CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.6 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Ở bất kì đơn vị nào, dù đã đầu tƣ rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống. Thế nhƣng vẫn khơng thể có một hệ thống KSNB hoàn toàn hữu hiệu. Bởi lẽ ngay cả khi có thể xây dựng đƣợc một hệ thống hồn hảo về cấu trúc, tính hữu hiệu thật sự của nó vẫn tuỳ thuộc vào nhân tố chủ yếu là con ngƣời, tức phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lƣợng nhân sự… Nói cách khác, hệ thống KSNB chỉ có thể giúp hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây:
- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con ngƣời nhƣ sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ƣớc lƣợng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dƣới…
- Khả năng đánh lừa, lẫn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị.
- Hoạt động kiểm soát thƣờng chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thƣờng xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thƣờng xuyên, do đó, những sai phạm trong các nghiệp vụ này thƣờng hay bị bỏ qua.
- Yêu cầu thƣờng xuyên và trên hết của ngƣời quản lí là chi phí bỏ ra cho các hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ƣớc tính do sai sót hay gian lận gây ra, vì thế, khơng phải mọi rủi ro đều có những thủ tục kiểm sốt tƣơng xứng vì liên quan đến chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra.
- Ln có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm sốt đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mƣu đồ riêng.
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm sốt khơng cịn phù hợp…
Chính những hạn chế nói trên của KSNB là ngun nhân khiến cho KSNB không thể đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ đảm bảo hợp lí trong việc đạt đƣợc các mục tiêu của mình. Hệ thống KSNB chỉ có thể dự tính trƣớc những rủi ro do gian lận, sai sót có thể xảy ra chứ không thể bao quát và ngăn chặn hết những rủi ro có thể lƣờng trƣớc đƣợc, nhất là những sai phạm đột xuất, bất thƣờng. Do đó, KSNB cần phải thƣờng xun đƣợc hồn thiện. (Giáo trình Kiểm tốn, 2009, chƣơng 3).
1.7 Bài học kinh nghiệm từ các đơn vị tổ chức trong việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB
Qua những kinh nghiệm trong việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB của công ty Vinamilk, công ty dƣợc Hậu Giang, công ty Nuplex Resins Việt Nam, ta có thể rút ra những yếu tố sau đây có thể góp phần xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB:
- Về con ngƣời: Nhà quản lý phải xây dựng thống nhất chuẩn mực đạo đức trong doanh nghiệp và là tấm gƣơng cho nhân viên cấp dƣới, đồng thời, chuẩn mực đạo đức và các quy định phải phù hợp với văn hoá từng doanh nghiệp và đặc thù kinh doanh. Mỗi nhân viên phải nhận thức đƣợc tầm quan trọng của hệ thống KSNB và có ý thức tuân thủ nghiêm chỉnh dây chuyền giám sát nội bộ, đảm bảo có sự nhất quán từ trên xuống dƣới, ban giám đốc có năng lực trong việc điều hành, quản lí đơn vị.
- Về cơ sở vật chất: Sự hỏng hóc của dây chuyền máy tính, của trang thiết bị hoặc cơ sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, thiết kế của sản xuất,
thị trƣờng cũng góp phần làm hệ thống KSNB yếu kém. Vì vậy, cơ sở vật chất tốt sẽ giúp hệ thống KSNB vững mạnh hơn.
- Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập. Định kỳ phải kiểm tra và cải tiến máy móc sản xuất, chất lƣợng sản phẩm sản xuất ra, các quy trình hoạt động nhƣ tuyển dụng, các ghi chép kế tốn…. Các quy trình hoạt động và theo dõi nội bộ đƣợc văn bản hoá và đƣợc truyền đạt thuộc diện rộng nhất trong nội bộ tổ chức.
- Hệ thống KSNB phải thƣờng xuyên đƣợc cập nhật, phát triển để đối phó với các tình huống rủi ro có thể xảy ra, nhất là các rủi ro bất ngờ. Vì nhà quản lí thƣờng thiết kế các thủ tục kiểm soát cho các hoạt động thƣờng xuyên, nhƣng những rủi ro thì thƣờng xảy ra bất ngờ và không lƣờng trƣớc đƣợc, nên hệ thống KSNB phải đƣợc cập nhật để đáp ứng sự thay đổi trong từng giai đoạn phát triển của công ty.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Chƣơng 1 đã trình một cách khái qt các lí luận về hệ thống KSNB, trong đó bao gồm: Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống KSNB, khái niệm hệ thống KSNB theo COSO 1992, các thành phần của hệ thống KSNB, trách nhiệm của các đối tƣợng có liên quan đến hệ thống KSNB, ý nghĩa cũng nhƣ hạn chế của hệ thống KSNB.
Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp sẽ có quy mơ và điều kiện kinh doanh khác nhau, nên tuỳ vào hoàn cảnh mà mỗi cơng ty sẽ có chiến lƣợc xây dựng và phát triển hệ thống KSNB phù hợp, nhằm thực hiện các mục tiêu đề ra và hạn chế những rủi ro tiềm tàng.
Việc hệ thống hóa lí luận về KSNB trình bày ở chƣơng 1 sẽ là cơ sở cho việc phân tích, đánh giá hệ thống KSNB tại cơng ty TNHH URC Việt Nam, từ đó, đề ra những biện pháp nhằm hồn thiện hệ thống KSNB tại cơng ty, nhằm tháo gỡ những khó khăn hiện tại và giúp cơng ty ngày càng phát triển.
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH URC VIỆT NAM