CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.2.3 Các hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm sốt là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lí đƣợc thực hiện. Chính sách và các thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm sốt các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải. Có nhiều loại hoạt động kiểm sốt khác nhau có thể đƣợc thực hiện và dƣới đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị.
a. Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào đƣợc giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Chẳng hạn, không thành viên nào đƣợc kiêm nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản.
Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau; nếu có các sai sót xảy ra sẽ đƣợc phát hiện nhanh chóng; đồng thời giảm cơ hội cho bất kì thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể xảy ra và giấu giếm những sai phạm của mình.
Thí dụ nhƣ phân chia trách nhiệm địi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau đây:
- Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán.
- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản. - Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế tốn.
b. Kiểm sốt q trình xử lí thơng tin và các nghiệp vụ
Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm sốt nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ.
Khi kiểm sốt q trình kiểm sốt thơng tin, cần đảm bảo rằng: phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách; việc phê chuẩn các nghiệp vụ phải đúng đắn, cụ thể là:
Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách cần phải chú ý những vấn đề sau: - Các chứng từ phải đƣợc đánh số liên tục trƣớc khi sử dụng để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
- Chứng từ cần đƣợc lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt.
- Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều cơng dụng khác nhau. Thí dụ, hố đơn bán hàng là căn cứ để tính tiền bán hàng, ghi nhận doanh thu vào sổ sách, thống kê hàng bán và tính hoa hồng bán hàng.
- Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải đƣợc xử lí nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo.
- Nếu ghi chép thủ công, sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang liên tục, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ kí xét duyệt của ngƣời kiểm soát…
- Tổ chức lƣu trữ, bảo quản tài liệu kế tốn khoa học, an tồn, đúng quy định và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động. Cần đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoạt động phải đƣợc phê chuẩn bởi một nhân viên quản lí trong phạm vi quyền hạn cho phép. Bởi lẽ nếu bất kì ai trong đơn vị cũng đều có quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản thì sẽ gây ra hỗn loạn. Sự phê chuẩn có thể đƣợc chia làm 2 loại là phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể.
- Phê chuẩn chung là trƣờng hợp ngƣời quản lí ban hành các chính sách để áp dụng cho tồn đơn vị.
- Phê chuẩn cụ thể là các trƣờng hợp mà ngƣời quản lí phải xét duyệt từng trƣờng hợp riêng biệt chứ khơng thể đƣa ra chính sách chung.
Các cá nhân hoặc bộ phận đƣợc uỷ quyền để thực hiện sự phê chuẩn phải có chức vụ tƣơng xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ.
Trong mơi trƣờng xử lí dữ liệu bằng phƣơng pháp điện tử, việc kiểm soát q trình xử lí thơng tin đƣợc chia thành kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng với những đặc điểm riêng. Kiểm soát chung và kiểm sốt ứng dụng có liên quan mật thiết và hỗ trợ lẫn nhau. Kiểm soát chung rất cần để đảm bảo cho sự vận hành của kiểm soát ứng dụng. Kiểm soát ứng dụng giúp phát hiện vấn đề, đƣa ra các đề xuất
để sửa đổi và hồn thiện hệ thống, từ đó làm cho kiểm sốt chung đầy đủ hơn và hữu hiệu hơn.
c. Kiểm soát vật chất
Kiểm soát vật chất bao gồm các hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo cho tài sản của doanh nghiệp nhƣ máy móc, nhà xƣởng, tiền bạc, hàng hóa, cổ phiếu và các tài sản khác đƣợc bảo vệ một cách chặt chẽ. Hoạt động này đƣợc thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã đƣợc đánh số thứ tự trƣớc nhƣng chƣa sử dụng, cũng nhƣ cần hạn chế sự tiếp cận với các chƣơng trình tin học và những hồ sơ dữ liệu…
Ngoài ra, hoạt động kiểm sốt vật chất cịn bao gồm việc định kỳ tiến hành kiểm kê tài sản và đối chiếu với số liệu sổ sách. Khi có bất kì chênh lệch nào cũng cần phải kiểm tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách liên quan. Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể khơng phát hiện đƣợc những hành vi gian lận. Kiểm soát vật chất nhằm đảm bảo cho sự tồn tại, chất lƣợng hay tình trạng của các tài sản phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp đƣợc ổn định.
d. Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Là việc kiểm tra đƣợc thực hiện bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống KSNB thƣờng có khuynh hƣớng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thƣờng xuyên kiểm tra sốt xét lại. Thí dụ nhân viên có thể quên, hoặc vô ý không tuân thủ các thủ tục, hoặc bất cẩn trong cơng việc và cần có ngƣời quan sát để đánh giá việc thực hiện công việc của họ. Hơn nữa, ngay cả khi chất lƣợng kiểm sốt tốt vẫn có khả năng xảy ra những hành vi tham ơ hay cố tình vi phạm, vì thế, hoạt động này vẫn rất cần thiết.
Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đối tƣợng đƣợc kiểm tra. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu
ngƣời thực hiện kiểm tra là nhân viên cấp dƣới của ngƣời đã thực hiện nghiệp vụ, hoặc khơng độc lập vì bất kì lí do nào.
e. Phân tích rà sốt hay sốt xét lại việc thực hiện
Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự tốn, kì trƣớc, và các dữ liệu khác có liên quan nhƣ những thơng tin khơng có tính chất tài chính; đồng thời, cịn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá q trình thực hiện. Sốt xét lại q trình thực hiện giúp nhà quản lí biết đƣợc một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không. Nhờ thƣờng xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thƣờng xảy ra trong q trình thực hiện, nhà quản lí có thể thay đổi kịp thời chiến lƣợc hoặc kế hoạch, hoặc có những điều chỉnh thích hợp. Thí dụ, việc tính tốn số vịng quay hàng tồn kho và so sánh với kì trƣớc có thể giúp ngƣời quản lí sớm phát hiện tình trạng ứ đọng hàng tồn kho. (Giáo trình Kiểm toán, 2009, chƣơng 3)