CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.1 Tổng quan về công ty TNHH URC Việt Nam
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty 2.1.1.1 Lịch sử hình thành
URC (Universal Robina Corporation) là một tập đoàn đa quốc gia. Hoạt động ở thị trƣờng và lãnh thổ các nƣớc nƣớc Châu Á bao gồm: Philipines, Malaysia, Indonesia, Trung Quốc, Hồng Kông, Singapore và Việt Nam. Tập đồn URC hiện có 14 nhà máy và 45 nhà kho từ 5.000 m2 trở lên phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh và cho ra đời các sản phẩm ở mỗi thị trƣờng trong khu vực bao gồm các sản phẩm và nhãn hiệu truyền thống cho đến các sản phẩm và nhãn hiệu mới đƣợc nghiên cứu và sản xuất riêng cho mỗi thị trƣờng địa phƣơng. Ở các nƣớc Thái Lan, Malaysia, Indonesia và Việt Nam. URC đã đạt vị trí hàng đầu trong việc nắm giữ thị phần đối với các nhóm sản phẩm:
Bánh: Bánh quy nhân kem, bánh quy giịn,bánh xốp,bánh sơcơla…..
Kẹo: Kẹo bạc hà nhân sôcôla, kẹo sữa,…
Snack: Snack tôm, Snack sôcôla, khoai tây chiên,….
Nƣớc giải khát: Trà xanh C2, Trà Ôlong, Nƣớc tăng lực Rồng Đỏ… Cơng ty TNHH URC Việt Nam chính thức thành lập vào tháng 12-2003 với những họat động nhập khẩu ban đầu từ Thái Lan nhằm tìm hiểu và khảo sát thị trƣờng Việt Nam. Cơng ty chính thức xây dựng nhà máy và sản xuất sản phẩm tại khu công nghiệp Việt Nam-Singapore, Thuận An, Bình Dƣơng từ tháng 08-2005 với giấy phép kinh doanh có các thành phần sau:
- Tên Cơng ty: CƠNG TY TNHH URC VIỆT NAM. - Tên giao dịch: URC VIETNAM Co., Ltd.
- Ngƣời đại diện: Ông Dela Rosa Tristan Bello. - Chức vụ: Tổng giám đốc.
- Trụ sở đặt tại: Số 26 Đƣờng số 6, Khu công nghiệp Việt Nam- Singapore, Thuận An, Bình Dƣơng, Việt Nam.
- Điện thoại: 06503. 3767 010 - Fax: 84-06503. 3767 025 - Mã số thuế: 3700549827
- Email: urcvietnamese@urc.com.vn
- Hình thức sở hữu: Cơng ty TNHH. (100% vốn nƣớc ngồi).
- Vốn điều lệ: 58.180.000 USD (tƣơng đƣơng 1.229.634.300.000 VND), tỷ giá: 1 USD = 21.135 VND.
Tất cả các sản phẩm của công ty đƣợc sản xuất trên dây chuyền hiện đại dƣới sự giám sát chất lƣợng chặt chẽ theo tiêu chuẩn chất lƣợng quốc tế chung của tập đoàn.
Với sự hỗ trợ mạnh mẽ của các họat động xúc tiến thƣơng mại, quảng cáo tiếp thị và với tất cả kinh nghiệm của tập đoàn trong việc kinh doanh sản phẩm thực phẩm, nƣớc giải khát tại khu vực Châu Á - Thái Bình Dƣơng kết hợp với đội ngũ nhân viên tài năng, năng động và chuyên nghiệp. Công ty TNHH URC Việt Nam luôn sẵn sàng hợp tác với các đối tác bán hàng của mình để đạt đƣợc những thành công to lớn trong công việc kinh doanh của cơng ty.
2.1.1.2 Q trình phát triển của cơng ty
Những năm đầu thâm nhập vào thị trƣờng Việt Nam. Công ty TNHH URC Việt Nam gặp rất nhiều khó khăn do phải tập trung nghiên cứu thị trƣờng, hệ thống phân phối và hệ thống nhân viên chƣa ổn định. Doanh thu bán ra chỉ tập trung vào hàng nhập khẩu. Hàng nhập khẩu thƣờng không ổn định. Gây rất nhiều khó khăn cho việc phát triển công ty.
Từ năm 2006, công ty đã chủ trƣơng mở rộng sản xuất hàng trong nƣớc, giảm hàng nhập khẩu. Từ tháng 4-2006 sau thời gian nghiên cứu hành vi tiêu dùng. công ty quyết định tung sản phẩm trà xanh C2, kẹo Dynamite Bigbang, bánh quy nhân kem CreamO và bánh Snack Funbite. Bƣớc đầu đã mang lại hiệu quả cao cho công ty. Cụ thể là:
- Năng suất lao động bình quân trong năm 2005 là: 185 USD/ngƣời/tháng. - Năm 2014 năng suất lao động bình quân là: 605 USD/ngƣời/tháng.
- Năng suất sản xuất từ 1 chuyền sản xuất nƣớc giải khát, 1 chuyền sản xuất bánh quy, 1 chuyền sản xuất kẹo, 1 chuyền sản xuất snack nay đã tăng lên 9 chuyền sản xuất nƣớc giải khát, 2 chuyền sản xuất bánh quy, 2 chuyền sản xuất kẹo, 1 chuyền sản xuất snack.
- Phạm vi kinh doanh: Năm đầu tiên thâm nhập thị trƣờng công ty chỉ kinh doanh tại 2 khu vực chính là TP HCM và Hà Nội. Đến nay công ty đã phát triển kinh doanh trên toàn quốc.
- Lao động khi mới thành lập công ty là 126 ngƣời, đến nay số lƣợng lao động đã tăng lên 1.625 ngƣời.
- Vốn điều lệ từ: 20.000.000 USD đã tăng lên 58.180.000 USD (tƣơng đƣơng 1.229.634.300.000VND), tỷ giá: 1 USD= 21.135 VND.
2.1.1.3 Chức năng – nhiệm vụ a. Chức năng a. Chức năng
Công ty chuyên về sản xuất kinh doanh ngành nƣớc giải khát và thực phẩm. Công ty hoạt động theo nguyên tắc kinh doanh tập trung có tƣ cách pháp nhân đầy đủ, có con dấu riêng để giao dịch, mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của nhà nƣớc.
Về nhập khẩu: Công ty nhập hàng thành phẩm các nguyên liệu, phụ gia thực phẩm, phụ liệu, vật tƣ máy móc thiết bị phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh.
Về xuất khẩu: Công ty xuất khẩu trực tiếp hàng thành phẩm các nguyên liệu, phụ gia thực phẩm, phụ liệu, vật tƣ máy móc thiết bị phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh của tập đoàn.
b. Nhiệm vụ
Nhiệm vụ tổng quát của công ty là làm sao để công ty ngày càng phát triển lớn mạnh để đứng vững trên thị trƣờng Việt Nam. Đồng thời làm thế nào để phát triển công ty trở thành một công ty nƣớc giải khát và thực phẩm hoạt động hiệu quả và dẫn đầu thị trƣờng thông qua thƣơng hiệu mạnh và quản lý hiệu quả các chi phí.
Thực hiện phân phối theo theo lao động, chế độ lƣơng bổng, bảo hiểm, phúc lợi xã hội, chăm lo cải thiện đời sống vật chất và tinh thần, nâng cao trình độ văn hóa và chun mơn nghiệp vụ cho toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty. (Nguồn: Thông tin nội bộ công ty)
2.1.2 Đặc điểm hoạt động của công ty
URC (Universal Robina Corporation) là một tập đoàn đa quốc gia, hoạt động sản xuất kinh doanh ở nhiều thị trƣờng trên thế giới nên đặc điểm hoạt động của các cơng ty con ở các nƣớc có ảnh hƣởng nhiều đến hệ thống KSNB. Hiện nay, cơng ty TNHH URC Việt Nam chịu sự quản lí của cơng ty mẹ ở Philipines, định kì báo cáo kết quả hoạt động về cơng ty mẹ để đảm bảo phục vụ lợi ích tập đồn cao nhất. Tổng giám đốc quản lý và điều hành hoạt động hằng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trƣớc tổng giám đốc tập đoàn về các chiến lƣợc, kế hoạch, phƣơng án cũng nhƣ kết quả kinh doanh. Ban kiểm sốt có trách nhiệm giúp tổng giám đốc rà sốt các hoạt động trong cơng ty một cách khách quan nhất, phát hiện những sai sót và có những điều chỉnh kịp thời giúp công ty đi đúng hƣớng đã đề ra.
Sơ đồ tổ chức của cơng ty thể hiện ở hình 2.1 (phụ lục chƣơng 2)
Cơ cấu chung của cơng ty là tồn bộ các bộ phận cấu thành nên công ty, mỗi bộ phận đảm nhận một chức năng khác nhau nhƣng đều hƣớng tới mục tiêu chung là đảm bảo và tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty. Vì vậy giữa các bộ phận có mối quan hệ ràng buộc với nhau. Cơng ty TNHH URC Việt Nam có quy mô hoạt động lớn, chịu sự chi phối của các quy định pháp lý khác nhau nhƣ không gây ơ nhiễm mơi trƣờng, vệ sinh an tồn thực phẩm, an toàn lao động, thực hiện nghĩa vụ thuế… nên cơ cấu tổ chức của công ty, việc phân chia trách nhiệm và các thủ tục kiểm soát đƣợc quán triệt để phù hợp với tính chất hoạt động phức tạp và các quy định pháp lý liên quan. Với sự cạnh tranh gay gắt trong ngành thực phẩm, nƣớc giải khát, trình độ chun mơn và khả năng chịu áp lực của nhân viên là vô cùng quan trọng đối với công ty.
Các hoạt động trong cơng ty đều đƣợc sự hỗ trợ của máy tính. Hiện tại cơng ty đang sử dụng phần mềm SAP và phần mềm Smart đƣợc nâng cấp từ hệ thống
phần mềm của tập đoàn để quản lý cơ sở dữ liệu, bao gồm kiểm soát các xử lý thông tin cần thiết lập để bảo đảm thông tin cung cấp là đáng tin cậy, kiểm sốt thơng tin đầu vào, kiểm sốt q trình xử lý dữ liệu, kiểm sốt thơng tin đầu ra và an ninh mạng.
Máy móc thiết bị dùng trong hoạt động kinh doanh của công ty luôn đƣợc tu bổ và thay mới liên tục. Dây chuyền sản xuất đƣợc nhập khẩu từ tập đoàn nên tiến độ sản xuất và chất lƣợng luôn đƣợc nâng cao. Sắp tới công ty sẽ nhập thêm 3 dây chuyền sản xuất nƣớc giải khát, 1 dây chuyền sản xuất bánh quy, 1 dây chuyền sản xuất kẹo, 1 dây chuyền sản xuất khoai tây chiên để đáp ứng sự tăng trƣởng doanh số. Công ty đang tiếp tục mở rộng phân phối và độ bao phủ của sản phẩm ra các huyện hải đảo và tất cả các tỉnh miền núi của Việt Nam để tăng thị phần, đảm bảo mức tăng trƣởng bền vững hàng năm từ 20% đến 25%.
2.1.3 Tổ chức thơng tin và báo cáo kế tốn
Sơ đồ tổ chức phịng kế tốn thể hiện ở hình 2.2 Sơ đồ tổ chức phịng kế toán (phụ lục chƣơng 2).
Bộ máy kế tốn đƣợc tổ chức theo hình thức tập trung. Phịng kế tốn đƣợc đặt tại văn phịng chính sẽ đảm nhận tồn bộ cơng tác kế tốn. Văn phịng đại diện công ty hàng ngày sẽ tổng hợp và gửi chứng từ gốc cho phịng kế tốn.
Hiện tại phịng kế tốn có: Kế tốn trƣởng, phó phịng kế tốn, kế tốn hàng nhập khẩu, kế toán hàng nội địa, kế toán thanh toán, kế toán phúc lợi nhân viên, kế toán giá thành đặt dƣới sự giám sát và chỉ đạo của giám đốc tài chính
Tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo nguyên tắc gọn nhẹ, tránh những trung gian không cần thiết, tạo điều kiện chuyên mơn hóa cho cán bộ kế tốn, nâng cao trình độ nghiệp vụ, hiệu suất công tác.
2.2 Thực trạng về hệ thống KSNB tại công ty TNHH URC Việt Nam 2.2.1 Mục tiêu và phƣơng pháp khảo sát
- Mục tiêu khảo sát: Nhằm đánh giá thực trạng của hệ thống KSNB, xem
- Nội dung khảo sát: Khảo sát thực trạng của hệ thống KSNB công ty qua
5 thành phần là: Môi trƣờng kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin – truyền thông và giám sát; khảo sát hoạt động kế tốn trong cơng ty.
- Phạm vi khảo sát: Bảng khảo sát và kết quả phỏng vấn đƣợc thực hiện ở cơng ty URC Bình Dƣơng, không thực hiện tại chi nhánh khác (Hà Nội, Quảng Ngãi).
- Phƣơng pháp khảo sát: Tác giả tiến hành khảo sát bằng bảng câu hỏi gửi
cho các nhân viên trong công ty. Đồng thời, phỏng vấn trực tiếp các trƣởng phịng ban có liên quan đến quy trình KSNB. Quan sát thực tế công việc của nhân viên trong cơng ty xem có đúng với quy trình hay khơng.
Thu thập các bảng câu hỏi khảo sát, những thông tin trong quá trình quan sát thực tế và phỏng vấn. Tiến hành tổng hợp những thông tin cần thiết để đánh giá thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ của cơng ty TNHH URC Việt Nam, phân tích ƣu điểm, nhƣợc điểm để từ đó có những đề xuất hồn thiện hệ thống KSNB của công ty.
2.2.2 Kết quả khảo sát thực tế về hệ thống KSNB tại công ty TNHH URC Việt Nam URC Việt Nam
2.2.2.1 Môi trƣờng kiểm sốt
Mơi trƣờng kiểm soát là yếu tố chính tạo ra sắc thái chung cho doanh nghiệp, bao gồm những yếu tố ảnh hƣởng đến q trình thiết kế, vận hành và tính hữu hiệu của hệ thống KSNB.
2.2.2.1.1 Tính chính trực và giá trị đạo đức
Để đánh giá yếu tố tính chính trực và giá trị đạo đức, tác giả đã tiến hành khảo sát và nhận đƣợc kết quả tổng hợp nhƣ bảng 2.1: Kết quả khảo sát tính chính trực và giá trị đạo đức (Phụ lục chƣơng 2).
Qua bảng khảo sát, có thể thấy công ty TNHH URC Việt Nam đã thiết lập đƣợc mơi trƣờng văn hố doanh nghiệp giúp nâng cao tính chính trực và giá trị đạo đức trong cơng ty. Cơng ty có các văn bản về nội quy cơng ty, tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn, qui định về sức khỏe nhân viên, an tồn lao động và bảo vệ mơi trƣờng
trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Theo đó, 100% số ngƣời đƣợc khảo sát cho biết cơng ty có xây dựng quy định về đạo đức, ứng xử, biết đến về mục tiêu tuân thủ pháp luật, các quy định của nhà nƣớc và những thơng tin về biện pháp xử lí đối với những trƣờng hợp gian lận, phạm pháp chứng tỏ cơng ty ln chú trọng đề cao tính chính trực và các giá trị đạo đức.
Tuy nhiên, trong việc loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép khiến cho nhân viên có thể thực hiện những hành vi thiếu trung thực, thì tỉ lệ khảo sát lại cho kết quả thấp (86%) cho thấy nhân viên đang chịu sức ép cơng việc lớn.
2.2.2.1.2 Chính sách nhân sự và đảm bảo về năng lực
Theo kết quả khảo sát ở bảng 2.2: Kết quả khảo sát chính sách nhân sự và đảm bảo về năng lực (Phụ lục chƣơng 2), nhân viên nhìn chung là đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc, việc phân công đúng ngƣời, đúng việc cho kết quả khảo sát 93%, trong đó, nhân viên khối hành chính đa số là những ngƣời năng động, phong cách làm việc đúng chun mơn và có khả năng tiếp thu học hỏi công nghệ mới cao.
Đội ngũ các trƣởng phịng ban có năng lực, có ý thức tuân thủ pháp luật, luôn tiếp thu ý kiến, nguyện vọng của nhân viên mình. Các nhân viên đều đƣợc tham gia đào tạo ngắn hạn hoặc hỗ trợ nghiệp vụ khi đƣợc tuyển dụng hoặc có sự thay đổi cơng việc của mình. Cơng ty cũng cho nhân viên tham dự các buổi hội thảo chuyên đề để hỗ trợ nghề nghiệp nhƣ nhân viên phịng kế tốn tham gia các lớp về phổ biến các thông tƣ, nghị định mới về thuế, nhân viên phòng sản xuất đƣợc tham gia hội thảo về an tồn lao động, cơng ty tổ chức huấn luyện đào tạo lập các phƣơng án bảo vệ phịng chống cháy nổ, đảm bảo an tồn về tài sản vật tƣ hàng hóa và an ninh trật tự trong công ty...
Công ty đã xây dựng quy chế đánh giá năng lực nhân viên phù hợp, việc đánh giá kết quả cơng việc định kì đƣợc thực hiện tốt (98%), giúp nhà quản lí cũng nhƣ nhân viên có thể kiểm sốt và cải thiện chất lƣợng làm việc hơn. Có đánh giá, xếp hạn nhân viên cuối năm để có chính sách khen thƣởng, kỉ luật thoả đáng.
Việc tuyển dụng dựa trên thực tế nhu cầu cơng việc và tiêu chí cho từng vị trí cụ thể, thơng báo rộng rãi trên báo chí, kiểm tra tay nghề trƣớc khi tuyển dụng,
“đảm bảo công khai và đúng quy trình” chiếm (91%). Hằng năm cơng ty cho nhân viên đi du lịch, tổ chức các buổi gala nhằm tăng sự giao lƣu học hỏi, thắt chặt sự đoàn kết giữa các nhân viên. Chính sách lƣơng bổng tốt nên có thể giữ chân đƣợc nhân tài.
Tuy nhiên, tỉ lệ nhân viên sẵn sàng thay thế cho nhân viên khác khi có nhân viên nghỉ việc chiếm chỉ lệ thấp, chỉ 55%. Mức độ quan tâm của doanh nghiệp đối với trình độ của nhân viên chƣa thoả đáng, chính sách hỗ trợ và phát triển nhân viên vẫn cịn hạn chế (45%), cơng ty ít cho nhân viên đi đào tạo, nâng cao tay nghề, chủ yếu là nhân viên tự bỏ kinh phí và sắp xếp thời gian đi học. Vẫn có tình trạng nhân viên thƣờng kiêm nhiệm nhiều việc khác nhau nên khó đảm bảo sẽ thực hiên tốt cơng việc của mình.
2.2.2.1.3 Hội đồng quản trị và uỷ ban kiểm toán
Hoạt động hữu hiệu của hội đồng quản trị và uỷ ban kiểm toán ảnh hƣởng lớn đến môi trƣờng kiểm sốt. Uỷ ban kiểm sốt có chức năng tƣ vấn và giúp cho