- Cần tổ chức xây dựng lại và tạo ra cơ chế gắn kết để tận dụng tối đa hệ thống mạng lưới các công ty trong nghành là các cây xăng Petrolimex, các điểm giao dịch của hệ thống Ngân hàng PG, các cữa hàng Gas, dầu nhờn của Petrolimex.
PJICO Đồng Nai
Các Phòng Kinh doanh
Các Phòng nghiệp vụ Các VP khu vực
… Đại lý X Đại lý Y Đại lý Z Đại lý I Đại lý J Đại lý K
… … ĐLý cấp 2 Nai Phòng Kinh doanh Phòng nghiệp vụ Phòng khu vực … Tổng đại lý A Tổng đại lý B Tổng đại lý C Tổng đại lý C Đạilý X Đại lý Y Đại lý Z Đại lý I Đại lý J Đại lý K ĐLý cấp 1
- Trong phạm vi nguồn lực của mình, Cơng ty cần chú tâm đến việc hỗ trợ các đại lý, kênh trung gian các băng rôn, bảng hiệu quảng cáo, biểu mẫu, tờ rơi với hình thức đẹp, đồng bộ và dễ nhận biết.
- Tổ chức lựa chọn, xây dựng và đào tạo đội ngũ giáo viên huấn luyện đai lý chuyên nghiệp, giỏi về nghiệp vụ để có thể thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo nghiệp vụ cho các đại lý của công ty.
3.3.2.4 Các giải pháp về truyền thông quảng bá thương hiệu
Để hoàn thiện hoạt động quảng bá thương hiệu cho PJICO Đồng Nai, ban giám đốc và bộ phận giúp việc cần phải xác định và thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Xác định được đối tượng mục tiêu cần truyền thông: Căn cứ vào thế mạnh và phân
khúc khách hàng trong hoạt động marketing của Công ty để xác định mục tiêu khách hàng cần phải nhận thông điệp truyền thơng là ai nhằm tối ưu hóa các chi phí truyền thơng, quảng bá thương hiệu.
- Xây dựng và tuyên truyền thông điệp định vị: Là công ty thành viên trực thuộc Tổng công ty PJICO nên PJICO Đồng Nai cần sớm xác định được thông điệp định vị từ Tổng cơng ty để từ đó có tun truyền thơng điệp định vị nhanh chóng và hiệu quả. Giữa rất nhiều doanh nghiệp có cùng nghành nghề kinh doanh, có cùng sản phẩm bảo hiểm thì việc xây dựng thơng điệp định vị của PJICO để đi vào nhận thức và lưu lại lâu dài trong tâm trí của khách hàng là hết sức quan trọng. PJICO đã xây dựng thông điệp định vị cho hoạt động marketing truyền thông của năm 2014 là “
Bảo hiểm PJICO – Niềm tự hào của chúng tôi – Là niềm tin của các bạn”.
- Mục tiêu truyền thông: Hiện nay, thương hiệu PJICO đã khá nổi tiếng trên thị trường Việt Nam do đó, mục tiêu truyền thơng của PJICO Đồng nai có thể là:
+ Củng cố hình ảnh, gía trị thương hiệu của PJICO tại địa bàn Đồng Nai
+ Gia tăng sự nhận biết, phân biệt của khách hàng về một sản phẩm, nhóm dịch vụ nào đó do PJICO Đồng Nai cung cấp.
+ Thơng báo một chương trình khuyến mãi, giới thiệu sản phẩm, nhóm dịch vụ nào đó dựa vào một dịp nào đó (Giới thiệu bảo hiểm học sinh vào ngày tổng kết năm học, hay triển khai chương trình khuyến mại nhân dịp xuân mới, …)
- Cần phải xây dựng và thành lập ngay bộ phận marketing và chăm sóc khách hàng
marketing, nghiên cứu thị trường để tổ chức các hoạt dộng chăm sóc khác hàng sau bán hàng cũng như thường xuyên thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường để tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, đánh giá về sản phẩm hiện tại của Công ty cũng như đối thủ cạnh tranh.
- Cần phải xây dựng kế hoạch ngân sách truyền thông: Hoạt động kinh doanh luôn
gắn với hoạt động truyền thông marketing nên Ngân sách dành cho hoạt động marketing hằng năm là điều mà lãnh đạo PJICO Đồng Nai cần phải suy nghĩ, có kế hoạch hoạch định ngân sách trong dài hạn và ngắn hạn cho phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty trong từng thời kỳ.
- Các hoạt động truyền thông mà PJICO Đồng Nai cần xem xét thực hiện:
+ Dựa vào chiến lược hoạt động của công ty và nguôn ngân sách dự kiến sử dụng
cho hoạt động truyền thông.
+ Phương tiện truyền thơng chủ yếu là quảng cáo qua báo chí và truyền hình. Bên cạnh đó vẫn duy trì và truyển khai các kênh truyền thông khác như: lập trang facebook giới thiệu về công ty và hoạt động của công ty trên internet, cân nhắc xem xét chi phí để xây dựng website bán hàng và giới thiệu sản phẩm trực tuyến, kết hợp giới thiệu chào phí bằng tơ rơi, thư giới thiệu và thư điện tử (email); tận dụng lợi thế về mặt bằng và quy mơ tịa nhà Cơng ty gắn Bảng quảng cáo lớn giới thiệu về hình ảnh cơng ty và sản phẩm;
Truyền thông kết hợp với các sự kiện chính trị - xã hội xảy ra tại địa bàn cung cấp bảo hiểm cháy xe máy khi mà tại địa bàn thường xuyên có sự cố cháy nổ xe gắn máy và ô tô, tặng mũ bảo hiểm nhân dịp quy định bắt buộc đội mũ bảo hiểm toàn dân đi vào cuộc sống, đặc biệt là thơng tin các vụ tổn thất nghiêm trọng có liên quan PJICO Đồng Nai cần kết hợp tuyên truyền cho người dân thơng qua các kênh báo chí địa phương, đài truyền hình địa phương một mặt nâng cao ý thức phòng ngừa rủi ro cho nhân dân, mặt khác cũng cho khách hàng hiểu thêm về quyền lợi bảo hiểm và vai trò của PJICO Đồng Nai.
+ Cần tiếp tục nghiên cứu triển khai kế hoạch khuyến mại như tặng vocher, tặng vật phẩm khuyến mãi, gói hàng chung, …để kích cầu cho các sản phẩm bảo hiểm xe ô tô, xe gắn máy phù hợp với quy định của pháp luật và văn hóa địa phương, xem xét thời điểm khuyến mãi và ngân sách khuyến mãi hợp lý.
+ Tiếp tục xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với chính quyền địa phương, thơng qua các tổ chức đoàn thể thực hiện các hoạt động tài trợ thể thao, hội khỏe phù đổng, tài trợ nhà tình thương, tặng quà cho người nghèo tại các huyện nghèo; tham gia đầy đủ các hội thi văn nghệ, thể thao, cắm trại, …theo đề xuất của đoàn, đảng tại cơ sở. + Kênh bán hàng cá nhân là kênh bán hàng chủ yếu của PJICO Đồng Nai do đó cần định hướng, huấn luyện để mỗi khai thác viên, mỗi đại lý của PJICO Đồng Nai là mỗi tuyên truyền viên cho thương hiệu của Công ty với trang phục – đồng phục đẹp, đồng bộ, ưu nhìn; các biểu mẫu tài liệu, catalo đẹp và mang thông điệp truyền thông ý nghĩa.
+ Các chương trình quan hệ cơng chúng cần phải được thực hiện một cách bài bản, có kế hoạch và mục đích rõ ràng vừa mang tính địa phương nhưng cũng có liên quan đến sản phẩm và đặc điểm kinh doanh của cơng ty như: tài trợ phí bảo hiểm sức khỏe cho các vận động viên, tặng học bổng cho các học sinh học giỏi, tài trợ thăm viếng gia đình nạn nhân của các vụ tai nạn thảm khốc, tặng mũ bảo hiểm cho các em học sinh tiểu học, tài trợ hơi thao PCCC về phịng chống cháy nổ.
+ Thực hiện thực hiện theo các chương trình khuyến mại của Tổng cơng ty và chủ động xây dựng các chương trình khuyến mại phù hợp với đặc điểm tình hình của địa phương theo từng sản phẩm bảo hiểm.
+ Tạo môi trường làm việc tác phong chun nghiệp, hình ảnh văn hóa cơng sở hiện đại và mang màu cờ sắc áo riêng cho thương hiệu PJICO tại địa bàn Tỉnh Đồng Nai.
- Cần thực hiện việc đánh giá tính hiệu quả và tác động của hoạt động truyền thông hàng năm: từ đó cơng ty sẽ có những đúc kết kinh nghiệm cho hoạt động truyền thơng cho các năm tiếp theo và có kế hoạch dự tốn tính tốn ngân sách cho hoạt động truyền thơng hợp lý.
3.3.2.5 Các giải pháp về đội ngũ nhân lực - Về bộ máy tổ chức nhân sự:
Cần phải có sự tinh giảm về cả số lượng phòng ban và nhân sự để tạo ra năng suất lao động lớn hơn, tiết giảm chi phí hoạt động khơng cần thiết. Với doanh thu phí là 115,7 tỷ đồng như hiện nay thì Cơng ty cần nhân sự khoảng 58 người là hợp lý với kế hoạch kinh doanh 125 tỷ năm 2014 thì cần 63 người là hợp lý (bình qn doanh thu phí 2 tỷ/người/năm tương ứng với mức lương bình quân 9 triệu/người/tháng),
giảm số phòng ban từ 17 phịng (mỗi phịng chỉ có từ 3 -5 nhân sự) thành 10 phịng để mỗi phịng có từ 6 đến 7 nhân sự nhằm tiết kiệm chi phí phịng ban. Các phịng ban được đề xuất sát nhập như sau: Phịng Kế tốn + Phịng tái bảo hiểm, Phòng con người + Phòng xe cơ giới, Phòng tài sản + Phòng hàng hải, Phòng Kinh doanh 1 + Kinh doanh 2 + Kinh doanh 3, VP 61 + VP62 + VP63, các phòng khu vực còn lại giữ nguyên. Việc sát nhập các phòng ban và tiết giảm nhân lực một mặt tăng cao năng suất lao động và tạo áp lực làm việc cho cán bộ nhân viên, mặt khác giảm chi phí hoạt động các phịng ban đặc biệt là các văn phòng tại khu vực Tp.HCM rất lớn với mức chi phí hoạt động từ 50 triệu đến 80 triệu mỗi tháng cho Công ty.
Bảng 3.8: Đề xuất số lượng phòng ban, nhân sự và mức lương
Hiện tại Đề xuất thay đổi
Số lượng phòng ban 17 phòng 10 phòng
Ban giám đốc 03 người 02 người
Số lượng nhân viên 71 người 63 người
- Bộ phận gián tiếp 13 người 07 người
- Nhân viên kinh doanh 58 người 56 người
Số lượng nhân viên thời vụ 30 người 38 người
Mức lương bình quân 8 triệu/tháng 9 triệu/tháng
Theo đề nghị của tác giả - Về tuyển dụng và đào tạo: Công ty cần tuân thủ nghiêm quy trình tuyển dụng được Tổng công ty ban hành, việc tuyển chọn lao động được tổ chức công khai và công bằng nhằm kích thích thu hút được các nhận tố xuất sắc từ môi trường bên ngồi vào làm việc tại cơng ty, việc tuyển dụng cần phải được lập kế hoạch theo năm, kế hoạch tuyển dụng được xây dựng từ thời điểm đầu năm cho các phòng ban. Các nhận viên được tuyển dụng vào Cơng ty được kiểm tra trình độ, đào tạo và đào tạo lại nghiệp vụ và các chính sách của cơng ty ngay từ thời điểm mới vào Công ty, sau khi đào tạo và được kiểm tra đảm bảo đủ kiến thức chun mơn thì mới được làm việc và tiếp xúc với khách hàng.
- Xây dựng quy chế kiểm tra, giám sát: việc thực hiện công việc của các nhân viên
theo kế hoạch đăng ký kinh doanh cũng như theo bảng mơ tả vị trí cơng việc của từng cá nhân để đôn đốc, nhắc nhở và có căn cứ phân loại cán bộ vào cuối năm.
- Về tiền lương
+ Đưa chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận và quản lý chi phí là các chỉ tiêu bắt buộc để đánh giá chất lượng kinh doanh của các phòng ban và cá nhân để từ đó gắn kết quả thực hiện kế hoạch kinh doanh với thu nhập cá nhân, tập thể đơn vị nhằm gắn nhận thức và trách nhiệm của cán bộ nhân viên với việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch kinh doanh.
+ Tổ chức giao khoán kế hoạch tiền lương cho từng vị trí lãnh đạo phịng, cán bộ nhằm khuyến khích mỗi cá nhân có trách nhiệm chú trọng đến cả 2 chỉ tiêu, tăng trưởng và lợi nhuận.
+ Phịng tổ chức và lãnh đạo Cơng ty PJICO Đồng Nai cần đề xuất ra bộ khung quy
chế phân bổ lương kinh doanh chung cho các phòng ban để từ đó các phịng kinh doanh có tham chiếu phân bổ lương vừa phù hợp với quy định của pháp luật vừa tạo động lực kinh doanh và quản lý hiệu quả cho người lao động.
- Tuân thủ quy chế tuyển dụng và luân chuyển cán bộ theo đúng quy định, trình tự của pháp luật và của Tổng công ty.
- Phịng tổ chức – hành chính cần tham mưu cho ban giám đốc công ty, xem xét tùy vào khả năng về tài chính của Cơng ty để xây dựng chương trình tham quan, nghỉ mát, giao lưu cho tồn thể cán bộ nhân viên trong cơng ty nhằm tạo ra tính gắn kết giữa các cá nhân, phịng ban trong cơng ty với nhau và giữa cá nhân với Công ty. - Kiến nghị với Hội đồng quản trị, Tổng công ty xem xét để tăng thêm số lượng cổ phiếu ưu đãi bán cho cán bộ nhân viên, xây dựng quy chế tặng thưởng cổ phiếu ưu đãi cho cán bộ nhân viên, khuyến khích các cán bộ nhân viên công ty nên tham gia mua cổ phiếu ưu đãi vì lợi ích của bản thân và doanh nghiệp.
- Xây dựng chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp cho toàn thể cán bộ nhân viên, lãnh đạo trong công ty. Kết hợp giữa biện pháp giáo dục, tuyên truyền đi đôi với các chế tài quản lý, giám sát xử phạt đối với các trường hợp vi phạm đạo đức nghề nghiệp. - Cần nhanh chóng phối hợp với phịng cơng nghệ thông tin Tổng công ty triển khai công tác đào tạo cán bộ để sớm sử dụng và ứng dụng các phầm mềm kế toán, phần mềm thống kê nghiệp vụ, phần mềm quản lý khách hàng để phát huy tối đa vai trò của hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin hiện nay của Công ty.
- Với quy mơ tầm vóc của Cơng ty hiện nay, bên cạnh việc tuyển dụng nhân sự có chun mơn cao thì cũng cần lưu ý đến các yếu tố về sức khỏe, ngoại hình của cán bộ mới tuyển dụng.
Nhu cầu về nguồn lực phục vụ cho các hoạt động chất lượng cần được PJICO Đồng Nai xác định đúng, kịp thời và cung cấp đầy đủ. Các nguồn lực đó là: Con người; Phương pháp làm việc, trang thiết bị hỗ trợ; Điều kiện/môi trường làm việc.Trong số các nguồn lực kể trên, PJICO và PJICO Đồng Nai luôn đặt yếu tố
“Con người” lên vị trí quan trọng hàng đầu.
3.3.2.6 Các giải pháp về quy trình cung cấp dịch vụ
Chỉ đạo, tuyên truyền đến mỗi cán bộ nhân viên, lãnh đạo phòng, lãnh đạo công ty nghiêm chỉnh tuân thủ các quy trình, biểu mẫu của Cơng ty theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2008, xem xét việc tuân thủ ISO của từng cá nhân, phịng ban làm tiêu chí xếp loại thi đua, đánh giá cán bộ và sa thải hàng năm.
Nội dung này giao bộ phận quản lý chất lượng (ISO) phải xây dựng kế hoạch chi tiết và lãnh đạo bộ phận ISO phải giám sát và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Cơng ty.
Duy trì định kỳ việc đo lường sự hài lòng của khách hàng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong tồn cơng ty để xây dựng kế hoạch cải tiến. Việc đo lường phải khách quan đảm bảo độ tin cậy của kết quả khảo sát và phải khắc phục triệt để các ý kiến của khách hàng trong thời hạn xác định.
Bộ phận chăm sóc và hỗ trợ khách hàng chính thức cần được thành lập và thực hiện được vai trị của mình, bên cạnh các hoạt động hỗ trợ khách đẩy mạnh thông tin đến khách hàng về sản phẩm, dịch vụ khuyến mãi, nhận những hỗ trợ thắc mắc của khách hàng thì cũng cần chủ động thực hiện các hoạt động thăm dò ý kiến, khảo sát, nắm bắt, phân tích nhu cầu khách hàng, đánh giá tình hình đối thủ và thị trường để tham mưu cho lãnh đạo công ty xem xét điều chỉnh hoạt động tổ chức kinh doanh, marketing của mình trong từng giai đoạn cho phù hợp.
Thực hiện đo lường đánh giá định kỳ việc tuân thủ hai bộ quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp và quy tắc ứng xử của nhân viên PJICO.
3.3.2.7 Các giải pháp về điều kiện, cơ sở vật chất
Công ty cần sớm hồn thiện đưa trụ sở Cơng ty sớm đi vào hoạt động nhằm giải quyết các vấn đề cấp bách về không gian và mơi trường làm việc, tình hình an ninh