CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG
3.3 Giải pháp hoàn thiện quản trị chuỗi cung ứng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm
phẩm Cửu Long
3.3.1 Giải pháp 1: Hồn thiện cơng tác dự báo và lập kế hoạch
Hiện tại, việc dự báo và lập kế hoạch của Công ty chủ yếu vào kết quả hoạt động kinh doanh ở các năm trước và đơn đặt hàng của khách hàng truyền thống. Các dữ liệu này thường không khớp so với thực tế sản xuất hàng năm do đặc thù ngành dược có rất nhiều biến động. Do đó, để xác định nhu cầu thị trường chính xác, Cơng ty cần chú trọng hơn đến công tác nghiên cứu thị trường, thuê hoặc kết hợp với các đơn vị chuyên nghiên cứu thị trường để làm cơ sở cho việc xác định nhu cầu của thị trường một cách chính xác.
Việc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu chưa chính xác và chưa phù hợp với tình hình sản xuất tại Công ty, dẫn đến tồn kho lớn, làm tăng chi phí. Vì vậy, Cơng ty cần có biện pháp tính tốn, xác định chính xác lượng nguyên vật liệu cần cho kế hoạch sản xuất để giảm thiểu chi phí lưu kho.
Để việc dự báo và lập kế hoạch diễn ra thuận lợi, tác giả đề xuất quy trình lập kế hoạch cho Cơng ty như sau:
Hình 3.1: Đề xuất quy trình lập kế hoạch sản xuất
Sản lượng sản xuất năm trước
Nhu cầu thị trường năm trước
Dự báo của giới chuyên môn Năng lực sản xuất của Công ty Những đơn đặt hàng hiện tại Phần mềm xử lý số liệu Sản lượng dự báo Kế hoạch sản xuất
Kế hoạch sản xuất của Cơng ty được dự báo qua phân tích của phần mềm chuyên dụng, dựa trên các thông tin như: Sản lượng sản xuất của năm trước, nhu cầu thị trường của năm trước, dự báo nhu cầu thị trường của giới chuyên môn, năng lực sản xuất của Công ty và những đơn đặt hàng hiện tại từ khách hàng. Những thông tin này càng chi tiết thì việc lập kế hoạch sản xuất càng gần với tình hình thực tế hơn. Các sản phẩm của Công ty cần được thông tin đầy đủ, chi tiết lên hệ thống website, tạo thuận lợi cho khách hàng tham khảo và đặt hàng trực tuyến.
Khi khách hàng đặt hàng các loại sản phẩm có trong danh mục sản phẩm của Cơng ty thì Phịng Kinh doanh sẽ phối hợp với các Phòng, Nhà máy và Tổng kho để kiểm tra lượng thành phẩm tồn kho và năng lực sản xuất của Công ty. Nếu lượng tồn kho đủ thì tiến hành giao hàng cho khách hàng ngay. Nếu hàng tồn kho khơng đủ thì căn cứ vào năng lực sản xuất của Nhà máy để xác định thời điểm hoàn thành đơn hàng dự kiến, từ đó mà Phịng Kinh doanh thơng báo với khách hàng thời gian giao hàng. Việc thông tin cho khách hàng biết về đơn hàng của mình phải được thực hiện trong vòng 24 giờ, kể từ lúc nhận được yêu cầu đặt hàng từ phía khách hàng.
Trường hợp khách hàng có nhu cầu đặt hàng các loại sản phẩm khơng có trong danh mục sản phẩm của Cơng ty thì Phịng Kinh doanh phải họp bàn với Phịng nghiên cứu phát triển, Phịng Kỹ thuật bảo trì và các Nhà máy, nếu năng lực của Cơng ty có thể đáp ứng được thì bàn bạc cụ thể với khách hàng về hợp đồng và lên kế hoạch sản xuất. Nếu năng lực của Công ty không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì từ chối đơn hàng, đồng thời có kế hoạch nghiên cứu, phát triển sản phẩm đó trong tương lai.
Bên cạnh đó, Cơng ty cần phải ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác dự báo và lập kế hoạch, cụ thể là sử dụng phần mềm chuyên dùng để xử lý dữ liệu và quản lý thông tin đồng bộ ở tất cả các khâu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tài chính kế tốn, tồn kho, cung ứng vật tư, thiết bị. Như vậy, Cơng ty có thể chủ động hơn trong việc quản lý hệ thống thông tin trong chuỗi cung ứng, thống nhất trong mọi kế hoạch ở tất cả các khâu liên quan, tránh tình trạng bị động ở bất cứ khâu nào.
Hàng ngày, hàng tuần các Phòng, Nhà máy phải báo cáo tiến độ thực hiện công việc lên Ban Tổng giám đốc. Trong báo cáo thể hiện đầy đủ các thông tin về tiến độ thực hiện đơn hàng, đánh giá khả năng hồn thành đơn hàng. Khi có bất kỳ sự cố nào xảy ra có thể ảnh hưởng đến hoạt động của chuỗi cung ứng thì các bộ phận phải thơng báo ngay cho Ban Tổng giám đốc để có hướng chỉ đạo giải quyết.
3.3.2 Giải pháp 2: Hồn thiện cơng tác cung ứng nguyên vật liệu
Để hoạt động cung ứng nguyên vật liệu đạt hiệu quả cao, Công ty cần thực hiện các giải pháp sau:
3.3.2.1 Lựa chọn nhà cung ứng:
Do đặc thù của ngành Dược, nguyên vật liệu đầu vào cần phải được kiểm tra cẩn thận từng lô hàng, bảo đảm nguyên vật liệu nhập về đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng, kỹ thuật, không nhập hàng kém phẩm chất. Nguyên vật liệu ngành Dược trên thị trường có rất nhiều loại với chất lượng và giá cả khác nhau, Công ty thường lựa chọn những nhà cung ứng nguyên vật liệu uy tín, đảm bảo chất lượng đến từ Châu Âu, Bắc Mỹ, hạn chế sử dụng nguyên vật liệu từ các nhà cung ứng đến từ Trung Quốc.
Tuy nhiên, việc chọn các nhà cung ứng truyền thống có một số bất cập, như khi Nhà cung ứng không đáp ứng được số lượng đơn hàng, chất lượng không đảm bảo hay giao hàng không đúng thời gian... làm ảnh hưởng xấu đến q trình sản xuất kinh doanh. Khi đó, việc lựa chọn thêm một vài nhà cung ứng mới và cũng cố mối quan hệ với họ để chủ động hơn trong cung ứng nguyên vật liệu, giảm rủi ro và tránh bị ép giá.
Hiện nay việc lựa chọn nhà cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty vẫn còn thụ động, do các nhà cung ứng tự đến, chào hàng với Công ty và Công ty sẽ tiến hành, theo dõi, đánh giá theo các tiêu chí như: thời gian giao hàng, chất lượng, giá cả, thái độ phục vụ. Vì vậy việc Cơng ty chủ động tìm kiếm nhà cung ứng sẽ giúp cập nhật thường xuyên tình hình biến động của thị trường, tránh lạc hậu về thị trường nguyên vật liệu và giá cả.
Công ty cần tạo mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung ứng để đem lại lợi ích ở nhiều khía cạnh cho cơng ty, cụ thể:
Đối với nhà cung ứng truyền thống: Do có mối quan hệ hợp tác lâu dài, ổn
định, nên được ưu tiên trong đảm bảo nguyên vật liệu sản xuất, tiết kiệm các chi phí giao dịch, đặt hàng, rủi ro. Để duy trì mối quan hệ bền vững với các nhà cung ứng truyền thống, Cơng ty cần có những chiến lược phù hợp như:
- Ký hợp đồng từng năm, lên kế hoạch mua hàng với số lượng nhiều để được giảm giá và ổn định giá trong suốt cả năm. Việc này sẽ làm giảm rủi ro, giảm gánh nặng tỷ giá trong kinh doanh.
- Thường xuyên liên lạc, gặp gỡ với các nhà cung ứng để cập nhật thơng tin về tình hình ngun vật liệu, từ đó có hướng để lên kế hoạch mua nguyên vật liệu trong tương lai, đồng thời cũng giúp nhà cung ứng thích nghi với sự thay đổi của Công ty để chuẩn bị hàng hóa tốt hơn.
- Ưu tiên mua hàng của các nhà cung ứng truyền thống nếu giá cả bằng hoặc chênh lệch không đáng kể đối với các mặt hàng tương đương của các nhà cung ứng khác.
- Với các nhà cung ứng đã hợp tác lâu năm và họ thực hiện tốt các đơn hàng đã ký thì Cơng ty cần có những cam kết mua hàng đặc biệt, nhằm cũng cố hơn mối quan hệ, tạo niềm tin vững chắc trong quá trình hoạt động.
Đối với nhà cung ứng mới: Các nhà cung ứng mới thường xun tìm đến
Cơng ty để chào hàng, báo giá nguyên vật liệu. Các nhà cung ứng nguyên vật liệu mới thường đưa ra nhiều lựa chọn hơn về chất lượng, giá cả và phương thức thanh tốn. Tuy nhiên Cơng ty vẫn chưa có sự quan tâm đúng mức đối với các nhà cung ứng mới. Để có nhà cung ứng mới có chất lượng, Cơng ty cần thực hiện các biện pháp sau:
- Thường xuyên tham dự các hội chợ, hội thảo chuyên ngành Dược để tìm nhà cung ứng mới, tham khảo sự giới thiệu lẫn nhau trong các mối quan hệ trong ngành.
- Khi tiến hành lựa chọn nhà cung ứng mới cần phải nghiên cứu kỹ các thơng tin về uy tín, chất lượng sản phẩm, giá cả để đưa ra quyết định. Nhà cung ứng được lựa chọn phải đảm bảo chất lượng, thời gian giao hàng, giá cả phù hợp.
- Để lựa chọn nhà cung ứng tốt nhất, Công ty cần thường xuyên thu thập và phân tích các thơng tin về các nhà cung ứng, khả năng đáp ứng, giá cả, chất lượng nguyên vật liệu của từng nhà cung ứng, khoảng cách vận chuyển, phương tiện vận chuyển, thời gian giao hàng, sự phản hồi của Nhà cung ứng khi có sự cố xảy ra và một số yếu tố khác ảnh hưởng đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu cho cơng ty, tránh tình trạng gặp phải nhà cung ứng thiếu năng lực.
Việc đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng có vai trị rất quan trọng trong việc đáp ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất. Công ty nên định kỳ 2 năm một lần khảo sát, lấy ý kiến của toàn thể cán bộ, cơng nhân viên của các Nhà máy, Phịng cung ứng vật tư, Phịng quản lý chất lượng, Tổng kho về cơng tác cung ứng nguyên vật liệu từ các Nhà cung ứng. Căn cứ vào kết quả khảo sát, Cơng ty có phản hồi cho Nhà cung ứng để có biện pháp khắc phục các hạn chế của mình, đồng thời cũng là căn cứ để đánh giá và lựa chọn Nhà cung ứng trong tương lai.
Trong trường hợp Nhà cung ứng truyền thống vẫn còn đáp ứng tốt các yêu cầu của Cơng ty thì cũng nên tìm thêm một Nhà cung ứng mới cùng cung cấp loại nguyên vật liệu tương đương. Việc này làm cho xuất hiện sự cạnh tranh giữa nhà cung ứng cũ và nhà cung ứng mới, dẫn đến việc Cơng ty sẽ có nguồn ngun vật liệu có chất lượng hơn, giá cả cạnh tranh hơn.
3.3.2.2 Hoàn thiện hoạt động mua nguyên vật liệu:
Do phần lớn nguyên vật liệu được nhập khẩu từ các nhà cung ứng nước ngồi, nên q trình vận chuyển từ lúc đặt hàng đến lúc tiếp nhận tại Tổng kho của Công ty thường mất từ 4 đến 8 tuần. Do đó, tùy thuộc vào đặc điểm và thời gian vận chuyển mà Công ty cần thực hiện việc đặt hàng sao cho hợp lý.
Phòng Cung ứng vật tư kết hợp với Tổng kho thực hiện kiểm kê, so sánh số liệu thực tế và số liệu sổ sách, kế hoạch sản xuất, kế hoạch bán hàng để xác định thời
gian đặt hàng, đảm bảo hoạt động sản xuất không bị gián đoạn. Việc đặt hàng dựa vào lượng tồn kho ở thời điểm hiện tại, kế hoạch từ các đơn hàng và thời gian vận chuyển của nguyên vật liệu, nhằm đảm bảo sản xuất được liên tục với chi phí thấp nhất. Lượng nguyên vật liệu tồn kho của Công ty phải đảm bảo cho đủ nguyên liệu cho quá trình sản xuất liên tục trong 7 ngày. Tùy thuộc vào tình hình của thị trường mà Công ty linh động đặt hàng với số lượng hợp lý, ví dụ những lúc kinh doanh chậm thì lượng đặt hàng thấp, lúc thị trường tiêu thụ tốt thì tăng lượng đặt hàng lên. Khoảng cách giữa các lần đặt hàng cũng không cố định mà tùy thuộc vào tình hình sản xuất để xác định khoảng cách đặt hàng hợp lý.
3.3.2.3 Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu:
Phòng Quản lý chất lượng chịu trách nhiệm xây dựng định mức cho từng loại nguyên vật liệu và cho từng khâu của q trình sản xuất.
Do Cơng ty sản xuất ra nhiều chủng loại sản phẩm, mỗi sản phẩm dùng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau nên việc tính tốn định mức ngun vật liệu chính xác, đồng bộ là rất khó khăn. Vì vậy, Cơng ty cần liên tục nghiên cứu, cải tiến cơng tác tính định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm hợp lý hơn, đảm bảo cung cấp sản phẩm đạt yêu cầu với mức sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm nhất.
Mặt khác, Công ty cần cải tiến, nâng cấp trang thiết bị máy móc hiện đại, đồng bộ để nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, giảm hao hụt do chạy máy. Đồng thời thường xuyên đào tạo nâng cao tay nghề, nâng cao ý thức tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản xuất cho công nhân, nhân viên Công ty.
Việc cấp phát nguyên vật liệu cần được thực hiện theo đúng định mức và kế hoạch đề ra nhằm hạn chế thất thoát nguyên vật liệu. Nâng cao ý thức, trách nhiệm của cán bộ công nhân viên trong sử dụng nguyên vật liệu sản xuất, có hình thức thưởng, phạt công bằng, minh bạch.
3.3.2.4 Công tác quản lý nguyên vật liệu tồn kho:
Công ty có rất nhiều loại nguyên vật liệu được dự trữ trong kho. Tất cả nguyên vật liệu được sử dụng tại Cơng ty đều có hạn dùng, thơng thường là 4 năm kể
từ ngày xuất xưởng, tuy nhiên cũng có một số loại nguyên vật liệu có hạn dùng là 1 năm như các mặt hàng hương liệu.
Để quản lý tồn kho hiệu quả, Cơng ty cần đính các thẻ vào từng loại ngun vật liệu trong kho. Trên thẻ có đầy đủ thơng tin về loại nguyên vật liệu, ngày sản xuất, hạn sử dụng, ngày nhập kho, điều kiện bảo quản. Các thông tin trên thẻ đồng thời cũng được được vi tính hóa và quản lý bằng phần mềm chun dụng nhằm có biện pháp phù hợp để ưu tiên tiến hành sử dụng các loại nguyên vật liệu gần hết hạn dùng để sản xuất, hạn chế tình trạng hàng tồn kho quá lâu, dẫn đến quá hạn phải hủy bỏ.
Trong quá trình lưu kho nguyên vật liệu, Tổng kho phải có kế hoạch định kỳ kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu để có thể kịp thời báo cáo về Ban Tổng giám đốc khi phát hiện chất lượng nguyên vật liệu bị giảm. Sau mỗi đợt kiểm tra định kỳ, Tổng kho có trách nhiệm cập nhật tình trạng nguyên vật liệu vào hồ sơ. Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện tình trạng bên ngồi của ngun vật liệu có bất thường thì phải tiến hành lấy mẫu, chuyển về Phòng Quản lý chất lượng kiểm tra và đưa ra kết luận. Trường hợp loại nguyên vật liệu đó có chất lượng bị giảm, nhưng vẫn đạt tiêu chuẩn thì đề nghị Ban Tổng giám đốc có kế hoạch sớm đưa vào sử dụng, trường hợp khơng đạt tiêu chuẩn thì phải hủy bỏ, đồng thời đề nghị Phòng Cung ứng vật tư điều chỉnh kế hoạch nhập nguyên vật liệu mới bổ sung.
3.3.3 Giải pháp 3: Hồn thiện cơng tác sản xuất
Q trình sản xuất của Cơng ty đạt các tiêu chuẩn nghiêm ngặt về sản xuất và thực hành kiểm nghiệm thuốc, đa số cán bộ, công nhân viên Công ty làm chủ được máy móc, cơng nghệ, nhưng việc điều hành sản xuất trong các nhà máy vẫn còn nhiều hạn chế, chi phí trong q trình sản xuất cao, đơi khi phải tiêu hủy thành phẩm bị lỗi khơng đạt u cầu do cịn một số máy móc, thiết bị cũ, lạc hậu, hao hụt trong sản xuất lớn, việc kiểm sốt chi phí sản xuất chưa tốt và trình độ cơng nhân vận hành cịn một số hạn chế. Điều này làm cho Công ty tốn nhiều chi phí, làm giá thành sản phẩm tăng cao, tính cạnh tranh của sản phẩm giảm.
- Có kế hoạch thay thế một số máy móc, thiết bị cũ, lạc hậu bằng máy móc thiết bị với cơng nghệ hiện đại hơn. Tập trung cơng tác bảo trì, bảo dưỡng đối với các máy móc có năng suất thấp nhất trong dây chuyền, đề phòng trường hợp máy bị hỏng đột xuất kéo theo dừng cả dây chuyền và ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.