Chương 1 : Cơ sở lý thuyết về dịch vụ công
3.2. Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ công tại Sở Công Thương TP.HCM
3.2.5. Giải pháp về phương tiện hữu hình
Các yếu tố phương tiên hữu hình có vai trị quan trọng đến chất lượng dịch vụ công tại Sở Công Thương TP.HCM, góp phần tạo sự thiện cảm trong mắt khách hàng khi đến liên hệ về dịch vụ cơng. Vì vậy, cần thiết chú trọng đến các giải pháp cải thiện phương tiện hữu hình, cụ thể là:
Về cơ sở vật chất, trang thiết bị:
Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng định kỳ máy móc, trang thiết bị để hạn chế tối đa tình trạng máy bị hư hỏng, ảnh hưởng đến chất lượng công việc;
Thực hiện trang bị lại hệ thống máy vi tính tại cơ quan: thay mới hồn tồn các máy vi tính có thâm niên trên 10 năm (88 cái), số còn lại thực hiện nâng cấp thông qua thay ổ cứng hay thay CPU (92 cái) nhằm nâng cao hiệu quả cho cán bộ, công chức trong quá trình làm việc, cung ứng dịch vụ cơng cho khách hàng;
Thống kê chi tiết các trang thiết bị đã quá niên hạn sử dụng và có thể thực hiện thay mới trong trường hợp sản phẩm bị hư hỏng q nhiều, khơng cịn sử dụng được nữa. Việc thống kê này sẽ do bộ phận kỹ thuật phối hợp với Văn phòng Sở thực hiện đề đảm bảo độ chính xác cao để tiết kiệm chi phí;
Trang bị thêm máy fax cho các phòng ban còn thiếu do nhu cầu sử dụng fax văn bản sang các bộ phận khác hay cơ quan đơn vị khác để thực hiện giải quyết, xử lý các hồ sơ cho khách hàng.
Về nâng cao mức độ áp dụng công nghệ:
Nâng cấp server và đường truyền internet của Sở, tạo tính ổn định và gia tăng tốc độ đường truyền cho việc ứng dụng phần mềm Lõi trong công tác xử lý hồ sơ;
Nâng cấp hệ thống website Sở: xây dựng website mang tính thơng tin cho khách hàng không những cung cấp thơng tin về quy trình, thủ tục về dịch vụ cơng mà cịn phải thực hiện thông tin về các lĩnh vực mà đơn vị phụ trách, phịng chun mơn nào phụ trách, cách thức liên hệ. Bên cạnh đó, Website có thể cung cấp về các hoạt động đáng lưu ý trên địa bàn, mang ý nghĩa kinh tế cho các đơn vị tham gia như các chương trình xúc tiến thương mại tại địa bàn, các tỉnh thành khác hay ở nước ngồi; hội thảo, hội nghị chun ngành hỡ trợ thơng tin phát triển ngành; các chương trình của đơn vị vận động các doanh nghiệp tham gia: Chương trình Tháng khuyến mại, chương trình Bình ổn thị trường,…
Cải thiện không gian làm việc:
Sơn mới lại các phòng ốc tại đơn vị, tạo diện mạo mới cho Sở Công Thương. Bên cạnh đó, trồng cây xanh trong cơ quan và tại các phòng làm việc tạo khơng khí tươi mới, dễ chịu cho khách hàng đi đến liên hệ. Thực hiện bố trí các bảng hướng dẫn để hướng dẫn khách hàng liên hệ các phòng ban đúng nơi, đúng việc; trang bị
bảng tên cho cán bộ, công chức để khách hàng biết được đang làm việc với ai, góp phần gia tăng niềm tin cho khách hàng; Sắp xếp lại phòng tiếp nhận hồ sơ, trang bị thêm máy bấm số thứ tự, đèn hướng dẫn với sự phân công tách biệt bộ phận nhận và trả hồ sơ được chia theo lĩnh vực, giảm thiểu sự quá tải trong công tác tiếp nhận hồ sơ ở đơn vị. Bố trí chỡ ngồi cho khách và sân bãi gửi xe cho khách. Trong trường hợp hết chỡ giữ xe, bố trí bảng hướng dẫn đến gửi xe nơi gần nhất.
Muốn thực hiện các nội dung trên, cần ưu tiên theo tính cấp thiết của từng yếu tố và thực hiện cụ thể như sau:
Việc thay đổi hệ thống máy vi tính là ưu tiên hàng đầu cần phải thực hiện do điều này không những giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn là cơ sở để thực hiện chuyển đổi sử dụng cung cấp dịch vụ công trực tuyến tại đơn vị do các thao thác hầu hết được thực hiện trên máy tính nên nếu áp dụng trên các máy cũ rất mất thời gian. Văn phòng Sở chịu trách nhiệm làm việc với đơn vị cung ứng thực hiện mua máy với số lượng bao gồm 88 máy nguyên bộ, và 92 CPU riêng. Kinh khí mua máy được trích từ kinh phí Cơng nghệ thơng tin hàng năm của Sở. Phịng Kỹ thuật An toàn – Môi trường phối hợp với Văn phòng Sở và đơn vị cung ứng để tiến hành phân bổ máy theo đúng nhu cầu từng phòng và cài đặt máy để đưa vào sử dụng. Việc triển khai phân bổ và lắp đặt máy cần tiến hành nhanh chóng, thời gian phù hợp tránh ảnh hưởng đến công việc của cán bộ, công chức.
Bên cạnh đó, Văn phòng Sở có thể thay máy photo mới cho phịng Xuất nhập khẩu & Xúc tiến Cơng Thương, phịng Quản lý thương mại. Đây là hai phịng có khối lượng hồ sơ nhiều nhất tại Sở, tuy nhiên máy photo lại có tần suất hư khá cao 1-2 lần/tháng, máy được sử dụng hết khấu hao và được yêu cầu thay mới từ phía nhà cung cấp. Nguồn kinh phí có thể lấy từ nguồn kinh phí Tháng khuyến mại hàng năm của phòng Xuất nhập khẩu & Xúc tiến Cơng Thương và kinh phí chương trình Bình ổn thị trường của phòng Quản lý Thương mại. Việc bố trí máy fax có thể ưu tiên theo thứ tự cho các phòng như: Thanh tra Sở, Tổ Kế tốn của Văn phòng Sở, phịng Thị trường và Thương nhân nước ngồi, phịng Pháp chế, phịng Tổ chức cán bộ theo nhu cầu cần fax văn bản khẩn của các phịng.
Phịng pháp chế có trách nhiệm ra sốt các thủ tục hành chánh niêm yết tại Sở và phối hợp với Văn phòng Sở cập nhật những thay đổi, điều chỉnh mới sao cho phù hợp
Về cơng tác nâng cao các tiện ích tại cơ quan, tạo điều kiện đón tiếp khách hàng, Văn phòng Sở thống kê lại tình trạng cơ quan thự hiện bố trí các tiện ích phục vụ cho cơng tác cung cấp dịch vụ công tại Sở Công Thương TP.HCM.
Văn phòng Sở tổ chức và theo dõi công tác bảo trì bảo dưỡng máy móc, trang thiết bị theo đúng định kỳ cho các phòng ban. Theo đó, Văn phòng Sở phối hợp với các Công ty cung cấp máy móc, thiết bị cho đơn vị lên lịch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ tại các phịng, có thực hiện thống kê tình trạng máy móc trước và sau khi bảo trì, bảo dưỡng, máy móc có chạy tốt khơng hay sau khi bảo trì, bảo dưỡng vẫn hay hỏng hóc thì phải thực hiện thay đổi mới.
Phịng Kỹ thuật An tồn – Mơi trường chịu trách nhiệm trong việc nâng cấp server và đường truyền internet bảo đảm tính ổn định, nhanh chóng; thực hiện nâng cấp Website của Sở: thiết kế lại giao diện thân thiện, dễ nhìn, bố cục hợp lý và phối hợp các phòng xây dựng nội dung cho Website thông qua lấy thông tin chuyên ngành hay thay đổi, cập nhật quy định pháp luật hàng tuần. Thông tin cập nhật trên Website phải đảm bảo tiêu chí chính xác về nội dung, đúng thời điểm.