CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.3 Giới thiệu COSO 2013
1.3.1 Lí do cập nhật COSO 2013
Báo cáo COSO 2013 cần phải đƣợc cập mới vì nhiều lí do:
- Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học cơng nghệ, của Internet, sự tồn cầu hố và tốc độ phát triển của doanh nghiệp tăng lên đáng kể khiến cho việc kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng phức tạp, rủi ro nhiều hơn, đòi hỏi sự hữu hiệu và hiệu quả hơn hệ thống KSNB.
- Hoạt động kinh doanh, các loại hình kinh doanh ngày càng đa dạng, mơi trƣờng kinh doanh thay đổi địi hỏi khn pháp lí chặt chẽ hơn và hình phạt nặng hơn so với COSO 1992.
- Khuôn mẫu COSO cũ xét về tổng thể thì hơi cồng kềnh, khó nghiên cứu và thực hiện, cho nên báo cáo COSO mới sẽ gọn nhẹ hơn, tập trung chủ yếu về báo cáo tài chính, tuân thủ và hoạt động quản lí.
+ Mục tiêu về quản lí – liên quan đến việc điều hành hữu hiệu và hiệu quả đơn vị, bao gồm mục tiêu về hoạt động và tài chính, bảo quản tài sản.
+ Mục tiêu báo cáo – liên quan đến báo cáo tài chính và phi tài chính trong và ngồi doanh nghiệp, các báo cáo đảm bảo tính kịp thời, tin cậy, minh bạch, hoặc bao gồm những yếu tố khác nhƣ những quy định, chuẩn mực hay nội quy đơn vị.
+ Mục tiêu tuân thủ - liên quan đến luật pháp hoặc những quy định và nội quy trong công ty mà mọi ngƣời phải tuân theo.
Cấu trúc mới này nên hỗ trợ các tổ chức trong việc áp dụng khn khổ kiểm sốt nội bộ một cách rộng rãi hơn, giúp việc xác định lỗ hổng trong hệ thống KSNB, giữa tuân thủ hiện tại và lý tƣởng trở nên dễ dàng, từ đó có những giải pháp ngăn chặn tình trạng mất kiểm sốt.
1.3.2 Những nguyên tắc trong COSO 2013
Năm thành phần của hệ thống KSNB đều có liên quan và vận hành tƣơng tác với nhau. Ngoài việc cập nhật ba mục tiêu, COSO 2013 còn giới thiệu 17 ngun tắc đƣợc hệ thống hố, trình bày chi tiết hơn, trọng tâm hơn, từng bƣớc tiếp cận để có thể nhắc nhở về các rủi ro tiềm tàng của tổ chức.
- Các nguyên tắc liên quan đến mơi trường kiểm sốt gồm:
Nguyên tắc 1: Đơn vị phải chứng tỏ tính trung thực và giá trị đạo đức
Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với ngƣời quản lí và thực hiện đảm nhiệm chức năng giám sát việc cải thiện và vận hành hệ thống KSNB.
Nguyên tắc 3: Nhà quản lí dƣới sự giám sát của hội đồng quản trị cần thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc thu hút, phát triển và giữ chân ngƣời tài phù hợp với mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
- Các nguyên tắc liên quan đến đánh giá rủi ro bao gồm:
Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đánh giá các rủi ro liên quan đến mục tiêu.
Nguyên tắc 7: Đơn vị phải xác định rủi ro đối với việc đạt đƣợc các mục tiêu trên toàn đơn vị và phân tích rủi ro để làm cơ sở cho việc quản lí rủi ro.
Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro trong việc đạt đƣợc các mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi có thể ảnh hƣởng đáng kể đến hệ thống KSNB.
- Các nguyên tắc liên quan đến đánh giá rủi ro bao gồm:
Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro, đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị ở mức độ có thể chấp nhận đƣợc.
Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và cải thiện các hoạt động kiểm sốt chung trong mơi trƣờng cơng nghệ thơng tin nhằm hỗ trợ cho việc đạt đƣợc các mục tiêu.
Nguyên tắc 12: Đơn vị phải triển khai các hoạt động kiểm sốt dựa trên các chính sách đã đƣợc thiết lập và các thủ tục nhằm thực hiện các chính sách đó.
- Những ngun tắc liên quan đến thông tin và truyền thông bao gồm:
Nguyên tắc 13: Đơn vị phải thu thập, tạo ra và sử dụng các thơng tin thích hợp, chất lƣợng nhằm hỗ trợ cho các bộ phận của hệ thống KSNB.
Nguyên tắc 14: Việc thông tin truyền thông trong nội bộ đơn vị, bao gồm cả mục tiêu và trách nhiệm kiểm soát nội bộ, là cần thiết để hỗ trợ cho các bộ phận của hệ thống KSNB.
Nguyên tắc 15: Đơn vị phải truyền thông cho các bên liên quan về những vấn đề ảnh hƣởng hoạt động KSNB.
- Những nguyên tắc liên quan đến giám sát gồm:
Nguyên tắc 16: Đơn vị phải lựa chọn, cải thiện và thực hiện việc đánh giá liên tục hoặc định kì nhằm bảo đảm rằng các bộ phận cấu thành của KSNB là hiện hữu và đang vận hành đúng.
Nguyên tắc 17: Đơn vị phải đánh giá và thông báo những khiếm khuyết của KSNB kịp thời cho các bên chịu trách nhiệm để có những hoạt động khắc phục, bao gồm cả những nhà quản lí cấp cao và hội đồng quản trị. (COSO, 2013, Internal Control – Intergrated Framework, trang 4-7)
1.4 Trách nhiệm của các đối tƣợng có liên quan đến kiểm sốt nội bộ
Mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB phụ thuộc rất nhiều vào sự tham gia và đóng góp của các đối tƣợng bên trong và bên ngoài đơn vị.
Đối với những đối tƣợng bên trong, họ có vai trị và trách nhiệm liên quan đến hệ thống KSNB nhƣ nhau:
1.4.1 Hội đồng quản trị
Trong một công ty, Ban giám đốc chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động nhƣng trên họ cịn có hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị có trách nhiệm thay mặt cho đại hội đồng cổ đông để lãnh đạo, chỉ đạo và giám sát toàn bộ hoạt động của đơn vị. Các thành viên trong hội đồng quản trị cần phải khách quan và có năng lực. Họ phải hiểu biết các hoạt động và môi trƣờng hoạt động của đơn vị, biết sắp xếp thời gian cần thiết để hồn thành đƣợc trách nhiệm của mình.
Trong nhiều trƣờng hợp, do thiếu năng lực hoặc kinh nghiệm mà ban giám đốc có thể rơi vào tình trạng kiểm sốt chồng chéo, hoặc khơng kiểm sốt đƣợc những hoạt động diễn ra tại đơn vị. Trong một tình huống khác, ban giám đốc có thể khơng trung thực, cố tình xun tạc các kết quả hoạt động trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình để đạt đƣợc các mục tiêu cá nhân. Để tránh tình trạng trên, một hội đồng quản trị mạnh mẽ, năng động là phải biết kết hợp các kênh thông tin khác nhau để có thể nhận biết các vấn đề đó và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời.
1.4.2 Ban giám đốc
Ban giám đốc có nhiệm vụ điều hành tồn bộ hệ thống KSNB và giải trình cho hội đồng quản trị về những vấn đề thuộc trách nhiệm của họ. Hơn hẳn các nhà quản lí khác, giám đốc điều hành phải tạo đƣợc “tiếng nói chung” vì nó sẽ ảnh hƣởng, tác động đến tính chính trực và giá trị đạo đức cũng nhƣ các nhân tố khác của mơi trƣờng kiểm sốt. Trong những đơn vị có quy mơ lớn, giám đốc điều hành thực thi nhiệm vụ này thơng qua việc chỉ đạo các nhà quản lí cấp dƣới (thí dụ giám đốc nhân sự, sản xuất…) và phải rà soát lại những phƣơng pháp mà họ đã thực hiện để kiểm sốt các hoạt động trong đơn vị mình. Ngƣợc lại, nhà quản lí cấp dƣới đƣợc giao nhiệm vụ thiết lập các chính sách và thủ tục kiểm soát cụ thể hơn. Đối với những đơn vị có quy mơ nhỏ hơn, giám đốc điều hành sẽ chỉ đạo trực tiếp mọi hoạt động trong đơn vị. Ngoài giám đốc điều hành, giám đốc tài chính, hoặc các chức
danh tƣơng đƣơng khác cũng giữ vai trò quan trọng về mọi hoạt động kiểm sốt có liên quan đến tình hình tài chính của đơn vị.
1.4.3 Kiểm toán viên nội bộ
Kiểm toán viên nội bộ giữ vai trò quan trọng trong việc đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ và góp phần giữ vững sự hữu hiệu này thông qua các dịch vụ mà họ cung cấp các bộ phận trong đơn vị.
1.4.4 Nhân viên
Suy cho cùng, KSNB liên quan đến trách nhiệm của mọi thành viên trong đơn vị. Thông qua các hoạt động hằng ngày, mọi thành viên đều sẽ tham gia vào các hoạt động kiểm soát ở những mức độ khác nhau, từ ngƣời trƣởng phòng phê duyệt nghiệp vụ bán hàng cho đến ngƣời thủ kho bảo quản hàng hố theo các chính sách của đơn vị. Hơn nữa, mọi thành viên đều nằm trong một hệ thống xử lí thơng tin đƣợc sử dụng để thực hiện các hoạt động trong đơn vị, từ việc ghi chép ban đầu cho đến sự phản hồi hay báo cáo về những vấn đề rắc rối trong các hoạt động, việc không tuân thủ các quy tắc về đạo đức, vi phạm các chính sách hay có hành vi phạm pháp mà họ đã nhận biết. Ngồi ra, khơng thể khơng kể đến sự đóng góp của các thành viên trong quá trình đánh giá rủi ro hay giám sát.
1.4.5 Các đối tƣợng khác ở bên ngoài
Ngoài những đối tƣợng bên trong nêu trên, một số những đối tƣợng bên ngồi cũng có những đóng góp nhất định đối với hệ thống KSNB nhằm giúp đơn vị đạt đƣợc các mục tiêu đề ra. Những đối tƣợng này gồm:
- Các kiểm tốn viên bên ngồi ( nhƣ kiểm toán viên độc lập, kiểm toán viên của nhà nƣớc…), thông qua các cuộc kiểm tốn báo cáo tài chính hoặc kiểm tốn tn thủ sẽ phát hiện và cung cấp thông tin về những điểm yếu kém trong hệ thống KSNB nhằm giúp ban giám đốc và hội đồng quản trị nhận biết và chấn chỉnh kịp thời.
- Các nhà lập pháp hoặc lập quy, họ ban hành những luật lệ hoặc quy định để giúp đơn vị nhận thức và cố gắng thực hiện những hoạt động theo khuôn khổ của pháp luật hoặc quy định.
- Các khách hàng và nhà cung cấp cũng có thể cung cấp những thơng tin hữu ích thơng qua các giao dịch với đơn vị.
Những đối tƣợng khác ở bên ngồi đơn vị, cũng có những đóng góp nhất định đối với hệ thống KSNB của đơn vị, cịn bao gồm các nhà phân tích tài chính, giới truyền thơng… (Giáo trình Kiểm tốn, 2009, chƣơng 3).
1.5 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ 1.5.1 Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp
Hệ thống KSNB sẽ giúp bảo vệ tài sản của đơn vị, đó là những tài sản vật chất nhƣ máy móc, thiết bị… hay những tài khoản phi vật chất nhƣ sổ sách kế toán, các hợp đồng… không bị đánh cắp, tham nhũng, hƣ hại hoặc lạm dụng vì sử dụng khơng đúng mục đích, sử dụng lãng phí hoặc vƣợt quá thẩm quyền.
Ngoài ra, con ngƣời là tài sản quý giá của một công ty. Hệ thống KSNB tốt sẽ giúp doanh nghiệp giữ chân những nhân viên giỏi, có tay nghề cao, có đạo đức, trách nhiệm, đồng thời, giúp họ phát huy tốt năng lực của mình để đóng góp vào sự phát triển của tổ chức.
1.5.2 Giúp doanh nghiệp quản lí hoạt động kinh doanh hiệu quả
Hệ thống KSNB đƣợc thiết kế nhằm hạn chế và ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí về thời gian và nguồn lực, tạo hiệu quả trong cơng tác quản lí, điều hành.
Đảm bảo cơ chế và tác nghiệp tuân thủ theo quan điểm quản trị điều hành, hệ thống quy trình quy chuẩn của đơn vị, đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải đƣợc tuân thủ.
Là nền tảng cho việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và quản lí cơng việc đạt hiệu quả cao. Đồng thời, là cơ sở cho việc cải tiến hệ thống quản lí và tác nghiệp khi doanh nghiệp tăng trƣởng quy mô hoặc mở rộng ngành nghề.
1.5.3 Đảm bảo cung cấp thông tin đáng tin cậy
Các báo cáo tài chính hay chỉ số kinh tế do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lí, nhà đầu tƣ, cổ đông... Hệ thống KSNB giúp các thơng tin cung cấp đảm bảo tính liên
hồn kịp thời về thời gian, tính chính xác và độ tin cậy về thực trạng hoạt động cảu đơn vị và phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung kinh tế chủ yếu của các hoạt động trong đơn vị, giúp tạo dựng lòng tin với những đối tƣợng bên trong và ngoài doanh nghiệp.
1.5.4 Giảm thiểu những rủi ro, sai sót
Hệ thống KSNB đƣợc xây dựng một cách khoa học, rõ ràng tạo ra cơ chế vận hành trơn tru, minh bạch. Trong đó, mỗi nhân viên trong đơn vị điều biết và hiểu rõ nhiệm vụ của mình nhờ những quy định chặt chẽ về trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ, vì vậy, giảm thiểu những nguy cơ rủi ro, gian lận, đồng thời, tránh đƣợc những sai sót khơng đáng có.
Hệ thống KSNB vững mạnh có thể giảm bớt các nguy cơ rủi ro bất ngờ gặp phải trong kinh doanh nhƣ các sai sót vận hành máy móc gây thiệt hại, rủi ro làm chậm tiến độ thực hiện công việc, tăng giá thành, giảm chất lƣợng sản phẩm…
1.6 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Ở bất kì đơn vị nào, dù đã đầu tƣ rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống. Thế nhƣng vẫn khơng thể có một hệ thống KSNB hoàn toàn hữu hiệu. Bởi lẽ ngay cả khi có thể xây dựng đƣợc một hệ thống hồn hảo về cấu trúc, tính hữu hiệu thật sự của nó vẫn tuỳ thuộc vào nhân tố chủ yếu là con ngƣời, tức phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lƣợng nhân sự… Nói cách khác, hệ thống KSNB chỉ có thể giúp hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây:
- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con ngƣời nhƣ sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ƣớc lƣợng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dƣới…
- Khả năng đánh lừa, lẫn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị.
- Hoạt động kiểm soát thƣờng chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thƣờng xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thƣờng xuyên, do đó, những sai phạm trong các nghiệp vụ này thƣờng hay bị bỏ qua.
- Yêu cầu thƣờng xuyên và trên hết của ngƣời quản lí là chi phí bỏ ra cho các hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ƣớc tính do sai sót hay gian lận gây ra, vì thế, khơng phải mọi rủi ro đều có những thủ tục kiểm sốt tƣơng xứng vì liên quan đến chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra.
- Ln có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm sốt đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mƣu đồ riêng.
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm sốt khơng cịn phù hợp…
Chính những hạn chế nói trên của KSNB là ngun nhân khiến cho KSNB không thể đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ đảm bảo hợp lí trong việc đạt đƣợc các mục tiêu của mình. Hệ thống KSNB chỉ có thể dự tính trƣớc những rủi ro do gian lận, sai sót có thể xảy ra chứ không thể bao quát và ngăn chặn hết những rủi ro có thể lƣờng trƣớc đƣợc, nhất là những sai phạm đột xuất, bất thƣờng. Do đó, KSNB cần phải thƣờng xun đƣợc hồn thiện. (Giáo trình Kiểm tốn, 2009, chƣơng 3).
1.7 Bài học kinh nghiệm từ các đơn vị tổ chức trong việc xây dựng và