CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.2.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm sốt trong đơn vị thơng qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thơng tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên ngồi.
Thơng tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt đƣợc các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Thông tin đƣợc cung cấp thông qua hệ thống thông tin. Hệ thống thơng tin của một đơn vị có thể đƣợc xử lí trên máy tính, qua hệ thống thủ công hay kết hợp cả hai, miễn là đảm bảo các yêu cầu chất lƣợng của thơng tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện.
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhƣng đƣợc nêu ra để nhấn mạnh vai trị của việc truyền đạt thơng tin. Liên quan đến vấn đề này cần chú ý đến những khía cạnh sau:
- Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ cơng việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên
khác và sử dụng đƣợc những phƣơng tiện truyền thông trong đơn vị. Điều này sẽ đƣợc thực hiện nhờ việc tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu trong nội bộ.
- Các thơng tin từ bên ngồi (khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng…) cũng phải đƣợc tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đó, đơn vị mới có thể có những phản ứng kịp thời. Các thơng tin cho bên ngồi (Nhà nƣớc, cổ đông…) cũng cần đƣợc truyền đạt kịp thời, đảm bảo độ tin cậy và phù hợp với yêu cầu của pháp luật.
Trong hệ thống thông tin, hệ thống thơng tin kế tốn là một phân hệ quan trọng. Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế đƣợc biểu hiện dƣới dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là các báo cáo kế tốn. Q trình vận hành của hệ thống là q trình ghi nhận, phân loại, tính tốn, xử lí và tổng hợp.
Hệ thống thơng tin kế tốn thƣờng bao gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ với nhau là hệ thống thơng tin kế tốn tài chính và hệ thống thơng tin kế toán quản trị. Hai bộ phận này thƣờng đƣợc sử dụng chung về phần lớn dữ liệu đầu vào, thế nhƣng q trình xử lí và sản phẩm đầu ra lại có nhiều khác biệt để hình thành và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau khi kiểm tốn báo cáo tài chính. Các kiểm tốn viên bên ngồi thƣờng quan tâm đến hệ thống thơng tin kế tốn tài chính.
Ngồi những u cầu thơng thƣờng của bất kì hệ thống thơng tin nào (tính kịp thời, hiệu quả…), các mục tiêu chủ yếu của hệ thống thơng tin kế tốn tài chính phải đạt đƣợc nhƣ sau:
- Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật.
- Ghi nhận và diễn giải nghiệp vụ một cách đầy đủ, chi tiết và phân loại đúng đắn các nghiệp vụ.
- Đo lƣờng giá trị các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị.
- Xác định đúng kì hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng kì.
- Trình bày đúng đắn và cơng bố đầy đủ thơng tin cần thiết trên báo cáo tài chính.
Để đạt các điều kiện trên, phải chú ý đến hai bộ phận quan trọng trong hệ thống, đó là chứng từ và sổ sách kế toán.
Với đặc trƣng là ghi nhận từng nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra, chứng từ cho phép kiểm tra, giám sát tỉ mỉ về từng hành vi kinh tế thông qua thủ tục lập chứng từ. Ngồi ra, chứng từ cịn giúp ngăn chặn kịp thời các hành vi vi phạm để bảo vệ tài sản của đơn vị. Thí dụ, thủ tục lập và xét duyệt phiếu chi sẽ giúp ngăn chặn những nghiệp vụ chi tiền mặt không phù hợp với quy định. Bên cạnh đó, chứng từ cịn là căn cứ pháp lí để giải quyết tranh chấp giữa các đối tƣợng, kể cả bên trong và bên ngoài đơn vị. Nhƣ vậy, với chức năng tiền kiểm, chứng từ đóng vai trị quan trọng trong hệ thống thơng tin kế tốn nói riêng, và trong hệ thống kiểm sốt nội bộ nói chung của đơn vị.
Sổ sách kế toán đƣợc xem là bƣớc trung gian tiếp nhận những thông tin ban đầu trên chứng từ để xử lí nhằm hình thành thơng tin tổng hợp trên báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị.
Một hệ thống sổ sách chi tiết và khoa học đối với những đối tƣợng nhƣ vật tƣ, hàng hố, cơng nợ, chi phí, thu nhập… sẽ góp phần đáng kể trong bảo vệ tài sản nhờ ở chức năng kiểm tra giám sát ngay trong q trình thực hiện nghiệp vụ.
Ngồi chứng từ, sổ sách và phƣơng pháp ghi chép vào sổ sách, để hệ thống thông tin kế tốn vận hành tốt cịn cần có sơ đồ hoạch tốn và sổ tay hƣớng dẫn về các chính sách và thủ tục kế tốn, vì thế, chúng cịn đƣợc xem nhƣ là phƣơng tiện truyền thơng về chính sách.
Sơ đồ hoạch tốn mơ tả các phƣơng pháp xử lí các nghiệp vụ tại đơn vị thƣờng dƣới dạng hình vẽ. Sổ tay hƣớng dẫn thƣờng bao gồm bảng liệt kê và phân loại tài khoản sử dụng; diễn giải chi tiết về mục đích và nội dung của từng tài khoản, cách thức xử lí các nghiệp vụ hoặc sơ đồ hoạch tốn. Sổ tay đầy đủ sẽ giúp cho việc xử lí các nghiệp vụ đúng đắn và thống nhất trong tồn đơn vị.
Truyền thơng đúng đắn cũng đem đến cho các nhân viên sự hiểu biết về vai trị và trách nhiệm của họ có liên quan đến q trình lập báo cáo tài chính. Các nhân viên xử lí thơng tin sẽ hiểu rằng công việc của họ có liên quan nhƣ thế nào đến
ngƣời khác và họ đƣợc yêu cầu phải báo cáo ngay những tình huống bất thƣờng cho cấp trên. (Giáo trình Kiểm toán, 2009, chƣơng 3).