5.2 Dựa vào các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn đưa
5.2.1 Đối với nhân tố “Tham gia của nhân viên”
Tham gia của nhân viên trong việc thực hiện HTTTKT là nhân tố tác động mạnh nhất đến chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn trong mơ hình. Do đó để nâng cao chất lượng hệ thống kế tốn trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh ta cần tập trung vào nâng cao chất lượng tham gia của nhân viên. Do các doanh nghiệp vừa và nhỏ luôn thiếu nguồn lực và nguồn nhân sự chủ chốt tập trung vào gia tăng giá trị nhân viên là điều cần thiết.
Thứ nhất, nâng cao hiểu rõ quy trình sử dụng hệ thống của nhân viên tham gia thông qua các chương trình đào tạo huấn luyện bằng việc tổ chức các lớp đào tạo quy trình sử dụng hệ thống khi:
- Tuyển dụng nhân viên mới: trước khi nhân viên mới tham gia vào doanh nghiệp,
các nhân viên này cần hiểu rõ quy trình thực hiện để tránh các sai phạm khi khơng hiểu rõ quy trình. Mỗi doanh nghiệp có một quy trình hệ thống khác nhau nên các nhân viên mới cần được đào tạo hướng dẫn cụ thể.
- Thay đổi quy trình hệ thống, khi áp dụng phần mềm và các ứng dụng kế toán mới: hệ thống mới thay đổi sẽ làm xáo trộn các quy trình và ít nhiều có thể thay
đổi quy trình địi hỏi nhân viên cần hiểu rõ để nắm bắt áp dụng quy trình mới. - Nâng cấp quy trình hệ thống: điều này xảy ra khi quy trình hệ thống khơng cịn
phù hợp do sự phát triển của xã hội, mở rộng của doanh nghiệp, thay đổi mục tiêu chiến lược hệ thống cần được nâng cấp để hỗ trợ cung cấp thông tin cho việc đạt mục tiêu doanh nghiệp.
Thứ hai, nâng cao nhận thức về mức độ ảnh hưởng của bản thân tới các bộ phận khác hoặc các cá nhân khác trong doanh nghiệp. Trước khi nhân viên mới tiếp nhận cơng việc hay nhân viên đã gắn bó lâu năm, doanh nghiệp phải tổ chức hội nghị, các cuộc họp để phổ biến tầm quan trọng và tác động của từng nhân viên đến doanh nghiệp và các bộ phận khác, họ phải hoạt động vì lợi ích cá nhân và tập thể. Phân công và phân quyền rõ ràng giữa trách nhiệm và nhiệm vụ cho mỗi vị trí, cơng việc.
Thứ ba, nâng cao nhận thức các tiêu chuẩn chất lượng thông tin cho nhân viên, chất lượng thông tin là tiêu chuẩn đo lường chất lượng hệ thống thơng tin. Để có thơng tin chất lượng và phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp, nhân viên tham gia phải hiểu được các tiêu chuẩn chất lượng, từ đó đề ra các biện pháp, quy trình để đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng thơng tin. Người ta chỉ có thể hoạt động hiệu quả khi và chỉ khi hiểu được việc mình làm nhằm mục đích gì.
Thứ tư, nhân viên tham gia phải tuân thủ quy trình thực hiện, quy trình thực hiện hệ thống thơng tin kế tốn đã được doanh nghiệp đúc kết kinh nghiệm hoặc có sự tư vấn triển khai từ các tổ chức bên ngồi. Vì vậy quy trình tốt đã đạt được mục tiêu chiến lược của tổ chức, do đó nhân viên tham gia phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình thực hiện. Nếu có sự kiến nghị cải thiện quy trình nhân viên tham gia cần trao đổi với quản lý để đề ra các quy trình hiệu quả nhất.
Thứ năm, nâng cao mức độ thành thục thao tác hệ thống, nhân viên càng thành thục thao tác hệ thống thì khả năng xảy ra sai sót và nhầm lẫm sẽ giảm, thơng tin sẽ kịp thời, chính xác. Nhân viên tham gia vào hệ thống thơng tin kế tốn phải không ngừng nổ lực, không ngừng học hỏi, nâng cao kiến thức và kỹ thuật để nâng cao chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn.
Thứ sáu, nâng cao khả năng nhận thức và cách khai thác thông tin từ hệ thống, thông tin được tạo ra từ hệ thống, là sản phẩm của q trình tạo thơng tin. Nguồn thơng tin tạo ra từ hệ thống là đa chiều, có những thơng tin rác không giúp đạt mục tiêu doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng xấu đến khả năng ra quyết định. Để thông tin đáp ứng và phục vụ hữu ích trách lỗng thơng tin, thì nhân viên tham gia cần tăng cường khả năng nhận thức và các kỹ thuật khai thác thông tin từ hệ thống. Để đạt được điều này, mỗi nhân viên tham gia cần hiểu rõ mục tiêu doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thơng tin gì?, thời gian cung cấp thơng tin đạt tính kịp thời. Tăng cường khả năng phân tích, tổng hợp, rút trích các thơng tin cần thiết, điều này địi hỏi nhân viên tham gia không ngừng học hỏi, gia tăng giá trị bản thân.