậm do chỉ cĩ một máy cắt, cơng ty nên mua thêm 02 máy cắt màng co với chi phí 2.500.000VNĐ, điều này sẽ tăng gấp ba năng suất, đảm bảo tiến độ giao hàng.
b. Đo lường hiệu quả khi thực hiện giải pháp:
- Tiêu chuẩn giao hàng: Đảm bảo giao hàng đúng chủng loại, số lượng do khơng cịn tình trạng thiếu hàng.
- Tiêu chuẩn chất lượng: Các sản phẩm được cung ứng ra thị trường với chất lượng tốt nhất sơ cơ la khơng bị chảy, các hộp bánh, kẹo đảm bảo khơng bị trầy, mĩp. - Tiêu chuẩn thời gian: Giảm thời gian đĩng màng co lên hàng trước khi cung ứng ra thị trường, nâng cao năng suất đĩng màng co hàng lên gấp 3.
- Tiêu chuẩn chi phí: Giảm chi phí thanh lý hàng giảm phẩm chất, chi phí nhân cơng.
3.3.3 Giải pháp 3: Hồn thiện việc đặt hàng a. Giải pháp: a. Giải pháp:
Dựa vào số liệu tồn kho thực tế để dự báo số lượng từng loại sản phẩm gần hết trước 15 ngày, chuẩn bị đặt hàng nhà sản xuất nước ngồi, chủ động nguồn hàng cung ứng ra thị trường khơng bị đứt hàng.
Phối hợp với khách hàng chủ động kiểm tra xem khách hàng gần hết sản phẩm nào để cĩ thể dự báo số lượng lần đặt hàng tiếp theo, hoặc dựa trên mối quan hệ của cơng ty đối với các khách hàng lớn để họ đưa đơn đặt hàng dự kiến trước.
b. Đo lường hiệu quả khi thực hiện giải pháp:
- Tiêu chuẩn giao hàng: Đảm bảo giao hàng đúng chủng loại, số lượng do khơng cịn tình trạng thiếu hàng, chủ động trong cơng tác đặt hàng.
- Tiêu chuẩn chất lượng: Các sản phẩm được cung ứng ra thị trường với chất lượng tốt nhất.
- Tiêu chuẩn thời gian: Giảm thời gian thiếu hàng vì ban giám đốc đặt hàng sớm trước khi hết hàng.
- Tiêu chuẩn chi phí: Giảm chi phí luân chuyển hàng giữa các siêu thị do hàng hố được đáp ứng sớm nên khơng cịn hiện tượng siêu thị này hết hàng, siêu thị khác cịn hàng và phải luân chuyển.
3.3.4 Giải pháp 4: Hồn thiện cơng tác giao hàng a. Giải pháp: a. Giải pháp:
Thay đổi quy trình giao hàng đẩy nhanh tốc độ cũng như giảm thiểu sai sĩt trong quá trình soạn hàng. Quy trình ban đầu là buổi sáng phịng kế tốn chuyển hố đơn và chứng từ xuống cho bộ phận điều vận soạn hàng đi giao chuyển thành chuyển chứng từ vào cuối ngày trước đĩ để phịng điều vận soạn hàng trước hơm sau mới đi giao. Khi chuyển hố đơn và chứng từ, bộ phận nhận chứng từ kiểm tra thơng tin trên hố đơn và phiếu bán hàng nếu cĩ sai sĩt trả lại bộ phận kế tốn thay vì trước đây phải chờ soạn hàng xong mới phát hiện sai sĩt hoặc đi giao khách hàng rồi mới phát hiện điều này làm chậm quá trình giao hàng.
cấm tảitừ 16 h -> 8h sáng hơm sau, tránh trường hợp rớt lại đơn hàng, cơng tác soạn hàng phải được thực hiện trước đĩ một ngày và cho xe xuất phát vào 8h sáng sớm hơm sau. Điều này, tránh được các nguyên nhân khách quan làm chậm tiến trình giao hàng như: kẹt xe, giờ cấm tải.
b. Đo lường hiệu quả khi thực hiện giải pháp:
- Tiêu chuẩn giao hàng: Tăng số lượng đơn hàng được giao trung bình một ngày từ 20 đơn hàng lên 31 đơn hàng.
- Tiêu chuẩn chất lượng: Các đơn hàng được chuẩn bị trước nên hàng hố được soạn một cách cẩn thận đảm bảo chất lượng.
- Tiêu chuẩn thời gian: Giảm thời gian đi giao hàng do khơng bị kẹt xe hay vướng giờ cấm tải.
- Tiêu chuẩn chi phí: Giảm chi phí xử lý các đơn hàng trả về do giao nhầm sản phẩm.
3.3.5 Giải pháp 5: Hồn thiện về tối ưu hố tổ chức trong nội bộ doanh nghiệp: a. Giải pháp:
Phân chia nhiệm vụ rõ ràng cho các thành viên trong phịng Điều Vận Cung Ứng để họ chịu trách nhiệm cho cơng việc của mình. Điều này gĩp phầngiảm sai sĩt nâng cao ý thức trách nhiệm người lao độngđối với cơng việc được giao.Nhân viên ở mỗi khâu sẽ phải đảm bảo về cơng việc của mình. Nếu cĩ sai sĩt tại khâu nào, nhân viên tại khâu đĩ là người chịu trách nhiệm.Vào mùa cao điểm đặc biệt 03 tháng cuối năm, cơng ty nên thuê thời vụ để đảm bảo tiến độ đĩng gĩi sản phẩm.
Cơng ty nên thay đổi hình thức tuyển dụng: Việc tuyển dụng nhân sự hiện nay do giám đốc cơng ty quyết định thơng qua các mối quan hệ quen biết để nhận vào làm việc. Với cách thức này, cơng ty khơng thể cĩ được những người cĩ năng lực và trình độ làm việc cho cơng ty. Do đĩ, cơng ty cần thay đổi cách thức tuyển dụng bằng các hình thức tuyển dụng cơng khai hơn như: đăng thơng tin tuyển dụng trên website, các trang web giới thiệu việc làm hoặc báo chí…
Chuẩn bị trước kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và huấn luyện nhân viên để đĩn đầu nhu cầu, thích ứng với sự thay đổi. Tránh cách làm như hiện nay chỉ tuyển hoặc
gửi đi đào tạo khi cần thiết. Điều này gây lãng phí và bị động mà hiệu quả đem lại khơng cao.
Cơng tác đào tạo nhân viên phải được thực hiện thường xuyên nhất là nhân viên kinh doanh về các kỹ năng giao tiếp, bán hàng, xử lý tình huống vì đây là đội ngũ trực tiếp tiếp xúc với khách hàng. Bên cạnh đĩ, các vị trí lãnh đạo từ cấp phĩ phịng trở lên cần được bồi dưỡng thêm kiến thức về marketing, quản lý kinh doanh, chăm sĩc khách hàng, kỹ năng lãnh đạo…
Tạo điều kiện về thời gian và chi phí để khuyến khích cán bộ cơng nhân viên tham gia các lớp học nâng cao chuyên mơn, nghiệp vụ để phục vụ tốt cơng việc.
Xây dựng quy chế trả lương hợp lý, cân đối giữa trình độ, năng lực, kết quả hồn thành cơng việc và thâm niên tạo động lực để nhân viên làm việc hiệu quả.
Cĩ hình thức khen thưởng đối với cá nhân, tập thể đĩng gĩp vào việc nâng cao hiệu quả, năng suất lao động, giảm chi phí đem lại lợi ích cho cơng ty.
Cơng ty cần xây dựng tổ chức cơng đồn mạnh, quan tâm hơn nữa đến đời sống người lao động. Tổ chức cơng đồn của cơng ty vừa tách ra hoạt động độc lập với cơng đồn của cơng ty CP XNK Thiên Namvào ngày 20/09/2015 nên các hoạt động cịn yếu. Cơng tynên học hỏi kinh nghiệm hoạt động cơng đồn từ cơng ty mẹ để hồn thiện tổ chức của mình hơn.
Cơng ty Thiên Nam cần xây dựng quy chế dân chủ, cơng khai theo quy định ban hành các quy chế thưởng phạt cơng minh, xây dựng mơi trường làm việc thân thiện và hợp tác, xây dựng các tiêu chuẩn đạo đức và văn hố doanh nghiệp. Điều này gĩp phần phát huy hết năng suất của người lao động và lịng trung thành của họ với doanh nghiệp.
b. Đo lường hiệu quả khi thực hiện giải pháp:
- Tiêu chuẩn giao hàng: Tăng số lượng đơn hàng được giao trong ngày do việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng và chuyên mơn hố.
- Tiêu chuẩn chất lượng: Các đơn hàng được chuẩn bị kỹ lưỡng và khơng cịn sai sĩt.
- Tiêu chuẩn chi phí: Giảm chi phí xử lý các đơn hàng trả về do sai sĩt.
3.3.6 Giải pháp 6: Quản lý hiệu quả chi phí trong cơng ty a. Giải pháp: a. Giải pháp:
Thay vì quy trình cũ trong hoạt động cung ứng hàng tại thị trường miền Bắc thơng qua cơng ty Phương hiền rất tốn chi phí nhân cơng và chi phí vận chuyển, mất nhiều thời gian nên đề xuất cắt cont hàng tại cảng Hải Phịng vận chuyển cho cơng ty Phương Hiền để họ tiếp tục làm các khâu dán tem phụ, đĩng màng co rồi phân phối ra thị trường.
Ngồi ra cơng ty cần xây dựng định mức chi phí cho từng bộ phận, từng khâu trong quá trình hoạt động của tổ chức. Chẳng hạn như xây dựng định mức tiêu hao xăng dầu chính xác cho từng xe vận chuyển hàng hố để tránh thất thốt hay lãng phí. Bảo dưỡng xe định kỳ thay thế các thiết bị cần thiết, điều này gĩp phần giảm hư hỏng lớn đảm bảo xe vận hành tốt trong quá trình giao hàng. Phịng kế tốn nên theo dõi các tuyến đường xe chạy thơng qua thiết bị định vị kết hợp với tổng hợp số liệu từ tài xế để tính định mức xăng dầu cho từng quãng đường từ đĩ đưa ra chi phí hợp lý.
b. Đo lường hiệu quả khi thực hiện giải pháp:
- Tiêu chuẩn giao hàng: Tăng số lượng đơn hàng được giao bằng xe tải.
- Tiêu chuẩn chất lượng: Hàng hố khơng bị vận chuyển nhiều nên giảm hư hỏng. - Tiêu chuẩn thời gian: Rút ngắn thời gian phân phối hàng tại thị trường miền Bắc - Tiêu chuẩn chi phí: Giảm chi phí xử lý các đơn hàng trả về do sai sĩt, giảm chi phí sửa chữa phương tiện vận tải, chi phí xăng dầu.
3.3.7Giải pháp 7: Nâng cao vị thế và năng lực của doanh nghiệp để cũng cố quyền lực đối với các đối tác:
a. Giải pháp:
Thơng qua các biện pháp thực hiện, doanh nghiệp duy trì và phát triển năng lực của mình. Quyền lực ở đây hàm ý đến quy mơ, sức ảnh hưởng của doanh nghiệp trong ngành và ngồi ngành. Nếu doanh nghiệp luơn chú trọng phát triển các khía cạnh trên thì năng lực của doanh nghiệp được đánh giá cao và thơng qua đĩ doanh
nghiệp hội tụ đủ điều kiện để cũng cố và gia tăng quyền lực cuả mình đối với đối tác nhằm đạt mục tiêu thu hút được sự hợp tác một cách tự nguyện cũng như tạo áp lực buộc đối tác phải hợp tác với doanh nghiệp trong chuỗi.
Về quy mơ: Bản thân doanh nghiệp cần phải tăng cường đầu tư, nâng cấp trang thiết bị, cơng nghệ hiện đại để nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường.
Về mức độ ảnh hưởng của doanh nghiệp: Doanh nghiệp chủ động tổ chức sắp xếp lại hoạt động sản xuất theo hướng chuyên mơn hố, đa dạng hố sản phẩm nhằm đáp ứng nhiều đơn hàng từ khách hàng. Khảo sát nhu cầu thị trường để cĩ kế hoạch nhập các sản phẩm mới.
Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp bằng cách xây dựng hình ảnh đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, cĩ trách nhiệm, cĩ trình độ. Cơng ty nên áp dụngcách thức quản lý chia nhỏ khu vực ra để dễ dàng tiếp cận khách hàng, các nhân viên kinh doanh của cơng ty sẽ được phân chia khu vực hoạt động cĩ vị trí địa lý liền kề nhau. Ví dụ một nhân viên kinh doanh kênh truyền thống sẽ chịu trách nhiệm các cửa hàng tại quận Bình Thạnh, Gị Vấp và Phú Nhuận; Tương tự với các nhân viên của kênh siêu thị. Mỗi một quận cĩ vài nhân viên hoạt động trong quận đĩ, mỗi nhân viên lại phụ trách từng khu vực trong quận. Việc chia nhỏ này nhằm hỗ trợ tốt nhất cho cơng tác tiếp thị và bán hàng tại các điểm phân phối trong khu vực của nhân viên kinh doanh. Bên ngồi TP.HCM, cơng ty sẽ cĩ nhân viên phụ trách năm khu vực như sau: miền Bắc, miền Trung, miền Tây, miền Đơng, Tây Nguyên. Nhân viên cần phải thường xuyên đi tỉnh để tìm kiếm thị trường mới, họ sẽ được hỗ trợ thêm cơng tác phí. Tất cả các hoạt động liên quan đến kênh phân phối đều được báo