CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC TIỀN LƯƠNG
3.2.2. Hoàn thiện quy chế trả lương đối với lao động quản lý, phục vụ
3.2.2.1. Xây dựng bản mô tả công việc cho các vị trí chức danh
a. Mục tiêu giải pháp
Cơng ty đang áp dụng theo hệ thống thang bảng lương nhà nước theo chế độ thâm niên, bằng cấp. Sự phân chia phụ trách công việc ở bộ phận gián tiếp chủ yếu do trưởng phòng quyết định dựa trên các kĩ năng, kiến thức của các nhân viên. Việc tuyển chọn nhân viên hiện nay theo hướng lấy dư bù vào chổ thiếu và khơng có mơ tả cơng việc của chức danh đang tuyển nên gây ra sự mâu thuẫn trong tiêu chí cơng tác tuyển chọn và nhu cầu thật sự ảnh hưởng đến công tác đánh giá năng lực nhân viên, công tác trả thưởng cũng
như quy hoạch cán bộ nồng cốt cho công ty. Định giá công việc để trả lương đối với lao
động quản lý, phục vụ tại cơng ty vẫn cịn bị ảnh hưởng nặng nề của cơ chế tiền lương
theo kiểu bao cấp nhà nước chỉ mới dừng lại ở mức trả lương bình qn theo từng nhóm chức danh theo bằng cấp, thâm niên kinh nghiệm. Nguyên nhân chính các cơng ty cao su chưa triển khai tốt đánh giá kết quả thực hiện công việc là do chưa có bản mơ tả cơng việc từng vị trí chức danh rõ ràng, chưa phân tích cơng việc của từng cá nhân, xây dựng các nhiệm vụ và mục tiêu công việc cụ thể làm cơ sở đánh giá kết quả thực hiện công việc lao
động quản lý, phục vụ.
Cơng ty muốn định giá cơng việc chính xác, bước đầu tiên là phải xây dựng bản
được tách bạch rõ ràng và được mô tả một cách chính xác về mức độ phức tạp, tính trách
nhiệm, khối lượng công việc đảm nhận, cường độ làm việc, điều kiện và môi trường làm
việc, mục tiêu thực hiện công việc làm cơ sở cho việc định giá trị cơng việc đảm bảo sự cơng bằng, tính khách quan khi trả lương.
b. Nội dung giải pháp
Hiện nay, khối gián tiếp của công ty thực hiện cơng việc dưới dạng các quy trình, quy phạm nhưng còn rời rạc giữa các phòng ban, giữa bộ phận nông trường với công ty bộ. Khi xây dựng các bảng mô tả công việc, người viết cần dẫn chiếu các quy trình này ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo tính chặt chẽ, đầy đủ. Để xây dựng bản mô tả công việc
phải luôn giữ một số nguyên tắc nhất định; về nội dung, nói chung các trong bản mô tả
công việc và tiêu chí đánh giá cơng việc chủ yếu liên quan tới các nội dung cơ bản cụ thể của một cơng việc đó. Bảng mơ tả công việc nên được xây dựng và cập nhật thường
xuyên, người xây dựng cần chú ý đến thực tiễn cơng việc tại đơn vị để có kiến thức đúng
đắn khi viết các mục tiêu chí. Tác giả đã xây dựng bảng mô tả công việc mẫu của chức
danh trường phòng kinh doanh để minh họa cho một số tiêu chí cơ bản về nội dung bản
mơ tả công việc căn cứ trên tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ ngành cao su ban hành 2004 (phụ lục).
Bảng 3.1. Nội dung cơ bản về bản mơ tả cơng việc
Tiêu chí Nội dung cơ bản
1. Chức vụ, bộ phận Vị trí cơng tác, thuộc văn phịng cơng ty, nơng trường hay bộ phận nào quản lý
2. Tóm tắt cơng việc Mô tả chung về công việc, mục tiêu của công việc 3. Các mối quan hệ
chủ yếu
Bên trong và bên ngồi cơng ty, mục đích quan hệ 4. Các nhiệm vụ và
trách nhiệm
Mô tả chi tiết về trách nhiệm, nghĩa vụ của công việc
5. Quyền hạn Xác định rõ giới hạn hay phạm vi quyền hành trong các quyết định tài chính hay nhân sự
7. Các điều kiện làm
việc - Thời gian làm việc - Môi trường làm việc - Các công cụ, dụng hỗ trợ
Để tạo thuận lợi cho việc triển khai tốt xây dựng bản mô tả công việc, công ty cần tiến
hành theo các bước như sau:
Trước tiên, công ty phải thành lập tổ chuyên trách gồm các trưởng phòng ban và tư
vấn viên thực hiện xây dựng bản mô tả công việc nằm dưới sự chỉ đạo trực tiếp của tổng giám đốc cơng ty. Cơng ty hiện nay hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần nhưng nhà nước vẫn nắm quyền chi phối; với đặc điểm như thế, tác giả đề nghị tổ chuyên trách nên thống nhất nội dung trước với ban lãnh đạo cơng ty nhằm tăng tính chính xác trong xây
dựng các bảng mơ tả cơng việc trên cở sở phối hợp với bộ phận tổ chức-tiền lương và phù hợp hóa với thực tế cơng việc của đơn vị.
Thứ hai, công ty cần thực hiện theo phương pháp thảo luận cơng khai. Các phịng
ban chức năng có nhiệm vụ cung cấp thơng tin chi tiết chính xác cơng việc của mình cho tổ chuyên trách. Lao động quản lý các bộ phận và nhân viên cùng bàn bạc thảo luận để đi
đến thống nhất về nội dung bản mô tả công việc trên cơ sở chức năng nhiệm vụ, năng lực
cần thiết được cụ thể hóa, định lượng qua phân tích cơng việc và mục tiêu công việc. Bên cạnh bảng mô tả công việc từng chức danh, công ty cần phối hợp xác lập lại bản mô tả chức năng, nhiệm vụ từng phịng, nơng trường, bộ phận để có sơ đồ chỉ rõ mối quan hệ từng bộ phận với các bộ phận khác.
c. Lợi ích của giải pháp
Đối với công ty, xây dựng bảng mô tả công việc các chức danh giúp ban lãnh đạo
thấy được sự chồng chéo trong công việc, sự dư thừa và thiết hụt nhân sự ở bộ phận
phòng ban; là cơ sở cho công tác đánh giá trả lương và đánh giá khen thưởng; có tác dụng khuyến khích nhân viên tích cực trong công việc, giúp trưởng các bộ phận bố trí hợp lí cơng việc cho các cá nhân. Qua đó, lãnh đạo cũng có cái nhìn tổng qt trong điều chỉnh
cơ cấu tổ chức, định biên bộ máy hợp lý nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh và
mục tiêu phát triển của công ty.
Bảng mô tả công việc sẽ là căn cứ quan trọng khi xét tuyển đầu vào trong quá trình tuyển chọn nhân viên mới thể hiện sự cam kết cụ thể của hai bên về trách nhiệm, mục tiêu và hiệu quả công việc.
3.2.2.2. Xây dựng các tiêu chí đánh giá mức độ hồn thành nhiệm vụ a. Mục tiêu giải pháp a. Mục tiêu giải pháp
Xây dựng tiêu chí, phương pháp đánh giá mức độ hồn thành nhiệm vụ nhằm xác
định được chất lượng hoàn thành công việc của nhân viên; thấy được các mặt tốt và chưa
tốt trong bố trí cơng việc làm cơ sở cho việc khen thưởng, tăng lương, đào tạo, đề bạt phát triển.v.v. tạo được động lực thúc đẩy CBNV làm việc tốt hơn.
Xây dựng các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ nhằm hướng công tác trả lương theo hiệu quả làm việc, đảm bảo trả lương công bằng, khắc phục sự bất hợp lý của công tác trả lương theo bằng cấp hiện nay, tính bình qn chủ nghĩa trong trả lương, khuyến khích tăng năng suất lao động.
b. Nội dung giải pháp
Tác giả xây dựng các tiêu chí định lượng để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của lao động quản lý, phục vụ căn cứ vào bảng mô tả công việc từng cá nhân, từng bộ
phận đã được đề cập trong phần 3.2.2.1 xây dựng kế hoạch làm việc hoặc mục tiêu công việc theo định kỳ hàng tháng, quý trình lãnh đạo phê duyệt làm cở sở cho việc tổ chức đánh giá chỉ số đánh giá thực hiệc mục tiêu công việc.
Dựa vào bảng mô tả chi tiết nội dung công việc, mỗi phòng ban sẽ tạo ra các mẫu phiếu đánh giá với một thang đo 5 bậc để đo lường các đặc trưng tùy thuộc vào tính chất cơng việc.
Bảng 3.2: Mẫu phiếu đánh giá công việc tháng
Tên nhân viên: Chức danh:
Tên người đánh giá: Bộ phận:
Ngày đánh giá:
Tiêu chí Xuất sắc Khá Đạt yêu
cầu
Dưới yêu cầu
Tối thiểu
Khối lượng công việc 5 4 3 2 1
Chất lượng công việc 5 4 3 2 1
Khả năng xét đoán-hiểu biết 5 4 3 2 1
Thái độ 5 4 3 2 1
Tinh thần hợp tác 5 4 3 2 1
Tùy thuộc vào bản chất của từng loại cơng việc mà các tiêu chí lựa chọn có thể khác nhau. Việc lựa chọn các tiêu chí cần phải được tiến hành chủ yếu trên cơ sở các đặc trưng có liên quan đến hiệu quả cơng việc (ví dụ phụ lục). Để đánh giá, người đánh giá sẽ xác định việc thực hiện các tiêu chí của đối tượng thuộc về thứ hạng nào; kết hợp các
điểm số tính theo phương pháp bình qn. Đồng thời, mỗi tiêu chí sẽ được chi tiết hóa để
giúp người đánh giá có cơ sở để nhận xét chính xác hơn. Ví dụ: tiêu chí “Khả năng xét đốn-hiểu biết” về giá mủ trong tháng sau đối với nhân viên kinh doanh chi tiết thành 3
yếu tố “nhận định khơng tốt vì khơng cập nhật”, “nhận định khơng tốt vì cập nhật khơng chính xác”, “nhận định tốt dựa trên cơ sở cập nhật tốt”.
Từ phiếu đánh giá cơng việc tháng sẽ quy đổi ra mức độ hồn thành nhiệm vụ các người lao động; cụ thể: từ 1 điểm đến dưới 3 điểm là khơng hồn thành nhiệm vụ k = 0,8, từ 3 điểm đến 4 điểm là hoàn thành nhiệm vụ k = 1 và từ 4 điểm trở lên là hoàn thành
xuất sắc hưởng hệ số k = 1,2.
Tổ chức đánh giá định kỳ (tháng hoặc quý) dựa vào các tiêu chí đánh giá đối với
từng vị trí chức danh, CBNV tự đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và gửi cho lãnh đạo bộ phận. Lãnh đạo bộ phận có trách nhiệm đánh giá vào phiếu và thống nhất với
tác của họ và lập bảng tổng hợp của bộ phận gửi về phòng TCHC-LĐTL để trình lãnh đạo cơng ty phê duyệt và căn cứ trả lương, thưởng tương ứng với mức độ hồn thành nhiệm
vụ được giao.
c. Lợi ích của giải pháp
Xây dựng các tiêu chí, phương pháp đánh giá đối với từng vị trí chức danh, quy định mức độ hoàn thành nhiệm vụ, giúp cho việc đánh giá mức độ hồn thành cơng việc
CBNV một cách khoa học, chính xác hơn, khắc phục được một số nhược điểm về đánh
giá kết quả công việc của từng vị trí chức danh theo hình thức.
Tiền lương từng vị trí được điều chỉnh theo hệ số mức độ hồn thành nhiệm vụ, khuyến
khích được CBNV nâng cao năng suất và hiệu quả công tác. Các kết quả đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của CBNV làm cơ sở cho việc điều chỉnh tăng lương, xét thi đua
khen thưởng định kỳ và hàng năm, đào tạo, đề bạt phát triển... giúp quản lý tiền lương
một cách khoa học, quản trị tốt nguồn nhân lực.